経理部門の業務効率化を実現する 経費精算システムとは

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経理部門の主要な業務の1つが、経費精算業務です。経費とは、業務を遂行する上で必要な費用を指しますが、この費用を従業員がで立替えたり、出張や移動に使ったりすると、後日精算する作業が発生します。経費精算には、領収書や支払申請書が必要ですが、これらの書類を処理する作業を経費精算業務と呼びます。

テレワークや在宅勤務が増えている一方、帳簿への記入や紙の領収書の処理が必要であるために、担当者は出社が求められる場合が多くあります。

それだけでなく、膨大な書類と向き合いながら、入力作業や金額照会、上司の承認などをおこなうため、経費精算業務には非常に大きな手間と正確さが求められます。

しかし、それらの課題は、経費精算システムを導入することで解決することができるかもしれません。今回の記事では、経費精算システムとそれが解決できる課題について詳しく解説します。

経費精算業務の課題

経費精算業務の課題を解決しようとするためには、まずその課題が何かをしっかりと把握することが大切です。 経費精算業務が抱えるといわれる課題は大きく3つあります。

  • 入力項目が多くて大変な上に、入力ミスは許されない
  • 確認しなければならない書類が多く、専門知識が必要
  • 承認作業が必要なので、自分だけでは完結できない

経費精算業務には、申請するための金額や入力しなければならない必須項目がたくさんあります。膨大な入力作業を正確におこなうことは、どんなベテランでも難しいものです。

申請するときに確認しなければならない書類もたくさんあり、目を通すだけでも大変な労力を使います。また実際に経費として認められるためには、上司の承認が必要なので、決められた人への承認作業もおこなう必要があります。

結果、経費精算業務には大きな労力と時間が必要とされています。締め切りが月末に重なることも多く、繁忙期には経理部門の担当者の長時間労働が問題になることもあります。

経費精算システムとは

経費精算システムは、これまで人の手でおこなっていた経費精算の一部を自動でおこなってくれるシステムです。自動入力機能や定期区間自動控除機能などが搭載されているので、経費精算業務の負担を軽くし、効率的に業務を進められます。具体的には以下のような機能を使うことができます。

基本的な経費精算に関連する機能

  • OCR機能での自動読み取り
  • クレジットカードとの連携を利用した履歴読み取り
  • 承認フローの設定
  • 勘定科目と税区分を紐づけ
  • 入力ミスなどの判定

交通費の精算に関連する機能

  • ICカードとの連携を利用した履歴読み取り
  • 定期区間の自動控除
  • 経路・乗り換えの自動計算
  • タクシー代、ガソリン代、駐車料金の入力

[※1]

経費精算システム導入で得られるメリット

経費精算業務を人の手からシステムに渡すことによって得られるメリットは大きく3つあります。ここからは、システムの導入によるメリットについて紹介します。

入力の手間を減らせる

入力の手間が大幅に削減できる点は、最も大きなメリットです。領収書の多くは手書きのものが多く、データ化しづらいため、手入力でおこなうのが主流でした。
しかし現在の経費精算システムの中には、手書き文字を読み取り、電子データ化する機能を備えているものもあります。この機能を使うと、領収書を撮影するだけで文字をシステムに認識させ、入力することが可能です。

また、外部システムと連携することで、手間をまったくかけることなくデータを自動入力することもできます。たとえば、クレジットカードや交通系ICカードのシステムと連携させることで、使った金額や用途が自動的にかつ漏れなくインプットできます。

入力の手間が減ると、業務へのハードルが下がります。月末に溜め込むことなく、その都度入力を済ませてしまえば、精神的負担も小さくなるでしょう。

入力データを信頼できる

人の手で入力をおこなうと、どんなに気をつけていてもミスは起こります。その点、自動入力であれば入力ミスが起こることはありません。

またすでに取り込まれた領収書データを再び取り込むと、システムがエラー判定をするため、二重に入力される心配もほとんどありません。手戻りがなくなるため、業務を大幅に効率化させることができます。

承認フローを簡素化できる

精算書に承認をもらうためには、これまで捺印が必要でした。経費精算システムに搭載されている承認フローを設定すれば、Web上で承認をもらうことが可能です。

これにより上司の帰社を待ったり、出張中に足止めされたりすることもなくなります。また、経費精算完了までのルートのうち、どの部分で止まっているかがすぐにわかるため、担当者とのコミュニケーションともスムーズにできるようになります。

経費精算システム選びのポイント

現在、さまざまな経費精算システムが提供されています。基本的な機能は共通するところもありますが、安易に選ぶことはおすすめできません。選ぶときのポイントをしっかり押さえて、本当に必要な機能を搭載した経費精算システムを選択しましょう。

経費精算システム選びのポイントは以下の3つです。

  • 欲しい機能を明確にする
  • 導入するときだけでなく、トータルコストを考慮する
  • 使用している会計ソフトとの相性をみる

経費精算システムには、便利な機能が備わっていますが、多機能なものほどコストがかかります。本当に欲しい機能を明確に提示し、それに焦点を当てた選び方をしましょう。

初期費用はそれほどかからないが、ずっと運用し続けるとランニングコストが高くついてしまうタイプの経費精算ソフトも存在します。トータルコストを計算し、運用し続けることを念頭に置いて選びましょう。

すでに使用している会計ソフトがある場合、その会計ソフトとの相性も重要なポイントとなります。対応しているかどうかはもちろん、スムーズかつ簡単にデータの移行ができるのかどうかなどチェックしてみましょう。

経費精算システムとチャットツールの連携で業務をさらに楽に

経費精算という業務は、労力や手間を必要とする大変な業務です。そのような業務を効率的におこなえる経費精算システムは、導入することで得られるメリットが数多くあります。

基本的な経費精算はもちろん、複雑な交通費の精算や会計ソフトとの連携、電子帳簿の作成にも役立ちます。承認フローを使って、完了までのルートをクラウド上でおこなうことも可能です。また、違反やエラーが起きないような対策もしっかりとられているので、安心して業務を進めることができます。

また、経費精算システムによっては業務用のチャットツールとの連携ができるものもあります。
申請から承認までの通知をリアルタイムに受け取ることができ、承認までにかかる時間を大幅に短縮することができます。
経費精算システム選びの際には、自社で使っているコミュニケーションプラットフォームとの連携可否も確認すると良いでしょう。

▶︎ジョブカンワークフロー/経費精算とChatworkの連携方法

自分の会社には、どのような経費精算システムが必要なのかをよく吟味し、本当に必要で役に立つ経費精算システムを導入しましょう。そうすることで、面倒の多かった経理部門の業務が効率化されるだけでなく、経理担当者のテレワーク実現など、働き方の改善にも役立つでしょう。

[※1]参考:
楽々精算 機能一覧 https://www.rakurakuseisan.jp/function/index.php
  eKeihi 機能一覧 https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/functions/
Moneyforward クラウド経費 機能 https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/functions/

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