採用管理システムとは?選び方や導入目的、採用業務の流れを解説

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業務効率化
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採用管理システムとは?選び方や導入目的、採用業務の流れを解説

目次

企業にとって良い人材を獲得するためには、採用業務は不可欠です。これまでの採用業務といえば、紙の履歴書や職務経歴書に目を通し、面接官にはコピーを渡して選考をおこなっていました。
多くの応募があると確認しなければならない履歴書が増え、目を通すだけでも大変な作業です。

しかし、ITの活用による業務効率化や、ペーパーレス化によるコスト削減などの流れから、採用業務の一部をシステム化する企業も出てきました。

採用業務の業務効率化につながる採用管理システムについて詳しく解説していきます。

採用業務の一般的な流れ

企業が求人を出す場合、まずは複数の人材紹介会社へ求人情報の掲載を依頼し、求人情報を見て応募してきた人を試験や面接によって選考するのが一般的な流れです。

採用業務には、募集業務から選考業務までの一連の作業が含まれ、募集情報の管理や頻繁な更新も必要です。

求人情報を見て応募してきた人は、自分の履歴書を持参・送付してきますので、応募人数が多いほど確認が必要な書類の数も増えます。

また、採用業務は会社内での情報共有が重要なポイントとなるため、採用までの進捗状況を明確にしておく必要もあります。

このように、人との関わりが要である採用業務には、手間と労力がかかっているのです。

採用管理システムを導入するメリット

採用業務の効率を良くしてくれる採用管理システムは導入すると具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

採用管理システムのメリットについて詳しく解説してきます。

採用業務の調整が簡単になる

応募してきた人の情報がシステム上で一括管理できるため、会社内での情報共有が簡単になります。面接官や試験官にわざわざ履歴書のコピーを渡す必要もなくなるので、手間も減るでしょう。

いつ面接をおこなうのか、いつ相手に通知するのかなどの調整も、採用管理システムの中に搭載されているカレンダーを使うことにより、一目で調整状況が分かります。

相手への連絡もチャットなどのコミュニケーションツールと連携することで、スピーディかつ確実におこなえます。

求人ページを簡単に作成できる

自社でWebサイトを立ち上げているところでは、特設ページを作って求人情報を掲載できます。本来、Webサイトの制作・運用は自社ではなく専門の会社に委託している会社が多いかと思いますが、採用管理システムには求人ページを簡単に作れる機能を搭載しているものもあり、自社Webサイト内に簡単に求人ページを作成することができます。

採用管理システムの基本機能

採用管理システムの基本機能を知っておくことで効果的な使い方が見えてきます。自社に適した機能を持つ採用管理システムを選ぶことで導入する意味が出てきます。

求人管理機能

求人を製作することも、どの媒体に出稿しているかなどを媒体と連携させることで、掲載の管理はもちろん、応募から面接に至るまでの求人管理をすることができます。

媒体や掲載内容によって、応募や閲覧に差がある場合など求人の効果測定や改善、停止などの判断材料にも使え効率的に求人の運用が可能になります。

応募受付機能

募集している職種ごとに受付し、人材紹介会社からの通知を受け取ります。また、オンラインでエントリーできる機能も搭載されているので、応募してくる人の数や情報を一括で管理することも可能です。

同一人物から二重に応募があった場合、自動検出してくれるので、トラブル回避にもつながります。

応募者の情報管理機能

応募者の氏名や連絡先、応募情報の管理ができます。採用サイトや各求人媒体などからの応募情報を取り込むことで、応募者情報が一括で管理でき選考状況や応募情報の確認や調整にも活用することができます。

選考管理機能

選考を待っている人に向けて、個人または一斉にメールを送れます。また、選考を待っている人が何人いるのか、フローのどの部分で滞っているのかなどが一目で分かります。

面接官や選考に関わる人に面接を依頼したり、面接日や選考会場に関する情報を共有したりすることも可能です。

合否判定の結果やその傾向についてグラフ化することができるため、今後の採用業務の参考として利用できるので便利です。

内定者の管理機能

内定者情報の管理機能を使うことで、内定者の把握や連絡が簡略化されます。また、内定者フォローや面談、入社日や条件の調整の際にも役に立つでしょう。

内定人数や内定者の状況を管理することでトラブルを防ぐこともできるので採用管理システムを用いることでリスク軽減にもなります。

採用管理システム選びのポイント

採用管理システムを導入するのであれば、使い勝手がよくて、本当に効率が上がるものを選びたいものです。

採用管理システムを選ぶ際のポイントをチェックし、条件が合致し、会社にとってプラスになると判断できるものを選びましょう。

選考プロセスとの相性はどうか

雇用形態や採用人数によって、採用管理システムの必要性が変わってきます。世の中に出回っている採用管理システムにはそれぞれ特性があり、各システムが得意とする雇用形態も異なります。

「新卒を集中的に募集したい」「アルバイトを雇いたい」など会社によって求める雇用形態は違うので、求めている人材に特化した採用管理システムを選びましょう。

ただし、年に数人しか求人しない会社だと、採用管理システムの運用費のほうが高くついてしまう可能性がありますので注意してください。

操作性の分かりやすさや視認性のよさを見る

どんなシステムでも操作が分かりやすくなければ、快適に使うことはできません。また、誰から見ても分かりやすい画面表示でなくては、採用管理システムの効果を発揮できないものです。

したがって、複雑な操作を必要とせず、パッと見てすぐに理解できるようなものを選びましょう。

コミュニケーションツールが充実しているか

応募してくる人に対するコミュニケーションはもちろん、会社の中での情報交換にもコミュニケーションツールが使われます。レスポンスが早いコミュニケーションツールは使い勝手がよく、業務をスピーディにこなす手伝いをしてくれます。

どんなコミュニケーションツールに対応しているのか、導入前にしっかりとチェックしておくことが大切です。

>メール以外のコミュニケーションツールに関する記事はこちら

連携できるサービスが充実しているか

就職ポータルサービスなどから応募してきた人の情報は、連携させることによって自動入力できます。また、スケジュール調整にはカレンダーサービスとの連携が必要な場合もあります。

このようにサービスとの連携が充実しているかを確認し、利用したいサービスとの連携が取れるのかをチェックしておくことも重要です。

セキュリティ対策がしっかりされているか

応募してきた人の個人情報を扱う採用業務では、セキュリティ対策も重要なポイントです。システムを使ってWeb上でおこなう作業には、必ず漏洩という危険性がつきまといます。

安全に個人情報を管理するためにも、事前にセキュリティレベルを確認しておきましょう。

>セキュリティ意識に関する記事はこちら

採用管理システムで採用業務の効率化を実現

求人募集を出し、それに応募してきた人を面接・選考し、採用に至るまでの多くの採用業務をいかに効率的にできるかを考えることは、採用業務をおこなっている人はもちろん、会社全体の利益にもつながります。

ペーパーレス化の進む今、採用管理システムを導入する企業が増えてきています。テレワークが難しいといわれる採用業務も、採用管理システムを使うことで新しい働き方などの選択肢も広がります。

操作性・視認性のよさや、欲しい機能が充実しているかどうかなどを見極め、採用業務の効率化につながる採用管理システムを選びましょう。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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