ビジネスチャットは選び方が重要！導入を成功させるポイントとは？

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

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目次

社内外のやりとりを効率化する手段として、ビジネスチャットの導入を検討する企業が増えています。

しかし「どのツールを選べばよいか分からない」「費用や機能の違いが見えにくい」と感じている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、ビジネスチャットの選び方の基準や、導入時に失敗しないためのポイントをわかりやすく解説します。

ビジネスチャットの選び方が重要な理由

はじめに、ビジネスチャットの選び方が重要な理由を紹介します。

自社に合うツールとは限らないため

ビジネスチャットは、自社に合ったものを選ばなければ効果を実感できず、業務内容や働き方に合わないツールを導入すると混乱を招くおそれがあります。

たとえば、従業員のITレベルに合わないツールで操作に手間取ったり、業務フローにフィットしない設計にストレスを感じたりするケースもあります。

話題性や価格だけを基準に選んでしまうと、導入後に「使いづらい」「定着しない」といった問題が発生しやすくなるでしょう。

不必要なコストがかかる場合があるため

高機能・高額なビジネスチャットを導入すると、本来不要な機能にまでコストを払うことになります。

たとえば、動画会議機能やファイル管理機能が充実していても、それらをほとんど使わない職場では意味がないでしょう。

また、ユーザー数やストレージ量に応じた料金体系を採用しているビジネスチャットもあるため、想定されるユーザーの数や通信量などを考慮してツールの選定をおこないましょう。

業務効率低下を招くおそれがあるため

ビジネスチャットの通知の設定が複雑だったり、メッセージの流れが把握しづらかったりするために、業務へ支障をきたしてしまう可能性もあります。

業務効率を落とさずに使用を定着させるためには、直感的に操作できることや、必要な情報・機能にアクセスしやすいことを基準にビジネスチャットを選びましょう。

ビジネスチャットの選び方の基準

ビジネスチャットは、選び方によって使い勝手や業務への効果が大きく変わります。

ここでは、選ぶ際に注目すべきポイントを紹介します。

クラウドかオンプレミスか

ビジネスチャットを選ぶ際は、「クラウド型」か「オンプレミス型」かをチェックしましょう。

現在主流となっているのは、インターネットを通じてサービスを利用できるクラウド型です。

サーバーの構築が不要で、アカウントを作成すればすぐに利用を開始できるため、導入の手軽さやスピード感が大きなメリットになります。

一方、オンプレミス型は自社でサーバーを管理する仕組みで、カスタマイズ性に優れていますが、初期費用や管理コストがかかる点に注意が必要です。

特別な事情がない限り、現代の業務環境ではクラウド型を選ぶケースが多く、コストや運用負担を抑えながら柔軟に使える点が評価されています。

＞ビジネスチャットのクラウド／オンプレミスに関する記事はこちら

利用したい機能が搭載されているか

ビジネスチャットを導入する際は、自社にとって必要な機能が備わっているかを必ず確認しましょう。

たとえば、以下のような機能が挙げられます。

企業によって求める機能は異なり、チャットだけで十分という場合もあれば、多くの機能を必要とする場合もあるでしょう。

導入前にビジネスチャットの利用目的を明確にし、必要な機能を整理しておくことが重要です。

わかりやすい操作性か

ビジネスチャットを選ぶ際には「だれでもすぐに使える」点を考慮することも大切です。

いくら多機能でも、操作が複雑でわかりにくければ、現場での定着は進みません。

ITに不慣れな従業員が多い場合はとくに、直感的に使えるインターフェースやシンプルな画面設計が求められます。

ビジネスチャットの操作性については、以下のような視点でチェックしましょう。

実際の画面や操作性は、可能な限りトライアル段階で確認しておくと安心です。

既存ツールと連携できるか

ビジネスチャットを選ぶ際は、既に社内で使っているツールと連携できるかどうかを必ず確認しましょう。

ビジネスチャットと連携できるツールの種類として、以下のようなものが挙げられます。

導入・運用コストは適正か

ビジネスチャットを選ぶ際は、導入費用と運用コストのバランスが適正かどうかを見極めることが大切です。

基本的なチャット機能だけであれば低価格で利用できるツールもありますが、必要以上に多機能なツールを選ぶと、使わない機能にまで費用を払うことになります。

従業員数や利用範囲に応じて料金体系も変わるため、事前に想定ユーザー数を正確に見積もり、自社にとって過不足のないプランを検討しましょう。

セキュリティ水準は高いか

ビジネスチャットでは、重要な機密情報を扱う場面も少なくありません。

そのため、以下のようなセキュリティ対策が施されているかを事前にチェックしておくことがポイントです。

自社や取引先のセキュリティポリシーに合致しているかどうかも忘れずに確認しましょう。

導入後のサポートは充実しているか

ビジネスチャットのトラブルに対して、すぐ対応してくれるサポート体制が整っていることも重要な判断基準です。

チャット・メール・電話など複数の問い合わせ窓口が用意されているか、対応時間やサポートの内容も検討材料になります。

ビジネスチャットの選び方を成功させるコツ

続いて、ビジネスチャットの選び方を成功させるコツを紹介します。

導入目的を明確にする

ビジネスチャットは、導入の目的が曖昧なままだと運用の軸が定まらず、効果を実感しにくいため、まず「なぜ必要なのか」を明確にすることが重要です。

たとえば、業務連絡をスピーディにおこないたい・生産性を向上させたいなどの目的が挙げられます。

また、テレワークやフレックスなど多様な働き方に対応できる連絡ツールが欲しいという目的も多いでしょう。

導入目的を整理したうえで、ツールの選定や機能の検討をおこなうと失敗が少なくなります。

必要な機能を整理する

ビジネスチャットを導入する際は、業務に合わないツールを選ぶと使いづらくなるおそれがあるため、目的や使用シーンに合わせて必要な機能を整理しておくことが重要です。

ビジネスチャットの機能例は以下のとおりです。

同業他社の導入事例を参考にする

ビジネスチャットの選び方に失敗しないためには、同業他社の導入事例を参考にすることがおすすめです。

導入によって得られる効果や実際の活用法を把握することで、自社での活用イメージを明確にできるでしょう。

たとえば、国産のビジネスチャットツール「Chatwork」では、製造業や医療・介護、流通など幅広い業種で活用され、業務効率化やコミュニケーションの改善に成功したという声が多数寄せられています。

導入企業の「メール・電話からの切り替えによるスピードアップ」「外部との連携強化」などといったリアルな成果は、自社の導入判断にも役立つでしょう。

詳細な事例はChatwork公式サイトの導入事例ページで確認いただけます。

まずはテスト導入で様子を見る

ビジネスチャットは導入してすぐに全社で運用を始めるのではなく、まずは小規模でテスト導入を行うのがおすすめです。

特定の部署やチームで一定期間使ってみて、操作性や機能の使い勝手、現場での反応などを事前に確認しておきましょう。

＞ちなみに...ビジネスチャット導入の失敗例に関する記事はこちら

使いやすいビジネスチャットを選ぶならChatwork

ビジネスチャットを導入する際は、自社の目的や業務に合ったツールを見極めることが何より重要です。

機能や操作性、コスト、連携性、サポート体制まで総合的にチェックし、導入後のトラブルや無駄なコストを防ぎましょう。

また、実際に現場で活用できるかどうかを確かめるためにも、テスト導入や他社事例の確認は欠かせません。

導入目的と現場の使いやすさの両方を満たすツールを選ぶことが、業務効率化と生産性向上につながります。

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