ビジネスチャットのマナー10選!マナー違反の例やルールづくりのコツも紹介

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ビジネスチャット
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ビジネスチャットのマナー10選!マナー違反の例やルールづくりのコツも紹介
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目次

ビジネスチャットは、迅速で効率的なコミュニケーションを可能にする一方、メールとは異なるマナーが求められます。

「既読スルー」「曖昧な文章」「時間外の連絡」など、気づかぬうちに相手の信頼を損ねているケースも少なくありません。

本記事では、ビジネスチャットの基本マナーや重要性、マナー違反の例やルールづくりのポイントなどを解説します。

実践すべき!ビジネスチャットの基本マナー10選

実際の現場で実践すべきビジネスチャットの基本マナーは以下のとおりです。

マナー①こまめに返信する

マナー②適切な言葉遣いを意識する

マナー③シンプルな文章を心がける

マナー④文章と絵文字・スタンプを使い分ける

マナー⑤絵文字やスタンプは適度に使用する

マナー⑥個人的なやり取りは控える

マナー⑦誤字・脱字チェックをする

マナー⑧業務時間外・休日の連絡は避ける

マナー⑨情報の取り扱いに注意する

マナー⑩プロフィール設定を工夫する

マナー①こまめに返信する

ビジネスチャットで最も重要なマナーは、こまめに返信することです。

未読・既読スルーは相手に不安や不信感を与え、業務の停滞につながります。

たとえ即答できない場合でも、「後ほど返信します」と一言添えるだけで印象は大きく変わります。

とくに社外の人とのやり取りでは、迅速なリアクションが信頼構築の鍵を握るため、小さな返信の積み重ねを大切にしましょう。

マナー②適切な言葉遣いを意識する

チャットでも言葉遣いはビジネスマナーの基本です。

「了解です」より「承知しました」、「ありがとう」より「ありがとうございます」と丁寧に表現することで、相手への敬意が伝わります。

メールに比べて形式張らないのがチャットの特徴ですが、フレンドリーさと礼儀のバランスを保ち、状況や相手に応じた適切な言葉選びを心がけましょう。

マナー③シンプルな文章を心がける

ビジネスチャットでは、簡潔でわかりやすい文章が求められます。

長文や複雑な構成は、相手に負担を与える可能性があるため避けるべきです。

要点を先に伝え、箇条書きや改行を活用することで、視認性が高まり、「何をしてほしいのか」「いつまでに必要か」など、必要な情報を明確に伝えることが大切です。

伝える内容を整理し、短く・的確に伝える意識をもつことで、やり取りの効率が大きく向上します。

マナー④文章と絵文字・スタンプを使い分ける

チャットでは、文章と絵文字・スタンプの使い分けが大切です。

感謝や労いの気持ちは、絵文字やスタンプを使うことで柔らかく伝えられます。

一方で、業務連絡や指示などは、文章で明確に伝えることが大切です。

ビジネスチャットツール「Chatwork」にはリアクション機能があり、「ありがとう」「了解」などを一目で伝えられます。

>Chatworkのリアクション機能に関する記事はこちら

マナー⑤絵文字やスタンプは適度に使用する

絵文字やスタンプは感情を伝えるのに便利ですが、使いすぎには注意が必要です。

多用するとカジュアルすぎる印象を与え、ビジネスの場にそぐわないと思われる可能性があるためです。

とくに目上の相手や初対面の相手とのやり取りでは、慎重な使い方が求められます。

絵文字やスタンプは、TPOをわきまえた節度ある活用を心がけましょう。

マナー⑥個人的なやり取りは控える

ビジネスチャットは業務に関するやり取りをおこなうことが主目的です。

個人的な雑談が多すぎると、関係者に不要な通知を発生させたり、重要な情報が埋もれてしまったりする可能性があります。

適度な雑談がチームの潤滑油になることもありますが、頻度や内容には十分な配慮が必要です。

プライベートな話題は業務時間外に専用スレッドやDMで行い、公私のメリハリを意識することがビジネスマナーの基本です。

マナー⑦誤字・脱字チェックをする

誤字脱字は小さなミスと思われがちですが、ビジネスシーンでは信頼性に関わる問題です。

とくに人名や数字の誤りは、大きな誤解やトラブルにつながるおそれがあるため、とくに注意が必要です。

チャットではスピーディーさが求められますが、送信前には一度内容を確認する習慣を持ちましょう。

マナー⑧業務時間外・休日の連絡は避ける

業務時間外や休日の連絡は、相手に無言のプレッシャーを与える可能性があることを理解しておく必要があります。

とくに、上司やリーダーからのメッセージは返信を急がせてしまいやすく、ワークライフバランスを損なう原因にもなります。

どうしても連絡が必要な場合は、「返信は業務時間内でかまいません」などと一言添える気遣いが重要です。

マナー⑨情報の取り扱いに注意する

ビジネスチャットでは情報共有がしやすい反面、誤送信や情報漏洩のリスクもあります。

とくに個人情報や機密情報を含む内容は、送信先や共有範囲を慎重に確認しましょう。

誤って全体チャットに投稿してしまうと、取り返しのつかない事態に発展する可能性もあります。

パスワード付きのファイル共有や限定グループでの送信など、必要なセキュリティ対策を講じることが重要です。

マナー⑩プロフィール設定を工夫する

ビジネスチャットにおけるプロフィール設定は、信頼構築の第一歩です。

名前だけでなく、部署名や役職、顔写真を設定しておくことで、相手は安心してやり取りをはじめられます。

初対面の相手にとってはプロフィール情報が唯一の手がかりとなるため、明確に記載しておきましょう。

ビジネスチャットのマナーとは

続いて、ビジネスチャットのマナーについて解説します。

ビジネスチャットとメールを使い分けるマナー

ビジネスチャットとメールは、用途に応じて使い分けることが大切です。

チャットはスピード重視のコミュニケーションに適しており、ちょっとした確認や相談、即時性のある業務連絡などに適しています。

一方で、メールは正式な依頼や記録に残したい報告、取引先とのやり取りなどに向いています。

どちらも一長一短があるため、目的と相手に応じて使い分ける意識をもつことで、情報伝達の質が向上するでしょう。

誤解やトラブルを防ぐためのマナー

ビジネスチャットでは、誤解や行き違いによるトラブルが起きやすい特性があります。

そのため、丁寧な文面や送信前の確認、適切な宛先の選択など、マナーを意識した使い方が求められます。

たとえば、あいまいな表現や省略しすぎた文は誤解を生む原因になります。

誰が見ても意図が伝わる文章にすること、必要があれば補足や背景をくわえるなどの小さな配慮が、大きなトラブルを防ぐことにつながります。

基本的なやり取りに関するマナー

チャットは自由度が高く、正解のないコミュニケーションスタイルだからこそ、マナーの共有が欠かせません。

メールと違い、文体や絵文字、返信スピードなどに明確なルールが存在しないため、社内やチーム内で一定の基準を設けておくことが大切です。

「返信はなるべく当日中に」「敬語を基本にする」など、共通の認識をもつことで、個々のストレスや混乱を防げます。

マナーは堅苦しいものにしないことが大切ですが、快適な関係を保つためにも一定のルールは必要です。

【NG例】ビジネスチャットでよくあるマナー違反

ここからは、ビジネスチャットでよく見られるマナー違反をご紹介します。

メッセージの無視・既読スルー

メッセージの無視や既読スルーは、相手に強い不信感を与える行為です。

業務連絡に対して反応がないと、確認が取れずに作業が停滞する可能性もあります。

すぐに返信できない場合でも、「後ほど返信します」と一言添えるだけで印象は大きく変わります。

既読がついているのに無反応だと、相手は「意図的に無視された」と誤解する場合もあるため、注意が必要です。

長文・煩雑な文章での連絡

ビジネスチャットでは、読み手の負担を考えずに長文を送るのはマナー違反です。

情報が多すぎると要点が埋もれ、読み手は何をすればいいのか把握できなくなります。

結論から書き、要点を明確にしたうえで、補足情報は別途分けて伝えるのが理想です。

また、改行や箇条書きを使って視認性を高めることも大切です。

わかりにくい文章は時間のロスを招くため、短く分かりやすい構成を意識しましょう。

>ビジネスチャットの例文やマナーに関する記事はこちら

業務時間外・休日の連絡

勤務時間外や休日にメッセージを送る行為は、相手のプライベート時間を侵害するおそれがあります。

とくに上司や顧客からの連絡は、返信を強要されているように感じる人も多く、ストレスや不満につながることがあります。

やむを得ずメッセージを送る場合は、「返信は不要です」「ご確認は翌営業日で問題ありません」などと添える配慮が必要です。

返信やリアクションの催促

「まだですか?」「確認されましたか?」など、過度な返信の催促は相手にプレッシャーを与えるためマナー違反とされています。

忙しい状況や確認に時間がかかっている可能性もあるため、配慮に欠ける印象を与えかねません。

どうしても急ぎの場合は、「お忙しいところおそれ入りますが」といった丁寧な言葉を添えて状況を確認しましょう。

5W1Hの欠如

「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」といった5W1Hが抜けたメッセージは、相手にとって非常に分かりづらくなります。

指示や依頼の内容が曖昧だと、確認のやり取りが増え、業務効率が低下してしまいます。

たとえば「資料を送ってください」ではなく、「本日15時までに、来週の会議用プレゼン資料をPDFで送ってください」のように具体的に伝えましょう。

頻繁な雑談

気軽に使えるビジネスチャットでは、つい雑談が増えてしまうことがありますが、業務用のチャットで頻繁に私的な話をするのはマナー違反です。

重要な連絡が埋もれたり、通知が多すぎて迷惑に感じる人もいます。

雑談自体が悪いわけではありませんが、節度と場所をわきまえる必要があります。

雑談用のスレッドを設ける、タイミングを選ぶなど、周囲への配慮を忘れずに運用しましょう。

感情的・攻撃的な発言

感情に任せた発言や、相手を責めるような言い回しは、ビジネスチャットにおいて最も避けるべきマナー違反です。

書き言葉は口調が伝わらないため、少しの表現でも強く受け取られがちです。

指摘や注意をする際も、「ご確認ください」や「こちらの対応で問題ないかご教示ください」など、柔らかい表現を心がけましょう。

冷静かつ敬意あるやり取りが、職場の信頼関係を守るポイントです。

>言い回しを和らげるクッション言葉に関する記事はこちら

個人・機密情報の不用意な送信

気軽に送れるチャットだからこそ、個人情報や機密事項の取り扱いには十分注意が必要です。

誤って全体に公開してしまったり、不要な相手を宛先に含めたりすると、大きなトラブルに発展する可能性があります。

送信前には必ず宛先と内容を確認し、必要に応じてパスワード付きファイルや限定グループを利用するなど、セキュリティ対策を徹底しましょう。

必要な相手へのメンション漏れ

必要な相手へのメンションが漏れると、情報が届かず対応が遅れる原因になります。

全体に投稿したつもりでも、誰が対応すべきかが明示されていなければ、スルーされるケースも珍しくありません。

複数人が関わる内容では、担当者を明示し、明確にメンションをつけて通知するのが基本です。

「誰に向けた発言か」を明確にすることが、スムーズなやり取りにつながります。

不適切な言葉遣い

ビジネスチャットとはいえ、カジュアルすぎる言葉遣いや敬語の誤用は避けるべきです。

「マジですか」「やばいですね」などの表現は、相手によっては不快に受け取られる場合もあります。

とくに顧客や役職者とのやり取りでは、敬意を込めた丁寧な表現を徹底しましょう。

フランクな口調で親しみを演出するにしても、あくまでビジネスの場であることを忘れず、言葉遣いには常に気を配るべきです。

ビジネスチャットルールづくりのポイント

ビジネスチャットのマナーを浸透させるには、個人任せにせず、組織として一定のルールを設けることが重要です。

ここからは、ビジネスチャットのルールをつくる際のポイントを3つ解説します。

アカウント運用ルール:アイコン・表示名・プロフィール

アカウントの見た目は、ビジネスチャットにおける第一印象を決定づける要素です。

表示名はフルネームを基本とし、必要に応じて所属部署や役職をくわえることで相手に安心感を与えられます。

アイコンは本人の顔写真が理想ですが、少なくともビジネスにふさわしい画像を設定しましょう。

プロフィール欄も空白にせず、業務に関する基本情報を記載しておくのもビジネスマナーの一環です。

チャット運用ルール:利用時間・通知管理・グループ分け

ビジネスチャットの運用には、時間帯や使い方に関する明確なルールが必要です。

たとえば「業務時間内の利用を原則とする」「深夜・休日の送信は控える」といったルールを設けることで、無用なストレスを防げます。

また、通知の管理方法やグループチャットの分け方も統一しておくと、情報の整理がしやすくなります。

「業務連絡用」「雑談用」など目的別にスレッドを分けることで、情報の混在を防ぎ、より快適なチャット環境を維持できるでしょう。

セキュリティ運用ルール:パスワード管理・個人/機密情報の取り扱い

ビジネスチャットでは、セキュリティ対策もマナーと同じくらい重要です。

アカウントのパスワードは定期的に変更し、ほかのサービスとの使い回しを避けることが基本です。

また、個人情報や機密情報を送信する際は、送信先の確認を徹底し、必要に応じてファイルにパスワードをかけるなどの対策を講じましょう。

情報漏洩は企業の信用を大きく損なうリスクをはらんでいます。

ルールを整備し、全員が共通意識をもつことが安全な運用につながります。

ビジネスチャットのマナーなら「Chatwork(チャットワーク)」で実践

ビジネスチャットを円滑に活用するには、基本的なマナーとルールを整えることが欠かせません。

返信のタイミングや言葉遣い、情報管理など、細やかな配慮が信頼関係を築く鍵となります。

今回紹介したマナーやNG例、ルールづくりのポイントを意識すれば、無駄のない効率的なやり取りが可能になります。

Chatwork」は、タスク管理やリアクション機能など、業務に役立つ機能が揃った国産ツールとして評価されています。

Chatworkを活用すれば、よりスムーズで安心感のあるコミュニケーションが実現できるでしょう。

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ビジネスチャットのマナーに関するQ&A

ビジネスチャットとビジネスメールの違いは?

ビジネスチャットは「即時性」、メールは「正式性」に優れています。

チャットは短いやり取りに向いており、スピーディーな確認や進捗共有などに便利です。

一方、メールは文書としての正式なやり取りに適しており、顧客への通知や重要な決定事項の共有などに使われます。

両者の特性を理解したうえで、目的や相手との関係性に応じて、適切なツールを選びましょう。

ビジネスチャットで気をつけるべきことは?

短文でも相手への配慮を忘れないことが大切です。

ビジネスチャットはカジュアルさが特徴ですが、それゆえにマナー違反が起こりやすいのも事実です。

たとえば「既読スルー」「業務時間外の連絡」「感情的な発言」などは、関係性を損ねる原因になります。

また、5W1Hが抜けた曖昧な指示や、雑談のしすぎなども注意が必要です。

マナーが曖昧になりやすいチャットだからこそ、相手の見えない表情や背景を想像し、丁寧にやり取りを行うことが大切です。

ビジネスチャットで「わかりました」は失礼?

基本的には失礼ではありませんが、使い方に注意が必要です。

「わかりました」は日常的にも使われる表現で、業務連絡への返答として一般的です。

ただし、顧客や役職者に対しては「承知しました」や「かしこまりました」といった丁寧な表現を使う方が好印象です。

また、そっけない印象を避けたい場合は「ありがとうございます。内容、承知しました。」のように一言添えるとより丁寧な印象になります。

相手によって言葉遣いは変えるべき?

相手の立場や関係性に応じて言葉遣いを調整するのが基本です。

ビジネスチャットでも、顧客や上司に対しては敬語を用い、丁寧な表現を心がけるべきです。

たとえば同僚には「了解です」でよくても、目上の方には「承知しました」や「かしこまりました」といった表現が適切です。

やり取りをスムーズに進めるためにも、相手との関係性を意識し、場にふさわしい言葉を選ぶことが信頼構築の第一歩となります。

ビジネスチャットはどう終わらせるのがスマート?

「ありがとうございました」「よろしくお願いいたします」などの締め言葉で終えるのがスマートです。

チャットは口語的なやり取りになりやすく、つい締めが曖昧になることもありますが、最後に一言添えるだけで印象は大きく変わります。

たとえば「引き続きよろしくお願いいたします」「ご対応ありがとうございます」など、相手への感謝やお願いを伝える言葉をくわえると、丁寧な印象になります。

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