業務分掌とは?メリットや職務分掌との違い、具体的な作成方法を解説

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業務分掌とは?メリットや職務分掌との違い、具体的な作成方法を解説

目次

「業務分掌」とは、部署やチームなどの単位で、業務範囲や責任、権限を明確化することです。

業務分掌により、業務負荷の偏りを防げたり、責任感を芽生えさせたりできるため、業務分担に課題をもっている企業の担当者の方は、ぜひご確認ください。

この記事では、業務分掌の意味や取り組むメリットやデメリット、作成のポイントなどについて解説します。

「業務分掌」の意味とは

業務分掌とは、部署やチーム単位で、業務の範囲や責任を明確化することです。

具体的には以下の要素によって業務分掌を定めます。

  • 職務内容
  • 責任
  • 権限

各部署が、それぞれどのような職務内容を担当しているか、どのような責任や権限があるのか明確にすることを「業務分掌」と呼びます。

業務分掌と職務分掌の違いとは

業務分掌と似た言葉に「職務分掌」があります。

職務分掌とは、各部署、役職、担当者単位で業務を分担し、それぞれの責任や権限を明確化することです。

業務分掌はチームや部署単位で分担するのに対し、職務分掌は、役職や担当者単位であるという点で異なります。

たとえば、「営業1課の担当範囲はここまで」と決めるのは、部署単位の分担になるので業務分掌です。

一方で、「営業部長の仕事内容は○○です」などと、役職や個人単位で業務や責任、権限を分担するのは、職務分掌です。

業務分掌 部署やチームの単位で「業務」の範囲や責任、権限を分担すること
職務分掌 個人や担当者の単位で「職務」の範囲や責任、権限を分担すること

セグリゲーションとの違い

業務分掌と混同しやすい言葉として、「セグリゲーション」というビジネス用語もあります。

セグリゲーションとは、業務をおこなう人と承認する人それぞれの権限や職務上の責任を明確にすることです。

セグリゲーションは、従業員の不正や間違いなどを防ぐ目的でおこなわれます。

業務分掌は、仕事をやりやすくすることを目的としているのに対し、セグリゲーションは不正や間違いの防止を目的としている点が違いといえるでしょう。

業務分掌のメリット

業務分掌を実施すると、具体的にどのようなメリットが期待できるのでしょうか。

業務分掌のメリットの一例を紹介します。

  • 責任範囲を明確にできる
  • 責任感が芽生える
  • 業務負荷の偏りを防げる
  • 不正のリスクが軽減できる
  • 人事評価をしやすくなる

業務分掌の実施を検討している企業をはじめ、すでに業務分掌に取り組んでいる企業も、メリットを享受できているかどうかを確認してみてください。

責任範囲を明確にできる

業務分掌をおこなうと、各チームや部署ごとに業務が割り振られるようになるため、責任や権限の明確化をはかることができます。

責任範囲が明確になっていると、なにかしらのトラブルや問題が発生した際に、どこに問題があったのか、どこを改善するべきなのかを判断しやすくなります。

また、権限の所在が明確になっていると、同じ問題が発生しないように対応策を検討しやすいでしょう。

責任感が芽生える

業務分掌を実施すると、従業員それぞれに責任感が芽生える点もメリットのひとつです。

自分たちのチームや部署がどのような業務を担当し、どのような責任や権限をもっているのかを明確に従業員一人ひとりが自覚できるようになると、個人単位でも責任感をもつようになります。

責任感の芽生えは、仕事のやりがいやモチベーションの向上にもつながるでしょう。

>「働きがい」の重要性とは?に関する記事はこちら

業務負荷の偏りを防げる

会社などの組織において、特定の部署や個人に業務が集中してしまい、業務の進行に支障が生じてしまうケースも少なくありません。

しかし、業務が特定の場所に集中してしまうと、過重労働や長時間労働が発生し、従業員から不満が発生してしまいかねません。

このようなトラブルを回避するために、業務負荷を分散できる業務分掌は効果的です。

特定のチームで業務が滞っている場合などは、業務分掌の実施によって、業務負荷の偏りを防げるようになるでしょう。

業務負荷が平等に分散されると、不平等感や負担軽減につながり個人の働きやすさにもつながります。

不正のリスクが軽減できる

業務分掌の主たる目的は、「仕事をやりやすくすること」ではありますが、不正行為リスク軽減にも効果を発揮します。

なぜなら、チームや部署ごとに責任が明確であり、不正が発覚したときにどの部署によるものなのか特定しやすいためです。

不正の発覚は、企業にとって信用を大きく失う原因となります。

不正の予防は重要な課題であり、業務分掌がリスク軽減につながる点はメリットといえるでしょう。

>【社労士監修】コンプライアンスの身近な事例とは?に関する記事はこちら

人事評価をしやすくなる

業務分掌をおこなうと、各チームや部署の業務内容が明確になるため、部署内の人材の評価基準を統一できるようになります。

評価基準の統一化・明確化できると、評価もしやすくなり、個人個人の振り返りをしやすくなるでしょう。

また、評価基準が明確になっていると、評価に対する従業員の納得感も得やすいです。

業務分掌のデメリット

業務分掌にはさまざまなメリットがある一方で、デメリットも存在します。

具体的には、以下のようなデメリットが考えられます。

  • 業務の責任転嫁が発生するリスクがある
  • イレギュラーな事象に対応しづらくなる
  • 意思決定スピードや生産性低下リスクがある

取り組みを検討する際は、起こりうるデメリットへの理解が大切です。

3つのデメリットをそれぞれ確認していきましょう。

業務の責任転嫁が発生するリスクがある

業務のなかには、どこの部署やチームが担当するのかを明確に定義しづらいものもあります。

このような責任範囲が明確化されていない業務に関して、トラブルや問題が発生すると、部署やチーム同士が責任転嫁しあう事態が起こる可能性があります。

責任や権限の明確化は、メリットもある一方で、責任の所在が不明確になってしまうケースでは、責任の押し付け合いが発生するリスクがある点も知っておく必要があります。

イレギュラーな事象に対応しづらくなる

ビジネスシーンでは、急なトラブルが発生し、解決のためにイレギュラーな対応が求められる場面もあるでしょう。

しかし、業務分掌を明確に定めてしまっていると、イレギュラーな事象に対応しづらくなってしまうケースがあります。

イレギュラーな事象に対応するために、まずどの部署が担当するかを決める必要があるためです。

頻繁にイレギュラーな事象が発生し、部署の関係なしに業務にあたるシーンが増えてしまうと、そもそも業務分掌をおこなった意義が薄れてしまいます。

イレギュラーな対応が必要になるケースや、発生しうる問題やトラブルをあらかじめ想定しておき、対応方法を検討しておく備えが必要になるでしょう。

意思決定スピードや生産性の低下リスクがある

業務分掌が存在すると、「Aの作業はここの部署のリーダーの承認がないと進まない」といった具合に、意思決定に時間がかかってしまうケースがあります。

また、「Bの作業を担当するBの部署が機能していないと、次の業務をすすめられない」など、生産性が低下してしまうリスクがあるのは、業務分掌のデメリットといえるでしょう。

業務分掌の具体的な作成方法

企業や組織内で、具体的に業務分掌を進める方法を紹介します。

業務分掌の具体的な作成方法は、以下で紹介する4ステップに分かれます。

  • ステップ(1):各部門やチームにヒアリングを実施する
  • ステップ(2):各部門やチームの責任や権限を明確にする
  • ステップ(3):資料などにまとめ、調整をはかる
  • ステップ(4):見える化し、社内に周知をはかる

4つのステップをそれぞれ確認していきましょう。

ステップ(1):各部門やチームにヒアリングを実施する

まずは、各部門やチームにヒアリングをおこない、どのような業務を分掌する必要があるのかを把握しましょう。

具体的にどのような業務があるのか、人員はどれくらい必要なのかといった情報を集めないと、適切に分担できなくなってしまいます。

ステップ(2):各部門やチームの責任や権限を明確にする

業務分掌に必要な情報が集まったら、各部門やチームに割り振る業務や責任、権限を設定していきます。

とくに、これまでだれが担当するのか、だれが責任をもつのかあいまいになっていた業務について、分掌していくと、スムーズな業務進行の実現を目指すことができます。

ステップ(3):資料などにまとめ、調整をはかる

業務分掌の内容が決まったら、可視化してまとめていきましょう。

業務内容だけでなく、部署やチームごとの関わりや流れも可視化しておくと、関連もわかりやすくなり、円滑な業務遂行を促すことができます。

また、必要があれば、責任や業務分担を変更したり、部署を増やしたりなどの調整もおこないましょう。

ステップ(4):見える化し、社内に周知をはかる

業務分掌が完了したら、可視化した資料の体裁を整え、社内周知をはかりましょう。

各部署やチームに、どのような業務が割り振られたのか、どういった責任を負うことになるのか把握してもらうようにします。

業務分掌を円滑に運用するポイント

最後に、業務分掌を円滑に運用するポイントを確認していきましょう。

  • 定期的に見直し・更新する
  • ジョブローテーションを実施する

業務分掌は、一度定めたら終わりというものではありません。

とくに昨今は、働き方や時代の変化が激しく、企業も柔軟に対応していく必要があります。

過重労働や長時間労働を避け、従業員が健康的に働ける職場を実現するためにも、業務分掌を円滑に運用するポイントを解説します。

定期的に見直し・更新する

業務分掌がうまく機能しているかは、定期的に確認する必要があります。

適切に分担したつもりでも、特定の部署の負担が大きくなってしまっていたり、発生しなくなった業務が出てきていたりなど、状況が変わっている可能性があります。

頻度の目安として、半期に1度はチェックするようにしましょう。

ジョブローテーションを実施する

ジョブローテーションとは、3か月から半年程度の一定の期間で、業務を担当する部署やチームを入れかえていく制度です。

ジョブローテーションを取り入れると、複数の業務を経験するようになるため、「この仕事はこの人しかできない」という属人化を防止できます。

業務の属人化は、特定の人への業務負担の偏りを生みます。

また、「この人がいなくなったら業務が回らなくなる」など、属人化はさまざまな問題の原因となりえるものです。

ジョブローテーションを実施すると、個人がさまざまな業務を担当できるようになり、スムーズな業務進行が可能になります。

>ジョブローテーションとは?に関する記事はこちら

社内の情報共有に「Chatwork」

業務分掌とは、部署やチーム単位に業務範囲や責任、権限を明確化することです。

責任感の芽生えや不正リスクの軽減などのメリットがある一方で、イレギュラーな事象への対応スピードが遅れるリスクなども想定されるため、導入の検討は慎重に進めましょう。

また、業務分掌の設定や見直しにあたっては、各所へのヒアリングや、できあがった業務分掌の共有が必要です。

チャットツールなどを活用して、効率的に社内の情報共有を進めましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式でコミュニケーションをとることができ、ファイルを添付できるため、ヒアリングのほか業務分掌の周知にも役立ちます。

「Chatwork」は無料で使うことができるので、たとえば業務分掌をする部署やチームだけで使用できます。

ぜひ「Chatwork」を活用して、効率的な業務分掌の策定を実現してください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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