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部署異動とは？実施目的やメリット・デメリット、手順を解説
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目次
部署異動は、人材育成や業務効率化、組織活性化をはかるうえで欠かせない人事施策です。
一方で、教育コストや一時的な生産性の低下などの課題もあるため、慎重に判断したうえで進める必要があります。
本記事では、部署異動の概要や実施の主な目的、メリット・デメリットなどを解説します。
部署異動をおこなう場合の適切な進め方や、よくある質問への回答もまとめているので、ぜひ参考にしてください。
部署異動とは
部署異動とは、企業や組織のなかで、従業員の所属部署を変更することを指します。
部署異動は人事施策のひとつであり、欠員補充や組織の最適化など、さまざまな目的でおこなわれます。
部署異動によって業務内容が変わる場合もありますが、従業員のスキルアップにつながったり、社内の人間関係が広がったりするなどの効果が得られます。
部署異動を実施する目的・理由
部署異動を実施する主な目的・理由を5つ解説します。
- 業務効率化をはかるため
- 人材育成の促進のため
- 欠員補充のため
- 組織の健全性を保つため
- 新規事業立ち上げのため
以下、詳しく説明します。
業務効率化をはかるため
部署異動の多くは、組織全体の業務効率化をはかるためにおこなわれます。
従業員のスキルや適性を考慮した適材適所を実現することにより、従業員の能力を最大限に発揮できるため、組織全体のパフォーマンス向上につながります。
また、特定の部署や従業員に業務が集中している場合、適切な人員配置をおこなうことで、業務負荷の適正化や生産性の向上などの効果も期待できます。
人材育成の促進のため
部署異動は人材育成にも活用されています。
部署異動によって異なる業務を経験させることで、新たなスキルが身についたり、社内の人間関係や視野が広がったりするためです。
また、さまざまな部署を経験することで組織全体の仕組みを理解できるため、管理職候補者の育成にも有効です。
欠員補充のため
退職や休職などによって生じた欠員を補充する目的で部署異動をおこなう場合もあります。
急を要する場合や自社独自の業務である場合は、外部から新たな人材を採用するよりも、社内異動のほうがスムーズに業務を引き継げるでしょう。
ただし、部署異動による欠員補充は応急処置的な側面が強く、新規採用に比べるとスキルや経験のマッチ度が低くなる可能性がある点には注意が必要です。
組織の健全性を保つため
部署異動は組織の健全性を保つ効果もあります。
特定の従業員が同じ業務を長期間担当していると、業務の属人化や不正が発生するリスクが高まるためです。
このようなリスクを軽減し、組織の健全性を保つためにも、適度な部署異動が必要といえるでしょう。
新規事業立ち上げのため
新規事業を立ち上げる際にも部署異動がおこなわれます。
新規事業の立ち上げには経験豊富な人材や、業務上の連携が取れる人材が不可欠であるため、社内で適任者を集めて新たなチームを編成する必要があります。
部署を超えてチームメンバーを集めることで、社内のさまざまな技術やノウハウを活用しやすくなり、新規事業の成功率を高められるでしょう。
部署異動を実施するメリット
部署異動を実施する主なメリットは以下のとおりです。
- 組織の活性化につながる
- 業務の属人化を防げる
- 従業員のモチベーション向上につながる
- 適材適所の人員配置が可能になる
それぞれのメリットについて説明します。
組織の活性化につながる
まず、部署異動を実施することで、組織の活性化が期待できる点がメリットです。
チームのメンバーが長期間変わらないと、日常の業務がマンネリ化してモチベーションが低下する可能性が高まります。
部署異動によって異なる経験や視点をもつ人材が加わることで、チーム内のコミュニケーションが活性化し、新たなアイデアや業務改善の提案が生まれやすくなるでしょう。
業務の属人化を防げる
部署異動には、業務の属人化を防止するメリットもあります。
特定の業務を特定の従業員だけが担当していると、担当者が退職や休職をした際に業務が停滞したり、業務の質が低下したりするリスクがあります。
部署異動を定期的に実施することで、業務に関する知識やスキルが複数の従業員へ分散されるため、業務の属人化防止につながります。
従業員のモチベーション向上につながる
部署異動は、従業員のモチベーション向上にも役立ちます。
同じ業務を長期間続けていると、仕事に対するモチベーションが低下してしまうことがあります。
部署異動によって担当業務が変われば、新しいことを学ぶ意欲が刺激され、新たな目標を見つけやすくなります。
とくに、本人の希望にそった部署異動である場合は、いっそう積極的に業務へ取り組むようになるでしょう。
適材適所の人員配置が可能になる
部署異動をおこなうことで、適材適所の人員配置が可能になる点もメリットといえます。
従業員ひとりひとりが、より強みを活かせる部署で業務にあたることができれば、組織全体の生産性やパフォーマンスの向上が期待できます。
また、得意な業務を担当することで仕事への満足度も向上するため、離職率の低下にもつながるでしょう。
部署異動のデメリット
部署異動を実施する際には、デメリットもあります。
- 教育のコストがかかる
- 定着まで時間がかかる
- 離職や休職につながるおそれがある
以下で詳しく説明します。
教育のコストがかかる
部署異動をおこなう際に、新しい業務を教育・習得するためのコストが発生する点はデメリットといえます。
とくに専門性が高い業務を扱う部署へ異動する場合は、手厚い研修やOJTが必要となるため、教育コストが増大することも考えられるでしょう。
また、教育担当者は自身の通常業務と並行して指導をおこなうケースが多く、一時的に業務負荷が増大したり、生産性が低下したりすることも少なくありません。
定着まで時間がかかる
部署異動した従業員が新しい業務に慣れるまでには、ある程度の時間を要するということも念頭に置いておかなければなりません。
未経験の業務に携わる場合、業務の習得に時間がかかるだけでなく、新しい職場環境に慣れたり、部署のメンバーと打ち解けたりする必要があります。
異動したばかりの従業員は精神的な負担を感じやすいため、周囲がしっかりフォローアップをおこなうことが重要です。
離職や休職につながるおそれがある
部署異動がきっかけで、従業員の離職や休職につながるおそれがあることもデメリットといえるでしょう。
新しい環境にうまくなじめなかったり、自分の能力を十分に発揮できなかったりすることで、モチベーションが低下してしまう例もあるためです。
とくに、従業員本人が希望していなかった部署異動に関しては不満やストレスを感じやすく、離職や休職のリスクも高まります。
部署異動を成功に導くポイント
部署異動を成功に導くために知っておくとよいポイントは以下のとおりです。
- 異動の理由や目的を共有する
- 従業員の希望を考慮する
- 適材適所の人員配置を考慮する
3つのポイントをそれぞれ解説します。
異動の理由や目的を共有する
部署異動を実施する際は、対象の従業員に理由や目的をきちんと共有することが重要です。
異動の理由や目的が不透明なままだと、不満や不安を抱える要因となり、異動後のパフォーマンスに悪影響を与えるおそれがあるためです。
理由や目的が共有されていれば、業務上期待されていることや自分のキャリアへの影響などが理解できるため、異動先の部署でも前向きな姿勢で業務に取り組めるでしょう。
従業員の希望を考慮する
部署異動は、できる限り従業員の希望を考慮しておこなうことがポイントです。
一方的な異動命令は、業務に対するモチベーションの低下や離職につながる可能性があるためです。
部署異動は組織全体への影響や部署の都合をふまえて行われるケースが大半ですが、対象者のキャリアプランや適性も考慮しつつ、異動前に本人の意向を確認することが望ましいでしょう。
適材適所の人員配置を考慮する
部署異動の成功には、適材適所の人員配置をおこなうことも大きなポイントです。
欠員補充をしたいからといって、従業員のスキルや適性を無視した部署異動をしてしまうと、異動先の業務の停滞や本人のモチベーション低下を招きかねないためです。
部署異動の本来の目的を見失わないよう、従業員の適性や部署・業務との相性などを考慮しましょう。
部署異動の進め方・手順
部署異動の進め方を、6つの手順で解説します。
- 1.現状把握・ヒアリング
- 2.人事異動の計画立案
- 3.異動候補者のリストアップ
- 4.部署・候補者から承諾獲得
- 5.内示・辞令
- 6.アフターフォロー
1.現状把握・ヒアリング
まずは、社内の状況を正確に把握することが重要です。
各部署の従業員や責任者にヒアリングをおこない、人員構成や業務内容、異動の必要性などを確認しつつ、異動対象とする人材の要件を明確にしましょう。
また、他部署の情報を収集することで組織全体の状況を把握できるため、どの部署から人を異動させるのが適切かを検討しやすくなります。
2.人事異動の計画立案
現状の分析が終わったら、人事異動の計画を立案します。
組織の目標や達成すべき数字などと照らし合わせ、どの部署にどのような人材が必要か、どの部署からどの部署へ人材を異動させればよいかなどを検討していきます。
また、異動時期や業務引き継ぎのスケジュールの検討も並行しておこなっておけば、業務に支障をきたさずにスムーズな異動が可能になります。
3.異動候補者のリストアップ
次に、異動の候補者をリストアップします。
従業員の業務実績・スキル・性格・キャリアビジョンなどをふまえて総合的に判断し、できるだけマッチ度の高い人材を選定する必要があります。
また、選定した候補者が業務に慣れて成果を出せるようになるまでの期間や、異動による心理的影響などもシミュレーションしておくとよいでしょう。
4.部署・候補者から承諾獲得
異動候補者が決まったら、異動元・異動先それぞれの責任者と候補者本人から承諾を得る必要があります。
一方的な通達ではなく、関係者ひとりひとりに異動の必要性や期待する成果を説明することで、納得感が生まれやすくなるでしょう。
5.内示・辞令
部署異動の内容が確定したら、正式な内示と辞令交付をおこないます。
内示とは、正式発表に先がけて非公式に本人へ異動内容を通知するもので、決定事項を組織全体へ正式に通知するものが辞令です。
本人や関係者の準備期間を確保するためにも、辞令の前に余裕をもって内示をおこなうことが一般的です。
6.アフターフォロー
辞令後には、異動対象である従業員のアフターフォローをおこなうことが重要です。
異動に対する不安やストレスなどを軽減することで、モチベーションの低下を防止できます。
また、新しい部署での業務や人間関係に慣れるまでには時間がかかるため、定期的に面談やヒアリング、研修を実施するなど、こまめなサポートを心がけましょう。
部署異動に関するよくある質問
最後に、部署異動に関するよくある質問と答えをあわせて紹介します。
部署異動は希望できるのか
部署異動を希望できるかどうかは企業によって異なります。
希望できる企業では、「自己申告制度」や「社内公募制度」を設けたり、定期的な面談をおこなったりして、従業員自らが異動希望を出せる機会を提供しています。
ただし、必ずしも希望どおりになるとは限らず、企業の人事戦略や組織のバランスなどを考慮して判断されることを理解しておきましょう。
部署異動は拒否できるのか
通常、部署異動は業務命令としておこなわれるため、従業員が一方的に拒否をするのは難しい場合が多いようです。
とくに、就業規則や労働契約へ異動に関する規定がある場合、従業員はその内容に従う義務が生じます。
また、業務上の合理的な理由がある異動に関しては、法的にも有効とみなされることが一般的です。
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