進捗管理の見える化とは?メリットやツールの選定ポイントを解説

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業務効率化
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進捗管理の見える化とは?メリットやツールの選定ポイントを解説

目次

仕事の処理を円滑に進めるには、納期やスケジュールを意識して管理できる進捗管理が重要です。

進捗状況を見て優先順位を考えながら、周囲の仕事状況がどのような状態にあるかが把握できれば、部署全体の効率化を考えた行動ができるでしょう。

進捗管理の見える化には、アナログやデジタルのツールを使って部署全体で共有できる仕組みを整えることが必要です。

進捗管理の見える化とはなにか、進捗管理の見える化が重要な理由とツールを解説します。

進捗管理の見える化とは?

仕事の進み具合は、目に見えない面も多くそのままでは把握しづらいため「進捗管理の見える化」が大切です。

たとえば、カレンダーやホワイトボードなど、アナログやデジタルのツールを活用して見える形に書き出します。

部署全体の仕事状況が把握できるだけでなく、個人の仕事を進める上で締め切りや納品日時を確認しながら進めやすくなるメリットがあげられるでしょう。

進捗管理の見える化とは、抽象的で見えづらい仕事の工程や状況をわかりやすい形で可視化したものを指しており、業務効率化にも重要な役割を担います。

進捗管理の見える化が重要な理由

仕事の作業効率化が図れる進捗管理は、部署全体によい影響を与えてくれます。

進捗管理の見える化が重要な理由を見ていきましょう。

作業の締め切りと進捗が明確になる

部署全体の仕事を効果的に進めるには、社員同士が作業の状況や締め切りを把握しておき、仕事を調整する能力が求められます。

進捗管理を見える化すると、社員が仕事の状況を把握しやすくなるため、作業に集中して効率的に取り組めるメリットもあるでしょう。

作業の締め切り日時を意識して仕事に取り組める点は、進捗管理の見える化が重要な理由につながります。

コミュニケーションコストが削減できる

進捗管理を見える化していないと、周りの社員がどんな仕事を担当してどのくらいの仕事量を抱えているのか把握しづらい状況が生まれます。

部署でツールを使って進捗管理を共有すれば、仲間の仕事量を把握できるため、仕事の依頼をするときも忙しい人を避けて頼みやすくなるでしょう。

余計なコミュニケーションコストを削減できて、仕事に集中できる時間を増やせるところも進捗管理の見える化が重要な理由につながります。

仕事のトラブルやミスを予防できる

業務の締め切りや仕事量を把握できていない状況では、仕事に抱える負担が大きく集中力が途切れてしまい、ミスやトラブルが増えやすくなります。

進捗管理を見える化すると「本日中に終わらせる仕事」「来週までに終わらせる仕事」など、毎月の全体で処理を進めなければいけない作業の全体像をイメージしやすくなるのです。

仕事量を上手に調整できてトラブルやミスの予防につなげられる点も、進捗管理の見える化が重要な理由につながります。

仕事の優先順位や予定を管理できる

担当する仕事には、優先度の低いタスクから高いタスクまで幅広い内容があげられるため、自己管理して重要なタスクから処理する必要があります。

基本的には「緊急度が高く重要な内容」から処理を進めていき、反対に「緊急度が低く重要度が低い内容」は、スキマ時間を使って処理を進めるようにしましょう。

進捗管理の見える化が重要な理由には、仕事の優先順位が把握できるため、会議などのほかの予定を管理しやすい点でも重要です。

進捗管理を見える化するメリット

仕事の作業を効率化させるのに便利な進捗管理について、進捗管理を見える化するメリットの詳細を見ていきましょう。

仕事の納期・スケジュールを社内共有できる

部署の仲間が「どのくらい仕事を進めているか」を把握しておくと、納期の直前になってお互いに負担がかかる状況を避けられます。

仕事は部署全体で連携をとりながら進めている場合が多いため、進捗状況を目で見て把握できる形にすることも大切です。

管理職が仕事全体を見渡しながら調整できるため、部下に安心して仕事を任せられるでしょう。

進捗管理を見える化するメリットには、仕事の納期やスケジュールを社内共有できる内容があげられます。

周りからサポートが得やすくなる

業務の処理スピードが遅れているときは周囲が協力体制を整えて仕事をカバーする姿勢も重要です。

見える化で仲間の状況が把握しやすくなれば、仕事を代わりに引き受けたり、反対に仕事を手伝うことができます。

お互いが仕事量を調整しながら日々の作業に取り組める好循環が生まれやすい点が進捗管理を見える化するメリットにあげられます。

作業の無駄が減って生産性があがる

仕事全体を見える形で把握できると、本日中や今週末までに終わらせておくべき課題が見えて集中して仕事に取り組めます。

仕事の優先順位をすぐに把握できるため、思考の無駄を省いて作業効率化が図れるでしょう。

進捗管理を見える化するメリットは、作業の処理にかかる無駄が減って個人や部署全体の生産性があがりやすい点があります。

進捗管理の見える化に企業が使えるツール

アナログやデジタルのツールを使って、便利に進捗管理ができる内容は多くあげられます。

進捗管理の見える化に企業が使えるツールを見ていきましょう。

ホワイトボードを使う

アナログで進捗管理の見える化ができるツールには、壁に備えつけたり移動式で使えたりするホワイトボードがあげられます。

担当者の名前やタスク内容をふせんに書き込み、下記の形でホワイトボード上に分類して貼りつける形です。

  • 着手
  • 未着手
  • 今週中、今月中など(日時でわける)
  • 完了

アナログの方法は、誰でも簡単に取り組みやすいメリットがあげられます。

また、進捗管理の見える化にかかる維持費を抑えられるため、簡易的なツールで進捗管理の見える化を実践したい企業の導入に向いているでしょう。

PCのソフトを活用する

デジタルで進捗管理の見える化ができるツールには、PCのソフトでデータを作成して社内で共有する方法が便利です。

PCを使って「プロジェクト管理表」のようなタイトルでデータ管理すると、進捗状況を仕事の合間に確認しやすいメリットもあります。

  • 業務内容、担当者名
  • 仕事の着手日、終了日、締切日など
  • ステータス(「進行中」「未着手」「完了」など)

上記のように、進捗状況を把握しやすい形で見える化します。

進捗管理の見える化に企業が使えるツールとしてPCソフトを活用し、社内の共有フォルダにデータを保存して部署全員に共有して知らせましょう。

カレンダーを活用する

デジタルで進捗管理の見える化ができるツールには、インターネットのカレンダーを活用して進捗を共有する方法もあげられます。

日時ごとに細かい仕事の流れを把握しやすいメリットがあり、部署全体の進捗状況を共有できるところも便利です。

タスク管理やToDoリスト、リマインダー機能などを使いながら、仕事忘れによるミスやトラブルの予防にもつながるでしょう。

進捗管理の見える化につながるカレンダーは、締め切り日が多い業界や職種に向いているため、アナログよりもデジタルで処理を進めたい企業におすすめです。

ビジネスチャットを導入する

進捗管理の見える化とコミュニケーションを図りながら、デジタルで管理できるツールにはビジネスチャットがあげられます。

部署全体のグループチャットを作っておけば、業務に関する情報共有をスムーズにやりとりできるメリットがあるでしょう。

また、個人のスペースやグループチャット内で、タスク管理の機能を使って日時指定をしておけば、仲間の進捗状況を把握できる手段につながるのです。

進捗管理の見える化に企業が使えるツールとして、コミュニケーション方法の見直しと進捗管理の見える化の両方から改善を図ることで、部署全体の作業効率化が図れます。

>ビジネスチャットに関する記事はこちら

>ビジネスチャット「Chatwork」を活用するメリットに関する記事はこちら

進捗管理の見える化にChatwork

進捗管理の見える化が重要な理由には、作業の締め切りと進捗が明確にできてトラブルやミスを予防できるなど、作業効率化を図れる点があげられます。

進捗管理の見える化に役立つツールには、ホワイトボードやPCのソフト、カレンダーを活用する方法を取りあげました。

ほかにも、ビジネスチャットを導入してコミュニケーション活性化と見える化を両立させる方法もあげられます。

ビジネスチャット「Chatwork」を利用することで、進捗管理の見える化に活用できるタスク管理の機能など、社内のコミュニケーションや仕事状況の把握に役立てることができます。

進捗管理の見える化や社内コミュニケーションの活性化委にChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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