業務の見える化とは?業務の見える化の目的や効果を解説

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業務の見える化の必要性をよく耳にするでしょうが、おこなう目的や効果を理解せずに、業務の見える化をしようとしても適切な効果やメリットを感じることは難しいでしょう。

また、業務の見える化の仕組みを取り入れることが目的になってしまい、その後の業務改善につながっていなければ適切な業務の見える化とはいえません。

業務の見える化をおこなう目的や効果、見える化の流れと注意点を意識して取り入れればよいのかを解説します。

業務の見える化とは

業務の見える化とは、業務のマニュアル作成と進捗や成果の共有ができている状態をいいます。

それぞれ業務の見える化に向けて、どのような目的でおこなわれるのかを見ていきましょう。

作業の手順・内容がマニュアル化されている

業務の見える化は、作業の手順・内容がマニュアル化されていることもひとつの要素になります。

仕事のプロセスや作業のノウハウをマニュアル化して共有することは、業務内容や流れが見えるようになることもそうですが、特定の社員だけがノウハウを持っていたり流れを把握していることを防ぐことにもなります。

特定の社員に依存した状態では、なにかトラブルがあった場合や退職や異動になった場合に同じように仕事を進めることができなくなってしまいます。

業務の見える化をとおして、リスクを回避しつつ部署や社内全体のレベルを高めるようにすることが重要です。

仕事の進捗や成果が把握できる

業務の見える化では、仕事の進捗が自然と目に入ってくる状態にすることも必要になってきます。

いつ・どこで・だれが・何をしているのかが分からないと、誰が何をしているか把握することができません。

仕事の進捗やタスク量などの忙しさを見えるようにすることで、コミュニケーションの頻度を高めたり、適切な業務量の割り振りや見直しをおこなうことで業務量の偏りを防ぎ、協力して仕事を進める体制を作るようにすることも、業務の見える化をおこなうことで実現できることのひとつでしょう。

業務の見える化の効果と目的とは

業務の見える化は目的を持っておこなわなければ、業務の見える化をしてもあまり効果があるとはいえないかもしれません。

業務の見える化をおこなうことでどのような目的が達成でき効果があるのかを見ていきましょう。

仕事の質を維持しやすくする

仕事の種類や難易度にもよりますが、仕事をする際に手本となるマニュアルがあると、未経験者や新入社員でも戸惑うことなく仕事に取り掛かりやすくなります。

また、多くの社員が知っている暗黙の了解や仕事の進め方を、手探りで考えさせる時間は無駄なので、最初からノウハウを提示すれば、「基本的なことができていない」という失敗のリスクも下げられますし、平均的な仕事のレベルも維持しやすくなります。

最低限出来ること、最低限してほしいことをマニュアル化しておくことで、業務をおこなう側も教える側も無駄がなく効率的に進められるでしょう。

社員の不公平感を減らす

業務の見える化による大きなメリットのなかに不公平感の解消の効果があります。

「自分だけが忙しい」という感情は、相手の仕事量や結果が見えない状況だと生まれやすくなります。

部署内で他人の働きぶりやタスク量が分かるようになることで、思い込みで不満を抱えることも減りますし、自分を含め他の社員の仕事量も見えるので、偏りの解消になったり協力しやすい環境を作ることにもつながるでしょう。

ムダを削減して生産性を高める

業務を見える化をすると、プロセスや流れがはっきりしますので改善できる部分やなくしても問題ない個所などがわかりやすくなります。

見える化がされることで、経験や職種の異なる社員がそれぞれの視点から意見を出しやすくなり、これまで気がつかなかった改善方法や無駄の発見につながる効果も期待できるでしょう。

また、仕事の進捗を共有しておくことで業務の遅れやトラブルを早い段階での把握が可能になります。

担当者が作業の遅れに気づいていない場合でも共有されていることで、上司や同僚がフォローや指摘をすることができます。

適切な仕事の割り振りをする

業務の見える化を導入した場合、上司は部下の仕事量を適切に把握することができます。

各社員の業務量やタスクを把握できることで、「忙しい社員のフォローに手の空いている社員を回す」といったマネジメントがしやすくなります。

業務量を見える化しておくことで、どの時期にどれくらいの人手が必要なのかといった細かい調整や誰がどれだけ仕事をこなし成果を得ているかもわかりやすくなるので客観的な評価もしやすくなるでしょう。

業務の見える化の流れと注意点

考えもなく業務の見える化をしてもただ報告義務などを課すだけでストレスを与えるようであれば意味がありません。

業務の見える化をおこなうことで生産性向上や業務改善につなげるのが目的なので、業務の見える化を適切におこなうための流れと注意点を把握しておきましょう。

目標を決める

業務の見える化を進める場合、最初に「何を改善したいのか」、目標を決めることが重要です。

業務の見える化には、ある程度の時間がかかります。

生産性の改善なのか、社員のフォローなのか、社員教育のコストを削減するためのマニュアルづくりが目標なのかによって、見える化すべき内容も変わってくるため、何を重視するのか決めておきましょう。

また、事前に目標を決めておかないと、業務の見える化をした結果何が良かったのかを後から客観的に評価できません。

目標達成に必要な業務内容を切り分ける

目標を立てたら、関連業務の仕事内容をプロセスごとに分割し、各業務の進行に必要な作業の進め方をマニュアル化しましょう。

このときに注意したいのが、大きな流れが分かるようにしてから補足を入れることです。

マニュアルの内容が細かすぎると、マニュアルの作成にも確認にも時間が必要になります。

大雑把な流れの分かる業務マニュアルを作り、そのうえで各社員や担当者が詳細を追記していく形にすれば、各人のノウハウも盛り込みやすくなるでしょう。

各社員の業務状況やタスクを共有する

業務マニュアルがある程度の形になったら、各社員の業務やタスクの状況を共有できる仕組みを取り入れましょう。

複数人の業務を人力で見える化するのは難しいので、スケジュール管理ソフトやチャットツールといったシステムを使って対処するといいでしょう。

注意点としては、タスクの共有や把握に手間がかかってしまうと、報告する側も確認する側もやることが増えただけになってしまうので、簡単にできる方法やシステムを導入するように意識しておきましょう。

問題の改善や解決までセットでおこなう

業務の見える化をおこなうときに、「見える化すること」をゴールにしないことが重要です。

業務の見える化は、生産性の向上や業務負担の軽減、適切なマネジメントといった目的を達成するための手段に過ぎません。

単に仕事を見える化しても、「このタスクが止まっている」「この社員は忙しそうだ」という感想を得るだけだと業務改善にはつながりません。

分かった情報を使って業務のサポートやフォローをしたり、新しく分かった問題点を改善したりするところまでルール化しておくことが大切です。

また、業務の見える化をするためには、社員個人が所有している仕事のノウハウを共有してもらう必要があります。

しかし、個人の視点に立てば、ノウハウを独占していたほうが社内でも評価されやすく、結果も出しやすいのは間違いありません。

メリットがないと社員は業務の見える化に協力してもらえないので、「役に立つノウハウを共有してくれた社員を評価する」という仕組みも作りましょう。

業務の見える化にはツールを活用しよう

業務の見える化をする場合、いつでも・どこからでも・だれでもアクセスできて、マニュアルを保管しておくことができ、期限つきのタスクを設定したりメッセージをやり取りしたりできるチャットツールの利用がおすすめです。

マニュアルを保管する場所、やり取りをする場所などが分かれていると各ツールの利用頻度が下がってしまいます。

Chatworkなどのビジネスチャットであれば、テレワークにも対応できて日常的に利用するので、利用頻度を維持しつつ必要な情報をまとめやすくなります。

業務の見える化は、一度導入すれば終わりというものではありません。

社員のレベルアップや業務の内容に応じて業務そのものをアップデートし、社員間で共有する必要があるため、リアルタイムでやり取りできるビジネスチャットなどのツールを活用し業務の見える化を進めましょう。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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