ビジネスチャットですぐに使える例文12選！好印象を与えるマナーも解説

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

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目次

現在多くの企業がビジネスチャットを導入していますが、利用者のなかには使い方やルールに戸惑い、メッセージの作成に悩む方も少なくありません。

本記事では、ビジネスチャットのやり取りですぐに使える例文を12個紹介します。

また、ビジネスチャットとメール、チャットの違い、ビジネスチャットで押さえておきたいマナーなども解説しますので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスチャットとメールやチャットとの違い

ビジネスチャットは、業務連絡や情報共有を効率化するためのツールです。

一般的なチャットが私的な会話に使われるのに対し、ビジネスチャットはファイル共有やタスク管理、メンション機能など、ビジネスに関連する機能を備えています。

ビジネスチャットでは、メールのような定型文や挨拶文を省いて簡潔に用件を伝えることが基本です。

ただし、あくまで業務上のやり取りを前提としたツールであるため、節度ある表現や言葉遣いを意識することが重要です。

【シーン別】ビジネスチャットですぐに使える例文12選

続いて、シチュエーション別に使えるビジネスチャットの例文を紹介します。

初めてチャットで挨拶をする時

初めてビジネスチャットで挨拶する時の例文は以下のとおりです。

社内で初めて会う相手には部署と名前を伝え、取引先などの社外の相手なら自社の社名と名前を伝えます。

依頼・お願いをする時

ビジネスチャットで相手に依頼やお願いをする時の例文は、以下のとおりです。

相手の都合に配慮しながらも、こちらの依頼内容や期限を明確に伝えることがポイントです。

「〜してください」のように、こちらの要求を一方的に伝えるとトラブルに発展する恐れがあります。

確認・承諾の意を伝える時

ビジネスチャットで確認や承諾の意思を伝える時の例文は、以下のとおりです。

冒頭に「ご連絡ありがとうございます」などの一文を入れ、例文の前に「○○の件について」と入れるとより相手に伝わりやすくなります。

感謝・お礼を伝える時

ビジネスチャットで感謝やお礼を伝える時の例文は、以下のとおりです。

「いつもありがとうございます。」などは本題に入る前のクッション言葉としても使えます。

例文の前に「○○の件について」と加えれば、何に対してお礼をいっているのかが伝わります。

緊急の連絡をする時

ビジネスチャットで緊急の連絡をする時の例文は、以下のとおりです。

メッセージの冒頭に隅付き括弧【緊急の連絡です】【至急】などと伝えれば、相手の目に留まりやすくなります。

至急の返信をお願いする時は、相手への気遣いの言葉である「お忙しいところ恐縮ですが」などの一文も添えておきましょう。

謝罪・お詫びをする時

ビジネスチャットで謝罪やお詫びをする時の例文は、以下のとおりです。

謝罪やお詫びの連絡時には、ミスの具体的な内容と再発防止策をあわせて伝えることで、相手の不快感を和らげられます。

断りの連絡を入れる時

ビジネスチャットで相手からの依頼やお願いを断る時の例文は、以下のとおりです。

依頼を断る時は、丁寧な表現で早めに伝えることが大切です。

メッセージを送信する時には、「誠に残念ではございますが」や「またの機会があれば」などの前向きな言葉を添えると、相手を不快な気持ちにさせずに済むでしょう。

返信が来ず催促する時

ビジネスチャットで相手に返信を催促する時などに使える例文は、以下のとおりです。

返信を催促する時は、相手の状況を気遣いつつ「お忙しいところ恐縮ですが」などの文言を加えると先方を不快にさせない言い回しになります。

「〇日まで」と期日が決まっている場合は、明確な日付と期日を設けた理由を伝えて催促するとよいでしょう。

長文になりそうな時

ビジネスチャットでテキストが長文になりそうな時の例文は、以下のとおりです。

相手方にあらかじめ長文であることを伝えておくことで、相手に丁寧な印象を与えつつ、読む時の心理的負担を軽減できます。

遅刻の連絡をする時

ビジネスチャットで遅刻の連絡をする時の例文は、以下のとおりです。

相手方に遅刻の連絡をする時は、遅刻することがわかった時点で遅れる理由と到着予定時刻を早めに連絡することが大切です。

グループチャットで発言する時

ビジネスチャットのグループチャットに参加している時に使える例文は、以下のとおりです。

グループチャットでは宛先を明確にし、グループチャットかダイレクトチャットのどちらに返信して欲しいかなどを伝えると、やり取りがスムーズになります。

情報の確認や質問をする時

ビジネスチャットで情報の確認や質問をする時の例文は、以下のとおりです。

チャットで確認や質問をおこなう時は、内容を具体的かつ明確に伝えれば相手の理解も深まって迅速な対応を引き出しやすくなります。

好印象を与える！ビジネスチャットで押さえておきたいマナー

ビジネスチャットを使用する時のマナーには、さまざまなものがあります。

以下では、代表的なマナーを紹介します。

1. ビジネスの場にふさわしい言葉遣いを心がける

ビジネスチャットは手軽に使える反面、表情や声のトーンが伝わりにくいため、言葉遣いには細心の注意が必要です。

仮に相手が親しい同僚であっても、ビジネス上のやり取りである以上「です・ます調」の敬語を基本とし、礼儀正しい表現を心がけましょう。

ビジネスチャットでは、感情表現を控えめにすることで、意図しない誤解を避けることにもつながります。

2. 早めの返信を心がける

ビジネスチャットでは、テンポのよい応答が求められるため、早めの返信を意識することが大切です。

たとえすぐに回答できない場合でも、「確認いたします」や「16時までに回答いたします」などの一言を添えるだけで、相手に安心感を与えることができます。

新着メッセージの通知機能を活用すれば、自分宛てのメッセージの見落としも防げます。

3. 返信とリアクションを適切に使い分ける

ビジネスチャットでは、「承知しました」や「確認しました」などの簡単な返答で済む場合は、絵文字やスタンプによるリアクションを活用するのがおすすめです。

こちらが内容を確認したことを絵文字やスタンプで伝えれば、相手は返信する必要がないのでコミュニケーションにかかる負担を軽減できます。

とくにグループチャットでは、スタンプを使うことで無駄なメッセージの増加を防げる上、誰が内容を確認したかも一目で把握できるため情報共有が円滑になります。

＞ビジネスチャットのリアクション・スタンプに関する記事はこちら

4. 結論を簡潔にまとめる

ビジネスチャットでスピーディーにやり取りするためには、最初に結論を述べる「結論ファースト」で文章を書くことが大切です。

とくに情報量が多い場合には、文章の冒頭に結論を示した上で、箇条書きなどを用いることで読みやすさが向上します。

情報量が多過ぎて長文になる場合は、最初に長文になることを伝え、最後に要約を添えると親切です。

5. グループチャットでは発信相手を明確にする

グループチャットでは、ひとつのチャットで複数人がやり取りをおこなうため、誰に向けたメッセージかを明確にすることも大切です。

特定の人物に伝えたいメッセージなら、メンション機能を活用するのがおすすめです。

メンション機能を使うと対象の相手に直接通知が届くため、メッセージが見落とされることを防げます。

＞ビジネスチャットのメンション機能に関する記事はこちら

6. プライバシーの保護に留意する

ビジネスチャットを利用する時は、個人情報やプライベートな内容の取り扱いに十分注意が必要です。

たとえば、個人間でやり取りした内容を、相手の同意なくグループチャットで共有すると信頼関係を損ねるおそれがあります。

グループチャットなどで情報を共有する時は、必ず本人の許可を得るようにしましょう。

7. 文頭・文末の表現を工夫する

ビジネスチャットでは、文頭に「お忙しいところ恐れ入ります」や「いつもお世話になっております」などの気遣いの言葉を添えることで、相手への敬意が伝わります。

とくに相手に何かを依頼する時は、文末を「〇〇してください」と表現するのではなく、「ご対応いただければ幸いです」などのやわらかい表現で伝えるとよい印象を与えられます。

8. 通知設定を最適化する

ビジネスチャットを利用する時は、すべてのメッセージに対して通知を受け取っていると業務に支障をきたすおそれがあります。

受信するメッセージが多過ぎて管理しきれない場合は、通知設定を見直して、重要なメッセージを受信した時にのみ通知が届くように設定するのがおすすめです。

通知設定を重要度の高いメッセージに限定すれば、必要な情報を確実に把握でき、効率的に対応することが可能です。

例文を活かしてビジネスチャットを活用するならChatwork

ビジネスチャットを利用する時は、業務上のやり取りを前提としたツールであることを理解しておく必要があります。

とくに複数人が参加するグループチャットでは、ビジネス上のやり取りであることを意識し、敬語を基本とした節度ある表現でコミュニケーションをおこなうことが重要です。

ビジネスの場にふさわしい言葉遣いや表現がわからない場合は、例文を活用しましょう。

Chatworkは複数人でのグループチャットと個人間でのダイレクトチャットの両方が利用でき、用途に応じて使い分けることが可能です。

登録すれば基本の機能を無料で使えるので、興味のある方はぜひ試してみてください。

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