ビジネスチャットの通知機能とは？メリットや活用のポイントも紹介

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

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目次

ビジネスチャットの通知機能は、ビジネスチャットにおけるリアルタイムの情報共有を支える重要な機能です。

通知機能があることで、ビジネスチャットを利用するユーザーは業務に必要な情報を見逃すことなく把握できます。

本記事では、ビジネスチャットの通知機能の特徴やメリットについて解説します。

ビジネスチャットの通知機能を活用するためのポイントや、ビジネスチャットに搭載されている他の機能なども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスチャットの通知機能とは

まず、ビジネスチャットの通知機能の概要を紹介します。

デスクトップ・モバイル端末に通知を表示させる

ビジネスチャットは、デスクトップ通知とモバイル端末のプッシュ通知を活用することで、重要なメッセージを見逃さずに確認できます。

PC利用時は、ビジネスチャットを開いている状態であれば、Microsoft EdgeやGoogle Chromeなどのブラウザ上にデスクトップ通知が表示されます。

モバイル端末ではビジネスチャットのアプリを閉じていてもプッシュ通知を受け取ることができます。

PC・モバイル端末を問わず、自分宛てのメッセージのみを通知する設定にもできます。

グループ作成やタスク管理の通知も可能

ビジネスチャットでは、グループごとに通知を受け取るかどうかを個別に設定できるため、必要な情報だけを効率よく受け取ることが可能です。

たとえば、Aのグループチャットの通知をオンにし、Bのグループチャットの通知はオフにするなどの設定ができるため、自分の業務に関係のない通知を減らせます。

ビジネスチャットの通知機能は、タスクが新たに追加される、タスクが完了するなどのタイミングでも通知を受け取れるため進捗管理にも役立ちます。

ビジネスチャットの通知機能のメリット

ビジネスチャットの通知機能にはさまざまなメリットがあります。

以下では、通知機能の3つのメリットを紹介します。

メッセージの見逃しを防げる

ビジネスチャットの通知機能は、メッセージの見逃しを防ぐ上で非常に有効です。

デスクトップ通知やモバイル端末のプッシュ通知により、業務中はもちろん外出先や移動中でもリアルタイムにメッセージ内容を確認できます。

たとえば、外出中の営業担当者がプッシュ通知で顧客からの緊急の依頼を知り、その場で迅速に対応できた、などのケースが考えられます。

業務に関して重要度の高いメッセージのみを通知で受け取る設定にすれば、優先度の高い内容に集中して対応することが可能です。

受け取る通知の種類や時間帯を設定できる

ビジネスチャットは、自分宛てやタスク完了などの通知の種類、通知を受け取る時間帯を柔軟に設定・変更できるため、業務効率の向上につながります。

たとえば、平日18時以降や休日の通知をオフにすることで、プライベート時間を確保できます。

自分の作業に集中したいタイミングでは、自分宛ての通知のみを有効にし、不要な通知が表示されないように設定することも可能です。

複数のプロジェクトを担当している場合などには、案件の優先度に応じて通知設定を使い分けることもできます。

複数のデバイスに通知を届けられる

ビジネスチャットは、PC・スマートフォン・タブレットなど複数のデバイスで通知を表示できるため、場所を問わずリアルタイムで情報を受け取れます。

たとえば、社内ではPCのデスクトップ通知、外回り中はスマートフォンのプッシュ通知で同じメッセージを確認できるので、急なトラブルでも迅速に状況を把握することが可能です。

リモートワーク中にPCが使えない状況でも、タブレットで通知を表示することで、作業を止めずに進められます。

重要なメッセージの通知を複数の端末で表示できるように設定しておけば、見落としなどのヒューマンエラーを予防できます。

ビジネスチャットの通知がストレスになる理由

現在、ビジネスチャットは多くの企業で利用されていますが、なかにはビジネスチャットの通知が表示されることに疲れを感じる従業員が増えています。

以下では、ビジネスチャットの通知に疲れを感じる理由を3つ紹介します。

メッセージが多いため常に通知が届く

ビジネスチャットで通知が絶えず表示されると、従業員の集中力や業務効率に悪影響を及ぼします。

たとえば作業中に何度も通知が入ると、通知が表示されるたびに思考が中断されて、集中している状態に戻るまでに時間がかかります。

届いたメッセージの内容が重要ではない場合、優先順位や取捨選択の判断も必要になるため、必要以上に疲れを感じることもあるでしょう。

作業以外の無駄な判断の積み重ねが、精神的な負担やストレスにつながります。

業務時間外にもメッセージが届く

ビジネスチャットでは、海外勤務やリモートワークなどの多様な勤務形態により、業務時間外にも通知が届くケースがあります。

たとえば、別のタイムゾーンで働くメンバーの送信したメッセージが日本時間の深夜や休日に届くと、プライベートな時間に影響を及ぼします。

とくにリラックスしたい夜間にビジネスチャットの通知が入ると、気が休まらず強いストレスを感じるでしょう。

業務時間外に通知が表示される状況が積み重なると、通知疲れの原因になります。

返信を急かされていると感じる

ビジネスチャットはリアルタイムのやり取りが前提となるため、「すぐに返信しなければ」とプレッシャーを感じてしまう従業員もいます。

とくに既読機能があるビジネスチャットの場合、「既読なのに返信がない」と思われることを恐れ、急かされているように感じることも少なくありません。

逆に相手からの返信がすぐに届くことで、自分も同じスピードで返信すべきだという意識が強まり、精神的な負担につながることもあります。

ビジネスチャットで通知機能を活用するポイント

ビジネスチャットの通知を活用するポイントには、さまざまなものがあります。

以下では、主な活用ポイントを4つ紹介します。

受け取りたい通知の種類やタイムゾーンを設定する

ビジネスチャットを活用するには、通知の種類とタイムゾーンの設定に工夫が必要です。

たとえば、すべてのメッセージの通知を表示するのではなく、自分宛てのメッセージや特定のキーワードを含む内容のみに絞れば、重要な情報を見落としにくくなります。

海外の拠点と連携している場合は、相手のタイムゾーンに合わせて通知時間を調整すれば、深夜の通知によるストレスを防ぎつつ、業務時間を適切に守れます。

メッセージやチャットグループを整理する

ビジネスチャットを活用するなら、通知の最適化とグループの整理が大切です。

たとえば、優先順位の高いメッセージや緊急性の高いメッセージの通知だけを表示し、優先順位の低い通知はオフにすることが考えられます。

グループの乱立についてはプロジェクトや部署などの明確な範囲でグループを作る、明確な目的ごとにグループを作る、などのルールを設けて徹底すると防げます。

返信不要のメッセージには「返信不要」と明記する、リアクション機能を有効活用するなど、やり取りを簡潔に保つ工夫も効果的です。

業務時間外にはメッセージを送らない

ビジネスチャットは時間や場所を問わずに利用できるため、業務時間外でもメッセージを送ってしまうケースがあります。

ビジネスで利用するツールは、あくまでも仕事のツールであるという前提を忘れず、通知による相手の負担を考慮することも大切です。

業務時間外の送信は可能な限り避け、必要な場合でも送信予約機能などを活用し、相手のプライベート時間を尊重しましょう。

運用上のルールを決める

ビジネスチャットを円滑に運用するには、返信時間や絵文字などの使用に関する明確なルールが欠かせません。

以下は、ビジネスチャットの運用ルールの一例です。

従業員が安心してビジネスチャットを利用するには、上記のような、利用者の負担を軽減するためのルールが必要です。

ルールの内容は、現実的で実行可能なものだけを採用し、組織全体で共有・徹底することが重要です。

＞ビジネスチャットのメンション機能に関する記事はこちら

＞ビジネスチャットのルール、マナーに関する記事はこちら

通知以外のビジネスチャット機能

ビジネスチャットには、業務の効率化に貢献するさまざまな機能が搭載されています。

以下では、主な機能を4つ紹介します。

タスク管理機能

ビジネスチャットのタスク管理機能は、チャット上での指示や依頼をタスクとして登録できる機能です。

タスク管理機能を利用することにより、担当者や期限の設定、進捗の可視化、リマインダーの活用などが行えます。

タスクの抜け漏れや作業進行の遅延を防ぎ、チーム全体の業務を円滑に進められるのがメリットです。

プロジェクト管理やチームの業務進捗管理など、幅広いシーンで利用できます。

リアクション機能

ビジネスチャットのリアクション機能は、スタンプや絵文字を使って受信したメッセージに対して手軽に反応できる機能です。

リアクション機能を利用することにより、メッセージの確認を相手に伝える、こちらの感情を表現するなどが行えます。

とくにリモートワーク環境では、既読確認や情報共有の迅速化に役立ち、コミュニケーションの円滑化につながるのがメリットです。

ビジネスチャットを活用して、業務上のやり取りをスピーディーに行いたいときにおすすめです。

外部ツールとの連携機能

ビジネスチャットと連携できるツールの例として、以下のようなものが挙げられます。

さまざまな外部ツールとビジネスチャットを連携することで、ほかのツールを起動せずに通知を受け取れます。

音声通話・ビデオ通話機能

ビジネスチャットには、音声通話やビデオ通話などの対話機能が搭載されています。

音声通話やビデオ通話を利用すれば、テキストだけでは伝えにくい感情や、微妙な会話のニュアンスを補えます。

ビデオ通話の画面共有を活用すれば、相手方と同じ資料を参照しながらやり取りできるため、コミュニケーションが円滑になって意思決定のスピードも向上するのがメリットです。

社内のオンライン会議や顧客とのオンライン商談、採用に関するオンライン面接など、さまざまなシーンで活用できる機能です。

通知機能が便利なビジネスチャットは「Chatwork」

ビジネスチャットの通知機能は、業務に必要な情報を迅速に把握するために欠かせません。

PCやスマートフォン、タブレットなど複数の端末で利用でき、通知の種類や時間帯も柔軟に設定できるため、従業員が業務に集中するための環境構築に役立ちます。

利用上の注意点としては、グループの乱立を防ぐ、業務時間外の送信を控えるなどの運用ルールを用意する必要があることなどが挙げられます。

ビジネスチャットツールのひとつであるChatworkも、メッセージの通知機能やタスク管理機能を搭載しており、業務に必要な情報をリアルタイムで把握することが可能です。

連携できる外部ツールの種類も豊富なので、現在利用しているツールの通知もまとめてChatwork上で確認できます。

基本の機能は登録するだけで利用できるので、ぜひお試しください。

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