業務効率化ツールの選び方とは?種類別のメリットをわかりやすく解説

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業務効率化ツールの選び方とは?種類別のメリットをわかりやすく解説

目次

無駄をなくし作業効率を高め、生産性向上や業務効率化を実現するために多くの企業が努力している部分でしょう。

業務効率化の実現に向けての手段のひとつとして、ツールの導入が考えられるでしょう。

業務効率化ツール・作業効率化ツールには、どのような種類があるかと選定のポイントとを解説します。

業務効率化ツールの種類:コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、主に社内外のコミュニケーションの活性化や効率化が目的のツールです。

代表的なコミュニケーションツールには、社内SNS、ビジネスチャット、Web会議ツールなどがあり、部署間のやり取り、在宅勤務時のやり取りに利用している会社は少なくありません。

また、取引先企業との密接なコミュニケーションに活用されているケースもあります。

業務連絡のほか、気軽なやり取りにも使えることから、組織の雰囲気をよくすることや人材定着を目的に利用する会社もあります。

>ビジネスコミュニケーションツールとしてビジネスチャットを活用する方法とは?に関する記事はこちら

業務効率化ツールの種類:ファイル共有ツール

ファイル共有ツールやクラウドストレージは、クラウド上でファイルを保存、共有できる業務効率化ツールです。

社内ネットワークでファイルを共有するのが従来のやり方でしたが、クラウド上に保管できるようになるため、インターネット環境があれば社外からでもアクセスできます。

共同編集ができるツールも多く、作業場所に固定されずに必要なファイルにアクセスや編集ができるのが特徴です。

アクセス権限の付与も可能で、社外とのファイルのやり取りにも活用できます。

>「Chatwork」のファイル管理機能とは?に関する記事はこちら

業務効率化ツールの種類:RPAツール

RPA(Robotic Process Automation)は、ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、事務作業の効率化を図るためのツールです。

ルールの決まった単純な作業に強く、デバイス上で実行される操作を学習して、さまざまな業務の自動化に活かすことができます。

業務効率化ツールの種類:ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールは、契約書や請求書など、文書による一連の手続きをクラウド上でおこなえるツールです。

往復が必要だった書類も、文書の準備から合意、捺印までクラウド上で完了することができ、非効率だった文書の送付作業などを削減できます。

>ペーパーレス化の進め方とは?に関する記事はこちら

業務効率化ツールの種類:ワークフロー可視化ツール

社内の関係者に承認してもらう必要がある内容、上長への申請と承認が必要な内容など、いわゆる社内決済業務をクラウド上でできるようにしたのがワークフロー可視化ツールです。

複雑な申請や承認のやり取りがの一連の流れが、ツール上で可能になり簡略化もされるため、テレワークでも活用できます。

業務効率化ツールの種類:タスク管理ツール

タスクを設定し、チームで共有できるようにするツールです。

個人タスクとプロジェクト単位のタスクを分けてツールを導入することで、残業時間削減、営業会議のための交通費削減、印刷コストの削減などに貢献します。

なお、タスク・プロジェクト管理ツールは導入するものによって用途やコストが大きく異なるため、違いをよく理解した上での導入が必要です。

>タスク管理ツールの選び方に関する記事はこちら

>「Chatwork」のタスク管理機能とは?に関する記事はこちら

業務効率化ツール・作業効率化ツールを選ぶポイント

業務効率化ツールには種類があり目的に応じて選ぶ必要があります。

また、導入したことで自動的に業務効率化が達成されるわけではありませんので、選ぶポイントや適切な利用の仕方を理解しておきましょう。

自社の問題点を改善できるサービス内容か

便利そうだからと業務効率化ツールを導入しても、社内で抱える問題が解決できなければ期待するような業務効率化は望めません。

事前に、問題を適切に抽出しておくことが重要です。

問題の抽出にあたっては、業務内容の洗い出し、工数の洗い出し、業務の発生頻度の洗い出しが必要です。

問題を把握したうえで、導入したいサービスがどのような役割を担うか、問題解決に役立つか照らし合わせていきましょう。

セキュリティ対策がされているツールか

導入にあたってコスト面は重要なポイントになるでしょうが、、会社の重要な情報を扱うツールは特に、コスト面だけでなくセキュリティ面もよく見ておくべきです。

特に無料の業務効率化ツールは、セキュリティ面での不安や企業の管理者がアカウントを管理できないケースあります。

自社のセキュリティ安全性が保証されていないということですので、自社のセキュリティ基準をクリアするツールを選定していきましょう。

>「Chatwork」のセキュリティとは?に関する記事はこちら

使いこなせるツールか

充実した機能は魅力ですが、機能が多いばかりに使い方がわかりにくいツールは社員も使いこなせず、本来期待する効果が得られないことがあります。

機能面にばかりとらわれず、操作性はどうか、情報共有のしやすさはどうか、使用できるデバイスが固定されないかなど、使いやすさも重点に置いた比較をするようにしましょう。

操作や適切な使い方を理解するスピードもある意味で導入コストとして考える必要があるので、簡単に使えるかどうか、使うことでストレスが増えないか、という部分も考えたほうがいいかもしれません。

業務効率化ツールを導入するまでの流れ

業務効率化ツールを導入する具体的な流れをみていきましょう。

  • 自社の業務のウィークポイントを整理する
  • 導入するに至った経緯や目的を再共有する
  • トライアルや比較検討をおこなう
  • 現場に定着するまでサポートする

上記の流れで、導入を進めていくといいでしょう。

まずは、自社が抱える問題や業務効率化したい部分を整理することが必要です。

どの部分の改善をしたいかが明確でないと適切なツールを選ぶことができませんので、自社のウィークポイント(弱点)の把握をしましょう。

ウィークポイントを洗い出したら、現在の業務を棚卸しします。

業務内で困っていることとウィークポイントを比較することが目的なので、適切に問題の把握をしたうえで、導入の経緯を明確にし、社内で共有することにより導入もスムーズになります。

問題と目的が定まったら必要な機能を持つツールを選ぶことになりますが、実際に手にしてみないことには使いやすさや操作を理解するのは難しいので、正式に導入する前にトライアル期間を設けることが大切です。

実際に業務効率化ツールの導入に成功している企業では、トライアル期間中は全社に導入しないことが多く、一部の店舗や部署でのみの導入、主にツールを活用する可能性のある社員のみに導入し、使い勝手はどうか確認してもらい導入の可否の判断をします。

業務効率化ツールは多くの社員に使われて、はじめて期待する効果を発揮できるものです。

トライアルをおこない全社導入したあとも、運用を徹底し、必要に応じて社員をサポートしていく必要があります。

また、ツールが浸透して活用されるようになれば、新たな問題点、改善点が出てくるはずなので、現場のメンバーから定期的にヒアリングをおこない、導入後も継続して使い方や運用方法を見直していくことが成功の分かれ道です。

ツール提供をおこなっている会社が、導入定着のためのサポートサービスを設けている場合は、そのサービスの活用もおすすめします。

Chatworkを導入して業務効率化を目指す

業務効率化ツールで複数の問題を解決したいなら、コミュニケーションツールであるChatwork(チャットワーク)を利用してみてはいかがでしょうか。

また、Chatworkでは、目的・効果別、業種別、企業規模別にわかりやすく対談形式の事例を多数紹介していますので、導入事例の一覧ページから詳細をご覧ください。

Chatworkの以下のような機能は、社内のさまざまな問題解決に役立ちます。

  • チャット機能
  • ファイル管理機能
  • タスク管理機能
  • Web会議機能

気軽に連絡やコミュニケーションが取れるチャット機能だけでなく、チャット上でファイルを共有できるのでペーパーレス化にもつながります。

また、タスク管理機能を使えば業務の見える化や進捗管理、タスク量の調整にも利用できるので自然と業務効率化に結び付いていくでしょう。

>「Chatwork」を活用するメリットとは?に関する記事はこちら

Chatworkはビジネスチャットツールではありますが、Web会議機能も備わっており、音声通話やビデオ通話も可能でコミュニケーションの幅が広がります。

業務効率化を考えているのであれば、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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業務効率化ツール一覧

このお役立ち資料では業務を効率化したいが「何から手をつければ良いかわからない」という方向けに、業務効率化のタイプを分類し業務別の効率化モデルを紹介した資料です。

巻末には、おすすめの業務効率化ツール一覧も掲示しております。

  • 「業務効率化」とは何か
  • リスクを取らない社内思考
  • 業務効率化モデル

なども解説します。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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