プロセスマイニングとは?メリットやとりくみ方、ツールの選定方法を解説

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目次

プロセスマイニングは、イベントログを活用して事業内容の生産性向上や改善を図れます。

業務プロセスのデータを見える化できるため、商品・サービスの品質を維持する不正監視にも利用されています。

プロセスマイニングの取り組み方を解説します。

プロセスマイニングとは

プロセスマイニングは、システムやアプリケーションを使い、業務のプロセスにおけるイベントログを分析し、見える化することで業務の改善にとりくみます。

商品・サービスの品質を保つための不正監視にも活用されています。

言葉の意味として、プロセスには「過程・手順」といった意味があり、業務完了までの流れを指します。

また、この場合のイベントログは「業務で起きたことの記録」という意味合いです。

プロセスマイニングでは、業務の工数を把握したり、業務の妨げになるボトルネックを見つけたりできるなど、事業活動全体の改善に働きかけることを目的に利用されています。

タスクマイニングとの違い

タスクマイニングでは、従業員が使うPCから作業データを収集・分析することで、作業効率化を図る機会につなげます。

たとえば、PCの操作時間やソフトの操作に関する情報、テキストの入力など、PCに関わるあらゆる情報収集を進めて分析することが可能です。

一方、プロセスマイニングは、システム・アプリケーションなどの全体に関する情報収集・分析を進めます。

両者の違いには、個々の情報分析から課題を解消するのか、またはシステム全体の情報分析から課題を解消するのかという点で違いがあげられるでしょう。

プロセスマイニングが注目される背景

国内の労働人口の変化により、企業の人材不足に考慮した経営が求められるため、改善の方法として事業活動のIT化が進められているという背景があげられます。

業務を自動化できる工夫をとりいれることで、社内の働き方改革につなげられるという意図もあるでしょう。

現在はプロセスマイニングのツールが広がることで、従来よりもスピード感をもって情報収集・分析が進められるようになり、効率よく業務改善を進められます。

プロセスマイニングに期待できるメリット

企業の商品・サービスを利用する顧客をはじめ、社内で働く従業員の両方にとっても、業務改善を進めることは重要です。

プロセスマイニングに期待できるメリットを見ていきましょう。

商品・サービス提供の質が向上

業務のボトルネックになっている部分を解消できるため、顧客に商品・サービスを提供するまでのスピードアップを図る効果が期待できます。

商品・サービスの品質を保つための不正監視にも活用できるため、社内の管理にかける時間と手間を削減できるでしょう。

顧客の不満を解消できると、企業に対するクレームを減らす工夫につながるなど、顧客満足度の向上につながります。

>顧客満足度を高める重要性に関する記事はこちら

作業効率・生産性の向上

イベントログやツールを活用して分析を進めることで、非効率化になっている作業プロセスを洗い出す機会につながります。

現場の業務を見える化し、属人化を予防する効果も期待できるでしょう。

無駄な作業を減らせるため、長時間労働の解消や負担を減らす工夫につながり、働き方改革の推進や生産性向上につながります。

>働き方改革とは?に関する記事はこちら

プロセスマイニングのデメリット

プロセスマイニングを進めるには、基本的にツールを導入する必要があるため、初期費用や維持費用のコストがかかります。

また、ツールの導入に見合った費用対効果があるかどうかは、実際に導入してみないとわからない側面もあるかもしれません。

導入にかかるコストが懸念材料になってしまい、上層部の許可が得られずツールが導入できないケースも考えられます。

プロセスマイニングの実践方法

時間と手間を削減するには、ツールの活用が有効です。

社内でプロセスマイニングを実践する方法を見ていきましょう。

データの情報収集・分析を進める

業務プロセスに関するデータについて、対象の範囲を決めて情報収集・分析を進めましょう。

実施する目的を明確にしながら、情報の整理に使う手段・ツールを決めていきます。

業務プロセスのデータとして、イベントログを活用して分析を進めましょう。

イベントログの内容には「各業務に関する案件ID」「活動内容」「タイムスタンプ(時刻)」などの情報を活用します。

場合によっては、プロジェクトの計画を立ててメンバーを選び、期限を設けて目標達成に向けて行動を進めましょう。

課題の分析・対策を検討する

イベントログのデータ分析を進めながら、業務改善が求められる課題・問題を探りましょう。

業務に関する無駄なプロセスは何かなど、具体的に課題・問題を整理したら、今後の対策についてまとめていきます。

進捗状況をモニタリングする

対策を実行したあとに、どのくらい業務の生産性向上につながっているのか、進捗状況のモニタリングを実施しましょう。

プロセスマイニングの内容は変化し続けるため、定期的に改善を進めることが重要です。

プロセスマイニングのツールを活用する

ツールを有効活用することで、自動的に効率よく業務改善が必要なポイントを探れるでしょう。

情報収集・分析にかかる時間や手間を削減しながら進められるメリットもあります。

プロセスマイニングのツールは、あらゆる業界において有効活用ができるため、長期的な利益を見据えた導入効果が期待できるでしょう。

プロセスマイニングのツールの選び方

自社の規模に合わせたツールを導入できると、効率よく情報収集・分析を進められます。

事業活動の改善を進めたい内容を検討しながら、課題の解消につながる機能があるのかをリサーチしておくことも重要です。

また、予算を検討しながら導入を進めることで、費用対効果を上げる工夫につながるでしょう。

プロセスマイニングは業務改善に役立つ

プロセスマイニングは社内の業務改善につながり、作業効率化・生産性向上に期待できます。

長期的な経営を続けるためにも、定期的にイベントログの情報収集・分析を進めることが大切です。

専用ツールを導入することで、情報収集・分析にかかる時間と手間を削減できるでしょう。

プロセスマイニングを実施したあとの結果報告については、ビジネスチャット「Chatwork」を使って情報共有を進める方法がおすすめです。

メールや電話に比べてチャット形式で気軽にやりとりができるうえ、タスク管理機能もあるので情報の抜け漏れも防げます。

社内全体に向けてスムーズな情報共有が進められる「Chatwork」の活用をぜひご検討ください。

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なども解説します。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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