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ビジネスチャットの返信マナーを解説！相手から返事がない時の対処法は？
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
気軽な連絡手段として活用されているビジネスチャットですが、返信にはマナーがあります。今回は、ビジネスチャットの返信マナーが重要な理由やマナーの例、相手の返信がないときの対処法などについて解説します。
ビジネスチャットの返信マナーとは
はじめに、ビジネスチャットの返信マナーとして代表的なものを紹介します。
可能な限り早めの返信を心がける
ビジネスチャットは、スピーディーにコミュニケーションを取れることが利点であるため、可能な限り早めの返信を心がけましょう。
ただし、早めの返信を心がけることばかりに神経を使うのではなく、緊急度の高い通知以外は業務を優先させるなどの線引きをしておくことも大切です。
確認に時間がかかる場合は一報を入れる
ビジネスチャットには早めの返信が求められますが、状況や質問内容によっては確認・返信に時間がかかるケースもあります。
返信に時間を要する場合は、メッセージを確認した旨を伝え、いつごろ返信できるか一報を入れることがマナーです。
即レスを強要しない
ビジネスチャットでは、相手に即レスを強要しないように注意が必要です。
早めの返信が欲しい場合は「急用です」「早めに返信いただけると幸いです」などの一言を添え、相手の対応を待つようにしましょう。
メンション機能で返信先を明示する
グループチャットで個人宛にメッセージを送信・返信する際は、メンション機能を使って宛先を明示しましょう。
「＠」や「TO」などのメンション機能を用いる、名前を冒頭に入れるなどして通知先を明示すると、相手に見逃されてしまう可能性も低くなります。
リアクション機能を活用する
相手のメッセージ内容によっては、「ありがとうございます」「かしこまりました」のみを返信したいケースもあるでしょう。
一言だけ返信したいような場合は、リアクション機能を活用するのもひとつの方法です。
リアクション機能であれば、相手に通知を届けずに自分の気持ちや状況を伝えることができます。
なお、相手との関係性によってはリアクションのみの反応を避けたほうがよいケースもあるため、状況に応じて使うようにしてください。
＞ビジネスチャットのスタンプ・リアクション機能に関する記事はこちら
要点を簡潔に伝える
ビジネスチャットでは、やりとりのスピード感が重要であるため、相手がメッセージの要点を把握しやすい簡潔な文面が求められます。
たとえば、最初に結論を伝え、続けて経緯や理由を説明する形にすると、スムーズに理解してもらいやすいでしょう。
相手が読みやすい・理解しやすい語順や文章を意識することが大切です。
挨拶は適宜省略する
ビジネスチャット上のやりとりで毎回挨拶文を記載するとスピード感が損なわれる可能性があるため、2度目以降のやりとりや、よく知っている相手とのやりとりでは、挨拶を省略しても問題ありません。
ただし、相手や状況によっては挨拶文を欠かさないほうがよい場合もあるため、臨機応変に対応しましょう。
業務時間外の返信は避ける
業務時間外の返信は、相手のプライベートを妨げ、ストレスとなる可能性があるため、避けるようにしましょう。
ビジネスチャットでは、自分が仕事中だとついメッセージを送ってしまいがちですが、相手も仕事中とは限りません。
他社のメンバーとやりとりする場合、相手の定時をあらかじめ確認しておくなどの配慮も必要です。
緊急事態に関するやりとりなど、業務時間外に返信をせざるを得ない場合は「緊急_〇〇の件です」とメッセージの冒頭に記すなどの対応も検討しましょう。
長文で返信しない
相手のメッセージに長文で返信すると、読みにくさ・わかりにくさから相手の業務スピードを低下させてしまうおそれがあります。
そのため、返信の際はポイントを絞り、簡潔さを心がけましょう。
複数の件に返信をする必要がある場合は箇条書きにまとめるなど、相手に配慮した工夫もおすすめです。
不用意な連投返信は避ける
相手のストレスや業務妨害となる不用意な連投返信は、おこなわないようにしましょう。
たとえば、「〇〇の件でご相談があります」「下記の資料なのですが～」「～と思っているのですがいかがでしょうか？」のように、同じ話題で3つにわけてメッセージを送ると、通知が複数回鳴ったりチャットのメッセージ数が増えたりして、業務への集中力やチャットの利便性が低下する恐れがあります。
不用意な連投返信は、マイナスな影響を及ぼすだけでメリットがひとつもないため、ひとつの話題はひとつのメッセージに、簡潔に示すことが重要です。
感情的に返信しない
ビジネスチャットはメールや電話より連絡のハードルが低いかもしれませんが、気軽さを履き違えて感情的なやりとりをすることは避けましょう。
たとえ相手からどのようなメッセージを受け取ったとしても、ひとりの社会人として、冷静なコミュニケーションを心がけることがマナーです。
ビジネスチャットで相手の返信がないときの対処法
続いて、ビジネスチャットで相手の返信がないときの対処法を紹介します。
メッセージが未送信になっていないか確認する
まずは、自分のメッセージが未送信になっていないかどうか確認しましょう。
相手にメッセージが届いていなければ、そもそも返信をもらうことができないため、メッセージが未送信だった場合は、再度送信して返信を待ちましょう。
メッセージがきちんと送信できていた場合は、急ぎでない限り1、2営業日様子を見ます。
やわらかいトーンで催促の連絡を入れる
メッセージを送ってから数日待っても返信がない場合は、「先日お送りした〇〇の件ですが、お差し支えないタイミングでご一報いただけましたら幸いです。」などのように、やわらかいトーンで催促の連絡を入れます。
強い催促や、相手を責めるような表現は、相手との関係性に悪影響をおよぼすおそれがあるため避けましょう。
通信トラブルでメッセージが届いていないなどの可能性も考えられるため、さまざまなケースを想定し、相手の状況や感情にも配慮したうえでメッセージを送ることがポイントです。
緊急性が高い場合は対面で話す、または電話する
返信が来ない相手と緊急性の高い話をしたい場合は、ビジネスチャットでの返信を促すよりも、直接対面で話す、または電話をかけるほうがよいケースもあります。
返信を催促してもすぐに回答があるとは限らないため、状況に応じてチャット以外のアプローチも検討しましょう。
業務効率化につながるビジネスチャットはChatwork
ビジネスチャットには、早めの応答やリアクション機能の活用、簡潔な文面など、返信におけるマナーがいくつかあります。
ビジネスチャットの返信マナーは、お互いに気持ちのよいやりとりをして、信頼関係を構築するために重要です。
国産のビジネスチャットツール「Chatwork」は、「TO」機能で相手にメンションを付けることができ、豊富なリアクション・絵文字機能を備えています。
送信・返信のマナーを守った上で円滑なコミュニケーションがとりやすいツールであるため、ぜひ活用をご検討ください。
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