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業務効率化を図る5つのアイデアを紹介！成功のポイントや目的とは？
目次
会社の利益を向上させるためには、業務効率化を進めることが重要です。
無駄な作業を排除したり、便利なツールを導入することで業務効率化を進めることができれば、生産性の向上や優秀な人材の確保にもつながります。
適切な業務効率化をおこなうために、業務効率化のアイデア、自社に合った手法の選び方などの理解が必要です。
業務効率化を図る目的とは？
業務効率化の主な目的として、生産性の向上、ワークライフバランスの実現、優秀な人材の確保が挙げられます。
それぞれの目的が設定される理由について詳しく見ていきましょう。
生産性の向上
業務プロセスに無駄が多いと仕事を効率的に進められないため、会社全体の利益の向上も期待できません。
また、無駄なことに多くの時間や人材を割くのはコストが増えるだけになります。
無駄をなくし生産性を向上させることで、適切な人員で仕事が回るようになったり、新しいことやより専門的なことに時間を割くことが可能になるので、業務効率化をおこなう目的として考えられています。
ワークライフバランスの実現
ワークライフバランスとは、仕事とプライベートをともに充実させることです。業務効率化を進めることで生産性が向上すれば、残業時間が減ることにもつながりプライベートの時間も確保しやすくなります。
残業を減らすことは働き方改革で求められており、家族や友人と過ごす時間や休息の時間をしっかりと確保できることで離職防止やモチベーションの維持にもつながるでしょう。
＞ワークライフバランスを実現するメリットに関する記事はこちら
優秀な人材の確保
人材不足であったり、優秀な人材をどう確保するかは多くの企業を悩ます問題です。
業務効率化を進めることで、人材不足を防ぎ、優秀な人材に長く働いてもらえる可能性が高まります。
業務効率化をおこない生産性が向上することで、企業の成長につながり待遇面の改善や残業が削減し効率的に働ける環境を作り出すことでライフワークバランスも充実し長く働きたいという気持ちやモチベーションを維持することにつながるでしょう。
業務効率化によって会社の魅力を高めるようにすることが優秀な人材の確保のために重要なことです。
業務効率化の5つのアイデア
業務効率化を進めるためには、具体的にどのようなことに取り組めばいいのでしょうか。
今回は、業務効率化のアイデアとして、5つのアイデアを紹介します。
- 業務プロセスを見直す
- リモートワーク・オンライン会議の導入
- アウトソーシングの活用
- ペーパーレス化の推進
- ビジネスチャットの導入
業務効率化は、自社の問題や課題にあわせて、適切に進めることが大切です。
それぞれのアイデアの内容を確認していきましょう。
業務プロセスを見直し無駄な作業を減らす
必要だと思っていたとしても、実際は無駄な資料作成や会議などの無駄な業務で貴重な時間を使っているケースも多いでしょう。
まずは会社全体の業務プロセスを見直し、無駄な作業を抽出することが大切です。
そのうえで、必要のない業務や会議はなくしたり、見直しをおこないましょう。
なんとなくおこなわれていただけ、前からやっていたからやっているだけ、のような無駄な業務を見つけ出し削減するだけで多くの無駄がなくなるかもしれません。
リモートワークやオンライン会議を取り入れる
リモートワークやオンライン会議を取り入れることで業務効率化につながる部分もあります。
リモートワークを導入することで、無駄な出張がなくなったり、通勤時間が無くなることで社員のストレスの緩和にもつながります。
これまでの会議をオンライン会議に置き換えれば、会議の録画も可能になり議事録の作成などの手間や会議室を用意する必要性もなくなります。
リモートワークやオンライン会議という新しい働き方の選択肢を増やすことで、IT化も進み業務効率化を進めやすくなるでしょう。
アウトソーシングを利用する
アウトソーシングとは、業務の一部を社外の人材や専門家や専門企業に委託することです。
マニュアル化しやすい単純作業や社内では難しい専門的な知識が必要な業務については、アウトソーシングを活用したほうが効率的な場合もあります。
単純作業だがボリュームがあるものや、社内にノウハウのない業務を得意とする会社や人材に任すことで本来やるべき業務や自分たちの強みを発揮できる業務に集中して取り組むことができます。
現状おこなっている業務のなかに、外部の人材に任せたほうが効率的な業務がないかを見直してみるといいかもしれません。
ペーパーレス化を推進する
業務効率化を図るためには、ペーパーレス化を推進することも大切です。
社内会議やクライアントとの打ち合わせのために紙の資料を印刷すると、時間も印刷コストもかかってしまいます。
会議用の資料はプロジェークターを利用して見せる、メールで事前に配布するなど、ペーパーレス化を推進すれば、印刷コストや作業時間を節約できるでしょう。共有フォルダなどを利用して、オンラインで資料を閲覧できる環境を構築するのもいいかもしれません。
ビジネスチャットを導入する
ビジネスチャットとは、メールや電話より気軽にコミュニケーションをとることができるツールです。
ビジネスチャットを活用すれば、業務連絡や大容量ファイルの送受信を簡単におこなえます。
また、Web会議やビデオ通話の機能を持つビジネスチャットもありますので、リモートワークやオンライン会議にも活用できます。
ビジネスチャットを活用することで、業務効率化と同時にペーパーレス化やIT化を進めることにもつながり相乗効果が期待できるでしょう。
業務効率化の手法を選ぶポイント
業務効率化を図るためのアイデアや手法にはさまざまなものがあります。
数多くのアイデアや手法の中から適切なものを選ぶことで業務効率化をスムーズに進めることができるでしょう。
業務効率化の手法を選ぶときのポイントについて解説しますので、参考にしてください。
担当者の意見や現場の声を聞く
業務効率化の手法を選ぶときは、実際に業務をおこなっている担当者や現場の意見を聞き、現状の課題や悩みを把握することが大切です。
経営者や管理職だけで業務効率化の手法を選ぶと、現場に馴染まないケースもありますので、あくまでも現場目線で手法を選択することが重要です。
業務効率化をするには、業務について深くかかわり知識がある人の意見はとても重要ですので、意見を聞き改善を繰り返すことで業務効率化が適切におこなわれていくでしょう。
効果を測定して改善する
業務効率化の手法を選んで実行した後は、その効果をしっかりと測定しましょう。
業務効率化の手法を用いたからといって、必ずしも業務効率化が実現できるわけではありません。
また、これまでのやり方から変わる部分も出てくるので、業務効率化につながるとしても混乱や戸惑いを感じてしまう人もいます。
業務効率化の手法を実行し一定の期間が経過したら振り返りをおこない業務の担当者にヒアリングしてみることも大切です。
ヒアリング内容をもとに、やり方を改善したり、手法自体を変更したりとより改善されるように進めていきましょう。
業務効率化のアイデアや手法から適したものを選ぼう
業務効率化を進めることで、生産性の向上や残業時間の削減、社員のストレス軽減といったメリットを得られます。
リモートワークの導入、ペーパーレス化の推進、ビジネスチャットツールの活用など、さまざまな手法がありますので、自社の課題を明確にしたうえで最適な方法を選びましょう。
また、業務効率化に役立つツールとしては、会計ソフト、チャットツール、Web会議ツールなど、さまざまなものが挙げられます。
自社が抱えている課題や悩みに合ったツールを導入しましょう。
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