ペーパーレスの効果やペーパーレスの目的とは？職場のペーパーレス化の進め方

職場のペーパーレス化を進める目的には、会社と従業員の両方にとってコストカットや作業効率化などにつながる効果があげられます。

ペーパーレス化を進めることで環境への配慮にもつながるため、事業を継続する上で社会的な信頼感が高まりやすいメリットもあるでしょう。

実際にペーパーレスを導入したいときは、どのような進め方をしていくとよいのでしょうか。

ペーパーレスの効果や目的、職場でのペーパーレス化の進め方を解説します。

ペーパーレスを職場で取り入れる目的

経費削減や時代の流れに合わせた取り組みとして、事業を継続するためにペーパーレスの取り組みが実施されています。

ペーパーレスを職場で取り入れる目的を見ていきましょう。

環境に配慮する取り組みの一環

SDGs（持続可能な開発目標）が事業に推奨される背景もあり、環境や資源に配慮する取り組みに注目が集まっています。

ペーパーレスは、限りある資源で作られる紙類の消費を減らす目的でも実施されているのです。

ペーパーレスを職場で取り入れる目的には、環境に配慮した活動を実践する会社として広報などでアピール材料にできる意図もあげられます。

コストカットにつながる

会社で紙類を使う回数を減らすと、印刷にかかるインク代やコピー紙などの費用が節約できます。

ペーパーレス化を進めると複合機の機材台数が減って、維持にかかるレンタル料やメンテナンス料が大幅に節約できるでしょう。

会社のコストカットにつながることも、ペーパーレスを職場で取り入れる目的のひとつです。

無駄な作業を効率化する

紙を取り扱う機会が減らせると、紙の保存や処理にかかる手間を削減できて仕事が減ります。

仕事の申請や処理を紙媒体でなくデジタルを通して実行すると、押印やファイリングなどの作業をなくせて効率化が進むでしょう。

ペーパーレスを職場で取り入れる目的には、作業の手間を時短できる効率化の意図があげられます。

BCP対策のひとつとして

自然災害などが発生したときにすぐに事業を復興できる取り組みに関わる計画や対策は、BCPと呼ばれます。

たとえば、自然災害で紙の資料が失われて事業の立て直しが難しい状態を防ぐには、ペーパーレス化を進めて情報をサーバー上に保存しておく方法があげられます。

事前にBCPの準備ができている組織では、仕事に関わる情報を守れるため、緊急事態の対応から処理までのスピードが早くなることも、ペーパーレスを職場で取り入れる目的のひとつです。

デジタル化を進めるため

時代の流れに合わせてデジタル化が進み、事業のあり方や働き方が変化しつつあります。

仕事の処理や情報の取り扱いが紙からデジタルに移行しているだけでなく、社員の働き方が会社勤務からテレワークに移行している流れもあるでしょう。

ペーパーレスを職場で取り入れる目的には、事業継続のために時代の流れに合わせた変化に対応している背景があげられます。

職場でペーパーレスを取り入れる効果

ペーパーレス化には、仕事に関わる負担を減らせるなど、作業効率化が図れるメリットがあります。

職場でペーパーレスを取り入れる効果を見ていきましょう。

セキュリティ対策につながる

デジタルで個人情報や会社の機密に関わる情報を保管していると、アナログとは違い、ファイリングのミスや不注意で資料を無くす可能性がなくなります。

専用のサーバーやサービスを利用すれば、担当者以外はログインできない仕組みなどを利用し、情報管理の安全性が高まるメリットがあるのです。

職場でペーパーレスを取り入れる効果には、会社のオフィスで重要な資料を保管せずに済むため、セキュリティ対策につながる点があげられます。

労働にかかる負担を減らせる

ペーパーレスには、事務関係の仕事で紙の資料に関わる保管や処理の手間を減らせるメリットがあります。

仕事の作業効率化や経費削減を図るには、仕事にかかる負担を減らす取り組みを実施する必要があるでしょう。

労働にかかる負担が減らせると、最小限の労力でほかの仕事の処理にかけられる時間が増えることも、職場でペーパーレスを取り入れる効果にあげられます。

書類を保管するスペースが削減できる

紙媒体で書類を保管するには、会社の機密に関わる情報を守るために専用のスペースが必要になります。

セキュリティ対策を始め、保管場所になるスペースや機材に費用がかかるかもしれません。

職場でペーパーレスを取り入れる効果には、書類を保管する必要がなくなり、オフィスや保管スペースを縮小できるメリットがあるでしょう。

テレワーク導入の準備ができる

時代の流れに合わせて導入事例が増えているテレワークには、デジタル化が欠かせません。

会社と自宅で作業環境の差を埋めるには、インターネットを中心に仕事が進められるように準備を整える必要があるからです。

事前にペーパーレス化の流れを進めておくことで、テレワーク導入がスムーズになることもペーパーレスを取り入れる効果にあげられます。

職場のペーパーレスを効果的に取り入れる方法

紙媒体の取り扱いをなくす方向性でデジタル化に移行できるように、職場の環境やツール導入の検討が必要です。

職場のペーパーレスを効果的に取り入れる方法を見ていきましょう。

押印からデジタル署名に変える

仕事の契約に関わる書類をデジタル化すると、押印が不要になりデジタル署名に移行できます。

重要な書類をオフィスに保管する必要がなく、契約書類の郵送にかかる費用や時間が短縮できるメリットもあるでしょう。

デジタル署名はオンライン上で署名できて押印が不要になり、職場のペーパーレスを効果的に取り入れる方法につながります。

インターネットFAXを使う

PCやスマートフォンからインターネット回線を利用してデータの共有ができるインターネットFAXは、書類をなくす取り組みに使えます。

FAXや備品の購入が不要になり、出張やテレワーク導入時に活用できるメリットがあるでしょう。

職場のペーパーレスを効果的に取り入れる方法には、書類の作業がなくせるインターネットFAXがあげられます。

書類や資料をデジタル化する

インターネット上で誰でもやりとりができるツールを活用すれば、紙媒体の書類や資料の代わりにオンライン上でデータを共有できます。

会社のデジタル化を進めるには、すでに保存している紙媒体の資料はスキャンしてしまい、専用のサーバーで管理する方法もあるでしょう。

書類や資料の郵送にかかる準備や時間を短縮できるメリットがあり、デジタル化は職場のペーパーレスを効果的に取り入れる方法につながります。

システムやネットワークを安定させる

ペーパーレスでデジタル化を進めるときは、PCやツールの回線速度やセキュリティが安全に運用できる方法を選択しましょう。

会社の従業員の人数や取り扱うデータ量に合わせて、作業がとどこおらないプランを選ぶと仕事に支障が出ることが少なくなります。

仕事の効率化に重要なシステムやネットワークを安定化させることも、職場でペーパーレスを効果的に取り入れる方法のひとつです。

国の助成金を利用する

ペーパーレス化にはITツールの導入が不可欠なので事業の予算を準備するのが難しい場合は、国の助成金を活用して支援を受ける方法があります。

たとえば、IT導入補助金では30～450万円程度を目安にITツールの導入をサポートできる費用がおりる可能性があるでしょう。［※1］

職場でペーパーレスを効果的に取り入れる方法には、国からのバックアップを受けて導入を進める方法をご検討ください。

ビジネスチャットでやりとりする

書類や資料のデジタル化を進めるときは、データの共有が簡単になるビジネスチャットの導入をご検討ください。

• 容量が大きいデータのやりとりが進めやすい
• データに対応している種類が多くて情報交換に便利
• データ以外のチャットの文面が同時に送れる

ビジネスチャットはテレワークの導入とも相性がよいので、職場でペーパーレスを効果的に取り入れる方法と並行した導入をご検討ください。

ペーパーレスの効果的な実施にChatworkを活用

ペーパーレスの目的には環境に配慮する活動だけでなく、コストカットや作業効率化など、経営面で事業を円滑に進めるために実施されています。

紙媒体の取り扱いをなくす効果には、書類を保管するスペースが削減や、テレワーク導入の準備ができるなど、働き方を改革する一環としての効果が期待できるでしょう。

職場でのペーパーレス化の進め方には、デジタル署名やインターネットFAXの導入など、書類のデジタル化を進める対策全般があげられます。

ペーパーレスの取り組みとして、これまでのコミュニケーションの見直しや書類削減を目指す場合、ビジネスチャット「Chatwork」が効果的です。

紙媒体をなくす取り組みやテレワーク導入をご検討であれば、Chatworkをご活用ください。

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［※1］参考：IT導入補助金
https://www.it-hojo.jp/