ペーパーレスFAXとは?FAXの業務負荷とコストを削減する方法

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業務効率化
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ペーパーレスFAXとは?FAXの業務負荷とコストを削減する方法

目次

FAXはビジネスツールとして、長い間企業活動に使われてきました。しかし課題も多く、FAXを別のツールに置き換える企業が増えています。

ところが、FAXから脱却したい一方、顧客や関係先がFAXをつかっているためなかなか廃止できないという企業は多いのではないでしょうか。

FAXの形式を保ったまま、FAX業務を効率化するペーパーレスFAXについて紹介します。

ペーパーレスFAXとは

ペーパーレスFAXとは、従来FAX用紙に印刷して出力していたデータを、紙に印刷せずにデータの状態で管理するFAXのことです。紙を使わないことで「ペーパーレス」と呼称されています。

ペーパーレスFAXでも受信したFAXデータにはそのまま書き込みなどができます。また、紙を使わない以外にもさまざまなメリットがあります。

FAX業務の課題

ペーパーレスFAXのメリットを知る前に、紙を使う一般的なFAXが抱える課題についてみていきましょう。

FAXの仕分け作業が必要

FAXで注文や問い合わせを受け付ける企業には、大量にFAXが届きます。FAX業務で最初にしなければならないことは仕分けでしょう。しかし、何十枚、何百枚と届くFAXの内容を確認し、案件や商品ごとに仕分ける作業は多大な労力がかかります。

FAXへの返信に時間がかかる

FAXへの返信はFAXでおこなわれることが一般的です。FAXに返信をするためには、届いたFAX用紙に手書きで書き込みをし、再びFAXの形式で送り返さなければなりません。

手書き作業は書き込みだけではなく、誤字や脱字が発生した場合の修正作業にも時間がかかってしまいます。

紛失する可能性が高い

FAX用紙は薄く、他の書類に紛れてしまったり、紛失してしまうリスクも高いです。特に大量のFAXを仕分けしている最中に失くしてしまったという経験は多いのではないでしょうか。

またFAX用紙は感熱紙であることが多く、管理環境によってはFAXに印刷されていたデータそのものが紛失してしまうおそれもあります。

セキュリティリスクがある

紙で届くFAXは人の手で仕分ける必要があるため、FAXの宛先以外の人が仕分け作業にあたることもあるでしょう。すると、FAXの内容は関係者以外の目に触れることになります。

万一仕分けや管理の段階で紛失が発生した場合にも、関係者ではない人にすべての責任を負わせることは難しいでしょう。

データの管理が難しい

FAXは、書かれた情報そのものを管理することが難しいという側面があります。データ化し、いつどのような情報がやりとりされたかを整理するためには、一枚一枚をファイリングしなければなりません。もしくは、それぞれの用紙に記載されている情報を、手入力でデータベースに入力しなければなりません。

印刷コストが高い

紙を使うFAXには、そもそも印刷にコストがかかります。

FAXを受信するためには専用の用紙が必要ですが、大量のFAXを受信すればその分大量の紙が必要です。またインクの購入や複合機の維持にかかるコストも膨大になるでしょう。

さらに、紙のFAXは保管したり、反対に破棄する場合にも、場所代や人件費といった費用がかかります。

外出中に確認ができない

紙で届くFAXは、受信機が設置してある場所でしか受信できません。つまり、メールのように担当者が外出先で内容確認することは基本的には不可能です。

たとえば営業担当者外出中に、次の訪問先の情報が欲しい場合もあるでしょう。しかし、FAXで紙の情報として届いた場合、その情報を直接渡すことはできません。

電話で社内にいる担当者がFAXの内容を口頭で伝えたり、画像を外出中の担当者のスマートフォンなどに送ったりする必要があります。

ペーパーレスFAX導入のメリット

FAXの課題をふまえ、紙を使わないFAXである「ペーパーレスFAX」の特長や、ペーパーレスFAXを使うメリットを説明します。

受信したFAXを自動で仕分けられる

ペーパーレスFAXは、受信したFAXデータをデータのままで管理します。データの内容を読み取り、自動的に仕分けをすることも可能です。

紙のFAXでは、その内容を担当者が人の目で見て仕分ける必要がありました。ペーパーレスFAXでは、あらかじめ条件を設定しておけば、受信した日時や案件内容、送信者などによって自動で振り分けできます。緊急案件への対応もより迅速におこなえるようになるでしょう。

紛失リスクがない

ペーパーレスFAXでは、受信内容をデータの形で保管できます。紙に印刷しないため、物理的に紛失することがありません。

セキュリティが確保できる

ペーパーレスFAXでは、送信者の情報によって自動で仕分けをすることができます。関係者以外の目に内容が触れる可能性を低くおさえることができるでしょう。

管理が容易にできる

ペーパーレスFAXの受信データはデータとして管理できるため、紙媒体に印刷された状態よりもはるかに容易に管理ができます。第一に、紙で出力していた場合に必要であった、FAXデータの入力作業が不要になります。

FAXでの受信内容を日付ごとにデータを整理したいときは、PC上で自動的にフォルダ分けすることが可能です。ある特定の条件のデータ検索も簡単にできるため、検索の手間を大幅に削減することもできるでしょう。

印刷コストを削減できる

ペーパーレスFAXは当然、印刷にかかるコストをすべて削減することができます。FAXの課題でもあったランニングコストを大幅に削減できるだけではなく、ファイリングや保管、廃棄に使っていたコストも一切なくすことができます。

外出先から確認できる

ペーパーレスFAXでは、FAXでの受信内容を外出先から閲覧することもできるようになります。

従来のように受信機の場所まで行くのではなく、インターネット経由で確認できます。外出先にいる営業担当が外出先で次の顧客の案件を確認し、そのまま顧客のもとへ向かうといったことができるため、売り上げへの貢献にもつながるといえるでしょう。

ペーパーレスFAXで業務負荷とコストを削減しよう

ペーパーレスFAXは、従来の紙を使ったFAXが抱えていた課題をすべて解決することができます。FAXの完全廃止は難しいと考えていた企業でもペーパーレスFAXであれば導入のハードルは低いでしょう。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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