残業を減らす方法とは?原因を把握し解決する方法を取り入れよう

業務効率化
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働き方改革の取り組みのひとつとして「残業削減」があります。しかし実際に残業を減らしたいと思っていても、何から始めたらよいのかわからないといった悩みを抱えている管理職の方もいるでしょう。

残業が発生する原因、残業を減らす具体的な方法、残業を減らすポイントを紹介します。

「残業を減らす方法」の決め方

残業を減らすためには、まず残業の発生原因をつきとめる必要があります。残業が発生する原因にはさまざまな種類があり、実態に合わせた解決策を講じる必要があるからです。原因が何かを把握できないままに解決策を立てようとしても、結果に直結しないおそれがあります。

また、残業の発生原因の中には、すぐに解決ができるものとできないものが存在します。たとえば、業務量が多いという原因に対しては、業務を効率化させることで解決ができる場合が多いです。一方で、人手不足が原因の場合はすぐに解決することができません。解決がしやすい原因に焦点を当て、残業を減らす方法を考えましょう。

残業が発生する原因

それでは、まず残業の発生原因を把握しましょう。残業の発生原因には、以下のような例があります。

業務効率が低い

ひとつめは、いわゆる無駄な業務が多く、業務効率が低いことです。

たとえば、「PC上に存在する稟議書の内容について上長から承認を得る」という業務の例をみてみましょう。この業務を、稟議書を紙に印刷した上で、上長に手渡し、承認の印鑑をもらうという作業フローでおこなっている場合があります。

ある書類について承認を取得するワークフローは、書類のペーパーレス化、およびワークフローシステムを利用することで、印刷する作業や、上長のスケジュールの確保、また承認を得た書類をファイリングし管理する手間を一度になくすことができます。

特に稟議書のような重要な書類は、紙に印刷をする方法が根強く残っています。しかし、従来の方法にこだわりすぎていると、本来なくせるはずの無駄な業務が発生し、残業につながってしまうことになります。

従業員の生産性が低い

業務を進める方法ではなく、従業員自身の生産性に原因がある場合もあります。

従業員のモチベーションが著しく低かったり、職場環境が良好ではない企業では、業務の生産性が落ちている可能性があるでしょう。

また、残業代を受け取ることが目的で残業をしている従業員がいる場合、業務を効率化しようとしても従業員自身から反発される場合が考えられます。

残業をすることで評価される

特に伝統的な日本企業は、仕事への熱心さを残業の長さで測ろうとする文化がある傾向にあると言われてます。

そのような会社では、残業してまで業務に取り組む姿を見せることが人事評価につながるため、そもそも定時内で業務を終了するという考えがありません。

一方で、従業員がだらだらと意味のない残業を続けていれば、企業側は、売上につながらない労働に対価を支払わなければならなくなります。

業務が属人化している

その人にしかできない業務があると、ほかの従業員はフォローすることができません。属人化した業務の量が多ければ多いほど、担当者の業務の量は比例して増えていくことになるでしょう。

特定の担当者に業務が集中することで、その担当者の精神的・肉体的負担も増え、結果として生産性の低下につながるという悪循環も考えられます。

「残業を減らす方法」の具体例

残業が発生する原因をふまえ、残業を減らす具体的な方法について紹介します。自社の状況と照らし合わせて、具体的な施策を検討してみてください。

業務効率化システムをとりいれる

企業でおこなわれている業務の多くは、ITツールの導入によって効率化される可能性があります。特に、書類をペーパーレス化しクラウド上で管理するシステムは、ほとんどすべての企業で導入できる代表的なITツールです。

伝統的な業務の進め方にこだわらず、業務を最大限に効率化できるツールの導入を検討しましょう。

業務の標準化をおこなう

業務の標準化は、担当者以外の人が作業をしても、同じ成果が出せるようにすることです。作業手順やノウハウ、知識などを組織全体に共有したり、マニュアルの作成などの方法が考えられます。

業務は、特殊な知識や経験が必要なものでないかぎり、標準化しておくとよいでしょう。業務過多を防止するだけではなく、欠員が発生した場合のリスク分散も実現できます。

人事評価を見直す

残業を減らすために重要なポイントは、従業員と「残業時間は評価指標にならない」価値観を共有することです。働き方改革関連法案の趣旨も周知した上で、まずは従業員が自発的に無駄な残業をしてしまう文化を変えましょう。

同時に、人事評価の指標を明確化し、残業時間のような曖昧な基準ではなく、成果を残した人が正しく評価されるよう、制度を整えることも必要です。

勤務体系や制度を見直す

従業員にとって、残業をしたくてもできない状況をつくりだすことも解決策のひとつです。残業しても問題ない環境があるからこそ、従業員が終わりを意識せずに業務を進めてしまっている可能性も考えられるからです。

定時後はPCの電源を入れることができないようにしたり、オフィスに残ることができないノー残業デーを設けることで、従業員が時間を意識し業務に取り組めるようにしましょう。

また、残業をしなければならない場合は、あらかじめ上長からの承認が必要とする制度を設けると、従業員が「残業をする理由」をあらためて考え、なるべく残業をしないよう意識するきっかけになります。

業務をアウトソーシングする

効率化もやりきっても、まだ業務の量が多すぎるという場合もあります。そのような状況では、業務をアウトソーシングしてしまうことも方法のひとつです。特に、売上に直結しない業務をアウトソーシングすれば、売上につながりやすい業務に従業員を集中させることができるでしょう。

残業を減らすポイント

残業を減らすための具体的な方法をふまえ、それらを実施するために必要な準備やポイントを説明します。

業務を見える化する

業務の標準化や成果による評価を実現するためには、まずは従業員ひとりひとりがどのような業務に取り組んでいるのか、見える化することが最も重要です。

業務フローを洗い出し、かつ従業員が現在何をしているのか、それは成果につながっているのかが分かるようにしておきましょう。

情報共有を十分にする

さらに、業務を見える化するためには情報共有も重要です。日ごろから密なコミュニケーションをとり、いわゆる報連相が十分にとれる状態にしておきましょう。

公正に評価する

人事評価について、残業時間のような目に見える基準を廃止すると、従業員は自分が正統に評価されているのか不安になってしまう可能性があるかもしれません。

評価する人と評価される人の間でも十分にコミュニケーションをとり、評価される人が不公平感を抱かないよう、評価基準と評価の内容を透明化しておくとよいです。

「残業を減らす方法」としてChatworkを利用しよう

十分な情報共有を実現するためには、ビジネスチャットツールの利用もおすすめです。チャット形式で素早いやり取りが実現できるため、メールや電話などの従来のツールと比較し、よりスピーディで効率のよいコミュニケーションをとることができます。

中でもChatworkはシンプルな機能で誰にでも使いやすいビジネスチャットツールです。チャットで業務に関する情報をやり取りすることで、業務の見える化と情報共有の活性化を実現します。

Chatworkによる残業削減の事例は、以下からもご覧いただけます。

導入事例:週20時間、時差による残業を削減 | btrax
導入事例:課題だった時間外労働を大幅に削減 | 東洋アルミニウム株式会社
導入事例:介護事業所の残業が減りました | 株式会社3eee

残業を減らす方法の一つとして、ぜひ導入を検討してください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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