人間関係を円滑にし、業務効率を高めるためのビジネスチャットのマナー

ビジネスチャット
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ビジネスのスピードが加速したことでリアルタイムでのやり取りが重要視されるようになってきました。そのような中、さまざまな企業で普及が進んでいるのが、ビジネスチャットです。

プライベートでも使われることの多いチャットアプリと同じように使えることから、リモートワーク(情報通信技術を活用したオフィス外での働き方)での利用などさまざまな可能性が期待できます。

しかし、ビジネスチャットは、プライベートのチャットとは異なるものです。ビジネス目的で導入するにあたって、マナーやルールを社員に周知し、適切に使われるよう管理する必要があるでしょう。この記事では、ビジネスチャットで重要なマナーと気をつけたいマナーについて紹介します。

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大切なビジネスチャットのマナー

ビジネスチャットを利用するうえで押さえておきたい重要なマナー4つを、まずはみていきましょう。

ビジネス会話のような表現、やり取りを意識する

ビジネスチャットをメールの代替のように捉えられる方もいらっしゃいますが、ビジネスチャットでは毎回メールのような定型文や連絡先を記載する必要はありません。

メールのようにやり取りをおこなうと必要な情報がつかみにくく、長文になることで見にくくなってしまいます。ビジネスチャットをスピーディーにやり取りできるツールと捉え、できるだけ簡易で分かりやすい表現でやり取りするようにしましょう。

チャット上の表現はビジネス会話を意識した、社内で会話するようなイメージです。しかし、あまりにビジネス的だとテキストのみでは冷たい印象を相手に与えてしまうこともあります。

相手によって受け取り方が分かれそうな表現には絵文字などで感情を付け加えるなど、スムーズで角のたちにくい表現を心がけるとよいです。

チャットは非同期コミュニケーションと理解する

ビジネスチャットを使用するうえで理解しておきたいのが、非同期コミュニケーションのツール。つまり即時のリアクションを必要としないツールであることです。

すぐにレスポンスできるのであれば返信しても問題ありませんが、必要な仕事や緊急の用事を中断してまで返信する必要はありません。無理のない範囲でやり取りするようにします。

社内でマナーとして浸透させるためには、非同期コミュニケーションであるということを、ビジネスチャットを共有する社員すべてが理解しておくことが大切です。

なお、緊急性の高い内容については、ビジネスチャットではすぐに見てもらえない可能性もあります。必要に応じて、電話やWeb会議を利用するなど使い分けをするとスムーズです。

チャットルームを適切に分ける

ビジネスチャットには、チャットルームの作成機能があります。社内でチャットルームを作成するのは、グループごとに情報共有を図れるようにするためです。

社内でも業務によって必要な情報が変わってくるため、業務ごとにグループを分け、適切な参加者をグループに所属させます。

チャットルームを作成してグループ分けするメリットは、情報漏えいのリスクの観点からも効果的です。入室できるメンバーを絞ることによって、情報共有を必要最小限に収めることができますし、重要な情報がメンバー間以外で共有されないことからセキュリティの強化にも役立ちます。

ビジネスチャットを導入する際は、メンバーに自由にグループを作成させるのではなく、管理者があらかじめ複数のグループを設定しておくのもよいでしょう。

重要な内容は検索しやすいワードを含めておく

やり取りの流れが速いビジネスチャットでは、重要な内容を見逃したり、忘れてしまったりすることもあるでしょう。

ビジネスチャットの多くには、あとで指定した情報をみつけられるようにするため、検索機能がついていますので、うまく活用しましょう。重要な内容については、代名詞を多用せずに、プロジェクト名や検索しやすい言葉を使うようにします。

要注意!NGなビジネスチャットのマナー

ビジネスチャットを利用するうえで少なくとも身に着けておきたいマナーを紹介しました。ただし、紹介したものだけでは十分といえません。人間関係を円滑にする観点、業務効率を上げる観点から避けたいNGなビジネスチャットのマナーを紹介します。

一方的な長文を送っている

ビジネスチャットは、メールとは異なるツールです。メールのように長文を送ると途端に読みにくくなってしまいますし、内容が入ってきにくいので、長文は避けるのが無難です。長文を避けた方がよいのは、相手のタイピングペースに合わせる意味もあります。

どうしても伝達事項が多い場合は、途中で文章を送って、相手の反応を見ながら続きの文章を少しずつ送るようにします。チャットでの往復が長くなりそうな場合は、電話や対面などのコミュニケーションに切り替えることも検討しましょう。

感情的な言葉をストレートに送っている

ビジネスチャットは、メールと比べて手軽にメッセージを送れることから、内容をしっかり精査する時間がどうしても短くなってしまいます。思いつくまま言葉にするのは避けましょう。

特に不満やイライラを言葉にしてしまうと、相手の受け取り方によっては誤解を生む可能性もあります。感情的なやり取りが続くと、本来必要なやり取りにも支障が出て、メンバーにも迷惑をかけるかもしれません。

文章にして送る前に、チャットの中で解決するべき問題なのか、今一度冷静に考えてからメッセージを送るようにしましょう。

業務と関係のない話題を頻繁に挟んでいる

チャットは、参加者が多いとつい盛り上がってしまうこともあります。気軽にメッセージの書き込みをできることがメリットではありますが、ビジネスチャットにはビジネスに必要ないやり取りはなるべく避けましょう。

業務上の連絡やコミュニケーションと関係のないメッセージが連投されると、本当に必要なメッセージが埋もれてしまいます。カジュアルな話をする場合は、別のグループチャットを作りそこで行うなどの配慮を心がけましょう。ビジネスチャットを社内で取り入れる際は、グループチャットごとのやり取りのテーマなどある程度ルール化して周知しておくことが大切です。

また、テキスト上のやり取りは、相手の感情が見えにくく、ときに冷たい印象を与えてしまうので、適度に絵文字を使うのは効果的です。ビジネス上のやり取りと意識しつつ、相手とは適度な距離感で接することが大切です。

業務効率の向上、円滑なコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットを上手に使いこなしましょう。

重要な内容や依頼にもかかわらずメッセージの保存やタスク設定をしていない

ビジネスチャットは、メールと比べて内容をすぐに確認しやすいことから、故意でなくても一度読んでそのまま放置というパターンも多いです。重要性の低いメッセージであれば問題ありませんが、重要性の高いものだとトラブルになることもあります。

ビジネスチャットの多くは、重要なメッセージをマークする機能や保存する機能、タスクにする機能など、チャットの流れとは別に保存できる機能がついています。たくさんのメッセージの中に重要なものが埋もれてしまう前に、タスク化しておくとよいでしょう。

ビジネスチャットをご検討されているなら、Chatworkのご利用がおすすめです。検索機能のほか、重要な情報を取り逃さないよう、タスク設定や引用機能が使えるようになっています。グループチャットのほか、ビデオ通話、音声通話も可能ですので、コミュニケーションツールの一元化にもお役立ていただけるのではないでしょうか。

詳しくはお役立ち資料「ビジネスチャット完全ガイド」に詳しく記載していますので、ご覧ください。

まとめ

社内でビジネスチャットをうまく運用するには、ビジネスチャットのマナーを周知し、徹底させることが大切です。マナーをよく理解して、業務効率化やコミュニケーションの円滑化に役立てましょう。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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