タスク管理にはコツがある?効率的にタスク管理をおこなう10の方法を解説

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業務効率化
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タスク管理にはコツがある?効率的にタスク管理をおこなう10の方法を解説

目次

仕事を効率的に進めるためには、タスク管理が欠かせません。

また、チームで仕事をする際には、個人のタスクに加えてチームのタスクを管理する必要があり、タスク管理能力がプロジェクトの進行を左右します。

しかし、タスク管理のコツを知らないと「毎日予定していたタスクが終わらない」「タスク管理が面倒」ということになりかねません。

タスク管理のコツを知り、効率的な仕事の進め方を身につけましょう。

タスク管理とは?

タスク管理とは、業務を円滑に進めるために、業務で発生する一つひとつの業務や工程を把握し、管理することです。

そもそもタスクとは、ひとつの業務を、細かな作業や工程に分解したもので、どのように分解するかや、どの程度の細かさまで分解するかは、業務よって異なります。

たとえば、ひとつの商品を納品するという業務のなかには、見積もりをしたり、発注書を作成したり、中身を点検したりなど、複数の工程が発生します。

期日通りに納品するためには、発生する各工程の進捗状況を把握し、ミスなく進める必要があるでしょう。

この各工程で、遅延やトラブルが発生しないように管理することが、タスク管理です。

タスク管理の重要性や効果について、より詳しく知りたい方は、下記の記事をご参照ください。

>タスク管理の重要性と効果に関する記事はこちら

タスク管理にはコツがある?

毎日のタスクを取りこぼしなく完了するためには、タスク管理のコツを知っておくことが大切です。

タスク管理が上手くいかないという人の中には、ただ仕事をリストアップするだけになってしまい、1日の終わりに仕事がすべて終わらなかったという人もいるでしょう。

ただ仕事をリストアップするだけでなく、重要度や緊急度によって優先順位を決めたり、ひとつひとつのタスクにかかる時間を把握しておくなどコツを実践すると、タスク管理が上手くいきます。

タスク管理を上手くする10個のコツをご紹介します。

 

タスク管理のコツ:タスクを細分化する

リストアップするタスクをなるべく細分化することが大切です。

例えば、「商談のアポ取りをする」というタスクがあるとします。

商談のアポ取りをするまでに必要なタスクを細分化すると

  • 対象企業の分析
  • 提供する情報や資料の準備
  • 複数の候補日の用意

などがあります。

タスクを細分化することで、とるべき行動が具体的になり、タスクに取り組みやすくなります。

また、細分化することでタスクに取り組む労力が分散され、モチベーションの低下を防ぐこともできます。

タスク管理のコツ:優先順位を決める

タスクの優先順位を決めることで、仕事を効率的に進めることができます。

重要度や緊急度によってタスクの優先順位を決めることで、今やるべきタスクが明確になります。

タスクの優先順位を決めておけば、締め切り間際になって焦ることもなくなり、緊急の仕事が舞い込んできても対応しやすくなります。

>仕事の優先順位の付け方に関する記事はこちら

タスク管理のコツ:タスクにかかる時間を把握する

タスク管理では、各タスクにかかる時間を把握することが重要です。

タスクにかかる時間を把握しておくことで、想定どおりのスケジュールで動くことができ、時間管理が上手くいきます。

初めて取り組むタスクは、時間を計りながらおこなうといいでしょう。

>タイムマネジメントの方法に関する記事はこちら

タスク管理のコツ:上司や取引先にかかる時間を考慮する

タスクを完了するまでには、自分以外の人が関わる時間があることも考慮しましょう。

例えば、自分の作業が終わったとしても、上司の決裁や取引先の確認が必要になることは多々あります。

期限ギリギリにタスクの期限を設けるのではなく、上司や取引先にかかる時間も考慮したスケジュールを組むことが大切です。

タスク管理のコツ:余裕をもったスケジュールを組む

タスク管理を上手くするには、余裕をもったスケジュール組みが大切です。

タスクをたくさんこなそうとキツキツのスケジュールにしてしまうと、緊急の仕事に対応できなくなったり、タスクが終わらなくてモチベーションが下がったりしてしまいます。

上司や取引先に修正を求められることもあるため、あえて空白の時間をスケジュールに組み込むことも有効です。

タスク管理のコツ:タスク管理自体に時間をかけすぎない

タスク管理自体に時間をかけすぎないことも大切です。

タスク管理を徹底しようとして、スケジュール帳を丁寧に書いたり、タスクのリストアップに時間がかかりすぎたりしていては、本末転倒です。

タスク管理はあくまでも仕事効率化のひとつの手段であることを忘れないようにしましょう。

タスク管理に時間をかけないためには、タスク管理にデジタルツールを活用することが効果的です。

 

タスク管理のコツ:タスク管理アプリを導入する

タスク管理アプリを導入することで、効率的にタスク管理をおこなえます。

タスク管理アプリによって、TODOリスト形式やカレンダー形式といった違いや、他人への共有機能があったりとさまざまなサービスがあります。

無料で使えるアプリもあるので、自分にとって使いやすいアプリを見つけて、時間と手間をかけずにタスク管理をおこないましょう。

>タスク管理ツールの選び方に関する記事はこちら

タスク管理のコツ:カレンダーアプリを活用する

カレンダーアプリをタスク管理に活用することもできます。

カレンダーにタスクを予定として入れることで、タスクにかかる時間や今すべきタスクが明確になります。

カレンダーアプリであれば、緊急の仕事の対応でタスクが変わっても、手書きに比べて変更が容易なので急な変更がストレスになりません。

タスク管理のコツ:グループウェアを活用する

チームでのタスク管理には、グループウェアの活用も有効的です。

グループウェアとは、メールやチャット、タスク管理、掲示板、ファイル管理などが一括しておこなえるシステムのことです。

チームで仕事を進める場合、アナログな方法では、タスクを洗い出したり割り振る業務に時間を取られてしまいます。

グループウェアを活用すれば、コミュニケーションを取りながらスケジュールやタスクを共有できるため、チームでの仕事を効率的に進められます。

>グループウェアとは?に関する記事はこちら

タスク管理のコツ:ビジネスチャットを活用する

コミュニケーションツールのビジネスチャットもタスク管理に活用できます。

チャットのメンション機能やタスク管理機能を使えば、誰がどのタスクを担当するかが明確になるため、チームでのタスク管理に向いています。

使いたい機能によってページが変わるグループウェアと違って、ビジネスチャットではチャット上でコミュニケーションからタスク管理まで完結するため、より素早く効率的にタスク管理をおこなえます。

>ビジネスチャットとは?に関する記事はこちら

Chatworkで効率的にタスク管理をしよう

タスク管理のコツを実践し、効率的に仕事を進めましょう。

時間と手間をかけずにタスク管理をおこなうためには、デジタルツールを上手く活用することも必要です。

ビジネスチャットの「Chatwork」には、タスク管理機能が備わっており、タスクの期限・担当者を設定できるため、チームでのタスク管理に最適です。

>Chatworkのタスク管理機能に関する記事はこちら

また、Chatworkのチャット内のメッセージをタスク化できる機能があるため、チャット上のメッセージが流れて忘れてしまうといったことも防げます。

効率的なタスク管理をおこなうツールとして、Chatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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