説明が下手な人に共通する特徴とは?改善方法を解説

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説明が下手な人に共通する特徴とは?改善方法を解説

目次

ビジネスシーンなどで求められやすい説明が下手で、困った経験をしたことがある人もいるのではないでしょうか。

説明が下手な人には、共通するいくつかの特徴があります。

説明が下手な人に共通する特徴や原因を知り、改善を目指しましょう。

説明が下手な人に共通する特徴

「説明が下手な人」には、共通する特徴があります。

自分ではあまり意識していないことも、実は説明下手特有の特徴かもしれません。

どのような特徴なのか、具体的にみていきましょう。

特徴(1):要点をまとめられない

説明が下手な人は、要点がまとめられないという特徴があります。

説明をする際に、一番に伝えたい要点が定まっていないと、結局何がいいたいのかわからない説明になってしまいます。

また、説明の途中で自分自身がなにを説明したかったのかがわからなくなってしまい、混乱してしまうこともあるでしょう。

説明をする際は、伝えたいことの要点を事前に準備するようにしましょう。

特徴(2):感情的に話してしまう

感情的に話してしまうことも、説明が下手な人にありがちな特徴です。

説明に自分の感情を持ち込んでしまうと、要点がうまく伝えられなくなったり、順序だてて話せなくなったりなど、伝わりにくい説明になってしまうでしょう。

特徴(3):主語がない

説明が下手な人の話し方として、主語がないという特徴もあげられます。

説明に主語がないと「だれについての話」で「なにについて話をしているのか」が聞き手に伝わりづらくなってしまいます。

聞き手も説明を聞きながら、「なんの話なんだろう」と疑問を抱いてしまい、話が頭にはいってこないでしょう。

場合によっては聞き手をいらだたせる原因にもなるため、説明する際は、主語をはっきりとさせることが大切です。

特徴(4):話の内容が抽象的すぎる

話の内容が抽象的すぎることも、説明が下手な人にありがちな特徴です。

せっかく順序だてて説明をしていても、説明のなかに主語や具体的な数字がなければイメージがつきづらく、聞き手はざっくりとした内容しかイメージできません。

話し手と聞き手のイメージがずれてしまうと、後に大きなトラブルにもつながりかねません。

話し手と聞き手では、イメージする内容や感覚が異なることを認識し、説明する際は具体的な要素を盛りこむようにしましょう。

特徴(5):自分本位に話してしまう

自分本位に話してしまうことも、説明が下手な人には見られがちの特徴です。

説明をする際に、「これだけの情報があれば伝わるだろう」「これくらいは知っているだろう」という前提をもとに話してしまうと、実は伝わっていなかったというトラブルが起こりやすいです。

他者と共通する認識があっても、異なる部分もあるものです。

説明する際は、前提情報や知識がないことを前提に、具体的な数値や主語を用いて、共通認識をもつようにしましょう。

説明が下手になってしまう原因

ここまで「説明が下手な人」に共通する特徴をみてきましたが、説明が下手になってしまうことには、いくつかの原因が存在します。

説明が下手と言われる・感じる人は、当てはまるものがないか確認してみましょう。

話がまとまっていない

説明が下手になってしまう原因のひとつに、話がまとまっていないことがあげられます。

伝えたい内容が曖昧だと、話している途中で、なにが伝えたかったのかわからなくなってしまいます。

「説明することの目的はなにか」「説明することで相手にどうなって欲しいのか」を明確にできていないと、説明が下手だと思われてしまいます。

説明する際は、内容や目的、伝えたい内容を事前にまとめるようにしましょう。

聞き手への思いやりがない

聞き手への思いやりがないことも、説明が下手になってしまう原因です。

「どのような伝え方をすると聞き手に理解してもらえるか」「正確に伝えるためにはどうすべきか」など、聞き手への配慮は、説明する際の重要な要素です。

「忙しい人には簡潔に説明する」「新人には専門用語を使わない」など、話す相手にあわせ、思いやりをもった説明を心がけるようにしましょう。

説明が下手なことによるデメリット

説明が下手だと、さまざまなビジネスシーンで損をしてしまいます。

たかが「説明」と思ってしまいがちですが、ひとつの損が、後々の大きなトラブルにつながったり、成果のとり逃しにつながったりします。

具体的にどのようなデメリットがあるのかを見ていきましょう。

仕事ができないと思われてしまう

説明が下手だと、仕事ができないと思われてしまうデメリットがあります。

ビジネスシーンでは、自分の考えをわかりやすく正確に伝えられるスキルが求められることが多くあります。

周囲から「説明が下手」と判断されると、取引先や社内の関係性にも支障をきたすこともあるかもしれません。

また、仕事ができないイメージを抱かれることで、仕事のチャンスを失う可能性もでてきます。

このようなチャンスを逃さないためにも、自分の考えや思いをわかりやすく伝えるスキルは大切になってきます。

言いたいことを伝えられない

説明が下手だと、言いたいことが伝えられないデメリットもあります。

なにかトラブルが起きた際や、他人と意見がぶつかってしまった際などに、言いたいことが伝えられないと誤解を招く恐れがあります。

また、説明が下手だと、聞き手にもストレスを与えてしまい、印象も悪くなってしまいかねません。

仕事においてもプライベートにおいても、言いたいことが伝えられないことは、大きな損になることを理解しておきましょう。

時間を無駄にしてしまう

時間を無駄にしてしまうことも、説明下手が感じやすいデメリットです。

うまく話の内容を伝えることができないと、もう一度説明を求められることがあります。

限られた時間のなかで、何度も同じ説明をすることは、自分にとっても聞き手にとっても時間のロスになります。

忙しい相手であればあるほど、相手をいらだたせてしまうことになるため、注意が必要です。

会議や商談など、事前に準備ができる場合は、伝えるべき内容を精査して、まとめておくようにしましょう。

説明下手を改善する方法

ここまで説明下手に共通する特徴や、説明下手になってしまう原因を確認してきました。

説明下手になってしまう原因がわかれば、改善のアクションをとることができるでしょう。

なぜ自分が説明が下手なのか確認したうえで、説明下手を改善するための方法をみていきましょう。

言いたいことをまとめる

説明する際は、まずは言いたいことをまとめるようにしましょう。

説明する内容の要点や一番に伝えたいポイントを事前にまとめ、簡単な台本のようなものを用意しておくと、説明もスムーズです。

また、事前に準備をしておくことで、頭のなかで説明する内容の理解も深まるため、必要な要点が自然と整理されます。

重要な商談やプレゼンテーションの場では、緊張もあり失敗しやすいため、伝えるべき内容は、事前に必ず用意しておくようにしましょう。

5W1Hを意識する

説明をする際は、5W1Hを意識することも大切です。

5W1Hとは、「When (いつ)」「 Where (どこで)」「 Who(だれが)」「 What (なにを)」「 Why (なぜ)」「 How(どのように)」のことで、この6つの要素を具体的にすることで、伝わりやすい説明にすることができます。

「伝わるだろう」と説明を省略してしまいがちですが、状況や情報をまったく知らない相手だという前提をもって、丁寧に説明することが大切です。

このような前提をもって、丁寧に説明することで、認識やイメージのズレを避けることができるでしょう。

>5W2Hに関する記事はこちら

丁寧に話すことを意識する

わかりやすい説明には、丁寧に話すことも大切な要素です。

丁寧な話し方は、聞き手にも気持ちや配慮が伝わりやすく、耳を傾けてもらいやすくなります。

話し方はもちろん、聞き手の表情も確認しながら、間合いもとりつつ説明をすることが、伝わりやすい説明になるポイントです。

伝えたいことを伝えるだけじゃなく、聞き手の立場に立ち、理解や疑問を把握しながら、丁寧に話すことを意識しましょう。

>丁寧なコミュニケーションを実現する方法に関する記事はこちら

要点をシンプルに伝えるようにする

要点をシンプルに伝えることも、説明下手を改善する方法です。

説明が下手な人は、長々と同じ話を繰り返してしまう傾向があるため、まずは要点をかいつまんで、よりシンプルに伝えることを意識しましょう。

結論と要点を簡潔にして伝えることで、時間のロスや無駄も省くことができます。

相手の反応をみて話す

聞き手の反応をみて話すことも、自分の考えを正確に伝えるポイントです。

一生懸命説明をしても、聞き手に伝わらないと意味がありません。

聞き手の目や表情などの反応を観察し、理解してもらえているかどうかを確認しながら話すようにしましょう。

不安そうな表情をしている際は、「なにか不明点はありますか」などの声がけをすることで、より相手に寄り添った説明にすることができます。

思考整理には「Chatwork」を活用しよう

説明が下手な人には、下手になってしまう原因があります。

 

説明下手を改善するためには、伝えたい内容の整理や精査を事前におこなうことが大切です。

ビジネスチャット「Chatwork」は、離れた場所にいても対面で話しているかのような円滑なコミュニケーションが実現できるコミュニケーションツールです。

1対1や複数人でのチャットはもちろん、自分専用のチャット「マイチャット機能」が搭載されているため、説明の事前準備や思考整理に活用することができるでしょう。

伝えたい内容や伝えるべき内容を、マイチャットに書き出すことで、説明に必要な要点や順序などを整理することができます。

>マイチャットの効果的な使い方に関する記事はこちら

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