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ビジネスチャットのマナーとは？ルールやNG行為を解説
目次
ビジネスのスピードが加速したことでリアルタイムでのやり取りや素早いコミュニケーションが重要視される中で、さまざまな企業で普及が進んでいるのがビジネスチャットです。
プライベートでも使われることの多いチャットアプリと同じように使えることから、リモートワークでの利用など、企業活動や業務を進めるうえで多くの可能性が期待できます。
しかし、ビジネスチャットは、プライベートのチャットとは異なるものです。
ビジネスメールほどのマナーや形式を意識する必要はありませんが、ビジネスチャットを適切に使うためのルールやマナーについて紹介します。
ビジネスチャットのマナーで最低限意識したいこと
ビジネスチャットは気軽に連絡やコミュニケーションを取れる手段ではありますが、ビジネスでの利用や社内での情報共有に利用する場合は、マナーやルールを意識する必要性や設定をしておくといいでしょう。
ビジネスチャットを利用するうえで押さえておきたい重要なマナーを見ていきましょう。
ビジネスに相応しい表現と簡潔さを意識する
ビジネスチャットをメールの代替のように捉えられる方もいらっしゃいますが、ビジネスチャットでは毎回メールのような定型文や連絡先を記載する必要はありません。
メールのようにやり取りをおこなうと必要な情報がつかみにくく、長文になることで見にくくなってしまいますので、ビジネスチャットをスピーディーにやり取りできるツールと捉え、できるだけ簡易で分かりやすい表現でやり取りするようにしましょう。
チャット上の表現はビジネス会話を意識した、社内で会話するようなイメージです。
しかし、あまりにビジネス的だとテキストのみでは冷たい印象を相手に与えてしまうこともあるかもしれません。
相手によって受け取り方が分かれそうな表現には絵文字などで感情を付け加えるなど、相手との関係性や内容に応じて文章の表現を使い分けると効果的です。
チャットは非同期コミュニケーションと理解する
ビジネスチャットを使用するうえで理解しておきたいのが、非同期コミュニケーションのツール、つまり即時のリアクションを必要としないツールであることです。
すぐにレスポンスできるのであれば返信しても問題ありませんが、必要な仕事や緊急の用事を中断してまで返信する必ものではなく、無理のない範囲でやり取りするようにします。
社内でマナーとして浸透させるためには、非同期コミュニケーションであるということを、ビジネスチャットを共有する社員すべてが理解しておくことが大切です。
なお、緊急性の高い内容については、ビジネスチャットではすぐに見てもらえない可能性もありますので、電話やWeb会議を利用するなど使い分けをするとスムーズです。
ビジネスチャットとほかの連絡手段を適切に使い分ける、併用することで、情報共有が効率化されます。
また、リマインドや情報のまとめて共有する際、事前告知などをビジネスチャットでおこなうことでリスク回避や情報の蓄積にもつながります。
チャットルームを適切に分ける
多くのビジネスチャットには、チャットルームの作成機能があります。
社内でチャットルームを作成するのは、グループごとに情報共有を図れるようにするためです。
社内でも業務によって必要な情報が変わってくるため、業務ごとにグループを分け、適切な参加者をグループに所属させます。
チャットルームを作成してグループ分けをするメリットは、情報漏えいのリスクの観点や情報共有の効率化の観点からも効果的です。
入室できるメンバーを絞ることによって、情報共有を必要最小限に収めることができますし、重要な情報がメンバー間以外で共有されないことからセキュリティの強化にも役立ちます。
ビジネスチャットを導入する際は、メンバーに自由にグループを作成させるのではなく、管理者があらかじめ複数のグループを設定しておくのもよいでしょう。
運用や利用のルールを設定する
ビジネスチャットを組織で利用する際や運用に関してのルールを事前に決めておくといいでしょう。
堅苦しく制限が多いルールは必要はありませんが、グループチャットの作成に関するルールや業務時間外や休日の利用について決めておくといいかもしれません。
気軽に連絡が取れるビジネスチャットですから、業務時間外や休日でも連絡をしやすい部分はありますが、煩わしさやストレスを与えてしまう原因につながります。
緊急性が高い場合は、ビジネスチャット以外の連絡手段を用いるのと同様に、業務時間外や休日での利用を制限すると効果的でしょう。
また、外部とつながる際も勝手につながってしまうと情報漏洩のリスクもありますので、取り決めをしておく必要があります。
ビジネスチャットのマナーで注意が必要なNG行為
ビジネスチャットのマナーは利用の仕方や企業のルールで変わる部分がありますが、ビジネスチャットで効果的ではないNGな使い方や行為は意識しておくといいでしょう。
コミュニケーションを円滑にするためにビジネスチャットを利用するわけですから、人間関係や業務効率に悪影響を与えるような使い方には注意が必要です。
一方的な長文を送っている
ビジネスチャットは、メールのように長文を送る読みにくくなってしまい、内容が入ってきにくいので、長文は避けるのが無難です。
また、グループチャットなどでは他の要件も書き込まれているので関係のない人には邪魔になるでしょうし、長文を送ったとしてもチャットが流れてしまう可能性もあります。
どうしても伝達事項が多い場合は、途中で文章を送って、相手の反応を見ながら続きの文章を少しずつ送る、ドキュメントなどにまとめたファイルを共有するなどの工夫をしましょう。
文章にすると長くなるのであれば電話やWeb会議など対面などのコミュニケーションに切り替えるなど適切な伝達方法に切り替えるのも重要です。
議論や言い争いになっている
ビジネスチャットは、メールと比べて手軽にメッセージを送れることから、内容をしっかり精査する時間がどうしても短くなってしまいます。
間違いや変更があった場合は、しっかりと訂正や修正内容が伝わるように意識する必要があります。
特に不満やイライラを言葉にしてしまうと、相手の受け取り方によっては誤解を生む可能性もあります。
感情的なやり取りや議論が続くと、本来必要なやり取りにも支障が出て、メンバーにも迷惑をかけるかもしれません。
文章にして送る前に、チャットの中で解決するべき問題なのか、冷静に考えてからメッセージを送るようにしましょう。
業務と関係のない話題が挟まっている
業務上の連絡やコミュニケーションと関係のないメッセージが連投されると、本当に必要なメッセージが埋もれてしまいます。
カジュアルな話をする場合は、別のグループチャットを作りそこでおこなうなどの配慮を心がけましょう。
ビジネスチャットを社内で取り入れる際は、グループチャットごとのやり取りのテーマなどある程度ルール化して周知しておくことが大切です。
業務の連絡手段や情報共有手段としてだけでなく、ビジネスチャットは社内のコミュニケーションの新たな場や活性化を目的に利用する面もありますので、業務以外のやり取りや雑談をするのも悪いことではありません。
しかし、業務の話と雑談などのコミュニケーションをする場のすみわけを意識しておくことが重要です。
重要な内容や依頼が流れてしまっている
ビジネスチャットは、メールと比べて内容をすぐに確認しやすいことから、意図せずに読んで放置という場合や他のチャットで流れたり埋もれてしまう場合もあります。
重要性の低いメッセージであれば問題ありませんが、重要性の高いものだとトラブルになることもあります。
ビジネスチャットの多くは、重要なメッセージをマークする機能や保存する機能、タスクにする機能など、チャットの流れとは別に保存できる機能がついています。
たくさんのメッセージの中に重要なものが埋もれてしまう前に、タスク化しておくとよいでしょう。
また、送る側も重要なメッセージであれば、リマインドをしたり重要とわかるようにする工夫をしておくとリスク回避につながります。
Chatworkでビジネスチャットを始めよう
社内でビジネスチャットをうまく運用するには、ビジネスチャットのマナーやルールを設定することが重要です。
マナーをよく理解して、業務効率化やコミュニケーションの円滑化に役立てましょう。
ビジネスチャットの導入を検討されているなら、Chatworkを利用してみてはいかがでしょうか。
検索機能のほか、重要な情報を取り逃さないよう、タスク設定や引用機能が使え業務効率化につながります。
グループチャットのほか、Web会議も可能で、コミュニケーションツールの一元化やテレワーク導入の際にもお役立ていただけるのではないでしょうか。
詳しくはお役立ち資料「ビジネスチャット完全ガイド」に詳しく記載していますので、ご覧ください。
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