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ビジネスチャットの通話機能が便利！使い方・メリット・チェックポイントを解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
実は、多くのビジネスチャットツールでは音声通話やビデオ通話が可能です。
テレワークやオンライン会議が増えるなか、チャットと通話を使い分けることで業務効率もアップします。
この記事では、ビジネスチャットの通話機能の使い方やメリット、準備のポイントまでをわかりやすく解説します。
ビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールとは、業務連絡や情報共有を効率化するために使われる、ビジネス専用のコミュニケーションツールです。
メールよりもスピーディにやり取りでき、社内外のメンバーとリアルタイムに連携できる点が特徴です。
音声通話ができるビジネスチャットも
多くのビジネスチャットツールでは、テキストでのやり取りに加えて、音声通話やビデオ通話といった機能も搭載されています。
文字だけでは伝わりづらい内容も、通話機能を活用すればスムーズに伝達できます。
たとえば、急ぎの連絡や報告をしたい場面では音声通話、遠方のメンバーとの打ち合わせではビデオ通話を使うと便利です。
画面を通じて相手の表情や反応を見ながら会話ができるため、コミュニケーションの質が向上します。
また、テレワークやハイブリッドワークなどの多様な働き方にも柔軟に対応できるようになります。
ビジネスチャットで通話機能を使う方法
ここでは、一般的な通話機能の使い方と注意点について解説します。
音声通話
ビジネスチャットの音声通話機能は、使いたいときにチャット内の通話アイコンをクリックすれば通話が開始されます。
利用前には、マイクの設定確認や通信環境のチェックをおこないましょう。
通話中にはミュートの切り忘れにも注意が必要です。
相手の状況に配慮し、事前に「今から通話してもいいですか？」とメッセージを送るなどのマナーも意識しましょう。
ビデオ通話
ビデオ通話の基本的な操作は、チャット画面から「ビデオ通話」ボタンをクリックし、カメラとマイクへのアクセスを許可するだけです。
通話が始まると、相手の映像と自分の映像が画面に表示され、対話が可能になります。
ビデオ通話の利用時には、背景の設定や画面の明るさにも配慮し、見やすい映像環境を整えましょう。
また、カメラ・マイクのオンオフ切替やネット回線の安定性にも注意することで、トラブルの少ないビデオ通話が可能になります。
ビジネスチャットで通話をする前の準備
ビジネスチャットで音声通話やビデオ通話をスムーズにおこなうためには、事前準備が重要です。
ここでは、通話前に実施しておきたい基本準備を紹介します。
機材を準備する
通話の品質を高めるためには、まずイヤホンやヘッドセットなどを準備しましょう。
ヘッドセットは、マイクとイヤホンが一体になった音声機器で、相手の声が聞き取りやすくなるとともに、自分の声もクリアに届けることができます。
音漏れしにくいカナル型やオーバーヘッド型を選べば、周囲への配慮にもつながります。
ビデオ通話の際には、Webカメラの準備を忘れずにおこなうようにし、PCに内蔵カメラがない場合は外付けカメラを接続しておきましょう。
スムーズな通話を実現するためにも、事前に機材の動作確認をしておくと安心です。
ミュートになっていないかチェックする
音声トラブルのよくある原因のひとつが「ミュート設定」です。
通話を開始しても、マイクがミュートのままだと自分の声が相手に届きません。
通話前には、ビジネスチャットアプリの音声設定を開き、マイクがオンになっているか必ず確認しましょう。
また、PCやスマートフォンの本体設定で音声がオフになっている場合もあるため、注意してください。
通話中に音が小さすぎて聞こえづらくならないように、スピーカーやイヤホンの音量もあらかじめ調整しておくことがおすすめです。
実際に音声テストをおこなう
準備が整ったら、実際に音声テストをおこないましょう。
ビジネスチャット上では「マイクテスト」や「スピーカーテスト」を実施できることが多く、自分の声・相手の声がきちんと聞こえるかを事前に確認できます。
テスト時には、自分の声がこもっていないか、ノイズが入っていないかなどの点がチェックポイントとなります。
また、会話がスムーズに進むように、話すときの音量やマイクの距離感も意識してみてください。
事前に確認しておくことで、通話中の「聞こえません」「音が割れています」といったトラブルを未然に防ぐことができます。
ビジネスチャットで通話機能を使うメリット
続いて、ビジネスチャットで通話機能を使うメリットを紹介します。
必要に応じてチャットとの使い分けができる
ビジネスチャットは、テキストで手軽に情報を共有できるのが魅力です。
一方で、内容が複雑になったり、感情のニュアンスが伝わりにくい場面では、通話に切り替えたほうが効果的です。
多くのビジネスチャットでは、メッセージのやり取りと通話の切り替えがスムーズにできるようになっています。
たとえば、「意見のすり合わせが必要な打ち合わせ」「相手の反応を見ながら進めたいプレゼンや相談」「画面共有で資料を一緒に確認したいとき」などには通話機能が役立ちます。
グループ通話や画面共有も可能
ビジネスチャットツールには、グループ通話や画面共有の機能も搭載されています。
複数人によるグループ通話で画面を共有しながら話を進めることで、オンライン会議のような形式で対話ができます。
遠隔でも対面に近い形でやり取りができ、情報の伝達や細かいニュアンスを伝えたい時に役立ちます。
通話とあわせて使いたいビジネスチャットの便利機能
ここでは、より効率的なコミュニケーションと業務管理のために役立つ、便利機能を紹介します。
グループチャット機能
複数メンバーで同時に情報を共有したい際、部署ごとや案件ごとにグループチャットを作成すれば連絡がスムーズになります。
グループへは社外のメンバーも招待ができるため、複数企業が参加するプロジェクトなどにも適しています。
通話後のフォローアップや資料の共有もグループ単位で一斉におこなうことができ、全体のコミュニケーションが効率化されます。
複数端末への通知機能
チャットや通話の通知は、PC・スマホの両方で同時に受け取れると便利です。
ビジネスチャットツール「Chatwork」では、デスクトップ通知、スマホのプッシュ通知、さらにはメール通知まで備わっており、見逃し防止に役立ちます。
外出先でも重要な連絡を見逃すことなく確認でき、即時対応が必要なシーンにも安心して使えます。
タスク管理機能
ビジネスチャットには、タスク管理機能を備えているものもあります。
チャットでのやり取りをそのままタスク化できる機能があれば、議論の流れを把握しながら、やるべき作業・依頼すべき作業を切り出すことが可能です。
また、タスクの優先度を設定したり、期限を管理したり、一覧で進捗を可視化できる機能があると、業務の抜け漏れを防ぎやすくなります。
セキュリティ機能
ビジネスチャットを活用するうえで、セキュリティ機能は欠かせません。
SSL/TLSによる通信暗号化やデータ暗号化保存、アクセスログや監査対応、IP制限、二段階認証などが備わっているかを確認しましょう。
Chatworkはこれらの機能を標準で備えており、日本企業にとって使いやすい設計が特徴です。
他ツールとの連携機能
ビジネスチャットは、他の業務ツールと連携することで利便性が高まります。
例として、Chatworkと連携できるツールを一部紹介します。
・Trello（タスク管理）
・Googleカレンダー（スケジュール共有）
・Gmail（メール通知）Box（ファイル共有）
・マネーフォワード クラウド経費（経費申請）
・各種勤怠管理システム
これらのツールと連携することで、各ツールの更新内容をチャットで即時に受け取ることができます。
さまざまなツールと組み合わせて使えば、チーム全体の生産性向上にもつながります。
＞Chatworkと連携できる勤怠管理システムの種類や方法はこちら
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