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仕事の効率化を目指すには？役立つアイデア、効率化に成功している人の特徴などを紹介
目次
「仕事がなかなか進まず、時間に追われる毎日をどうにかしたい」と考えている方も多いでしょう。しかし、具体的な効率化の方法ややり方がわからず、なかなか行動に移せていない人もいるのではないでしょうか。
本記事では、仕事を効率化するメリットや、効率化を実現している人の特徴を解説します。あわせて、効率化に取り組むステップや具体的なアイデアもわかりやすく紹介します。
仕事の効率化をしたいと考えている人は、ぜひ参考にしてください。
仕事の効率化によるメリット
仕事を効率化することで、どのようなメリットが得られるでしょうか。
ここでは仕事の効率化による代表的な4つのメリットを解説します。
- 生産性が向上
- 仕事へのストレスが軽減
- ワークライフバランスが改善
- 従業員満足度が向上
生産性が向上
仕事の効率化によって得られる大きなメリットは生産性の向上です。
より効率的な業務フローを確立できれば、同じ時間内にこなせる仕事量が増え、より多くの成果を期待できます。
たとえば、無駄な手順を省いたり、業務効率が向上するシステムや機器を導入したりすることで、組織全体の生産性が大きく向上する場合もあります。
さらに、生産性の向上は企業としての競争力の強化や売上の増加にも直結するため、企業の成長に欠かせない重要な要素といえるでしょう。
仕事へのストレスが軽減
仕事の効率化は、その仕事に対するストレスの軽減にもつながります。
無駄な作業を減らすことで、疲労感や余計なプレッシャーから開放され、精神的な余裕が生まれるからです。
たとえば、同じ作業を繰り返す部分は機械化・自動化する、過剰な確認作業を簡略化するなど、業務の負荷を減らすことが挙げられます。
仕事に対するストレスの軽減は、従業員の健康を守ることにもつながるため、急な欠員や離職率の低減にもつながるでしょう。
ワークライフバランスが改善
仕事の効率化はワークライフバランスの改善にも大きな影響を与えます。
これまでよりも短時間で仕事を終えることができれば、残業や休日出勤を減らしてプライベートの時間を増やせるためです。
長時間労働はリフレッシュする時間を減らすだけでなく、家事育児などの生活に必要な時間も奪ってしまうため、肉体的な疲れや精神的な余裕のなさが仕事のパフォーマンスを低下させることにもなりかねません。
仕事を効率化できれば心身ともに余裕が生まれるため、生産性の向上や離職率の低減などにつながるでしょう。
従業員満足度が向上
仕事の効率化は、従業員満足度を高める効果もあります。
効率的な業務は仕事に対する負担感が少なく、働きやすさを感じやすいためです。
たとえば、不要な作業が少なく、本来の職務や本当に重要なタスクに集中できる環境は、ストレスを感じにくく、働く人たちから好まれる傾向にあります。
また、仕事の効率化によってテレワークや時短勤務などの柔軟な働き方にも対応できるようになれば、従業員一人ひとりのニーズにも応えやすい環境を構築できるでしょう。
仕事の効率化を実現している人とは？仕事の効率化を実現している人に見られる、3つの共通点をご紹介します。
- ひとつの作業・タスクに集中する
- 細部にこだわりすぎない
- ツールや状況への対応力が高い
ひとつの作業・タスクに集中する
仕事の効率化を実現している人は、常にひとつの作業・タスクに集中する傾向があります。
マルチタスクは一見効率的な仕事のやり方に見えますが、実際は作業時間や集中力が分散しやすく、作業全体の効率は低下しがちです。
マルチタスクを避けてシングルタスクに徹するだけでも、集中力を維持しやすくなるため、結果的に短時間でよりよい成果を出せるのです。
細部にこだわりすぎない
仕事の効率化を実現している人は、必要以上に細部にこだわりすぎないのも特徴です。
たとえば、資料作成においてデザインの細部にまでこだわりすぎると、見た目に時間がかかって肝心の内容や提出期限に悪影響を与える場合があります。
一方、効率化を実現している人は、目の前の仕事の優先順位を明確にして、どの程度のレベルで仕上げるべきかの基準を持って作業に臨みます。
そのため、仕事の結果に直接的に影響しない細部にはこだわりすぎず、必要最低限の労力で仕事の効率と質を両立しているのです。
ツールや状況への対応力が高い
仕事の効率化を実現している人は、効率化に役立つツールや状況変化への対応力にも優れています。
たとえば、新しい業務管理ツールをいち早く業務に取り入れたり、急な仕様変更にも柔軟に対応したりと、状況に応じて柔軟に適応します。
言い換えれば、仕事の効率化を実現している人は、常に「もっとよい方法はないか」「今のやり方で大丈夫か」と考えながら情報収集している人ともいえるでしょう。
仕事の効率化に向けたステップ
実際に仕事の効率化を目指す場合、以下のステップで取り組むのがおすすめです。
- 効率化したい業務の洗い出し
- タスクの細分化、課題の発見
- 効率化のための施策検討
- スケジュールの決定、実行
- 結果の分析、改善
1. 効率化したい業務の洗い出し
仕事の効率化を始める際は、まず効率化が必要な業務を洗い出すことが重要です。
全体を一気に改善しようとするとかえって焦点がぼやけてしまい、施策の効果を実感しにくいからです。
たとえば、日々のルーティン業務や繰り返し行われている作業の中で、特に時間や労力を取られている部分を特定することで、改善すべき点や優先順位が明確になります。
効率化の方向性や具体的にすべきことを明確にするためにも、まずは効率化したい業務をしっかりと洗い出しましょう。
2. タスクの細分化、課題の発見
次に、対象業務を具体的なタスクに細分化し、どこに課題が潜んでいるかを分析します。
こうすることで、実際は業務のどこに問題があり、どう変えれば効率化につながるかがはっきりと見えてくるためです。
たとえば、メール対応の業務を効率化したい場合、受信したメールの整理、返信内容の確認方法、文章作成などに分けて分析すると、どの部分が非効率なのかが明確になります。
課題が明確であればあるほど改善策を講じやすくなるため、課題を特定できるまでタスクを細分化することが大切です。
3. 効率化のための施策検討
課題を特定できたら、効率化に向けた施策を検討します。
施策を検討する段階では、最小限の労力で最大の効果を得られる方法を考えることが重要です。
たとえば、手作業を自動化できるツールはないか、業務フローに無駄な作業が含まれていないか、担当者間の役割が重複していないかなどが挙げられます。
複数の選択肢を挙げて比較・検討することで、最も効果的な方法を見つけやすくなるため、施策はひとつに絞らずいくつも出すようにしましょう。
4. スケジュールの決定、実行
効率化の具体的な施策が決まったら施策をタスクに落とし込み、スケジュールを立てて実行に移します。
スケジュールが曖昧だと実施が遅れたり、なかなか実施されなかったりと成果が得られにくくなるため注意が必要です。
各タスクのスケジュールを決めると同時に、実施する担当者や責任者、進捗確認のタイミングなども設定しておくとよいでしょう。
5. 結果の分析、改善
施策実行後は、必ず結果を分析し、必要な改善を行いましょう。
すべてが計画どおりに進むケースは稀であり、期待した効果を得るには継続的な調整や修正が必要不可欠だからです。
実施前後でどのように変わったか、どこがうまくいっていて、どこに課題があるかを逐一整理しながら、PDCAサイクルを回すことが重要です。
事前にチェックすべき項目や効果検証を実施するタイミングを決めておくと、よりスムーズに進行できるでしょう。
仕事の効率化に有効なアイデア
仕事の効率化を実現する上で有効な5つのアイデアをご紹介します。
- 仕事に優先順位をつける
- 業務の割り振りを見直す
- 形骸化したミーティングは取りやめる
- 業務のデジタル化やツールの導入を検討する
- 必要なコミュニケーションを実施する
仕事に優先順位をつける
効率化を実現するためには、その仕事に優先順位をつけることが非常に重要です。
なぜなら、仕事によって重要度や効率化の影響度などが大きく異なるためです。
緊急度や重要度に応じて仕事を分類し、優先度の高いものから順に取り組んでいくことで、時間と労力をより効果的に使えます。
なお、状況によって優先順位が変動する場合もあるため、定期的に優先順位や効率化に着手する順番などの見直しを行うことも大切です。
業務の割り振りを見直す
業務効率化を行う際は、既存の業務の割り振りも見直してみましょう。
中長期的な環境の変化にともない、チーム全体の業務量や担当者単位の負荷が集中し、結果的に全体のパフォーマンスが下がっている場合があるためです。
それぞれに割り振られている業務を棚卸しして、一人ひとりの状況や得意分野を考慮し、業務を適切に再配分するだけでも、作業効率が大きく高まる可能性があります。
一人ひとりの業務分担を最適化することで、結果的にチーム全体の効率や生産性を最大化できるでしょう。
形骸化したミーティングは取りやめる
効率化を実現するためには、形骸化したミーティングを思い切って取りやめる決断も必要です。
目的や成果が不明確な会議は時間と労力を奪うだけでなく、他の重要な業務の妨げにもなっているためです。
たとえば、報告ばかりで議題がないミーティングや、出席者が形式的に集まるだけの会議は廃止するだけでもコア業務に費やせる時間を確保できるため、業務の効率化につながります。
現在実施しているミーティングに形骸化しているものはないか、定期的に見直してみるとよいでしょう。
業務のデジタル化やツールの導入を検討する
仕事の効率化には、業務のデジタル化や便利なツールの導入が特に効果的です。
手作業を自動化・簡略化できれば、多くの時間と人的リソースを節約できる場合が多いためです。
たとえば、タスク管理ツールやチャットツールを活用することで、情報共有や進捗確認がスムーズになります。
ただし、デジタル化やツールの導入に費用がかかる場合は、期待される効果やコストパフォーマンスを慎重に検討することが重要です。
必要なコミュニケーションを実施する
効率化を進める上で、必要なコミュニケーションを適切に行うことも重要です。
コミュニケーションが適切に取れていないと、業務のやり直しや調整が増えて業務効率を著しく低下させるためです。
コミュニケーションが少なすぎると情報不足になり、コミュニケーションの手段が適切でないと誤解が多くなるため、質と手段の両方を見直す必要があります。
業務の効率化を図る際は、社内や部署内のコミュニケーションが適切に行われているかどうかもチェックしてみましょう。
仕事の効率化にはChatworkがおすすめ
仕事の効率化には、生産性の向上やストレスの軽減、従業員満足度の向上など様々なメリットがあります。
仕事の効率化を図りたい場合は、適切なステップを踏むことに加えて、無駄なやり取りを減らすだけでなく、必要なやり取りをスムーズに行う仕組みをつくることも重要です。
社内のコミュニケーションの最適化を図るには、Chatworkのようなビジネスチャットツールの活用が効果的です。
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