紙文化が阻む企業の働き方改革 脱却するための方法とは

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紙の書類に上長のハンコをもらう、契約書類に印紙を貼って押印するなど、日本に浸透している紙文化には根強いものがあります。Web会議やチャットなど、ビジネスシーンにITツールが浸透する中、紙文化からの脱却がなかなか進まないのが現状です。

日本で紙文化がなくならないのはなぜなのでしょう。また、どうすれば企業は紙文化から脱却できるのでしょう。
そこで今回の記事では、紙文化がなくならない理由を考察し、ペーパーレス化のメリットと、紙文化から脱却するための方法についてご説明します。

なぜ紙文化がなくならないのか

日本において、根強く残っている紙文化。なぜ日本企業から紙文化がなくならないのでしょうか。海外では、すでに電子契約が浸透しており、契約書類を印刷することはほとんどありません。また、印鑑を押すという手続きもほぼ日本独自のものです。日本で紙文化がなくならない要因は大きく二つあります。

一つ目は、日本の法律や古い商習慣です。日本では、公的な書類や契約時に交わす書類、また企業活動においても、重要な手続きに関する書類には押印が必要であるとされています。また押印は、モノクロ印刷では再現できない朱肉を使い行わなければなりません。これは第一に、コピーによって承認者の責任が不明瞭になることを防ぐこと、そして二番目に、印自体が偽装されることを防ぐことが目的であるとされています。

一方、昨今では電子印を用いた電子契約の精度が飛躍的に向上しています。電子契約を採用すると、印鑑というアナログな手段に頼らなくても、両者の合意があったことを証明することができ、その信用性も高く担保されています。さらに、時代が進み印鑑の偽装の難易度が低下していることや、他人の印鑑を使い押印をする自体が発生しやすいことも問題視されはじめています。現在、もはや物理的な印鑑を使用し続ける意味はなくなってきているのかもしれません。

二つ目の要因は、紙が情報の媒体として優れているという価値観です。確かに紙の資料は掲載内容の全体像を一目で把握しやすく、その利点は何物にも替えがたいものです。また紙は、少量であれば軽くて持ち運びもしやすく、かつ安価です。さらに、紙はタブレットなど特別な道具がなくても、その場で共有することができます。例えば大きな会議で、全員がタブレットやパソコンを持ち込んでいないような状況では、情報を電子的にを共有することはほぼ不可能であるため、紙に頼らざるをえないといえるでしょう。

しかし裏を返すと、タブレットやパソコンなどを全員が使える環境を整えさえすれば、簡単に情報共有することができるともいえます。紙面上の情報は、その量が多くなればなるほど、紙の量も比例して大きくなります。情報を電子化し共有することで、タブレットやパソコン一つさえあれば、早く簡単に共有できるようになるのです。

ペーパーレス化のメリットとは

企業があえて紙文化から脱却することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

紙代やインク代を削減できる

ペーパーレス化が進めば、紙代やインク代を削減できます。会議資料を人数分印刷したり、紙媒体で資料をファイリングしたりすると、印刷用紙やインク代・トナー代がかかります。

例えば、A4用紙1枚をモノクロ印刷するのに5円かかると仮定し、300人の従業員が1日10枚印刷するとしましょう。その場合、1日に15,000円、1ヶ月に20日稼働すると30万円、年間360万円のコストがかかることになります。

ペーパーレス化ができれば、これらの経費を大幅に削減できるのです。

印刷やファイリングの手間を減らし人件費を削減できる

会議資料を印刷してホッチキス止めをする、穴をあけてファイリングをするなどの作業は、手作業でおこなう必要があります。つまり、その分かかってしまう人件費を、ペーパーレス化によって削減できるのです。

また、従業員が印刷やファイリングなどの事務作業から解放されれば、その時間をほかの業務に当てることができます。結果として生産性の向上や、従業員のモチベーション維持にもつながる場合があります。

紙媒体データの保管場所を減らせる

紙媒体でデータを残す場合には保管場所が必要ですが、ペーパーレス化が進めば保管場所を減らすことができます。

印刷した企業の開発資料や議事録、領収書や帳簿などを一定期間紙媒体で保管する場合、社内に一定の広さの保管場所を確保しなければなりません。もちろん、保管の際に人の手によって書類を移動したり、保管期間が切れた書類を廃棄したりする手間もかかります。

しかし、紙媒体データの保管をやめるか最低限のデータのみを保管することで、保管場所や保管の手間を削減することができます。

印紙税を削減できる

紙媒体の契約書類がなくなれば、書類に印紙を貼る必要がなくなります。高額な契約に関する書類であれば、印紙税にかかる金額も高額です。しかし、電子契約にすれば印紙税を節約することができるのです。

データの検索性が向上する

企業の資料をすべて紙媒体で保存する場合、データの検索に時間がかかります。ファイリングした膨大な紙のデータにインデックスや目次をつけようとすると、その作業にも手間がかかってしまいます。

紙媒体の保管をやめて電子データで残せば、キーワードで検索し、すぐに目当てのデータを探せるようになります。

データのバックアップに強くなる

紙媒体でデータを残すと紛失する可能性があります。また、万が一火事や地震、水害などの災害に見舞われれば、重要なデータが失われてしまいます。

しかし、電子データとして保管しておけば、バックアップすることが容易です。そのため、万が一の場合でもデータを確実に保管できます。

環境に優しい

紙を消費すると森林の伐採が進みます。そこで、ペーパーレス化ができれば、森林の伐採による地球の温暖化を防ぎ、地球環境の保護につながると言われています。

また、ペーパーレス化を推進している企業であることを社会にアピールできれば、企業イメージのアップにもつながる可能性があるでしょう。

紙文化から脱却するために、企業とるべき対応とは

企業が紙文化から脱却するためには、どのような対応が必要なのでしょうか。

タブレットなどの機器の導入

ペーパーレス化のためには、タブレット、クラウドサービス、会議システムなどの導入が不可欠です。会議資料を紙で配る代わりに、参加者がタブレットで資料を共有する、プロジェクターで参加者が資料を見られるようにするなどの対応が必要です。特にクラウドサービスを導入すれば、紙の資料を配らなくても関係者で情報を共有できます。

経営層の意識改革

企業のペーパーレス化を成功させるためには経営層から意識を変えていく必要があります。経営層がペーパーレス化を進めると決めたのであれば、経営層が実践し、従業員に浸透させていきましょう。

できるところからはじめて長期的な計画でのぞむ

ペーパーレス化の推進は難しい課題であり、そう簡単に達成できるものではありません。できるところからはじめ、すぐに結果を得ようとせず、長期的な計画でのぞむ必要があります。

会議室にプロジェクターを導入するのが簡単で、会議資料ならすぐにペーパーレス化ができるのであれば、そこからはじめてみましょう。全社員にタブレットを用意するのが難しければ、必要性の高い部署からはじめてみるのもよいかもしれません。

数年単位の長期的な計画でじっくりとのぞまなければ、ペーパーレス化を推進するのは難しいでしょう。

まとめ

ペーパーレス化を進めることで紙代や人件費などのコストの削減、生産性の向上、企業のイメージアップなど、多くのメリットを得られます。ペーパーレス化を成功させるためには、ITシステムの導入が必要不可欠です。

そのためには、タブレットなどの機器やクラウドサービスを導入する必要があります。特にクラウドサービスは、情報の共有を飛躍的に容易にするため、紙からの脱却を進めるためには必須のツールです。古い慣習を捨て、生産性を向上させる手段をご検討中の方は、まずクラウドサービスの導入を考えましょう。

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ペーパーレス会議で業務効率化!導入に向けた3つのポイントとは

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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