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稟議書とは？稟議書の必要性や目的、書き方のポイントを解説
目次
稟議書は、企業で働いているとさまざまなシーンで必要となります。
なぜ稟議書が必要なのか、どのような目的があるのかなどの正しい理解がないまま、必要な書類として形式的に用意しているという人もいるのではないでしょうか。
稟議書の必要性や目的、稟議書作成時のポイントを解説していきます。
稟議書とは
稟議書とは、物品購入や契約締結などの承認を得るために作成する書類のことです。
稟議書が承認されることで、承認された業務を進めることができます。
稟議書を作成する内容は、企業ごとに異なります。
稟議書は、作成者から承認者へ承認を求める書類のため、どの役職の人まで承認される必要があるのかは権限規定などで定められています。
複数人の承認を得る必要がある場合が多いため、承認を得るまでに時間がかかることが多いです。
そのため、業務にスピード感を求める海外では、あまり利用されていない手続き方法です。
稟議書と決裁の違い
決裁とは、承認権限をもつ特定の上司や役職者一人から承認を得ることです。
一方で稟議の場合は、直属の上司、課長、部長など、複数人から承認を得る必要があります。
企業によっては決裁と稟議を明確に分けていないこともあります。
稟議書と起案の違い
起案とは、業務に関する要望や実行したいことなどを案としてまとめることです。
たとえば、新しいPCを導入してほしい場合は、なぜ必要なのか、導入するとどのようなメリットがあるのかなどを書面にまとめ、承認を求める必要があります。
起案した内容をまとめた書面を起案書といい、起案書が稟議を受けるという流れです。
そのため、起案は稟議と同じ意味で使用されることが多いです。稟議書の意味
稟議書は、業務を実行するために権限者から承認を得るうえで必要な書類です。
権限者が承認しなければ、稟議書の作成者は業務を実行することができません。
わずらわしいと感じる稟議書ですが、作成することは企業を守ることにつながります。
たとえば、融資をしたい取引先がいた場合、稟議書がなければ担当者の判断だけで、融資を実行できてしまいます。
この場合、担当者権限で融資をおこなった取引先が、実際には返済能力がなかったなどの事実が判明した場合、担当者権限のみで実行したとしても、被害影響は企業単位に及びます。
稟議書は、企業に損失やデメリットを生じさせないためにも必要な書類といえます。
稟議書の目的
稟議書にはふたつの目的があります。
ひとつは会議の手間をなくすことです。
高額な物品の購入や契約を締結する場合、役職者などの上層部の承認が必要です。
しかし、承認を得るために全員のスケジュールを調整し、会議を開いていては時間も手間もかかります。
稟議書は、手間のかかる会議の代わりになります。
ふたつめの目的は、情報共有です。
稟議書という書面の形式で、関係部署に回覧し上司や役職者から承認を得ることで、現在おこなっている業務の内容や、承認されることでもたらされるメリットなどの情報を共有することができます。
稟議書が回覧されることにより、作成者以外から画期的な案が生まれたり、改善点が浮き彫りになったりする可能性もあり、業務改善にも有用です。
稟議書を作成するメリット
稟議書は手間がかかるというイメージがありますが、稟議書を作成することがメリットとなることもあります。
稟議書を作成するメリットを3つ解説します。
会議を開く手間がかからない
稟議書を作成することで、会議を開く手間がかからないというメリットがあります。
稟議書を作成する目的には、高額物品の購入や、大きな取引の締結などが考えられます。
通常であれば、経営者や役職者から承認を得るため、会議を開いてプレゼンテーションなどをおこない、物品の購入や取引の締結を認めてもらう必要があります。
しかし、会議でおこなうプレゼンテーションの代わりに稟議書を用いることで、会議を開くためのスケジュール調整などの手間をかけずに承認を求めることができます。
情報共有され問題点発掘につながる
稟議書は情報共有の目的も担っています。
稟議書を作成し回覧することは、おこないたい業務内容や締結したい契約の共有に加えて、問題点の発掘にもつながることがあります。
担当者が見落としていた問題を、稟議書を確認した上司や役職者が発見することができます。
稟議書を作成することで、問題点発掘にもつながり、企業が被る損失やデメリットを未然に防ぐことができるというメリットがあります。
承認されれば迅速に業務に取り組める
稟議書が承認されれば、迅速に業務に取り組むことが可能です。
稟議書は、物品の購入や契約の締結など、要望を実現するために複数人の承認が必要です。
すなわち、稟議書の承認を得られなければ要望を実現することは不可能ということです。
しかし、稟議書が承認された場合、迅速に業務に取り組むことができるというメリットがあります。
また、稟議書は、業務をおこなってもいいという承認を受けた証拠にもなります。
上司からなぜその業務を実行したのか聞かれた場合には、稟議書を見せることで納得してもらいやすくなるというメリットもあります。
稟議書を作成するデメリット
稟議書にはメリットもありますが、デメリットもあります。
稟議書を作成するデメリットは、多くの人が経験しているかもしれません。
承認されるまでに時間がかかる
稟議書が承認されるまでに、時間がかかるケースがあります。
稟議書は、複数人の承認が必要な書類のため、決裁権限をもつ一人だけに承認を求めるのではなく、直属の上司、所属部署の課長、部長、さらには経営者の承認が必要なケースもあります。
承認者が同じスケジュールで業務をおこなっているわけでもなく、同じ部屋で仕事をしている可能性も低いため、承認されるまでに時間がかかるというデメリットがあります。
問題発生時に責任を問いづらい
稟議書は、複数人の承認が必要な書類です。
そのため、稟議書で承認した事柄に関する問題が発生したときに、責任の所在が分かりづらいというデメリットがあります。
稟議書は、作成したのは担当者ひとりでも、承認したのは上司や役職者など複数人です。
問題が発生した事柄に関わった人物がひとりの場合は、責任の所在も明らかですが、稟議書のように複数人関わっている場合は、責任の所在が明確になりづらいでしょう。
基本の稟議書に記載する項目
稟議書に記載する項目は内容によって異なります。
稟議書の内容がひと目でわかる件名、可決なのか否決なのかがわかる決裁区分、決済日と申請日、承認者がサインや押印できる承認欄、稟議内容、金額、承認されることで得られるメリットなどが必要とされる項目です。
稟議書に記載すべき項目のなかで、稟議内容と金額、得られるメリットは、承認を受け実現したい事柄を説明する項目のため重要です。
稟議書の内容や実現したい理由、費用対効果を、承認者を得られるように説明する必要があります。
企業によっては稟議書の基本のテンプレートがある場合があります。
自社に基本のテンプレートがある場合は、基本のテンプレートを使用しましょう。
稟議書作成のポイント
稟議書には、承認までに時間がかかるというデメリットがあります。
しかし、稟議書が迅速に承認されるためのポイントがあります。
ポイントを踏まえて稟議書を作成し、デメリットを生じさせないようにしましょう。
稟議の理由や目的を明確にする
稟議書には、稟議の理由や目的を明確に記載しましょう。
稟議書は、何か実現したい目的がある場合に作成する書類です。
そのため、直面している問題や抱えている課題が明確なケースが多いです。
しかし、稟議書の承認者は稟議書の作成者と違う立場であり、稟議書の作成者の業務内容をすべて把握しているわけではありません。
稟議書の作成者は、自らと承認者の立場や業務内容が違うことを理解したうえで、承認者にも現状が伝わるように、稟議の理由や目的を詳細に記載することが必要です。
得られるメリットを提示する
稟議書で承認を得ることで、生じるメリットを提示することが有用です。
稟議書を作成するということは、何かを実現したいということです。
たとえば、ハイスペックPCの導入を実現したい場合は、ハイスペックPCを導入することでどのようなメリットを得られるのかを提示する必要があります。
得られるメリットを提示する際には、なるべく数値化し、定量データを示すことが重要です。
たとえば、現状のPCとハイスペックPCの処理速度の違いなどを数値で示すことにより、普段PCを使用していない人も理解しやすくなるでしょう。
承認可否のデメリットを提示する
稟議書で承認を求める際には、メリットだけでなくデメリットも提示しましょう。
また、提示するデメリットは、承認可決された場合と承認否決された場合の両方を示します。
稟議書を承認する役職者や経営者は、稟議の目的や理由だけでなく、承認した場合のメリットと、承認しなかった場合のデメリットも把握する必要があります。
デメリットを把握することで、承認可否の判断がしやすくなり、発生するデメリットを未然に防ぐ対策を講じることもできます。
承認可決された場合のデメリットは提示することが難しい可能性がありますが、承認者に納得してもらうためにも明確に提示することが必要です。
かかるコストや必要な時期を明確にする
稟議書には、購入する物品などにかかるコストや、物品が必要な時期を明確に記しましょう。
かかるコストとは購入代金だけでなく、購入したことでかかるランニングコストも含みます。
物品などが必要な時期を明確にする理由は、必要経費の予算が計画されている場合があるからです。
物品などが必要な時期が来年度以降の場合は、予算の調整をすることができます。
予算の調整がされた場合は、稟議書の承認も受けやすくなるでしょう。
稟議承認までの時間を短縮する方法
稟議書は承認までに時間がかかりますが、承認までにかかる時間を短縮できる方法があります。
スピーディーに承認を受け、業務を迅速におこなうためにも、時間短縮の方法を実践してみましょう。
簡潔に記載する
稟議書は、簡潔に記載しましょう。
稟議の目的や理由を詳細に伝えるために、長文で回りくどく書いてしまうと、伝えたいことの本質が分かりづらくなり、稟議書自体も読みづらくなってしまいます。
稟議書は一文を短くし、箇条書きなどを用いて伝えたいことを簡潔に記載するようにしましょう。
承認者が読みやすい文章を書く
稟議書は、承認者が読み、承認するか否かを決定します。
そのため、承認者が理解しやすい文章にすることで、承認までの時間を短縮することができます。
承認者が理解しやすい文章とは、専門用語などが使われていなく、誰が読んでも理解できる文を指します。
承認者は、承認してもらいたい事柄に携わっていない可能性もあります。
専門用語が使用されている場合、理解に時間を要する必要があり、理解しやすい文章に修正するようにと差し戻される可能性があります。
稟議書に専門用語を使う場合は意味を補記するなどし、誰が読んでも理解できるようにしましょう。
事前に承認者に伝えておく
稟議書を回覧することを、事前に承認者に伝えておくことも、承認までの時間を短縮することに有効です。
承認者が事前に稟議書が回覧されることを認知することで、稟議書を読むことに対する抵抗感が少なくなり、内容を理解する時間も抑えられる可能性があります。
稟議書を回覧することを事前に承認者に伝えた際に、稟議書の内容に関するアドバイスを受けた場合には、稟議書にアドバイスを反映しておくと、より承認されやすくなるでしょう。
＞社内稟議の承認フローを見直し業務改善する方法とは？に関する記事はこちら
スピーディーな稟議書承認のためにChatworkを活用
稟議書は、物品の購入や契約の締結、システムの導入などの際に、上司や役職者など複数人から承認を得る書類を指します。
稟議書には会議の手間をなくすというメリットがある一方、承認までに時間がかかるというデメリットがあります。
スピーディーな稟議承認のためには、事前に承認者に伝えておくことが有効です。
そのために、ビジネスチャット「Chatwork」を活用することをおすすめします。
Chatworkは、チャット形式で相手にメッセージを送れるため、稟議書を回覧したいことや、稟議の内容を気軽に上司に共有したり相談したりできます。
また、メッセージにはファイルも添付できるため、実際に稟議書を添付して送信することも可能です。
Chatworkを利用し、メッセージに稟議書を添付して送信すれば、離席せずその場で稟議書を回覧することができるため、余計な手間や時間がかからず効率的に稟議書承認を目指せます。
スピーディーな稟議書承認を実現するためにも、ぜひChatworkをご活用ください。
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