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「表記の件」は間違い？「標記の件」のビジネスでの使い方や意味を解説
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目次
ビジネスメールや文書で「標記の件」という表現は間違いなのでしょうか。
同音異義語として「標記の件」があるほか、「表題の件」や「掲題の件」などの類義語も多いため、適切に使い分けるためにはそれぞれの意味や使い方を知っておく必要があります。
本記事では、「表記」と「標記」の違いや「標記の件」の正しい使い方、混同されがちな言葉との違いなどをわかりやすく解説します。
表記と標記の違い
「表記」と「標記」は読み方が同じですが、それぞれ意味や使用するシーンが異なります。
表記の意味とは
「表記」とは、情報を文字や記号で書き表すことや、書かれている文字・内容を意味する言葉です。
たとえば、氏名をローマ字で書く場合は「ローマ字表記」、すでに記載されているものを指す場合は「◯◯は表記のとおり」のように記載されます。
標記の意味とは
「標記」は、目印を付けること、もしくは目印そのもの、文書やメールの件名・タイトルなどを意味する言葉です。
ビジネスシーンでは後者の意味合いで使われるケースがほとんどです。
メールでは「表記の件」ではなく「標記の件」を使う
ビジネスメールでは、件名やタイトルを意味する「標記の件」を用いることが一般的です。
メールの冒頭で「標記の件」を使用し、本文では、件名に関する詳細や具体的な内容に言及します。
「標記の件」の使い方をビジネスシーン別に紹介
「標記の件」はビジネスシーンで広く使われる表現です。
ここではメール・会議・プレゼンテーションの3つのシーンについて、「標記の件」の使い方をご紹介します。
メール
前述のとおり、メールの冒頭では、件名に関する内容を本文で述べるための前置きとして「標記の件」を使用します。
件名：次回の会議日程について
本文冒頭：標記の件につきまして、以下のとおりご連絡いたします。
件名：お問い合わせの件について
本文冒頭：標記の件につきまして、以下のとおり回答いたします。
会議
会議では、事前に周知していた議題やアジェンダ、会議資料の特定箇所を指す表現として「標記の件」を使用します。
「それでは標記の件について、まずは◯◯部長からご説明いただきます。」
「標記の件について、ご意見やご質問はございますか？」
プレゼンテーション
プレゼンテーションの際も、事前配布の資料内を指して「標記の件」を用いる場合が多く、使用する意味合いは会議のケースとほぼ同じです。
「標記の件についてご説明します。前方のスクリーンをご覧ください。」
「標記の件につきましては、現時点ではまだ調査段階です。」
「標記の件」を使う際の注意点
「標記の件」を使用する際は、使うシーンや相手に応じて注意が必要です。
メールで使う場合は「件名を参照する」という意味になるため、件名と本文の内容が一致していることが前提となります。
また、「標記の件」はややフォーマルで固めの表現であるため、社外の人や目上の人に向けて使用することが適切です。
「標記の件」の間違った使い方
「標記の件」は、使い方を誤ると相手に誤解や不快感を与える可能性があるため、注意が必要です。
- 標記の件、取り急ぎ返信ください。
- 標記の件について、理解できないのでもう一度説明してください。
- 標記の件についてはよくわかりません。
上記のような表現はいずれも文法的に誤りではないものの、相手によい印象を与えるニュアンスとはいえません。
不用意に使用するとコミュニケーションに摩擦が発生する可能性があるため、避けた方がよい使い方といえるでしょう。
「標記の件」の言い換え表現
「標記の件」の代表的な言い換え表現として「表題の件」「掲題の件」「上記の件」「下記の件」があります。
以下では、それぞれの意味や使用シーンを解説します。
表題の件
「表題の件」は、書類やメールのタイトルを指す表現で、「標記の件」とほぼ同じ意味合いで使われます。
「表題の件について回答いたします」などのように、「標記の件」と同様の使い方をすれば問題ありません。
掲題の件
「掲題の件」は、「掲げた題目」を意味する言葉であり、「標記の件」と同様に使われます。
「掲題の件」は「標記の件」よりもやや古風で硬いニュアンスをもつため、主に報告書や議事録、公的文書などで使われる傾向にあります。
上記の件、下記の件
「上記の件」は文書内または本文中ですでに述べた事柄を指し、「下記の件」はこれから述べる事柄を指す表現です。
件名やタイトルを指す「標記の件」とは示す箇所や意味合いが異なるため、使用する際は注意が必要です。
「標記の件」の意味を正しく理解しよう
「標記の件」は、目印を付けること、または文書やメールの件名・タイトルを意味する言葉です。
文字や記号で書き表すこと、または書かれているものを指す「表記」とは意味や使い方が異なるため注意が必要です。
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