WBSの意味とは?WBSでスケジュール管理するメリットと作成手順

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目次

職場のプロジェクト管理がうまく進まないときは、WBSを使うことがおすすめです。

WBSは、作業内容を分解・構造化できるプロジェクト管理方法で、プロジェクトの全体像を把握したいときに役立つ手法です。

作業内容を整理することで、タスクの抜け漏れをなくすことにもつながります。

WBSの意味や、WBSでスケジュール管理するメリット、作成手順について解説します。

WBSの意味とは?

WBS(Work Breakdown Structure)とは、プロジェクトの作業内容を分解して、構造ごとに整理できるプロジェクト管理方法です。

作業分解構成図とも呼ばれており、それぞれ下記の頭文字をとってできた言葉です。

  • Work(作業)
  • Breakdown(分解)
  • Structure(構成)

プロジェクト管理のシーンで活用することで、作業内容の全体像を把握することができます。

WBSを使う目的

仕事のプロジェクト管理にWBSを使うことで、作業の漏れや抜けをなくすことにつながります。

作業全体の流れを俯瞰することができるため、作業がストップしやすい工程や、ミスが発生しやすい工程などを調整する機会を発見することができます。

WBSは、仕事全体の効率化や未然にトラブルを防ぐ目的で活用されています。

WBSとガントチャートの違い

WBSは作業内容の分解・構造を整理することを目的としたリストです。

一方でガントチャートは、作成したWBSの作業内容をグラフ化することを目的としています。

そのため、WBSを作成した後に、ガントチャートと併用する場合があります。

作業内容のとりこぼしを防ぐWBS、スケジュールの進捗管理に使うガントチャートと覚えておきましょう。

WBSをスケジュール管理に使うメリット

WBSを応用してスケジュール管理を進めることで、どのようなメリットがあるのかを解説します。

作業内容の整理に役立つ

WBSを用いて、作業内容の分解と構造の整理をおこなうことで、プロジェクトにかかる工数を把握することができます。

作業内容の整理をおこない、タスクを細分化することができるので、タスクの担当者を決める話し合いにも活用することができます。

また、作業内容を見える化できるので、作業が一部の人に偏りすぎることを防ぐことにもつながります。

タスクの抜け・漏れを減らせる

WBSは作業内容の洗い出しをおこなうため、プロジェクトを完遂するのに必要な作業内容の見落としを防ぐことにつながります。

発生しやすいトラブルを検知することができ、プロジェクトの進行を妨げるトラブルを事前に防ぐことができます。

職場の作業効率や生産性を向上させる効果が期待できるでしょう。

作業の全体像を掴める

WBSがあることで、プロジェクトに関わる人たちは仕事の概要を理解しやすくなります。

各部署が作業工程にどの部分に関わっているのかや、プロジェクト全体にどれほどの作業工程があるのかなど、ほかの担当者や部署の状況を知る機会にもつながるでしょう。

また、作業内容の依存関係が見える化できることで、それぞれの仕事内容の理解を深める機会にもできます。

WBSの作成手順と注意点

WBSを使うことで作業内容の分解・構造を整理することができます。

また、ガントチャートのスケジュール管理と併用することで、プロジェクトの全体像をわかりやすく管理することができます。

WBSの作成手順と注意点を見ていきましょう。

目標・目的を決める

WBSを使う際は、達成したい目標や目的に応じたゴールを設定することが必要です。

たとえば「プロジェクト管理で作業効率や生産性を〇%向上させたい」など、事前にWBSを作成する目的や目標を設定しておくことで、作業の洗い出しや分解する内容を熟考しやすくなります。

また、WBSを作成する際は、ひとりで進めるのではなく、メンバー同士で話し合いながら内容を検討するようにしましょう。

作業内容を洗い出す・分解する

プロジェクトの開始から終了までの各工程の作業内容を洗い出しましょう。

プロジェクト全体の作業工程から、作業レベルの細かな工程まで分解していきます。

製造業を例にした場合、全体の大まかな流れは「仕入→製造→検査→梱包→出荷」の工程です。

上記の工程を細かく掘り下げていくと、「検査」の工程は、「外観検査」と「機能検査」などに細分化できます。

細分化した作業内容を、さらに細分化できるか検討していきます。

細分化をおこなうのと同時に、各作業にどれほどの期間がかかるのか、作業工数がどれほどかかるのか見積もるなど、抜け漏れがないように洗い出しと分解を進めましょう。

作業の順番・構造を整理する

洗い出しと分解を進めた作業内容を、順序ごとに並べていきます。

作業内容を整理する際は、並行で作業が進められる内容か、作業内容に依存関係があるのかを把握することがポイントです。

依存関係とは、先に終わらせないと先の作業が進まない内容など、作業内容が個別でなく連動しているものが当てはまります。

とくに欠かせない重要工程の流れは、クリティカルパスと呼ばれており、重要工程が遅延することは、プロジェクト全体の進行に悪影響を与えます。

また、作業内容の構造を整理する際は、同階層に当たる作業内容が、同じ程度の粒度なのかを確認して調整を進めるようにしましょう。

作業の順番や構造を整理する際は、できる限り同じグループの作業内容や作業階層がバラバラに離れないように注意し、調整することが大切です。

ガントチャートを作る

WBSで作業内容を分解・構造化した際に、あわせてガントチャートを作成する事で、スケジュールをグラフ化して管理することができます。

それぞれ下記のような項目を記載しましょう。

  • 縦軸:作業内容、担当者の名前、作業の開始日と終了日など
  • 横軸:日程、時間、期間、進捗状況など

ガントチャートの項目は、作業内容を細分化しすぎず、スケジュール管理に使えるように、できる限り簡潔にまとめましょう。

WBSとガントチャートの両方を用いて作業内容を見える化できると、プロジェクトの全体像をさらに把握しやすくなります。

WBSの効果を最大化するコツ

職場でWBSを使う際に、おさえておきたいポイントを解説します。

WBSの効果を最大化するために確認しましょう。

マインドマップを活用する

アイデア出しに使えるフレームワーク「マインドマップ」を使って、作業内容を洗い出す方法もおすすめです。

一本の木から枝が伸びていくように、メインテーマからアイデアを分岐させて書き出していくフレームワークです。

作業内容の工数見積もりや、作業内容が細かいプロジェクトの整理をする際に役立ちます。

テンプレートを作成する

定期的にWBSを使うことを想定して、あらかじめテンプレートを作成しておくと、次回WBSを用いて整理する際の時短につながります。

また、同じテンプレートを社内に共有しておくことで、作業内容などの抜け漏れや、WBSの作成が人によって変わることを防ぐことができます。

WBSとともにChatworkのタスク管理を活用しよう

WBSは、作業内容を分解・構造化できるプロジェクト管理方法で、プロジェクトの全体像を把握したいときに役立つ手法です。

また、プロジェクトの進捗管理をスムーズにおこないたいときは、WBSと相性のよいガントチャートを活用する方法がおすすめです。

職場の作業効率化、生産性を向上させたいときに便利な手法です。

作業内容を自分で管理したいときは、ビジネスチャット「Chatwork」のタスク管理機能も便利です。

マイチャット上でタスク管理機能を使うことで、作業内容の中で覚えておきたい項目をメモしておくこともできます。

また、グループチャットでタスク管理を使うと、部署間の進捗状況をまとめて管理することもできます。

WBSで作業内容を整理しながら、業務連絡の一環としてタスク管理がおこなえるChatworkの活用をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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