タイムマネジメントとは？注目される背景や具体的なステップを解説

タイムマネジメントは、ビジネスや日常生活において欠かせない考え方ですが、「意識していてもやるべきことが終わらない」「常に時間に追われている」と感じる人も多いでしょう。

時間を効率よく使うには、タイムマネジメントの基本を理解し、自分に合った手法を見つけることが重要です。

この記事では、タイムマネジメントが注目される背景から、効果的な活用方法、日々の実践に役立つ具体的なステップまでをわかりやすく解説します。

タイムマネジメントとは

働き方改革や業務の複雑化が進む現代において、タイムマネジメントは、仕事の質を高めつつ、ワークライフバランスを整える重要なスキルです。

タイムマネジメントとは、限られた時間を計画的に使い、生産性を高める時間管理の手法です。

20世紀初頭、アメリカの経営学者フレデリック・テイラーが提唱した「科学的管理法」が起源とされ、作業効率の向上を目的に発展してきた考え方です。

現在では、単にスケジュールを管理するだけでなく、業務の優先順位づけ・業務効率の最大化なども目的に、より実践的な活用が進んでいます。

スケジュール管理との違い

「タイムマネジメントとスケジュール管理は同じではないか」と考える人もいるかもしれません。

たしかに、どちらも「時間を管理する」という点では共通していますが、その目的やアプローチには大きな違いがあります。

スケジュール管理は、「予定を把握して整理する」ことを目的とした管理手法であり、会議やタスクの予定を可視化し、抜け漏れを防ぐために活用されます。

一方で、タイムマネジメントは、単に予定をこなすだけでなく、目標やタスクの優先順位を見極め、自分の行動を主体的にコントロールしながら「限られた時間をどう使うか」について考える点が最大の特徴です。

スケジュール管理が「時間を管理する技術」だとすれば、タイムマネジメントは「自分の行動を管理する技術」ということができます。

タイムマネジメントが注目される背景

近年、タイムマネジメントがビジネスシーンで強く求められるようになった背景には、社会や経済の大きな変化があります。

ここでは、タイムマネジメントが注目される3つの要因を解説します。

人手不足の深刻化

日本では少子高齢化が進み、働く世代である「生産年齢人口」（15〜64歳）が年々減少しています。

内閣府のデータによれば、1995年に約8,700万人だった生産年齢人口は、2070年には4,500万人程度にまで減少すると予測されています。[※1]

このような背景から、企業は「少ない人員でいかに成果を出すか」という課題へ常に直面するようになりました。

その解決策のひとつが、タイムマネジメントです。

時間の使い方を工夫して業務のムダを減らし、効率よく成果を出す働き方が求められています。

ワークライフバランスの推進

長時間労働を前提とした働き方は、現代において見直されつつあります。

政府の「働き方改革」や企業の制度改革により、ワークライフバランスを重視する傾向が強まっています。[※2]

ノー残業デーの導入やフレックスタイム制度の普及にともない、限られた時間内で成果を出すことが求められるようになりました。

効果的に成果を上げるには、「何にどれだけの時間を使うべきか」を自ら判断し、行動を最適化するタイムマネジメントのスキルが不可欠といえます。

市場競争の激化

デジタル化とグローバル化が加速するなかで、企業は国内外を問わず、これまで以上に厳しい競争環境におかれています。

時差のある海外とのやりとりや、24時間稼働が求められるビジネスモデルなど、従来の時間感覚では通用しないケースも増えており、時間の使い方を戦略的に考えるタイムマネジメントの重要性が高まっています。

情報量の多い現代では、やるべき仕事の優先順位を見極め、重要な業務に集中して時間を使う力が求められます。

タイムマネジメントをおこなうメリット

タイムマネジメントを実践すると、業務効率はもちろん、従業員の満足度や定着率、企業全体の生産性までもが大きく変わります。

ここからは、タイムマネジメントがもたらす5つの具体的なメリットを解説します。

業務効率が向上する

タイムマネジメントを実践するメリットのひとつが、業務効率の向上です。

タスクの洗い出しや優先順位の明確化をおこなうことで、重要な業務に時間を集中させることができ、無駄な作業や重複業務の減少につながります。

また、業務全体を俯瞰できるようになるため、成果を見越した行動が取りやすくなるとともに、業務のスピードや質が向上し、新しい業務や改善施策に充てる余裕も生まれます。

長時間労働を是正できる

働き方改革が進むなかで、長時間労働の是正は重要な課題です。

タイムマネジメントを実践することで業務の進め方が可視化され、計画的に作業を進められるようになります。

結果、残業時間の削減につながり、人件費の節約や、労働時間の適正化が可能です。

また、個人のタイムマネジメント意識が高まると、リモートワーク、フレックスなどの多様な働き方にも柔軟に対応できます。

長時間労働を減らしながら成果を出せる環境は、従業員の健康維持と企業のイメージ向上にも貢献します。

ワークライフバランスを実現できる

タイムマネジメントを導入すると、業務の無駄が減って効率化が進むため、プライベートの時間を確保しやすくなります。

心身の充実につながる家族との時間や趣味、自己研鑽の時間なども取りやすくなるでしょう。

従業員のライフスタイルに応じた柔軟な働き方を支援する土台にもなり、ワークライフバランスを重視する現代の価値観にも合致します。

このような環境は、従業員のモチベーション向上や定着率の改善にもよい影響を与えます。

精神的なストレスを軽減できる

業務の遅れやタスクの積み残しが続くと、精神的な負担は大きくなります。

タイムマネジメントによって業務を計画的に進められるようになれば、「仕事が終わらない」という不安が減り、精神的な余裕が生まれます。

ストレスの軽減は、ミスや離職の防止、さらにはメンタルヘルス対策にも有効です。

また、自分で時間をコントロールできるという実感は、自己効力感の向上につながり、働くことへの前向きな姿勢を育てます。

従業員の心の健康を守るという観点からも、タイムマネジメントは企業にとって重要であるといえます。

＞自己効力感に関する記事はこちら

タイムマネジメントの手順

タイムマネジメントを成功させるには、適切な手順を踏むことが大切です。

ここでは「タスクの洗い出し」から「振り返り」まで、実践に役立つ5つのステップに分けて解説します。

1. タスクを洗い出す

まず最初におこなうべきは、すべてのタスクを洗い出すことです。

1日の業務、週単位・月単位の定期業務まで、細かく書き出して全体像を把握しましょう。

このとき、各タスクにかかる時間も可能な限り記録しておくと、後のスケジューリングに役立ちます。

また、業務フローを図式化すれば、作業の流れや無駄も可視化しやすくなります。

「何にどれだけ時間を使っているか」を把握することが、不要な業務や時間の使いすぎに気づくきっかけになります。

2. タスクに優先順位をつける

洗い出したタスクには、「重要度」と「緊急度」の2軸で優先順位をつけましょう。

推奨されるのは「緊急度×重要度マトリクス」を使った分類です。

緊急かつ重要な業務（例：クレーム対応）を最優先とし、重要だが緊急でない業務（例：新規企画の立案）も計画的に取り組むことがポイントです。

一方で、緊急でも重要でもないタスクは、思い切って削減や廃止を検討しましょう。

タスクに優先順位をつけることで、限られた時間をどこに投資すべきかが明確になり、より戦略的に時間を使えるようになります。

＞「緊急度×重要度マトリクス」について詳しく紹介している記事はこちら

3. スケジュールを決める

優先順位が決まったら、次は具体的なスケジュールを立てます。

このときに重要なのは「余裕を持たせること」と「柔軟に調整できること」です。

スケジュールには、バッファ（予備時間）を設定しておくと、突発的なトラブルにも対応しやすくなります。

また、ボリュームの大きい業務は小さなタスクに分解し、順序立ててスケジュールへの割り当てをおこないましょう。

スケジュールを決める際には、ツール（GoogleカレンダーやTrelloなど）を活用して可視化することもおすすめです。

なかでも、タスク管理やチーム内での連携に強みを持つ「Chatwork」なら、進捗の共有やタスクの割り振りまでスムーズにおこなえます。

複数人で業務を進める場面が多い場合は、Chatworkを活用してタスクを「見える化」し、チームの動きを効率的に整えてはいかがでしょうか。

無料で使えるChatworkの管理機能について知りたい方はこちら

4. タスクを実行する

計画を立てたら、いよいよタスクの実行フェーズに入ります。

実行時に意識したいのは「集中力の維持」と「バランス感覚」です。

たとえば、ポモドーロ・テクニック（25分作業＋5分休憩）を活用すれば、メリハリのある働き方ができます。

また、QCD（Quality＝品質、Cost＝コスト、Delivery＝納期）のバランスを考慮しながら進めることも重要です。

時間に追われて品質が下がったり、納期を守れなかったりしては意味がないため、常に「効率よく、かつ質の高い仕事をする」と意識し、計画どおりに進めていきましょう。

＞ポモドーロテクニックについて詳しく紹介している記事はこちら

5. 振り返りをおこなう

タスクが完了したら、最後に必ず「振り返り」をおこないましょう。

予定どおりに終えられたか、品質はどうだったか、ムダはなかったかなどの観点から見直し、時間のズレが大きかったタスクがあれば次回以降の改善を検討します。

チームで業務に取り組んでいる場合、共有の振り返りミーティングも効果的です。

タイムマネジメントを成功させるコツ

限られた時間のなかで最大限の成果を出すには、ただスケジュールを埋めるだけでは不十分です。

ここでは、タイムマネジメントをうまく機能させるための実践的なコツを紹介します。

タスクを細分化する

タイムマネジメントを実践するうえで効果的なのが「タスクの細分化」です。

たとえば、「プレゼン資料を作成する」という業務をそのままスケジュールに入れるのではなく、「資料構成を決める」「必要なデータを収集する」「スライドを作る」「レビューを依頼する」など、行動レベルに細分化します。

細分化したタスクを日・週・月単位のスケジュールへ落とし込めば、各ステップの進捗も管理しやすくなり、やるべきことが明確になります。

進捗状況を可視化する

チームで業務を進める際や複数のタスクを抱えている際に重要なのが、「進捗状況の可視化」です。

タスク管理ツールやカレンダーアプリを活用すると、「誰が、どこまで、いつまでにおこなうべきか」がひと目でわかります。

進捗が見えにくいと「遅れていたことに誰も気づかなかった」といった問題が起こりがちですが、状況が見える化されていれば、遅延の早期発見やサポートがしやすくなります。

個人作業であっても、視覚的に予定を把握できるようにしておくことで、タスクの管理精度は大きく向上します。

スケジュールに余裕を持たせる

綿密に立てた計画であるほど、急なトラブルや、予期しないタスクの割り込みなどが発生した際に修正が困難となるケースがあります。

そのため、スケジュールにはあらかじめ「余白」を設けておくことが重要です。

緊急対応を想定したバッファ時間を確保しておけば、突発的な変更にも冷静に対処できます。

また、タスクごとに余裕をもたせた終了時間を設定することで、むやみに作業を続けることなく、集中力を維持したまま次の業務へと移ることができ、遅延の防止にも効果的です。

周囲の力を借りる

すべてを自分一人で抱え込むのではなく、「人に任せる」という選択肢を持つことも、タイムマネジメントを成功させる鍵です。

たとえば、自分がおこなう必要のない業務は、余裕のある他のメンバーに割り振ったり、外部にアウトソーシングしたりすることで、自分の時間をより無駄なく使えます。

自分ですべてを処理しようとせず、信頼できる相手にタスクを託すことは、判断力の強化・人間関係の円滑化にもつながります。

限られた時間を最大限に活用するためにも、周囲の協力を前提とした仕事の進め方を意識しましょう。

Chatworkを活用してタイムマネジメントを成功させよう

タイムマネジメントを実践するには、日々の情報やタスクを可視化し、チーム全体で共有・管理していくことが欠かせません。

そのサポート役として心強いのが、ビジネスチャットツール「Chatwork」です。

チャット形式でメッセージが送れるため、タスクの割り振りや進捗確認、資料の共有までを一元化できます。

ファイル添付や既読確認、Web会議機能なども備わっており、日常のやりとりから会議の実施・振り返りまでを一貫してサポートします。

Chatworkを活用し、計画的でストレスの少ない働き方を実現していきましょう。

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