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ビジネスチャットの書き方マナーを徹底解説！メッセージ例文や注意点も紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットはメールより気軽に使える反面、メッセージの書き方次第で相手に与える印象が左右されます。
本記事では、実際に使える例文を交えながら、ビジネスチャットでの正しい文章の書き方や注意点を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
【基本マナー】ビジネスチャットのメッセージの書き方
ビジネスチャットではスピードや効率が重視される一方で、基本的なマナーを守ることも重要です。
ここでは、メッセージの書き方のコツを紹介します。
カジュアルな職場でも敬語を使う
職場の雰囲気がカジュアルでも、ビジネスチャットでは敬語を使うのが基本です。
チャットは文字だけのやり取りとなるため、表現によっては丁寧さや配慮のない印象を与えてしまうこともあります。
過度に仰々しくする必要はありませんが、丁寧語や尊敬語を使って文章を書くことがマナーです。
伝えたいことを簡潔に述べる
チャットでは、1つのメッセージに複数の内容を盛り込むと、読みにくく・伝わりにくくなります。
主語・述語が明確になるように文章を区切り、結論から先に述べる「結論ファースト」を意識しましょう。
たとえば、「〇〇の件ですが、〇〇という理由で本日は対応できません。申し訳ありません。」のように、結論→理由→お詫びの順で書くのがポイントです。
メールのような定型文は割愛する
メールでよく使われる定型文（「拝啓」「平素よりお世話になっております」など）は、チャットでは省略して構いません。
チャットはあくまでも会話に近い形式であるため、「お疲れさまです」「いつもありがとうございます」など、簡素で読みやすい表現が好まれます。
フォーマルな形式にこだわりすぎず、読み手が内容を理解しやすいことを優先しましょう。
業務に関係のないことは送らない
チャットの利便性から、つい雑談や個人的な話題を送ってしまいがちですが、業務用チャットでは控えるのがマナーです。
とくに、複数人が参加するグループチャットでは、関係のない内容が流れると本来の業務連絡が埋もれてしまいます。
必要に応じて雑談用のルームを分ける、またはプライベートなやりとりは個別チャットでおこなうようにし、業務に支障の出ない配慮をしましょう。
ビジネスチャットの書き方で注意したいこと
ビジネスチャットはスピード感が求められる反面、相手への配慮も欠かせません。
ここでは、チャットの文章を書く際に注意したいポイントを紹介します。
早めの返信を心がける
チャットはリアルタイムでのやり取りを前提としたツールです。
そのため、メッセージを受信してから長い時間放置すると、送ってくれた相手を不安にさせてしまう可能性があります。
すぐに返信できない場合は「確認します」「〇時までに返答します」など、一言だけでも反応を返すようにしましょう。
必要に応じてリアクションも活用
ビジネスチャットには、スタンプやリアクション機能が備わっているものが多く見られます。
「了解しました」や「確認しました」といった簡単な返答は、👍などのスタンプで代用しても問題ありません。
とくにグループチャットでは、テキストでの返信が重なるとメッセージが流れてしまいやすくなります。
リアクションを活用すれば、メッセージを確認したことが相手にも伝わりやすく、チャット全体の見やすさも維持できます。
＞ビジネスチャットの絵文字・スタンプのマナーに関する記事はこちら
就業時間以外のメッセージは避ける
ビジネスチャットでの連絡は、基本的に相手の勤務時間内に行うよう心がけましょう。
深夜や早朝のメッセージは、相手にストレスやプレッシャーを与えてしまうこともあります。
どうしても就業時間外に送る必要がある場合は、「夜分遅くに失礼します」「ご返信は明日以降で構いません」など、相手を気遣う一言を添えるのがマナーです。
また、チャットツールによっては送信予約機能がある場合もあるため、活用を検討してもよいでしょう。
【シチュエーション別】ビジネスチャットの例文一覧
ここでは、ビジネスチャットを使うシーンごとの例文と書き方のポイントを紹介します。
グループチャットに参加したときの挨拶
例文：「はじめまして。〇〇部の△△と申します。本日よりこちらのチャットに参加いたします。どうぞよろしくお願いいたします。」
新しくグループチャットに加わった際には、最初の一言がとても重要です。
名前や所属部署を明記し、「どうぞよろしくお願いいたします」といった挨拶の一文を添えるとよいでしょう。
とくに初対面のメンバーが多い場合は、丁寧な挨拶が効果的です。
他部署や取引先への連絡
例文：「△△株式会社 営業部 山田様
お世話になっております。××株式会社 〇〇部の佐藤です。先日ご相談いただいた件について、以下のとおりご連絡いたします。」
他部署や取引先など、自分が所属する組織以外の相手とやり取りをする際は、ビジネスメールに準じた丁寧な挨拶を入れるのが基本です。
冒頭では「お世話になっております」や「いつもありがとうございます」といった定番の挨拶を省略せずに記載し、自分の所属・名前も必ず名乗りましょう。
とくに相手と初めてチャットでやり取りをする場合、自分の立場や要件を明示することはとても重要です。
また、メールと違って件名がないチャットでは、冒頭で用件の概要を伝えると読みやすくなります。
「〇〇の件について」「先日の打ち合わせの続きとして」など、用件の前置きを加えることで、相手が内容をスムーズに把握できるようになります。
タスクを依頼するとき
例文：「お手数ですが、〇〇資料の確認を本日中にお願いしてもよろしいでしょうか。」
ビジネスチャット上でタスクの依頼をおこなう際は、要件を明確に伝えることが大切です。
「何を」「いつまでに」「どのように」してほしいのかを簡潔に伝えると、相手が理解しやすいでしょう。
また、「お手数ですが」「お願いできますでしょうか」といったクッション言葉を添えることで、丁寧な依頼文になります。
期限を指定する場合は、「なるべく早く」などの曖昧な表現ではなく、「本日中」「〇日の〇時までに」など、具体的な日時を記載すると相手が対応しやすくなります。
進捗・状況の確認
例文：「明日の会議資料についてですが、最新の内容はすでに反映済みでしょうか？」
業務に関する確認メッセージでは、何を確認したいのかを明確にし、相手が答えやすい形で質問することがポイントです。
「明日の会議資料について」や「〇〇の進捗について」など、前提となる話題を先に提示することで、相手が要件を理解しやすくなります。
また、「念のため」「差し支えなければ」などの配慮表現を添えると、確認を急かす印象を和らげることができます。
相手のメッセージに承諾するとき
例文：「〜の件、承知いたしました。引き続き対応を進めてまいります。」
ビジネスチャットでは、依頼や指示に対して「了解です」だけで終えるのではなく、丁寧な言い回しで承諾の意志を示すことが信頼につながります。
「承知しました」「かしこまりました」といった表現は、フォーマルな場面でも使えます。
また、「対応を進めます」「準備いたします」のように自分が次におこなう行動を添えて返信すると、前向きで誠実な印象になります。
ミスや誤解を謝罪するとき
例文：「先ほどの案内に一部誤りがありました。大変失礼いたしました。正しくは以下の内容となります。」
自分の発言にミスや誤解があった場合にはできるだけ早く訂正・謝罪することが大切です。
チャット上では、文字情報しか残らないため、放置すると誤解が拡大してしまう恐れもあります。
そのため、例文のように「誤りがありました」「申し訳ありません」と素直に非を認める言葉を最初に伝えましょう。
そのうえで「正しくは〇〇です」と訂正内容を明確に伝え、必要に応じて補足説明を加えるとスマートです。
返信を催促したいとき
例文：「お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇の件についてご確認いただけましたら幸いです。」
相手からの返信が滞っており、確認や判断を待って業務が進められないような場合には、
適切なタイミングでリマインドを送ることが必要です。
ポイントは、相手の状況に配慮した表現を用いることです。
例文のように、「お忙しいところ恐れ入りますが」や「お手すきの際に」などの言葉を使うことで、相手を急かす印象を与えずに催促の意図を伝えることができます。
また、「ご確認いただけましたら幸いです」「助かります」といった控えめな語尾にすることで、圧迫感のないメッセージに仕上がります。
急ぎの場合には、「〇日までにご返信いただけますと幸いです」と期限を添えると、対応の目安が伝わります。
緊急事態を伝えたいとき
例文：「【至急】サーバーの障害が発生しております。復旧のご対応をお願いいたします。」
緊急性の高い連絡は、緊急であることを明示することが重要です。
「【至急】」「【重要】」「【緊急】」といったキーワードをメッセージの冒頭に付けることで、通知欄でも目立ち、見落とされにくくなります。
本文では、発生している状況と、相手に何をしてほしいのかを簡潔に伝えることがポイントです。
たとえば、「障害が発生しています」だけではなく、「サービスが停止している」「対応をお願いしたい」といった具体的な事実と依頼の内容を明記することで、相手が行動に移しやすくなります。
なお、緊急時にはチャットだけでなく、電話などの即時性の高い手段と併用することで、伝達性を高めることも有効です。
感謝を伝えたいとき
例文：「このたびは迅速にご対応いただき、誠にありがとうございました。」
ビジネスチャットでは、つい要件のやり取りだけに集中しがちですが、感謝の気持ちを言葉にすることも大切なマナーのひとつです。
「迅速に」「丁寧に」など、具体的な感謝のポイントを添えると、より気持ちが伝わりやすくなります。
書き方のマナーを押さえてビジネスチャットを使いこなそう
ビジネスチャットでは、ちょっとした工夫と気配りで、チーム内の信頼関係の強化が期待できます。
また、チャット特有のリアクション機能や送信タイミングへの配慮も、相手との良好な関係づくりに欠かせません。
ビジネスチャットに不慣れな方も、書き方のポイントを押さえて実践していくことで、スムーズなコミュニケーションができるようになります。
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