紙文化はなくならない?紙文化が阻む企業のペーパーレス化と働き方改革

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紙文化はなくならない?紙文化が阻む企業のペーパーレス化と働き方改革

目次

紙の書類に上長のハンコをもらう、契約書類に印紙を貼って押印するなど、日本企業では紙文化は根強いものがあります。

Web会議やチャットなど、ビジネスシーンにITツールが浸透しデジタル化が求められる中、紙文化からの脱却が難しい企業も多いことでしょう。

紙文化が根強い企業は、どうすれば紙文化から脱却できるのでしょうか。

企業が紙文化から脱却しにくい理由を考察し、ペーパーレス化のメリットとや紙文化から脱却するための方法について説明します。

紙文化が日本企業で根強い理由

なぜ日本企業には紙文化が根強く残っているのでしょうか。

海外の企業などでは、電子契約が浸透しており、契約書類を印刷する機会は減ってきており、デジタル化やIT化に伴いペーパーレス化が進んでいます。

また、印鑑を押すという手続きも日本独自のものであり、紙を必要とする場面は日本に比べて少ないでしょう。

日本独自ともいえるハンコ文化があるのに加えて、日本企業で紙文化がなくならない要因は大きくふたつあります。

法律や古い商習慣が根強い

日本の法律や古い商習慣は紙文化を強めている要因ともいえるでしょう。

日本では、公的な書類や契約時に交わす書類、また企業活動においても、重要な手続きに関する書類には押印が必要であるとされています。

また、押印は、モノクロ印刷では再現できない朱肉を使いおこなわなければならず、コピーによって承認者の責任が不明瞭になることを防ぐこと、印自体が偽装されることを防ぐことが目的であるとされています。

電子印を用いた電子契約の精度が飛躍的に向上しており、電子契約を採用すると印鑑というアナログな手段に頼らなくても、両者の合意があったことを証明することができ、その信用性も高く担保されています。

しかし、これまでのように契約に限らず、承認や稟議などにおいても紙書類に判子を貰いに行かなければならない企業も多く紙文化やハンコ文化として残っている部分もあります。

書類に判子を押すために出社しに行かなければならないなどの理由で、テレワークやデジタル化が進まないことも企業によってはあるようです。

紙の利点を強く感じている

紙が情報の媒体として優れているという価値観です。

確かに紙の資料は掲載内容の全体像を一目で把握しやすく、その利点は何物にも替えがたいものです。

また、紙は少量であれば軽くて持ち運びもしやすく、かつ安価で、紙はタブレットなど特別な道具がなくても、その場で共有することができます。

例えば大きな会議で、全員がタブレットやパソコンを持ち込んでいないような状況では、情報を電子的にを共有することはほぼ不可能であるため、紙に頼らざるをえないといえるでしょう。

しかし、裏を返すとタブレットやパソコンなどを全員が使える環境を整えさえすれば、簡単に情報共有することができるともいえます。

紙面上の情報は、その量が多くなればなるほど、紙の量も比例して大きくなるので情報を電子化し共有すればタブレットやパソコンさえあれば、簡単に共有できる利点がありますが、紙でおこなってきた名残やデジタル化が進んでいないことによって紙でおこなう企業も多いのでしょう。

>ペーパーレス化に関する記事はこちら

紙文化が企業に及ぼす弊害

紙文化が企業に及ぼす弊害について解説します。

コストがかかる

企業が紙文化のままの状態でいると、用紙や印刷代、郵送に必要な送料や印紙代など、さまざまなコストが発生します。

また、金銭的なコストだけでなく、書類を管理したり郵便の対応をしたりなど、人権的なコストもかかり続けてしまいます。

セキュリティ面の懸念

紙文化は、セキュリティ面における脆弱性が懸念されます。

PCなどのデバイスに保管されているデータとは違い、紙の書類は簡単に持ち出すことができるため、紛失や何者かに盗まれてしまうようなリスクが伴います。

また、書類のコピーをとっていない場合、一度紛失してしまうと復旧が難しいという弊害もあります。

紙文化から脱却しペーパーレス化をするメリット

企業が紙文化から脱却し、ペーパーレス化を実現するとメリットとはどのようなものなのでしょうか。

ペーパーレス化を進めることで得られるメリットについて見ていきましょう。

紙代やインク代を削減できる

ペーパーレス化が進めば、紙代やインク代を削減できます。

会議資料を人数分印刷したり、紙媒体で資料をファイリングしたりすると、印刷用紙やインク代・トナー代がかかります。

たとえば、A4用紙1枚をモノクロ印刷するのに5円かかると仮定し、300人の従業員が1日10枚印刷するとしましょう。

その場合、1日に15,000円、1ヶ月に20日稼働すると30万円、年間360万円のコストがかかることになりますが、ペーパーレス化をおこなえば必要ありません。

印刷やファイリングの手間を削減できる

会議資料を印刷してホッチキス止めをする、穴をあけてファイリングをするなどの作業は、手作業でおこなう必要があります。

ペーパーレス化によって紙の保管や編集、作成など書類に関する手間を削減できるのです。

また、従業員が印刷やファイリングなどの事務作業から解放されれば、その時間をほかの業務に当てることができます。

結果として生産性の向上や、従業員のモチベーション維持にもつながる場合があります。

紙媒体データの保管場所を減らせる

紙媒体でデータを残す場合には保管場所が必要ですが、ペーパーレス化が進めば保管場所を減らすことができます。

印刷した企業の開発資料や議事録、領収書や帳簿などを一定期間紙媒体で保管する場合、社内に一定の広さの保管場所を確保しなければなりません。

もちろん、保管の際に人の手によって書類を移動したり、保管期間が切れた書類を廃棄したりする手間もかかります。

しかし、紙媒体データの保管をやめるか最低限のデータのみを保管することで、保管場所や保管の手間を削減することができます。

印紙税を削減できる

紙媒体の契約書類がなくなれば、書類に印紙を貼る必要がなくなります。

高額な契約に関する書類であれば、印紙税にかかる金額も高額になりますが、電子契約にすれば印紙税を節約することができるのです。

データの検索性が向上する

企業の資料をすべて紙媒体で保存する場合、データの検索に時間がかかります。

ファイリングした膨大な紙のデータにインデックスや目次をつけようとすると、その作業にも手間がかかってしまいます。

紙媒体の保管をやめて電子データで残せば、キーワードで検索し、すぐに目当てのデータを探せるようになります。

データのバックアップに強くなる

紙媒体でデータを残すと紛失する可能性があります。

また、万が一火事や地震、水害などの災害に見舞われれば、重要なデータが失われてしまいます。

しかし、電子データとして保管しておけば、バックアップすることが容易なのでセキュリティ向上やリスク回避にもつながります。

紙文化の脱却に企業がとるべき対応

企業が紙文化から脱却するためには、どのような対応が必要なのでしょうか。

紙文化からの脱却、ペーパーレス化を実現するには必然的にIT化やデジタル化が必要になる部分や企業の仕組みや業務の進め方を見直す必要性も出てきます。

タブレットなどの機器の導入

ペーパーレス化のためには、タブレット、クラウドサービス、会議システムなどの導入が不可欠です。

会議資料を紙で配る代わりに、参加者がタブレットで資料を共有する、プロジェクターで参加者が資料を見られるようにするなどの対応が必要です。

特にクラウドサービスを導入すれば、紙の資料を配らなくても関係者で情報を共有できます。

経営層の意識改革

企業のペーパーレス化を成功させるためには経営層から意識を変えていく必要があります。

経営層がペーパーレス化を進めると決めたのであれば、経営層が実践し、従業員に浸透させていきましょう。

ペーパーレス化のメリットや必要性を会社全体に周知し同じ意識で取り組むことが重要です。

長期的な計画でのぞむ

ペーパーレス化の推進は難しい課題であり、そう簡単に達成できるものではありません。

できるところからはじめ、すぐに結果を得ようとせず、長期的な計画でのぞむ必要があります。

会議室にプロジェクターを導入するのが簡単で、会議資料ならすぐにペーパーレス化ができるのであれば、そこからはじめてみましょう。

全社員にタブレットを用意するのが難しければ、必要性の高い部署からはじめてみるのもよいかもしれません。

数年単位の長期的な計画でじっくりとのぞまなければ、ペーパーレス化を推進するのは難しいでしょう。

>ペーパーレス化の方法に関する記事はこちら

紙文化の脱却にChatwork

Chatworkはビジネスチャットツールとして多くの企業に利用されています。

ビジネスチャットを利用することで、紙文化からの脱却につながりペーパーレス化にも活用できます。

コミュニケーションをチャット機能でおこなえば紙は必要ありませんし、チャット上で書類や画像はデータとしてやりとり可能です。

また、データはチャット上に残るので、検索やダウンロードが可能になり紙を利用しなくて済みます。

コミュニケーションツールとしてだけの利用でもChatworkはWeb会議機能などがあり効果的ですので、紙文化からの脱却にChatworkを利用してみてください。

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