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経費精算システムとは？基本的な機能や導入メリット、選定ポイントを解説
目次
経費精算システムは、手間がかかりやすい経費精算業務を支援するツールです。
申請から承認までのプロセスや、経理担当者の処理までを省力化する役割があります。
経費精算システムの導入を検討している方向けに、経費精算システムのメリットや選び方を紹介します。
さらに、導入前に気を付けておきたいデメリットも解説しているので、参考にしてみてください。
経費精算システムとは
経費精算システムとは、経費精算の業務において、申請や許可、チェックなどを一括して行えるシステムです。
主に、経費精算、交際費精算、出張費精算、交通費精算といった精算業務が対象で、経理担当者の業務効率改善につながります。
最近では、領収書をスマートフォンで撮影し、そのままシステムに反映させられる機能や、交通系ICカードとの連携にも対応しているシステムもあります。
経費精算システムの基本機能
多くの経費精算システムでは、以下の3つの基本機能を搭載しています。
データの連携
路線・経路検索サービスと連携し、交通費の精算を便利に行う機能です。
パソコンやスマートフォンで検索した運賃をもとに、交通費のデータを作成できます。
手入力によるミスを軽減するほか、適切なルートで交通機関を利用しているかなどを調べられます。
経費の申請と承認
従来の経費精算業務では、専用のツールか印刷し、上長の承認印をもらう手間がありました。
一方、経費精算システムを導入すると、システム上から申請や上長の承認、経理担当者へのデータ送信を一括して進められます。
既存ソフトとの連携
経費精算システムには、会計ソフトや給与計算ソフトといった既存ソフトとの連携にも対応している場合があります。
既存の会計ソフトと連携することで、再入力によるミスを軽減したり、事務作業の重複を回避したりといった点が改善します。
経費精算システムを導入した方がいい理由
なぜ、経費精算システムを導入したほうがいいのでしょうか。
これまでの経費精算業務と比較をしながら、経費精算システムの利便性を解説します。
申請作業の手間が削減する
経費精算システムを導入すると、申請作業の手間が削減されます。
紙媒体への印刷や、上長からの承認、回付といったプロセスを減らせるため、全体的な効率化を期待できます。
経理業務の負担が軽減する
経理担当者は、申請内容に誤りがないか、計算結果に間違いがないかといった確認作業が必要でした。
また、仕訳作業も行わなければならず、経理業務の負担による非効率が課題となっている企業も少なくありません。
一方で、経費精算システムは、これらの作業を自動化し、業務の負担を軽減するのに役立ちます。
コミュニケーションのストレスが軽減する
経費精算プロセスでは、申請者と承認者による認識のズレが起こり、コミュニケーションのストレスにもなりかねません。
とくに、テレワークを導入している企業は、トラブルが生じる可能性もあります。
経費精算システム導入による自動化を図ることで、従業員同士の意思疎通をスムーズにし、申請から承認までのプロセスに問題が起こりにくくなります。
経費精算システム導入のメリット
経費精算システムを導入することで、経理担当者だけでなく、申請者や承認者にもメリットがあります。
入力の手間を減らせる
経費精算システムのメリットは、入力の手間を減らせることです。
これまで申請用紙に記入していた作業を、パソコンやスマートフォンで入力し、書類を作成する時間を削減できます。
とくに、領収書の画像認識に対応したシステムであれば、日付、金額、支払先、用件といった入力事項を省けます。
承認フローを簡素化できる
申請書の作成を終えたあとは、システム上で承認者に対して承認依頼を進められます。
従来の承認フローでは、直接承認者に回付する方法しかなく、承認者が不在のときには待つ必要がありました。
経費精算システムを用いることで、承認者や、承認ルートを設定できるため、大幅な簡素化を期待できます。
内部統制の強化
経費精算システムの導入は、内部統制の強化にもつながります。
稟議書が必要な経費の利用に関して、システム上で申請を行えるようにしておくと、無駄な浪費を防げます。
さらに、システム上に申請内容が記録されるため、不正利用を防止することも可能です。
経費精算システム導入のデメリット
経費精算システム導入によるメリットがある一方で、運用における注意点も存在します。
導入前にどのようなことに気を付けるべきか、2つのデメリットを紹介します。
導入費用がかかる
経費精算システムは、導入費用がかかる点がデメリットとなります。
初期費用に加え、ランニングコストも必要となるため、十分な予算を組んでおかなければなりません。
また、経費精算システムによって、どの程度の費用対効果を得られるのか、生産性についても調べておくようにしましょう。
従業員が使いこなせない可能性がある
従来の経費精算業務から、経費精算システムに切り替える際に、従業員が使いこなせなくなるデメリットがあります。
とくに、パソコン操作が苦手な従業員にとっては、慣れるまで時間を要することも考えられます。
従業員が早期の段階で使いこなせるようにするためにも、教育体制やマニュアルの準備が必要です。
経費精算システムを選ぶポイント
ワークフローを改善するためには、経費精算システムの選び方が重要です。
導入の目的に応じて、経費精算システムの選び方を紹介します。
使いやすいシステムを選ぶ
経費精算システムは、使いやすいシステムを選ぶようにしましょう。
現場で働いている経理担当者や、頻繁に経費を精算している部署などから意見を聞くことが大切です。
また、無料トライアルを提供しているサービスであれば、本格的に導入する前に、使いやすさをチェックできます。
目的に合ったシステムを選ぶ
使いやすさに加え、自社の目的を達成できるシステムを選ぶことも重要です。
コストをかけてシステムを導入する以上、業務の効率化や、担当者の負担軽減、ワークフローの簡略化などの目的を達成する必要があります。
導入費用を無駄にしないようにするためにも、当初の目的から経費精算システムを選びましょう。
ほかのシステムと連携可能かどうか
既存システムとの連携が可能であるかについてもチェックしましょう。
給与計算ソフトや会計ソフトなどのシステムとの連携に対応していないと、手作業で入力する必要が出てきます。
業務の効率化を目的としている場合、経費精算システムと連携を重視することが大切です。
経費精算システムとチャットツールの連携で業務を効率化しよう
経費精算システムは、従来の経費精算業務をスムーズに進められるツールです。
経理担当者の負担軽減や、手入力によるヒューマンエラーなどを防ぐ役割もあり、自社の課題解決に適しています。
また、経費精算システムと合わせて、Chatworkの導入もご検討ください。
経理担当者、申請者、承認者間のコミュニケーションを円滑に行えるほか、経費精算システムの使い方を周知することができます。
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