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ビジネスチャットの導入時・運用時の注意点とは？失敗しないポイントも解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットには、導入時・運用時それぞれに注意点があります。
ビジネスチャットをスムーズに導入し、運用に乗せるには、どちらの注意点へも適切に対処する必要があります。
本記事では、ビジネスチャットの導入時・運用時の注意点をそれぞれ解説します。
ビジネスチャットを活用するときに起こりやすいトラブルや失敗を回避するポイントも紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャット導入時の注意点
はじめに、ビジネスチャット導入時の代表的な注意点を紹介します。
ビジネスチャットの導入目的を定める
ビジネスチャットを導入時には、まず目的を明確にすることが重要です。
たとえば、業務効率の向上や社内コミュニケーションの活性化、セキュリティ対策など、解決したい課題を整理した上で選定をおこないましょう。
導入担当者は、ビジネスチャット導入の目的やメリットを社内全体に共有し、操作方法や運用ルールの周知をおこなうことで、従業員のスムーズな利用につながります。
明確な選定基準で自社に合うツールを選ぶ
ビジネスチャットを導入するときは、自社に合ったツールを選ぶために、明確な選定基準を設けることも重要です。
チャットツールを選ぶときの主な選定基準は以下のとおりです。
・情報漏えいや誤送信への備えとして、権限設定やアクセス制限、ログ管理などのセキュリティ機能を確認する
・現場での使いやすさを考慮し、直感的に操作できるかや、視認性に優れたデザインかどうかなどを確認する
・勤怠管理やファイル共有など他システムとの連携性、過去のやり取りを効率的に探せる検索機能の充実度などを確認する
自社に合うツールを選ぶためには、セキュリティ面での安全性、操作性やデザイン、他ツールとの連携性などをチェックするとよいでしょう。
提供会社のサポート体制を確認する
ビジネスチャットの導入時には、ビジネスチャット提供会社のサポート体制を確認することも重要です。
とくにIT人材が限られている企業では、サポートの充実度が選定の決め手となります。
まず、トラブルや操作上の不明点が発生したときに備えて、「どのような手段でどの時間帯にサポートを受けられるか」を事前に把握しておく必要があります。
全般的なサポートの種類としては、導入時の支援や技術サポート、ユーザーガイドの有無、電話・メール・チャットでの問い合わせ対応、法人専用の相談窓口の有無などが整っていると安心でしょう。
実際にビジネスチャットを運用する際に参考となる活用事例集などがあると、より効果的にツールを利用できます。
可能な場合はトライアルで操作性を確かめる
ビジネスチャットを導入するときは、無料トライアルが提供されているツールを選ぶのがおすすめです。
トライアル期間を活用することで、自社の従業員にとって使いやすいツールか、導入がスムーズに進められるかなどを事前に確認できるためです。
導入後のミスマッチや定着しないリスクを回避するためにも、トライアル期間を利用して実際の使用感を確かめておくことが重要です。
ビジネスチャット運用における注意点
ここでは、ビジネスチャットの運用時における注意点を3つ紹介します。
やり取りのルールを決める
ビジネスチャットを円滑に運用するためには、やり取りのルールを事前に決めておくことが欠かせません。
ルールの例を挙げると以下のとおりです。
・メッセージを受け取る側のプライベートを侵害するおそれがあるため、業務時間外の送信は控える
・同僚や後輩に対しても敬語を使い、丁寧な言葉遣いを意識する
・メッセージを受け取ったときは可能な限り早く返信し、すぐに返信できないときはスタンプや絵文字でリアクションを行う
策定したルールは周知・徹底することで、職場やチーム内のテキストコミュニケーションが円滑になります。
セキュリティ対策を十分におこなう
ビジネスチャットの運用においては、セキュリティ関連のリスクを十分に意識する必要があります。
たとえば、情報漏洩によって引き起こされるトラブルとしてアカウントの乗っ取りやなりすましなどが挙げられ、以下のようなリスクが懸念されます。
・ファイルに仕込んだマルウェアへ感染させてアカウントが乗っ取られる
・アカウント乗っ取りによってチャット内のファイルが盗まれる
・従業員へなりすまされたことで機密情報が盗まれる
アカウントの乗っ取りやなりすましの対策としては、パスワードを複雑なものにして定期的に変更すること、2段階認証を導入することなどが効果的です。
また、公共のWi-Fiの利用を避け、グループチャットへの参加権限を適切に管理することで、被害を最小限に抑えられます。
さらに、ウイルス感染によって情報を盗まれる、デバイス内のデータを削除されるなどのリスクもあります。
ウイルス感染の対策としては、セキュリティソフトの導入や、ファイルを開く前のスキャンを徹底すること（ファイルに仕込まれたウイルスによる感染を防ぐため）などが重要です。
他のツールと適切に使い分ける
ビジネスチャットを運用するときは、メールや電話などほかのコミュニケーションツールとの使い分けが重要です。
たとえば、ビジネスチャットは複数人への迅速な情報共有に利用し、確実にやり取りの記録を残しておきたいシーンではメールを使うといった具合です。
電話は、テキスト化が難しい内容や長文になりやすい内容を伝えたいときに向いています。
それぞれのツールの特徴を踏まえ、あらかじめ役割と利用シーンを明確にしておくことが円滑な運用につながります。
ビジネスチャットのトラブル・失敗を防ぐ使い方とは
ビジネスチャット利用時のトラブルや失敗を防ぐ使い方にはさまざまなものがあります。
以下では、代表的な方法を紹介します。
まずは一部の部署で利用を試す
ビジネスチャットを導入するときは、いきなり全社規模で導入するのではなく、まず一部の部署で試験的に運用することをおすすめします。
小規模での導入・運用により、ツールと自社業務の相性や社内での利用頻度、運用上の課題などを事前に把握することができるためです。
試験導入の結果を踏まえ、本格導入に向けて改善を加えれば、運用開始時のトラブルや失敗を未然に防ぐことができます。
やり取りの内容や手段を工夫する
ビジネスチャットのやり取りでは、可能な限り長文を避けることが大切です。
やり取りでの文章が長くなるとメッセージを読む側に負担がかかるだけでなく、内容の読み間違いや誤解が生じやすくなります。
ビジネスチャットで多くの情報をやり取りするときは、結論を先に書いて要点を箇条書きにまとめ、最後に補足情報を加えるのがおすすめです。
複雑な内容を噛み砕いて説明するときは、音声通話やビデオ通話を利用するとコミュニケーションがスムーズになります。
ビジネスチャットには、音声通話やビデオ通話機能を標準装備している製品もあるので、積極的に探してみましょう。
言葉遣いのマナーを決める
ビジネスチャットのトラブルや運用の失敗を防ぐには、やり取りにおける言葉遣いやマナーに関するルールを定めておくことも大切です。
たとえば、ルーム名の名付けに関するルールやユーザー名・プロフィールの設定ルールなどを統一し、マニュアルにまとめて利用者と共有するなどが考えられます。
先述の「同僚や後輩にも敬語を使う」や「すぐに返信できないときは確認した旨を伝えるスタンプや絵文字を返す」など、コミュニケーションの円滑化に貢献するルールも必要です。
ビジネスチャットを利用する誰もが迷わずに済むよう、運用上のルールを設けてマニュアルに落とし込めば、ビジネスチャットの利用頻度も高まるでしょう。
「即レス」は義務化しない
ビジネスチャットでのやり取りでは、即時の返信（即レス）を心がけることで円滑なコミュニケーションが可能になります。
ただ、必要以上に相手に即レスを強制するのは避けたほうが無難です。
過度な即レスの期待は「すぐ返さなければ」というプレッシャーを生むため、相手方は通知が気になって業務に集中できなくなるおそれがあります。
ビジネスチャットでのコミュニケーションを円滑に行うためには、自分は迅速な対応を意識しつつ、相手には即レスを強要しない柔軟な姿勢が求められます。
セキュリティに優れたツールを選ぶ
ビジネスチャットの導入を検討するときは、セキュリティ機能が充実しているサービスを選ぶことが重要です。
たとえば、IPアドレス制限機能のあるビジネスチャットを選べば、許可のないIPアドレスからのアクセスを拒否できるため、不正アクセスの防止につながります。
端末認証機能があるビジネスチャットなら、許可された端末のみにアクセスを限定でき、万が一端末を紛失した場合には認証を解除することで情報漏洩のリスクを抑えられます。
ビジネスチャットを適切に運用する上で、セキュリティが充実しているツールを選ぶことは必須といえます。
ビジネスチャットを導入するならChatwork
ビジネスチャットを導入・運用するときには、それぞれ注意点があります。
導入時には、まず導入目的を明確にし、自社に合ったツールを選定することが大切です。
ツール選定時には、セキュリティ機能や操作性、他システムとの連携性などを確認しましょう。
本格的な導入の前に、無料トライアルで実際の使用感を確かめることも重要です。
導入が決定したら、業務時間外のメッセージ送信を控える、丁寧な言葉遣いを心がけるなどの運用に関するルールをまとめたマニュアルも用意しておきましょう。
ビジネスチャットの運用面では、状況に応じて適切なツールを使い分けるために、メールや電話などの既存ツールとの役割を整理する必要があります。
また、情報漏洩対策として、パスワード管理やアクセス制限の設定なども徹底しておくと安心でしょう。
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