5W2Hとは?意味やビジネスでの活用方法を例を交えて解説

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目次

5W2Hとは、When・Where・Who・What・Why・How・How much(How many)の7つの要素から目標達成や、課題解決をおこなうフレームワークのことです。

この記事では、5W2Hの構成要素やメリット・デメリット、ビジネスでの活用方法について解説します。

5W2Hとは

5W2Hとは、When・Where・Who・What・Why・How・How much(How many)の7つの要素から、目標達成を目指すフレームワークのことです。

それぞれの英単語の頭文字をとって、5W2Hと呼んでいます。

5W1Hとの違い

5W2Hは、「How much(How many)」が加わっている点が、5W1Hとは異なります。

「How much(How many)」という金銭コストや個数といった数字を明確化する視点が、5W2Hにはあります。

5W2Hは、より幅広くビジネスシーンで活用することが可能です。

5W2Hの構成要素

5W2Hの各構成要素について、それぞれ具体的に紹介します。

When(いつ)

Whenでは、いつまでに目標を達成するか期限を設定します。

長期におよぶ場合、最終目標だけではなく、細かい各段階ごとの期限も設定し、進捗管理をおこないます。

Where(どこで)

目標達成のためのプロセスを、どこで実行するのか、ビジネスの観点から自社の商品やサービスをどこで販売するのかを決定します。

ビジネスにおいては、場所の選定も重要な要素です。

Who(誰が)

目標達成のために、各プロセスを誰が実行するか決めます。

誰に商品やサービスを提供するのか、ターゲットを決定する要素も含まれます。

What(なにを)

目標達成のために、なにを実行するのか明確な課題を設定します。

ビジネスにおいては、どのような商品やサービスを提供するのかを、明確にする部分でもあります。

 

Why(なぜ)

Whyでは、なぜそれを実施するのか、根拠や理由、目的を明確にします。

「なぜ」という問いによって、具体的な目標設定が可能になるほか、より深い顧客ニーズの理解につながります。

How(どのように)

Howでは、目標達成や課題解決のための方法や手段を決定します。

ビジネスシーンにおいて目標を達成するためには、最適かつ最短の方法を見つけることが重要です。

How much(いくら)

How muchという問いかけによって、目標達成のために、いくらのコストがかかるか見積もりをします。

提供する商品やサービスの価格設定をおこなう際にも活用できます。

How manyとして使われることもあり、この場合は商品やサービスの提供する個数を決めることが目的です。

5W2Hの正しい構成

5W2Hを利用する際には、各事項の核心部分を伝えてから、残りの項目を伝えることで情報伝達がしやすくなります。

情報を受け取る側にとっても、核心部分を先に伝達されることによって、全体像を素早く把握し情報を理解しやすくなります。

職場で上司や同僚と情報共有する際に、5W2Hの構成を活用し、簡潔に必要な情報をまとめることで、認識のずれも発生しにくくなるでしょう。

5W2Hのメリット

5W2Hを活用すると、以下のようなメリットがあります。

  • 話を具体的に順序立てて説明できるようになる
  • 具体性があり現実的な事業戦略の作成ができる
  • ビジネスやマーケティングにおいて重要な要素の深堀りができる

5W2Hは、日ごろの情報伝達や課題解決、目標設定など幅広く活用することが可能です。

5W2Hのデメリット

5W2Hには、以下のようなデメリットもあります。

  • なにが重要な情報なのかわからなくなる
  • 分析すること自体が目的となってしまい混乱が生じる
  • 必要のない情報も深堀りしてしまい余計な時間がかかってしまう

5W2Hを活用するときには、分析はあくまで手段である意識を忘れず、必要な情報にしぼって実施するよう注意が必要です。

5W2Hのビジネスでの活用方法

5W2Hのビジネスでの活用方法について紹介します。

報連相をおこなう際

ビジネスにおける報連相では、5W2Hの各要素を意識することで、必要な情報のもれやずれを防ぎ、相手に具体的に伝達することが可能です。

顧客とのやりとりにおいても、対応の質が向上するでしょう。

物事を整理する際

仕事をしていると、さまざまな課題解決や目標達成が求められます。

業務に関する課題解決や目標達成において、ものごとを整理するときにも5W2Hは役立ちます。

物事について5W2Hに沿って考えていくと、検討が不十分な部分が明らかになり、どこに問題があるのか整理しやすくなるでしょう。

議事録や報告書を作成する際

議事録や報告書を作成する際には、会議に参加していなかった人や初めて情報を知る人にもわかりやすくまとめる必要があります。

限られた紙面のなかで、わかりやすく必要な情報をまとめる際にも、5W2Hの視点が役に立つでしょう。

プレゼンテーションの際

プレゼンテーションでは常に聞き手が存在しています。

相手にわかりやすい情報伝達のために、プレゼンテーションにおいても5W2Hの活用が効果的です。

いつ・どこで・誰が・どのようにといった5W2Hの視点を活用することで、聞き手が疑問に思う内容をもれなく情報として含めることができるでしょう。

マーケティング・市場調査

マーケティングや市場調査に5W2Hを活用すれば、商品やサービスの販売において、提供するターゲットや時期、金額などの必要な項目の検討が可能です。

とくに5W1Hと異なり、5W2Hには「How much(How many)」という金銭面や数量に関する観点も含まれており、効果的な分析が可能です。

企画書を作成する際

企画書の作成では、企画内容や趣旨、なぜその企画内容を実施する必要があるのか深堀りして検討するために、5W2Hが活用できます。

企画の内容やターゲット設定はもちろん、実施理由などの背景も明確にできる点にメリットがあります。

5W2Hの活用例

5W2Hの具体的な活用例を例文で紹介します。

情報伝達おける活用例

When:昨日
Where:都内で
Who:○○支店の営業部員が
What:社用車で事故を起こしてしまいました
Why:脇見運転による前方不注意が原因とのことです
How:走行中、工事現場に気をとられ、前方の車が停止しているのに気づかず、追突しました
How much:人的被害はなく双方の車の破損のみですが、車の修理などかかった費用は○○万円です

企画書での活用例

When:春に
Where:3号店で
Who:20代女性をターゲットにした
What:イチゴを使った新商品の提供をおこなう
Why:3号店周辺には20代女性をターゲットとした店舗が多数あり集客が見込めるため
How:新商品は3号店シェフ3名で開発予定
How much:開発・宣伝・実施などトータルで○○万円の予算見込み

5W2Hとあわせて活用できるフレームワーク

5W2Hとあわせて活用したいフレームワークを紹介します。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)の4つを繰り返しおこない、課題解決や目標達成を目指すフレームワークです。

PDCAサイクルの進捗管理や課題検討とあわせて、5W2Hにもとづいた分析を実施することで、より効率よくPDCAサイクルをまわせるでしょう。

>PDCAに関する記事はこちら

PREP法

PREP法とはPoint(結論)・Reason(理由)・Example(具体例)・Point(結論)の頭文字をとったもので、この順番で文章を記述することにより、説得力のあるわかりやすい文章を作成する方法論です。

5W2Hで必要な要素を設定し、PREP法に当てはめることで、より簡潔でわかりやすい文章が作れるでしょう。

>PREP法に関する記事はこちら

ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトの進捗状況を視覚的にわかりやすくした図表のことです。

ガントチャートを活用すると、目標達成のために必要な工程や期限を素早く把握できます。

5W2Hを使ってプロジェクトや目標を設定したのち、スケジュールをガントチャートで管理することで、進捗管理がしやすくなるでしょう。

5W2Hを活用してビジネスを円滑に進めよう

5W2Hとは、When・Where・Who・What・Why・How・How much(How many)の7つの要素から目標達成を目指すフレームワークです。

情報伝達や課題解決、プレゼンテーションなどビジネスの幅広いシーンにおいて、活用できます。

5W2Hは口頭での直接の会話においてはもちろん、議事録などの文章や、チャットツールでのやりとりでも効果を発揮するでしょう。

ビジネスチャット「Chatwork」では、グループで素早い情報伝達、添付ファイルの共有が可能です。

5W2H同様に、ビジネスチャット「Chatwork」の活用は仕事の効率化に役立つでしょう。

ぜひビジネスチャット「Chatwork」の活用も検討してみてください。

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