公開日：
更新日：
ビジネスチャットの普及率は高い？上昇する背景と導入のメリットを解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットとは、業務連絡や情報共有をチャット形式で行うビジネスコミュニケーションツールです。
近年、その利便性から多くの企業が導入を進めており、コミュニケーションの形が大きく変わりつつあります。
一方で、導入すべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事ではビジネスチャットの普及率やその背景、導入した場合のメリット・デメリット、成功事例などをご紹介します。
ビジネスチャットの普及率はどのくらい？
2017年の調査では約30％
総務省によると、2017年に伊藤忠テクノソリューションが実施した調査では、ビジネスチャットを導入している企業は全体の約30％にとどまっていました。
当時はまだメール・電話・対面でのやり取りが主流であり、チャットツールの導入はIT業界や一部の先進企業に限られていたのが実情です。
くわえて、セキュリティや情報漏えいに対する懸念、ツールの使い方に慣れていない従業員の存在なども普及を妨げる要因となっていました。
コロナ禍と働き方改革の流れを経て普及率は上昇傾向
2020年以降、ビジネスチャットの普及は急激に進みました。
新型コロナウイルスの影響により、テレワークや在宅勤務が一気に広がり、非対面かつ即時性のあるコミュニケーション手段として注目されたためです。
さらに、政府が推進する働き方改革の流れも相まって、従来のメールや電話に代わる手段としてビジネスチャットの導入が加速しました。
こうした社会背景により、大企業だけでなく中小企業や自治体でも導入が進み、現在では「社内コミュニケーションの標準ツール」として位置づけられつつあります。
ビジネスチャットの普及率が高まる背景・理由
ビジネスチャットの普及が進んでいるのは、単なる流行ではなく、社会や企業を取り巻く環境が大きく変化しているからです。
ここからは、普及率が高まっている主な要因を4つ解説します。
在宅勤務の需要増加
新型コロナウイルスの影響で在宅勤務が一般化したことは、ビジネスチャットの普及を大きく後押ししました。
急な在宅対応により従来の電話やメールでは対応しきれない状況が多発し、業務継続に向けて柔軟な連携手段が求められたためです。
対面でのやり取りが制限される中、リアルタイムかつ非対面でのコミュニケーション手段としてビジネスチャットツールが注目されるようになりました。
働き方改革に伴う業務改善の必要性
政府が推進する働き方改革の影響で、長時間労働の是正や業務効率化への関心が高まりました。
そのなかで、煩雑な社内連絡や会議の回数を減らし、より生産性の高い働き方を実現する手段としてビジネスチャットは効果を発揮します。
ビジネスチャットを導入すれば、必要な情報を素早く共有でき、やり取りの履歴も確認しやすくなるため、時間の有効活用や無駄な業務の削減につながります。
DX化に伴うデジタルツールの利用増加
企業のデジタル・トランスフォーメーション（DX）が進む中で、業務の各所にデジタルツールの導入が広がっています。
その一環として、社内コミュニケーションもアナログからデジタルへと移行しており、ビジネスチャットがその中心的な役割を担いつつあります。
メールや紙の資料に代わり、チャット上でのやり取りが主流になることで、業務のスピード感と柔軟性が大きく向上しました。
このような流れが、チャットツールの普及をさらに後押ししています。
リアルタイムでのスムーズな情報共有
リアルタイムでやり取りできる点は、ビジネスチャットの魅力のひとつです。
従来のメールに比べて即応性が高く、ちょっとした確認や相談もスピーディーに対応できます。
また、やり取りの履歴が蓄積されることで、後から内容を確認したい場合にも役立ち、業務の透明性向上にもつながります。
ビジネスチャットを導入するメリット
続いて、ビジネスチャットを導入することで得られるメリットを5つご紹介します。
業務効率が向上する
ビジネスチャットは、情報伝達のスピードを大幅に高めてくれます。
メールと比べると、形式にとらわれず即時に要点を伝えられるため、ちょっとした確認や報告も数秒で完了したり、会議や電話の回数も減少したりするため、業務効率の向上が期待できます。
コミュニケーションが活性化する
ビジネスチャットを導入すると、チャット形式特有の慣習により、従業員間のコミュニケーションが活性化するメリットもあります。
メールでは形式的になりがちなコミュニケーションも、チャットならカジュアルかつ柔軟な対話が可能です。
そのため、普段あまり話す機会のないメンバーとも気軽につながりやすくなり、チームの一体感も高まります。
情報の一元管理が可能になる
ビジネスチャットは、情報の一元管理が可能になるメリットもあります。
多くのビジネスチャットには、ファイルの共有やタスク管理の機能も搭載されていることが多く、やり取りした情報をチャットルームやスレッドごとに整理・保存できるためです。
さらに、検索機能を活用すれば過去の会話や添付ファイルもすぐに見つかるため、探している情報へ速やかにアクセスできます。
ペーパーレス化によりコスト削減できる
ビジネスチャットは、紙ベースでの業務を大幅に削減できます。
資料の印刷や回覧、会議での配布などが不要になるため、紙代・印刷代・保管スペースの大幅な削減が期待できます。
稟議書や報告書などをチャット上で共有・承認するフローを構築すれば、社内業務のペーパレス化がさらに加速するでしょう。
外部ツールと連携して使える
多くのビジネスチャットツールは、外部サービスとの連携が可能です。
たとえば、GoogleカレンダーやDropbox、Zoomなどと連携すれば、予定の共有やファイル管理、オンライン会議の通知などをまとめてチャット上で完結させることも可能です。
このような機能を活用すれば、ツール間の切り替えを減らし、業務の無駄を最小限に抑えられるでしょう。
ビジネスチャット利用で注意したいデメリット
ビジネスチャットには多くのメリットがありますが、注意すべき点も存在します。
ここからは、ビジネスチャットを利用する際のデメリットを4つ解説します。
情報量の多さがストレスになる
チャットはリアルタイムで情報が飛び交うため、情報量の多さにストレスを感じる人も少なくありません。
通知の頻度や会話量が増えることで、かえって集中力が削がれたり、業務が中断される可能性もあります。
ビジネスチャットにはこのような側面があることを理解したうえで、運用ルールの整備や通知設定の見直しなど、業務に支障を与えない工夫が必要です。
セキュリティリスクがある
ビジネスチャットは手軽に情報を共有できる一方で、誤送信や機密情報の漏えいといったリスクも抱えています。
とくに社外とのやり取りを含む場合は、意図しない情報の流出が企業全体の信頼を損なうおそれがあります。
こうした事態を防ぐには、アクセス制限や承認フローの導入、従業員へのセキュリティ教育などを徹底することが欠かせません。
社内への浸透に時間がかかる
新しいツールを導入すると、操作に不慣れな従業員が戸惑い、現場の混乱を招くことがあります。
従来の業務フローとの整合性がとれていないと、どのツールで何をやるべきかが曖昧になり、かえって非効率になる可能性もあります。
年齢層や職種によりITリテラシーの差がある場合は、丁寧な導入支援やサポート体制が求められるでしょう。
不要なやりとりが増えるおそれがある
チャットは手軽にメッセージを送れる反面、内容が曖昧だったり、雑談が増えすぎたりすることで本来の業務が妨げられる場合があります。
通知が頻繁に鳴る状況では、集中力が途切れやすく、業務効率や生産性の低下を招くこともあります。
業務連絡と雑談を使い分けるルールづくりや、適切なチャネル運用などの工夫が不可欠です。
ビジネスチャット導入の成功事例
ビジネスチャットの導入は、業務効率の改善だけでなく、売上拡大や人手不足の解消など、さまざまな成果につながっています。
ここでは、実際にビジネスチャットツール「Chatwork」を活用して目覚ましい成果を上げた企業の事例をご紹介します。
ビジネスチャットでDXを推進し売上が12倍に
アパレル通販事業を展開する株式会社ファイヤーキッズでは、電話やメールを中心とした属人的な業務管理に限界を感じていました。
この課題を解決すべくChatworkを導入し、業務連絡・チーム内の共有・取引先とのやり取りなどをすべてチャット上に集約し、スマートフォンやタブレットでの利用を促進することで、現場との情報伝達の円滑化を図りました。
その結果、情報共有のスピードと正確性が劇的に向上し、現場主導の改善提案や顧客対応力の強化にもつながり、導入からわずか3年で売上が12倍に増加しました。
ビジネスチャットを軸にデジタルトランスフォーメーションが加速した好例といえるでしょう。
また、同社ではかつて電話・FAX・メールによる連絡が主流で、情報伝達に時間がかかる上、履歴が残らないことも大きな課題となっていました。
拠点が増えるなかで、各店舗とのやり取りや本部からの周知徹底にも大きな工数がかかっていたのです。
Chatwork導入後は、業務内容に応じたグループチャットを細かく設定し、全社的な連絡・共有をチャット上に集約することで、関係者のみが効率的に情報をやり取りできる体制を構築しました。
これにより、連絡・対応にかかる工数が従来の半分に削減され、スタッフの負担軽減と業務スピードの向上が実現し、売上や顧客対応に注力できる時間が増えたことで業績の拡大につながりました。
普及率が高まる今だからこそChatworkを導入しよう
ビジネスチャットは、業務効率の向上やコスト削減、コミュニケーションの円滑化といった多くの利点をもたらす一方で、情報過多やセキュリティ面など注意点もあります。
重要なのは、自社の業務環境や運用体制に合わせて、適切に導入・活用することです。
実際に多くの企業がChatworkを活用し、業務改善や売上拡大に成功しています。
組織全体の生産性と連携力を高めたい企業には、ビジネスチャットの導入が強力な選択肢となるため、ぜひChatworkの導入を検討してみてください。
今すぐChatworkを始める（無料）
Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
