ビジネスチャットは不動産業で活用できる！メリットと導入事例を紹介

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

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目次

不動産業でビジネスチャットを利用する際に、「物件に関する報告・連絡・相談を効率化したい」「スピーディーに連絡を取りたい」と考える人も多いのではないでしょうか。

本記事では、ビジネスチャットの機能やメールとの違いを紹介しつつ、不動産業でビジネスチャットを利用するメリットなどを解説します。

不動産業界におけるビジネスチャットの活用事例や、導入する手順についても紹介しますのでぜひ参考にしてください。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、社内外のコミュニケーションを円滑化するためのビジネス向けチャットツールのことで、リアルタイムで情報共有できる点が特徴です。

まずは、ビジネスチャットの搭載機能や、メールとの違いについて紹介します。

ビジネスチャットの機能

ビジネスチャットの主な機能として、次のようなものが挙げられます。

ビジネスチャットとメールの違い

ビジネスチャットとメールは、用途や形式に違いがあります。

メールは形式的な挨拶文などを用いるため、社外との連絡やフォーマルな場面でのやりとりに適しています。

一度送信すると、メールを編集・削除することができないため、誤送信による情報漏洩リスクがありますが、送受信した内容を記録（証拠）として保管できることがメリットです。

一方で、ビジネスチャットはリアルタイムでやりとりでき、カジュアルに利用できることが特徴です。

挨拶文を省略したり、スタンプやリアクション機能を使って返信にかかる手間を減らしたりできるため、社内の生産性向上や業務効率化につながります。

ビジネスチャットのほうがスピーディーにやりとりでき、手軽に利用できることから、社内のコミュニケーションを円滑にしたい場合に適しています。

＞ビジネスチャットとメールの使い分けに関する記事はこちら

不動産業でビジネスチャットを利用するメリット

不動産業でビジネスチャットを利用すると、次のようなメリットを享受できます。

以下で、それぞれのメリットについて紹介します。

従業員間のコミュニケーションを効率化できる

不動産業でビジネスチャットを利用すると、社内コミュニケーションが円滑になることがメリットです。

プロジェクトチームや他部署をつなぐグループチャットを作成すれば、よりスムーズに情報共有できるようになります。

また、個人のノウハウや知見、アイデアなどを組織全体で共有しやすくなることも利点です。

作業マニュアルや効率的な進め方などを共有すれば、業務の属人化を防ぐことができ、企業全体の生産性向上につながります。

物件に関する資料の共有もオンラインでスムーズに

ビジネスチャットを導入すれば、情報伝達の漏れによるトラブルを未然に防げることがメリットです。

物件に関する資料や写真（漏水箇所・破損個所など）や建築工事の進捗、顧客情報といった重要なデータをリアルタイムで管理会社や顧客と共有できます。

不動産の管理・売買にはさまざまな職種の人が関わるため、オンラインでスムーズに報告・連絡・相談できることは大きなメリットといえます。

報連相の精度が高まることで顧客満足度向上につながる

ビジネスチャットはリアルタイムで連絡を取り合えるため、顧客とのコミュニケーションツールとしても活用できることがメリットです。

営業時間中は担当スタッフが対応し、営業時間外は自動回答するチャットボットを導入すれば、顧客からの問い合わせに24時間365日対応できるようになります。

ビジネスチャットを導入することで顧客対応の手間を省力化しつつ、顧客満足度を向上させることが可能です。

ペーパレス化によるコスト削減が進む

ビジネスチャットを導入すると、ビジネスシーンで使う書類（契約書やマニュアル、図面など）をデジタル化できることがメリットです。

ペーパーレス化を推進すれば、社内情報の共有や検索がしやすくなり、書類等の紛失リスクを減らすことができます。

また、用紙や印刷にかかるコストを削減でき、事務的な管理や保存にかかる手間を減らすことも可能です。

残業時間の短縮やリモートワーク化など働き方改革を推進できる

ビジネスチャットを導入すると、働き方改革を推進できることもメリットです。

チャット形式でスムーズに質問・相談でき、インターネットの接続環境があれば遠隔地でも問題なくやりとりできるため、リモートワークなどの柔軟な働き方を実現できます。

また、過去のチャット上のやりとりを検索しやすく、必要な情報をスムーズに参照できるため、ナレッジの共有を促進することもできます。

不動産業界におけるビジネスチャット活用事例

ここでは、不動産業界がビジネスチャットを導入した事例を紹介します。

アナログな連絡方法を一新し業務効率化を実現、残業も激減

某不動産業ではメールの既読率が低く、社内での情報共有に課題がありました。

とくに、管理部門からの電話が店舗の営業を妨げていたため、ビジネス向けチャットツールChatworkを導入し、社内での連絡手段をチャットのみに統一しました。

全従業員が入るグループチャットを用意したところ、メッセージの既読率が上がり、業務効率化できたことで残業時間を減らすことに成功しました。

現場と管理部門との連携強化につながり、無駄な確認や不要な電話が減少したことで、顧客対応がスムーズになったそうです。

情報共有の効率化によりコミュニケーションの品質向上を実現

某不動産会社では、メールでの連絡には堅苦しさがあり、情報共有がスムーズにできないことが課題でした。

また、プライベートチャットや社内SNSを導入するという選択肢もありましたが、カジュアルすぎて仕事への意識が薄れることが懸念されていました。

そこで、Chatworkを導入したところ、堅苦しい雰囲気がなくなり、スピーディーにやりとりが進むようになったそうです。

話し合いが進みやすいように、部署や役職、案件ごとにメンバーを絞ってグループチャットを作成したことで、コミュニケーションの品質向上を実現できました。

不動産業がビジネスチャットを導入する際の手順

不動産業がビジネスチャットを導入する場合、次のような手順で進めます。

以下、各手順について紹介します。

導入の目的を把握する

ビジネスチャットを導入する場合、まずは導入する目的を明確にすることが大切です。

目的が明確であれば、導入後にどのような効果があったかを測定しやすくなります。

たとえば、「コミュニケーションの活性化」を目的とする場合、導入前・導入後のメッセージの数や返信のスピードを比較すれば、効果を数値で把握することができます。

コミュニケーション・情報共有の課題を洗い出す

次に、具体的な課題を洗い出します。

課題を明確にすることで、導入する目的や必要な機能がわかるようになります。

課題をもとに必要な機能を理解する

続いて、課題を解決するためには「どのような機能が必要か」を把握します。

ビジネスチャットにはファイル共有やビデオ会議、タスク管理などのさまざまな機能があるため、それぞれの特徴や使い方を理解しておきましょう。

ツールの中には、無料プランやトライアル期間を設けている場合もあるため、課題解決に役立つかどうかをコストをかけずに確認することができます。

＞ビジネスチャットの主要機能に関する記事はこちら

自社に合うツールを選ぶ

ビジネスチャットの機能について理解したら、自社に合うツールを導入します。

社員が使いづらいと感じてしまうとツールの利用が浸透しないため、必要な機能があり、操作性がシンプルで使いやすいものを選ぶことが大切です。

オプションによって導入コストが変わるため、利用料金も比較・検討しておきましょう。

最初はテスト導入からスタートさせる

ビジネスチャットを導入する前に、テスト導入のフェーズを挟みます。

試験的にビジネスチャットを導入し、発生する問題点などを把握することで、本格的に導入する前に改善策を検討できるためです。

導入した効果を検証しやすい部署やチームを選定し、スモールスタートでテスト導入することで、トラブルへの対処法や運用ルールなどを固めていくケースが一般的です。

不動産業におすすめのビジネスチャットはChatwork

今回は、不動産業でビジネスチャットを利用するメリットや導入する手順、不動産業界におけるビジネスチャットの活用事例を紹介しました。

不動産業でビジネスチャットを導入する場合、自社の用途に合うツールを利用することが大切です。

「Chatwork」のようなビジネスチャットツールを導入すれば、社内コミュニケーションを円滑にしつつ、業務効率化につなげることができます。

メールや電話よりスムーズに情報を共有でき、タスク・スケジュールなどを一元管理することもできるため、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。

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