退職の挨拶メールに返信は必要?【文例付き】で社内・社外別に返信する際のマナーを解説

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退職の挨拶メールに返信は必要?【文例付き】で社内・社外別に返信する際のマナーを解説

目次

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退職の挨拶メールには、必ずしも返信が必要であるとは限りません。

個別に届いたときや、相手との関係性が深いときに返信します。

ただ、実際に返信メールの文面を考えるときは、どのような内容だと失礼にならないのかなど、悩む場面もあるのではないでしょうか。

実際に返信する際に悩まないように、社内・社外別に返信する際の文例とマナーについて解説します。

退職の挨拶メールに返信は必要?

退職の挨拶メールに返信をしておくことは、相手に親切な対応という印象を与えます。

ただ、返信が不要な場合もあるため、シチュエーションごとに判断する必要があります。

どのようなシチュエーションの場合に、返信する必要があるのか解説します。

個人に届いた場合は返信する

個別でひとりずつにメールが届いている場合は、基本的に返信するようにしましょう。

関係性の深い人や、お世話になった人からメールが届いた場合、様子を見て直接あいさつをしておくと丁寧な印象を与えられます。

CCで届いた場合は関係性で決める

一斉送信の場合は、退職する相手との関係性によって返信の有無を決めましょう。

他部署で関係の薄い人や、関係性の浅い人には、返信する必要はありません。

今後の付き合いがある社外の人や、社内でお世話になった人には、感謝の気持ちを込めてメッセージを送るようにしましょう。

返信するタイミングはなるべく早く

最終出社日の直前に挨拶メールを送っている可能性があるため、できる限り当日中に返信するように心がけましょう。

退職日が先の場合でも、有給休暇の消化の関係で、退職日より前倒しで出社しなくなる可能性があるため、返信はなるべく早くするようにしてください。

退職の挨拶メールに返信するときのポイント

退職の挨拶メールに返信する際に、おさえておきたいポイントを見ていきましょう。

お礼の言葉を伝える

今までお世話になった旨を伝えるようにしましょう。

一緒に仕事を進めるうえで、相手に助けてもらったこと、仕事のノウハウを教えてもらったことなどを振り返りながら、具体的なエピソードを交えて感謝を伝えましょう。

次のステップに向けた応援の言葉を添える

退職する人の新生活を応援できるようなひと言を添えると、受け取った相手がポジティブな気持ちになれるでしょう。

ネガティブな印象を与える文面はひかえながら、受け取った相手が前向きになれる文面を送るようにしましょう。

>「新天地でのご活躍を」の正しい使い方とは?に関する記事はこちら

退職理由・プライベートの内容は掘り下げない

退職する人に返信するときは、基本的にプライベートに関わる内容は質問しないように配慮しましょう。

相手が触れてほしくない内容については、何も聞かないことがマナーです。

退職の挨拶メールに返信するときの文例:社内編

社内の人に向けた、退職の挨拶メールに返信する際の文例を見ていきましょう。

上司に返信する場合:定年退職

社内の上司が定年退職するときの文例は、下記のとおりです。

〇〇さん(または「〇〇部長」などの役職呼び)

お疲れさまです。△△です。


退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。


〇〇さんには、入社当初から大変お世話になり、多くのことを学ばせていただきました。


今の私があるのは、〇〇さんが根気強くご指導をいただいたおかげです。

仕事以外の相談にも親身になっていただき、いつも心の面でも支えられていました。


これからご一緒にお仕事ができなくなると思うと寂しいですが、また機会がございましたら、ぜひオフィスに顔を出していただけるとうれしく思います。


◯◯さんのご健勝をお祈りいたします。

昨今大変な状況が続きますが、どうぞご自愛ください。


ありがとうございました。


【署名】

上司に返信する場合:離職・転職

社内の上司が離職・転職する際の文例は下記のとおりです。

〇〇さん(または「〇〇部長」などの役職呼び)

お疲れさまです。△△です。


お忙しいところ、退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。


〇〇さんには、入社当初から大変お世話になり、多くのことを学ばせていただきました。


私が仕事で課題を感じているときも、親身になって相談にのっていただきましたこと、大変感謝しています。

今の私があるのは、〇〇さんにご指導をいただいたおかげです。


これからご一緒にお仕事ができなくなると思うと寂しいですが、今後のご活躍をお祈りいたします。


昨今大変な状況が続きますが、どうぞご自愛ください。


【署名】

>「ご自愛ください」の意味と使い方に関する記事はこちら

部下や同僚に返信する場合:離職・転職

社内の同僚や部下が、離職・転職するときの文例は下記のとおりです。

〇〇さん

お疲れさまです。△△です。


退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。


〇〇さんの周りを和ませる笑顔や、仕事を前向きに進める姿にいつも勇気をもらっていました。


これまでめげずに仕事を進めてこられたのは、〇〇さんと一緒に働けたおかげです。

これからも〇〇さんと一緒に過ごした時間を心に刻んで頑張ります。


一緒にお仕事ができなくなるのは寂しいですが、今後のご活躍をお祈りいたします。

昨今大変な状況が続きますが、どうぞご自愛ください。


【署名】

退職の挨拶メールに返信するときの文例:社外編

社外の人に向けて、退職の挨拶メールに返信するときの文例を見ていきましょう。

取引先に返信する場合

取引先の方が退職するケースの文例は、下記のとおりです。

◯◯株式会社 ◯◯さま

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。


ご多忙にもかかわらず、退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。


〇〇さまとは長い間お仕事をご一緒に進めさせていただき、大変お世話になりました。

〇〇さまの正確かつ丁寧な仕事の進め方やアドバイスには、いつも助けられてばかりでした。


一緒にお仕事ができなくなるのは寂しく思いますが、〇〇さまの今後のご活躍をお祈りしております。


昨今大変な状況が続きますが、どうぞご自愛ください。


【署名】

退職の挨拶メールに返信する際のシーン別のポイント

退職の挨拶メールに返信する際のポイントを、シーン別に見ていきましょう。

寿退職による退職の挨拶メールへの返信

寿退社の場合、お祝いの言葉は記載しなくても問題はありません。

結婚や出産で退職する人にお祝いの言葉を送る際は、言葉を選ばないと失礼に当たる可能性があるため、相手との関係性によって決めるようにしましょう。

体調不良による退職の挨拶メールへの返信

体調不良が原因で退職する場合は、本文で気遣いの言葉を添えておくと親切な印象を与えます。

「ゆっくりご静養なさってください」など、相手の体や心を労わる気遣いの言葉を使いましょう。

退職理由が不明なときの挨拶メールへの返信

どのような事情で退職するのかが不明な場合は、お世話になった感謝の気持ちなど、基本的な事柄のみを伝えるメールにしましょう。

退職理由などプライベートの質問をしないように注意しながら、今後の未来を応援する言葉で締めくくりましょう。

退職挨拶の返信はChatworkの活用がおすすめ

退職の挨拶メールの返信は、個人宛てに届いたときやお世話になった場合に送るようにしましょう。

具体的な仕事のエピソードなど、これまでの時間を振り返り、相手への感謝の気持ちを伝えてみてください。

退職の挨拶は、メールよりもビジネスチャットで送信するほうが、相手に気持ちを伝えやすくなります。

ビジネスチャット「Chatwork」は、絵文字を使ってチャットのやりとりができるため、メールよりもやわらかい文章をつくりやすい点がメリットです。

社内外の連絡手段として、ぜひ「Chatwork」をご活用ください。

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