ビジネスチャットを実装して利用できる機能8選！導入のメリットや注意点も解説

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

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目次

コロナ禍を機に、多くの企業でビジネスチャットが導入されるようになりました。

今回の記事では、ビジネスチャットに実装されている機能や、ビジネスチャットのメリット・注意点などを解説します。

ビジネスチャットとは？

はじめに、ビジネスチャットの概要について紹介します。

ビジネスチャットは業務上のコミュニケーションツール

ビジネスチャットとは、チャット機能が備わった業務上のコミュニケーションツールのことです。

メールよりも気軽にメッセージを送りやすく、社内外のコミュニケーションを活性化・効率化できます。

また、チャット機能以外に、ファイル共有機能、タスク管理機能、ビデオ・音声通話機能など、ビジネスシーンに適した機能が備わっているのも特徴です。

さらに、セキュリティ性の高いツールも多く、重要な情報も安心してやりとりできます。

コロナ禍を機に各業界で運用が進んでいる

ビジネスチャットは、コロナ禍にテレワークが普及したことを機に注目されるようになりました。

ビジネスチャットはセキュリティ性が高く、テレワークに適した機能が多く備わっているため、多くの業界で運用が進んでいます。

ビジネスチャットに実装されている主な機能

続いて、ビジネスチャットに実装されている主な機能を紹介します。

チャット機能

チャット機能は、ユーザー同士でテキストメッセージを送受信できる機能です。

ビジネスチャットの基本機能であり、リアルタイムでのコミュニケーションをサポートします。

また、メッセージにスタンプや絵文字で簡単に反応できるリアクション機能も付いており、コミュニケーションの活性化に役立ちます。

グループチャット機能

グループチャット機能は、複数のメンバーでグループチャットを作成できる機能です。

社内だけではなく社外の人も招待でき、プロジェクトやチーム・部署など、特定のメンバーのみで情報共有ができます。

音声通話機能

音声通話機能は、音声による通話ができる機能です。

メンバー個人間の通話だけではなくグループでの通話も可能です。

リモートでも対面に近いコミュニケーションが取れるため、テキストだけでは伝わりにくい細かいニュアンスを伝えることができます。

ビデオ通話機能

ビデオ通話機能は、お互いの顔を見ながら通話ができる機能です。

通話中の画面共有も可能で、資料などを示しながら会議ができるのもメリットです。

音声通話機能と同様、グループでの通話もできます。

ファイル共有機能

ファイル共有機能は、チャット上で文書・画像・動画などのファイルを共有できる機能です。

ファイルはグループチャットに参加しているメンバーしか閲覧できないため、安全にファイル共有ができます。

また、共有済みのファイルは一覧表示されるので、必要なファイルをすぐに探し出せる点もメリットです。

検索機能

検索機能は、過去のチャットから必要な内容の検索ができる機能です。

検索キーワードを入力すると、該当メッセージが表示されます。

また、有料プランでは発言者・発言日・除外キーワードなどの検索オプション設定によって、より詳細な検索ができる場合もあります。

タスク管理機能

タスク管理機能は、チャット内でタスクの進捗管理をおこなう機能です。

タスクの内容・担当者・期限が入力でき、ステータスも表示されるため、実施漏れを防いで効率的なタスク管理が可能です。

タスクの優先度の設定やワークフローとの連携が可能なビジネスチャットもあり、プロジェクト管理にも役立ちます。

外部ツールとの連携機能

多くのビジネスチャットには、外部ツールとの連携機能が備わっています。

カレンダーツールやメールアプリ・ワークフロー・ビデオ会議ツール・クラウドストレージなど、さまざまな外部ツールと連携が可能です。

たとえば、カレンダーツールと連携した場合、カレンダーに入力した予定をチャットで通知することができます。

外部ツールと連携することで、必要な情報をビジネスチャット上で一元管理できるようになります。

ビジネスチャット導入のメリット

続いて、ビジネスチャット導入のメリットを解説します。

社内外のコミュニケーションが効率化する

ビジネスチャットの導入により、社内外のコミュニケーションが効率化します。

メールのような挨拶文や署名が不要で、要件のみを端的に伝えればよいため、スムーズにやりとりができます。

また、絵文字やスタンプを活用した意思表示によって、テキストでのやりとりを省略できる点もメリットです。

情報共有がスムーズになる

情報共有をスムーズにおこなえることも、ビジネスチャット導入のメリットです。

グループチャット機能を活用すれば、必要な情報をメンバー全員にリアルタイムで伝えることができます。

メールのように毎回宛先を設定する必要がないため、共有漏れの防止にもつながります。

多様な働き方に対応できる

ビジネスチャットは、インターネット環境があれば場所や時間を問わず利用でき、パソコン・スマートフォン・タブレットなど、さまざまなデバイスからアクセスが可能です。

よって、リモートワークをはじめとする多様な働き方に対応できます。

多様なニーズにも柔軟に対応できることから、従業員満足度の向上にもつながるでしょう。

ビジネスチャット導入時の注意点

ここからは、ビジネスチャット導入時の注意点を解説します。

導入の目的・活用シーンを明らかにする

ビジネスチャットを導入する際は、導入の目的や活用シーンを明らかにすることが大切です。

目的や使用シーンが曖昧だと従業員の納得感を得られず、社内に浸透しにくくなるため、導入の目的を明確にし、活用シーンやルールなどを決めることが必要です。

一部で試験導入して様子を見る

ビジネスチャットの導入は、スモールスタートで進めるのがおすすめです。

いきなり全社的に導入するとトラブルや疑問に対するフォローが行き届かず、混乱を招くおそれがあります。

そのため、まずは一部に試験導入して様子を見ることが大切です。

試験導入の際は、初めて使用する人がつまずきやすいポイントや、想定されるトラブルなどを確認しましょう。

その結果を踏まえて活用方法やルールを明確にし、段階的に全社への実装を進めることがおすすめです。

使用上のマナー・ルールを決めておく

導入前に、ビジネスチャットを使用する際のマナー・ルールを決めておくことも重要です。

ルールの具体例としては、以下のようなものが挙げられます。

＞ビジネスチャットのメンション機能に関する記事はこちら

また、マナーには以下のようなものがあります。

マナーやルールを決めたら全社に周知し、浸透させましょう。

セキュリティリスクを理解する

ビジネスチャットはビジネスシーンでの使用を想定して設計されており、セキュリティ水準は高く設定されています。

しかし、暗号化通信や2段階認証、アカウント認証などの対策が施されていても、セキュリティリスクがゼロではないため注意が必要です。

たとえば、アカウント情報が漏洩したり、パスワードが解読されたりすると、なりすましや乗っ取りの被害に遭う可能性があります。

事前にどのようなセキュリティリスクがあるかを把握し、対策を講じておくことが重要です。

＞ビジネスチャットのセキュリティ対策に関する記事はこちら

Chatworkでコミュニケーションを活性化させよう

ビジネスチャットは、社内外のコミュニケーションを効率化・活性化できるツールです。

ビジネスシーンに必要な機能が備わっており、従業員の多様な働き方に対応できます。

安全性が高く、業務効率化を実現できる機能が備わったビジネスチャットを導入したい場合は「Chatwork」がおすすめです。

金融機関や官公庁にも対応できるセキュリティ水準を満たしており、安全に利用できます。

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