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平準化とは？標準化との違いや意味、取り組み方を解説
目次
「平準化」とは、業務の量や難易度の偏りをなくすために実施される取り組みを指します。
最近ではITツールを活用した平準化も積極的に進められ、効果を上げています。
今回は、業務の課題解決に平準化をどのように活かすとよいか詳しく解説します。
平準化とは
平準化とは、「物事を均一化し偏りをなくす」という意味です。
もともとは製造業で多種多様な種類の製品を均等に生産するための取り組みを指す言葉でしたが、近年はビジネスシーン全般で使われるようになり、従業員の業務の偏りをなくす試みを広く「平準化」と呼んでいます。
業務の平準化とは
業務の平準化とは、従業員の業務負担の偏りをなくす取り組みを指します。
主に、作業手順が決まっており、繰り返し発生する作業に対して実施されます。
一部のメンバーに対する業務の偏り以外に、繁忙期と閑散期の業務の偏りを均等にする取り組みなども平準化に含まれます。
業務の標準化との違い
業務の「平準化」と「標準化」は目的や方法が異なります。
業務の平準化は、各人の作業量を見える化して業務の偏りをなくすことを指し、作業の自動化や割り振りの見直しによって負担軽減を図ります。
一方、業務の標準化では、作業の進め方を統一して属人化を防ぐと同時に、品質の向上も目指します。
たとえば、作業手順書などを作成し、誰でも同じ品質の成果物を生み出せるようにすることが標準化に該当します。
「平準化」と「標準化」には共通点と違いがあるため、それぞれの特徴を知っておくとよいでしょう。
業務の平準化が求められる理由
続いて、業務の平準化が求められる理由を説明します。
業務の遅延を防ぐため
まず、業務の遅延を防ぐという理由が挙げられます。
一部のメンバーに業務が偏っていると、その人のキャパシティを超えてしまい、納期までに成果物が完成しないおそれがあります。
複数の従業員で手分けすれば、一人あたりの負担が減るため、業務の遅延を防ぐことができます。
業務の属人化を防ぐため
業務の平準化は、業務の属人化を防ぐためにも有効です。
業務が属人化によって特定のメンバーしか担当ができなくなると、そのメンバーが不在のときには工程に遅れが生じてしまうかもしれません。
また、平準化によって業務ノウハウを複数のメンバーで共有することの属人化の防止に役立ちます。
業務の偏りを防ぐため
業務の偏りを防ぐことも、平準化の大きな目的のひとつです。
従業員間で業務負担に大きな差があると、従業員同士に不満が生まれやすくなります。
その結果、業務を少なく割り振られた従業員のやる気が削がれたり、業務を多く割り振られた従業員が頑張りすぎて燃え尽きてしまったりする可能性も考えられます。
業務品質を保つため
取引先や顧客から信頼を得るためにも、成果物は一定の品質を保たなければなりません。
一部の従業員しか高品質の成果物を生み出せない状況では、その従業員の休職・退職などの際には成果物の品質が低下してしまうでしょう。
誰でも同じ品質で作業ができるようにするために平準化をおこなう例も見られます。
コスト削減のため
業務を平準化すると、コスト削減にもつながります。
一部のメンバーに業務が集中すると、工程に遅れが生じるだけでなく、ほかの従業員の手が空いてしまい、人件費が無駄になってしまうおそれがあります。
また、業務の平準化によって、特定の従業員の残業を減らすことによるコスト削減効果も見込めます。
業務の平準化がされていない状態とは
ここからは、業務が平準化されていない状態を具体的に説明します。
従業員によって業務量が異なる
業務が平準化されてない職場では、各メンバーの業務量に差が生じています。
残業が日常茶飯事となっているメンバーがいる一方、勤務時間内でも手が空いているメンバーがいれば、平準化による改善が求められる状況でしょう。
業務が属人化している
特定の従業員でなければ担当できない作業がある場合も、業務の平準化ができていないと考えられます。
特定の職位でなければできない業務（チームマネジメント、人事評価など）をのぞき、作業手順書を整備すれば誰でもできるはずの業務が一部の人にしかできない状況であれば、見直しが必要といえます。
時期や季節によって業務量が異なる
繁忙期と閑散期の業務量に差が生じている職場も要注意です。
たとえば特定の季節になると生産量が増え、時間外労働が増えるケースがあります。
時期・季節による業務量の変動があらかじめ予測される場合、前もって平準化をおこなっておくなどの対策が必要です。
業務が定型化されていない
繰り返し発生する業務の定型化が進んでいない職場も、平準化が不十分といえます。
作業の方法や手順が定まっていないと、メンバーによってやり方が異なり、品質にばらつきが出てしまいます。
非効率的な手順で作業をしている人がいれば、業務効率が落ちるだけでなく、新たに担当になった人への引き継ぎにも時間がかかり、さまざまな無駄が生じてしまうため、平準化による改善が必要です。
業務を平準化するメリット
次に、業務の平準化によって得られるメリットを紹介します。
属人化や負担の偏りを防げる
業務を平準化すると、一部の従業員への業務負担の偏りや、業務の属人化が防止できます。
突発的に作業量が増えた場合でも、ほかのメンバーが代行できるようになるため、工程の遅れも生じにくくなります。
また、異動や退職でメンバーが入れ替わっても、品質を保ちながら納期までに成果物を完成させられる可能性が高まります。
生産性向上につながる
作業が滞った場合でも、作業が平準化されていればほかのメンバーがフォローしやすくなり、作業の遅延防止につながります。
誰でも高品質な成果物を生み出せること、歩留まりが改善されることなどから、生産性向上が期待できます。
残業時間が削減される
業務負担が大きい従業員は残業時間も多くなりがちですが、ほかのメンバーに作業を割り当てることで平準化をおこなえば、残業時間の削減が見込めます。
特定の時期に作業量が増加する職場の場合、一時的にアウトソーシングなどを活用して平準化を図ることも効果的です。
企業の残業代負担が減るとコストカットにつながり、経営面でもメリットがあります。
従業員同士の連携が深まる
業務負担に偏りがあると、従業員間で不満が生じがちです。
均等に作業を振り分ければ、従業員の不満を減らせる効果が見込めます。
業務の自動化やマニュアル化を進めれば業務の偏りを防ぐことにつながり、不満の減少が期待できるため、従業員同士の協力が促される可能性があります。
従業員満足度向上につながる
ほかのメンバーに比べ自分の業務量が極端に多いと、不満やストレスも増えてしまいます。
一方、業務量が少ないメンバーは「期待されていない」とやる気が下がってしまうでしょう。
平準化によって業務量を見直せば、従業員の不満やストレスが減り、満足度向上にもつながります。
業務の平準化の進め方
業務の平準化を進める具体的な手順を紹介します。
取り組みを進める際に、ぜひ参考にしてください。
ステップ（1）：業務量を可視化する
最初に、全体の業務量を明らかにしましょう。
業務内容や作業時間にくわえ、繁忙期や閑散期、困難度なども調査し、一覧化します。
ステップ（2）：業務の偏りがないか確認する
全体の業務量が明らかになったら、従業員間の偏りをチェックします。
平常時だけではなく、月末や年度末、繁忙期、緊急時など、さまざまな切り口で確認してください。
ステップ（3）：業務を定型化・自動化する
偏りのあった業務は、ほかのメンバーへスムーズに振り分けられるように定型化・自動化をおこないます。
業務マニュアルを作成し、誰でも決められた手順で業務を遂行できるようにするとよいでしょう。
自動化できる作業は自動化するなど、業務の効率化も検討してください。
ステップ（4）：業務を分担する
業務を定型化・自動化できたら、偏りのないように振り分けましょう。
各メンバーの担当業務がひと目でわかるような一覧表を作成するのもおすすめです。
ステップ（5）：定期的に見直しをする
上記のようなステップで業務の平準化をおこなった後も、定期的に見直しを実施してください。
一度平準化を実施しても、時間が経つうちに業務の偏りが再び生じてしまう可能性もあります。
また、マニュアルに不備があり、作業が滞ったり品質が低下したりするケースも考えられるため、時期を決めて見直しをおこなうことが必要です。
業務の平準化の注意点
ここからは業務の平準化を進めるうえでの注意点をお伝えします。
スモールスタートを心がける
業務の平準化は特定の部署やチームに絞って開始しましょう。
特定の部署やチームで平準化をおこない、成果を出すことができれば、他部署からの理解も得られやすくなり、全社にも展開しやすくなります。
仮に問題が発生したとしても、範囲を限定したスモールスタートなら軌道修正もしやすいでしょう。
従業員の理解を得る
平準化に着手する前に、従業員へ目的や意義を説明し、理解を得るようにしてください。
これまで業務負担が少なかったメンバーは、業務量の増加に不満を感じるかもしれません。
一方的に説明をするのではなく、従業員の不安や意見にも耳を傾け、必要に応じて意見を反映しましょう。
一律に負担をかけない
業務に対するスキルや経験、能力は従業員によって異なるため、すべての従業員へ一律に業務を割り振ることは適切ではありません。
従業員ごとのスキル・経験・能力に見合った業務割り振りを検討し、そのうえで負荷をできるだけ平等にする配慮が必要です。
短期的な成果を求めない
業務を平準化しても、生産性向上・残業時間削減などの効果がすぐに出るとは限りません。
最初のうちは、平準化された業務に慣れず、作業に時間がかかってしまうことも考えられます。
短期的な成果を求めるのではなく、長期的な視点をもちながら取り組んでください。
業務量を正確に把握する
業務の偏りをなくすには、業務量を可視化することが不可欠です。
操作ログを収集するツールを使うなどして、各メンバーの業務量を正確に把握できるようにしましょう。
業務の平準化をおこなっても残業時間の削減につながらない場合は、そもそも業務量が適切でないと考えられるため、人員の採用や外注なども検討しつつ再考しましょう。
業務の平準化にITツールを活用する方法
ITツールを活用して業務を平準化することもできます。
以下では、ツールによる平準化が効果的な業務の例を紹介します。
データ入力
ITツールを使えば、今まで手作業で行っていたデータ入力をデジタル化できます。
たとえばAI-OCR（光学文字認識）技術を使って紙や画像ファイルから文字を読み取れば、領収書をスキャンするだけで日時や金額をデータ化でき、入力作業が必要ありません。
日程調整
会議の日程調整をするために参加者の予定を確認するのは、手間がかかります。
日程調整ツールを使うと、各参加者の空き時間をもとに日程候補の自動抽出が実現します。
タスク管理
タスク管理ツールを活用すれば、チームやプロジェクトごとに作業のリストアップや進捗の共有などができるでしょう。
作業の割り振りがしやすくなるうえ、進捗の遅れにも気づきやすくなり作業分担の見直しにもつなげられます。
コミュニケーション
メンバー間の情報共有や進捗の確認に寄与するのが、チャットツールです。
突発的なトラブルが発生しても、すぐに情報を共有でき人員配置を見直せるので、特定の従業員に業務が偏る心配もありません。
ノウハウの共有にも役立つので、生産性向上やスキルアップにも役立ちます。
スピーディなコミュニケーションに「Chatwork」
業務を円滑に進めるうえで、スピーディなコミュニケーションは欠かせません。
Chatworkは、いつでもどこでもメンバーと連絡を取り合うことができるツールです。
情報共有に貢献するだけではなく、コミュニケーションの活性化も期待できるので、導入をぜひご検討ください。
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