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オブザーバーとは？役割や会議で求められること、アドバイザーとの違いを解説
目次
ビジネスシーンで「オブザーバー」の役割を任された経験がある人もいるのではないでしょうか。
オブザーバーとは、投票権や議決権はもたずに会議に参加する人のことです。
この記事では、オブザーバーの意味や役割、アドバイザーとの違い、また、オブザーバーに求められる姿勢などを解説します。
オブザーバーとは
オブザーバーとは、投票権や議決権はもたずに会議に参加する人のことです。
基本的にオブザーバーは発言はせず、決定権も持ちません。
ただし、会議について客観的な意見や専門的な意見が必要な場合や、会議の最後に総括的な意見が求められた場合には、オブザーバーも発言するケースがあります。
「オブザーバー」は、英語の「observer」に由来する言葉です。
「observer」は、「よく見る」や「観察する」「見学する」などの意味をもつ動詞の「observe」に、人をあらわす「er」をつけた言葉です。
オブザーバーとアドバイザーの違いとは
オブザーバーと似た言葉として「アドバイザー」という言葉があげられますが、オブザーバーとアドバイザーは、それぞれ会議や打ち合わせへの参加する際に、異なる役割をもちます。
オブザーバーは基本的に発言しないのに対し、アドバイザーは必要な場面で助言や発言をします。
アドバイザーは、「助言者」や「忠告者」といった意味をもつ言葉で、ビジネスシーンにおいて、第三者の視点から専門的な助言をおこなう人を指します。
たとえば、コンサルタントや税理士など、専門的な資格や知識のある人をアドバイザーと呼びます。
アドバイザーには客観的な視点が必要なため、一般的には外部の第三者がアドバイザーとなるケースが多いです。
オブザーバーの役割と求められる理由
専門的な意見が求められるアドバイザーとは異なり、会議中には基本的に発言しないオブザーバーには、どのような役割が求められているのでしょうか。
オブザーバーの役割の一例を紹介します。
- 会議に緊張感をもたせるため
- 会議の公平性を保つため
- 会議やプロジェクトの進捗状況を把握するため
- 知識の習得につながるため
オブザーバーを任された際に、どのような期待役割をもたれているのか悩む場面もあるでしょう。
オブザーバーに求められる役割を確認していきましょう。
会議に緊張感をもたせるため
会議に参加している人だけでなく、会議を見ている人がいると、参加者に適度な緊張感が生まれます。
参加者に緊張感が生まれると、活発に発言するようになったり、根拠のない発言がしづらくなったりなどのメリットが期待でき、生産性の高い会議の実現に近づきます。
発言権がなく、参加者の様子を見ているだけでも、オブザーバーの存在は会議に影響を与えるでしょう。
会議の公平性を保つため
オブザーバーがいると、特定の人物による一方的な発言を防ぎ、多くの人が発言しやすい雰囲気の醸成が可能になります。
また、多くの参加者が発言権をもつと、会議の公平性を保ちやすくもなります。
たとえば、役職者が会議にいる場合など、参加者に上下関係があると、会議の公平性が保ちづらいケースがあります。
役職者の発言が強い影響力をもち、一般の社員は意見を伝えづらくなるためです。
とくに、役職者とは異なる意見の発言は難しいでしょう。
しかし、オブザーバーがいれば、役職者の発言による一方的な会議進行になりにくいのがメリットです。
ほかの部署の役職者など、第三者的なポジションにあり、かつ役職についている人物をオブザーバーとすると、会議の公平性を保ちやすくなります。
会議やプロジェクトの進捗状況把握のため
オブザーバーには、会議やプロジェクトの進捗状況を把握する役割があるケースもあります。
会議やプロジェクトには多くのメンバーが参加するため、全体の進行状況を把握し、調整をおこなう役割が必要になります。
たとえば、会議やプロジェクトのリーダーがオブザーバーとなれば、進行管理もしやすく、遅れも生じづらくなるでしょう。
知識の習得につながるため
自分の担当分野以外の会議や、さまざまなレイヤーが参加する会議に参加すると、勉強にもなるため、オブザーバーの役割を通じて、知識の習得が可能になります。
たとえば会議中は、日常の業務とは異なるかたちで、さまざまな意見が出され、議論がおこなわれるため、自分にはなかった観点や考え方を学べるでしょう。
オブザーバーが必要な会議
具体的に、どのような会議でオブザーバーが求められるのでしょうか。
本記事では、オブザーバーの設置による効果が見込める会議を3つ紹介します。
- 参加人数が多い会議
- 進捗状況が悪い会議
- 若手社員の参加が多い会議
3つの会議にあてはまる場合には、オブザーバーの設置を検討してみましょう。
参加人数が多い会議
参加人数が多い会議の場合、発言をする人が偏ってしまい、なかなか意見を出せない人が出てきたり、偏った意見ばかりが出てきてしまう可能性があります。
しかし、オブザーバーがいれば、第三者の目があることから、「発言しなければ」という意識が芽生える効果や、発言し過ぎな人や影響力の強い人による一方的な発言を防ぐ効果も期待できます。
また、参加人数が多ければ、オブザーバーは、より多様な観点からの意見を収集できます。
さまざまな意見や考え方を聞くことができる会議は、オブザーバーにとっても、知識の習得につながる有益な場になります。
進捗状況が悪い会議
オブザーバーの存在は、進捗状況が悪いプロジェクトや業務の会議にも効果的です。
たとえば、プロジェクトのリーダーがオブザーバーとして会議に参加すると、進捗状況やどこに問題点があるのか適切に把握できます。
会議で得られた情報をもとに、進捗改善を図ることも可能でしょう。
また、第三者がオブザーバーとして参加すると、客観的にどこに課題があるのか、なぜ進捗状況が悪いのかを、参加者とは異なる視点で指摘できます。
プロジェクトの参加者の場合、問題の本質に気がつけず、いつまでも改善できない可能性もあります。
進捗が悪いと感じた場合には、プロジェクトとは関係のない第三者をオブザーバーとして招待し、状況確認をおこなってみましょう。
若手社員の参加が多い会議
若手の社員が中心で参加する会議の場合も、積極的にオブザーバーをいれましょう。
若手社員は、上下関係を意識して意見しづらくなる傾向があるため、オブザーバーをいれて「自分も発言しなければ」という意識をもたせ、活発な意見交換を促しましょう。
また、人事担当者や若手社員の育成担当などをオブザーバーにすると、発言内容にもとづいた適材適所の人材配置の一助とすることもできます。
オブザーバーに求められる姿勢
最後に、オブザーバーとして会議に参加する際に、どのような姿勢が求められるのか解説します。
- 第三者としての立場を自覚する
- 発言に責任をもつ
- 求められている役割を遂行する
オブザーバーは、会議に参加しながらも、意見は求められない特殊な役割です。
オブザーバーを任命された場合は、どのようなスタンスで、どのような振る舞いが求められているのかを把握したうえで、会議に参加するようにしましょう。
第三者としての立場を自覚する
オブザーバーは、基本的に発言権や議決権をもちません。
そのため、議論に参加したり、積極的に発言したりする立場ではない点を覚えておく必要があります。
オブザーバーとしての立場を自覚して、参加者とは距離をとり、観察者としての役割を務めるようにしましょう。
発言に責任をもつ
役員や役職者がオブザーバーとして参加した場合は、会議中に発言を求められるシーンもあります。
しかし、役職者による発言は、場合によって会議の進行に影響を与えてしまう可能性があります。
オブザーバーは、あくまでも会議においては第三者であり、会議に不要な影響を与えないよう、発言に責任をもつことが重要です。
会議の方向性やすでに決まったことに対する反対意見などは、控えるようにしましょう。
求められている役割を遂行する
参加する会議によって、オブザーバーに求められる役割は異なります。
たとえば、新入社員や中途採用社員など、会社に入社して間もない人が参加する場合は、知識の習得や監視の目による会議の活性化が求められているでしょう。
また、他部署の役職者が会議に参加する場合は、立場が上の者による一方的な意見の押し付けや、偏った意見に対する抑止力が求められている可能性があります。
オブザーバーとして会議に参加する際は、自分にどのような役割を求められているか考えるようにしましょう。
その上で、自分に求められている役割を遂行することが重要です。
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オブザーバーとは、投票権や議決権はもたずに会議に参加する人のことです。
会議にオブザーバーが参加すると、会議の活性化や公平性の維持、知識の習得など、さまざまなメリットを期待できます。
オブザーバーとして会議に参加する場合は、自分に求められる役割を理解して、会議に参加するようにしましょう。
また、オブザーバーとして会議に参加する際や、オブザーバーを招く役割を担う際は、事前に会議のアジェンダを共有したり、会議後に議事録を共有したりする必要が出てくる場合もあるでしょう。
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