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リマインド通知とは？ビジネスシーンで有効な場面や例文を紹介
目次
大事な予定や納期をうっかり忘れてしまった経験は、多くの人にあるかもしれません。
ビジネスの現場では、些細なミスが大きなトラブルや信用問題に発展する可能性があり、可能な限り防ぎたいものです。
このようなうっかりミスを減らすために役立つのが「リマインド通知」です。
本記事では、リマインド通知の基本的な意味、有効な活用シーン、具体的な手段などを解説します。
メールでのリマインド通知の書き方や、リマインド通知の効果的なポイントもまとめているので、ぜひ参考にしてください。
リマインド通知とは
リマインドとは、「思い出させる」「思い起こさせる」という意味をもつ言葉です。
「リマインド通知」とは、重要な要件や予定を忘れないように、メール・チャット・カレンダーアプリなどを使用して通知を送る方法を指します。
リマインドと催促の違い
催促は、約束や支払い、提出などを早く実行するように強く促す行為を指します。
これに対し、リマインドは「思い出させる」という比較的柔らかい意味であり、実際のビジネスシーンでは単なる確認や注意喚起の段階で使われるため、催促とは、目的やニュアンスが異なります。
リマインドとアラートの違い
アラートは「警告」や「注意喚起」など、緊急性の高い場面で用いられます。
たとえば、リマインドは会議の前日通知や納期の確認などに使用される一方、アラートはシステム障害や重大な問題などが発生し、即座に対応が必要なシーンで使われます。
【例文あり】リマインド通知が有効な場面
実際のビジネスシーンにおいて、リマインド通知が有効な場面と例文を紹介します。
会議や打ち合わせ日時のリマインド通知
会議や打ち合わせのリマインド通知は、予定の数日前に送り、日時を再確認してもらうことで参加忘れを防ぎます。
「先日ご連絡したとおり、明日10時から会議室Aにて予定どおり営業会議をおこないます。お忙しいところ恐縮ですが、ご出席をお願いいたします。」といった通知をすることで、参加者の遅刻や欠席のリスクを減らせます。
期日や納期のリマインド通知
プロジェクトの期日や成果物の納期に関するリマインドは、相手に期日や納期が近づいていることを知らせると同時に、現在の進捗の確認が目的です。
たとえば、「プレゼン資料の提出期限が今週金曜日17時となっていますが、進捗状況はいかがですか。」といった通知をすることで、進行の遅れを早期に察知でき、期限直前のトラブル回避や円滑な業務遂行につながります。
予約や申し込み日時のリマインド通知
予約や申し込み日時のリマインド通知は、申込者にイベントやサービスの予約日時を知らせるために行います。
たとえば、「明日18時からお席の予約を承っております。スタッフ一同、ご来店をお待ちしております。」といった通知をすることで、予約忘れを防ぐだけでなく、キャンセル対策としても有効に機能します。
休暇取得のリマインド通知
有給休暇取得義務のある従業員に対し、期日までに忘れずに休暇を取得してもらいたい場面で、リマインド通知が有効です。
たとえば、「有給休暇の取得期限が迫っています。今月末までに上長へ取得希望日を連絡してください。」と通知することで、従業員に取得期日や残りの日数を知らせるため、休暇取得の促進につながります。
自分自身へのリマインド通知
自分自身がタスクやスケジュールを忘れないように設定するリマインド通知も、一般的に多く使われます。
スマートフォンやタスク管理アプリなどで、「明日午前中に報告書を仕上げる」「毎週金曜日10時から定例会議」などのリマインド通知を設定しておくと、複雑なマルチタスクも忘れずに実行できます。
リマインド通知の手段
リマインド通知にはさまざまな手段があり、状況や相手に応じた使い分けが重要です。
ここからは、リマインド通知によく使われる5つの手段を紹介します。
メール
リマインド通知の最も一般的な手段はメールです。
社内外を問わず利用でき、幅広いシーンで活用されます。
会議の日時や内容などの詳細、納期や進捗の確認、予約内容の再確認など、どのような場面でも文章として記録が残るため、後日の確認や証拠としても役立ちます。
ただし、メールは送信してから相手が確認するまでに時間差がある点に注意しましょう。
チャット
メールに代わるリマインド手段として、チャットを利用するケースも増えています。
社内のやり取りや取引先との緊急連絡において、リアルタイムで素早くメッセージを伝えられる点がメールとは異なる大きなメリットです。
ビジネスシーンに特化したチャットツールもあり、メールよりも形式を気にせず気軽にやり取りできる点も特徴です。
電話
マーケティングや営業活動の一環として、電話でリマインド通知をする場合もあります。
直接相手と会話することで意図やニュアンスを正確に伝えられる上、相手の反応をその場で確認できるメリットがあります。
商談の前日確認、アポイントメントの再確認、商品の発送案内などさまざまなシーンで活用できますが、相手の都合に十分配慮が必要です。
口頭
社内のメンバー間では、口頭によるリマインドも一般的です。
会議前の声かけや納期の確認など、対面したときにいつでも手軽に使える点がメリットですが、記録が残らないため、日時・場所・詳細などの情報が正確に伝わらない可能性があります。
とくに重要な内容は、口頭に加えてメールやチャットと併用するなど、工夫が重要です。
リマインダー
多くのタスク管理アプリやチャットツールにはリマインダー機能が搭載されています。
リマインダー機能を活用するとリマインド通知を自動化できるため、個人のタスク管理、チーム全体の予定管理、業務進捗の確認といった作業を効率化できます。
このようなリマインダー機能は、忙しい現代人にとって心強いツールであり、ビジネスに限らずプライベートにも広く活用されます。
リマインド通知の書き方
自分がリマインド通知を書くときは、読み手にとって分かりやすく、さらに誤解を招かないように構成の意識が重要です。
ここでは、リマインド通知を件名・冒頭あいさつ・本題・締めの4つのパーツに分けて解説します。
件名
件名は「〇〇の件につきまして」「〇月〇日の出欠のご確認」など、ひと目で内容がわかるように記載しましょう。
件名で即座に内容がわからないと、受信した相手がリマインド通知を見逃したり後回しにしたりする可能性があるためです。
受信者がほかの連絡との優先度を判断しやすいよう、的確で簡潔に内容がわかる件名を心がけましょう。
冒頭あいさつ
本文の最初は、冒頭のあいさつに続いて、自分の所属先や名前を記載します。
社外向けの場合は「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の◯◯です。」という言い回しが一般的です。
社内向けの場合も、「お疲れ様です。◯◯部の◯◯です。」などと冒頭のあいさつを記載し、受信者への配慮を示しましょう。
本題
冒頭のあいさつの後は、リマインド通知の本題を記載します。
本題ではまず「〇〇の件につきまして、あらためて詳細をご連絡いたします。」などと用件を伝えてから具体的な内容に入ります。
内容はケースバイケースで異なりますが、日時・場所・目的など必要な情報の分かりやすい簡潔な記載を心がけましょう。
締め
本文の終わりに、締めの一文を記載して文章を締めくくります。
「ご多忙の中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」など、受信者への配慮を示すのがビジネスマナーです。
また、締めの一文の後には会社名・部署名・自分の氏名・電話番号（内線）・メールアドレスなどを明記しましょう。
リマインド通知を行う際のポイント
最後に、リマインド通知を効果的に行うための重要なポイントを4つ解説します。
簡潔に分かりやすく伝える
リマインド通知では、相手に伝えたい内容を明確化し、簡潔に分かりやすくまとめるのが最重要です。
冗長な文章や曖昧な表現は相手に混乱や誤解を与える原因になるため、とくに注意しましょう。
リマインド通知の内容によっては、視認性を高め、最小限の内容を簡潔に伝えるために箇条書きを用いるのも効果的です。
相手や状況に合った通知方法を選ぶ
リマインド通知は、相手や状況に合った手段の選択が大切です。
たとえば、社外の取引先への通知はフォーマルなメールが適しており、社内でのスピードが求められるやり取りならビジネスチャットが適しています。
また、重要な用件の場合は、相手に確実で正確に伝わるように電話で連絡する、複数の手段を併用するなど、状況に応じた工夫をしましょう。
メールの件名には「リマインド」と入れない
リマインド通知の件名には「リマインド」と入れないようにしましょう。
件名に「リマインド」と書くことで、相手によっては催促と受け取られたり、意図せずプレッシャーを与えたりする可能性があるためです。
通知を見てもらうだけでリマインドとしての機能は果たしているため、リマインドメールの件名は「〇〇についてのご確認」「◯◯への出欠確認の件」など、ひと目で内容がわかるものにするよう意識しましょう。
リマインドは数日前に送る
リマインド通知は、予定の当日や直前ではなく数日前に送るのが一般的です。
リマインド通知の手段によっては、当日連絡では相手が確認できない可能性や、直前では準備や対応が間に合わない場合があるためです。
リマインド通知を送るタイミングに厳密な決まりはありませんが、リマインドの内容や相手の都合を考慮した上で、余裕を持って送りましょう。
リマインド通知ならChatwork
リマインド通知は、自分や相手にタスク・期日・納期などを思い出させるためのもので、メール・電話・リマインド機能など、さまざまな手段があります。
リマインド通知をするときは、相手に誤解を与えないように簡潔で分かりやすい内容にし、さらに相手の都合に合った方法の選択が重要です。
社内外を問わず、正確でスピーディーなリマインド通知をしたい場合は、Chatworkのようなビジネスチャットツールの利用が有効です。
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