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社内稟議とは？承認フローを見直して業務改善する方法を解説
目次
社内稟議は、ある重要事項について承認をするための大切な業務です。
企業や組織では一人の裁量で決定することが望ましくないため、社内稟議はよくつかわれています。
一方で、社内稟議には複雑なプロセスが付随する場合があり、非効率になりやすいともいわれています。
社内稟議を効率化する方法を紹介します。
社内稟議とは
社内稟議とは、ある決定事項に対し、社内で承認権をもつ人から承認を得る業務のことです。
一般的に、稟議では複数の承認者から承認を得ます。
社内稟議の例
社内稟議は、稟議書とよばれる書類をもとに進められることがあります。
稟議書の内容は以下のようなものがあります。
- 備品の購入
- 出張の可否
- 業者など取引先との契約締結
- 求人や宣伝など広告の掲載枠購入
- 人材の採用
- 社内行事に必要な経費申請
- 接待費の申請
稟議書類の記載される項目としては以下が代表的です。
- 申請する事項
- 申請する案件の内容
- 案件の目的や理由
- 案件の実施によるメリット
- 案件にかかる費用
稟議と決裁の違い
社内稟議は複数の承認者の承認を得るという点で、社内決裁とは異なります。
決裁は、一人から承認をもらう業務です。
決裁は比較的小さな決定事項に対してもおこなわれますが、稟議は重要な決定事項についておこなわれることがあります。
また、稟議は、企業が大きいほど意思決定に時間がかかり、業務効率を下げる一因となります。
| 稟議 | 複数の承認者 |
|---|---|
| 決裁 | ひとりの承認者 |
社内稟議の課題
社内稟議は、複数の内容に関して、複数人が回覧し、判断を下すため、時間のかかる作業です。
それ以外にも、社内稟議には解決が望まれる課題があります。
- 印刷のコストがかかる
- 時間と手間のコストがかかる
- 保管のコストがかかる
社内稟議の課題・問題点について、詳しくみていきましょう。
紙への印刷のためのコストがかかる
社内稟議について承認してもらうためには、各部署の責任者に社内稟議書を回す必要があります。
稟議書を紙で作成する場合、その紙は正式な文書としてあつかわれるためすべて保管する必要があります。
ところが、保管できる用紙に印刷するコストは、稟議書が増えれば増えるほど増えてしまいます。
また、印刷やファイリングに必要な労力も、コストとして無視できません。
承認者が不在で捺印ができないことがある
社内稟議は、承認者が一人でもかけていると、承認プロセスを進めることができません。
そのため、承認者が外出していたり不在が続いたりすると、承認作業が止まってしまいます。
また、今誰で承認が止まっているのかを把握することが難しく、稟議承認が当初の予定よりも遅れていた場合にも、対応しづらい問題もあります。
稟議書類の保管が難しい
稟議書は会社の歴史が長くなるほど日々増えていきます。
しかし、重要書類であるため、ずさんな管理をするわけにはいきません。
しかし、紙の書類であれば、保管がずさんになったり、保管場所がなくなったりすることがよくあります。
場合によっては紛失してしまうかもしれません。
一方、稟議書は過去のものを見返す機会が多いため、保管がきちんとされていないと重大なトラブルを招きます。
社内稟議を効率化する方法
社内稟議の課題を解決するためにはいくつか方法があります。
今回は、社内稟議を効率化する方法の例として、4つの方法を紹介します。
- 電子化する
- 電子印鑑システムの導入
- ワークフローシステムの導入
- 稟議システムの導入
自社の課題や問題点に合った方法を選択し、社内稟議の効率化を目指しましょう。
社内稟議書を電子化する
最も簡単な方法は、紙に印刷していた社内稟議書を電子化することです。
電子化とは紙媒体を使用せず、紙に印刷されていた情報をデータの状態で処理することを指します。
稟議書を印刷せず、PCで閲覧・保管できるようにすることで、印刷にかかっていたコストを削減することができます。
電子印鑑システムを導入する
電子印鑑とは、電子化した書類に押印できる印影のことです。
せっかく稟議書を電子化しても、押印するためにハンコが必要では、やはり印刷する必要が生じます。
稟議書そのものに加え、印鑑も電子化しましょう。
ワークフローシステムを導入する
ワークフローシステムとは、PCやスマートフォンなどのデバイスからオンラインでワークフローを処理できるシステムです。
稟議書のデータをアップロードしたら、その回覧と承認をシステム上でおこなうことができます。
＞ワークフローシステムを導入するメリットに関する記事はこちら
稟議システムを導入する
社内稟議の回覧や承認だけでなく、稟議書の作成、押印、保管までもを一元化できるシステムは稟議システムとよばれます。
稟議システムをつかうと、過去の稟議書やフォーマットをもちいて、稟議書の作成そのものも簡単に進めることができます。
社内稟議はシステムによって効率化しよう
社内稟議は重要な業務である一方、複数人の承認者が同じ書類を回覧し承認をするという性質上、時間や労力のかかる業務です。
社内稟議を効率化するためには稟議書や印鑑の電子化、もしくは稟議システムの導入をおすすめします。稟議に関連した業務を効率化し、トラブルを未然に防ぐことができます。
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