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to do管理とは？意味やメリット、具体的な管理のやり方を紹介
目次
多くのタスクに追われる毎日、「やるべきこと」が頭の中で溢れてしまい、何から手をつければいいかわからなくなることはありませんか？
そんな悩みを解決し、計画的に効率よく物事を進められるようにするのが「to do管理」です。
この記事では、to do管理の基本や類似する概念との違い、to do管理をするメリットなどを解説します。
実際にto do管理を行う手順や便利なツールの活用法も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
to do管理とは
to do管理とは、自分が行うべき業務や作業を計画的に進めるために、タスクをリスト化して管理する手法です。
具体的には、日常の業務や個人のタスクを書き出し、優先順位をつけてそれぞれの進捗状況を管理することで、やるべきことを漏れなく実行できるようにします。
to do管理は、日々のルーティンワークだけでなく、突発的な依頼や些細なタスクも一括管理できるため、ミスの軽減や業務効率の向上が期待できます。
to do管理とプロジェクト管理の違い
to do管理とプロジェクト管理は混同されやすいですが、それぞれ対象や管理の目的が異なります。
to do管理の対象は個人のタスクであり、「自分がやるべきことは何か」「何が、どこまで終わったか」を把握することが主な目的です。
一方、プロジェクト管理は複数の担当者やチームメンバーが関与する業務全体を対象としており、業務の進行状況、必要なリソース、期限、リスクなどのさまざまな要素を管理し、確実に目標を達成できるよう調整することを目的としています。
そのため、全体像の把握や管理はプロジェクト管理で行い、プロジェクトに参加するメンバー個人のタスクをto do管理で行うといった用途で活用されています。
to do管理をするメリット
to do管理をすることで得られる代表的なメリットを3つ解説します。
- やるべき業務を可視化できる
- 仕事の進捗状況を把握できる
- 効率的にタスクを進められる
やるべき業務を可視化できる
to do管理の大きなメリットは、やるべき業務を可視化できることです。
to do管理を実施することで、やるべき業務は何があるか、全体のうちどれくらいの作業が残っているのか、どのタスクを優先すべきかなどを一目で把握できます。
これにより、複雑に入り組んだタスクを頭で覚えておく必要がなくなるため、作業のやり忘れ防止だけでなく、精神的な負担の軽減にもつながるでしょう。
業務の全体像を把握しやすくなるため、自分の業務量を客観的に評価したり、計画的に取り組んだりできるようになります。
仕事の進捗状況を把握できる
to do管理を行うことで、各タスクの進捗状況を把握しやすくなるのもメリットです。
たとえば、タスクを「未着手」「進行中」「完了」といったステータスで管理することで、どのタスクがどの段階にあるのかを一元管理できます。
進捗状況がわかることでスケジュール全体の見直しや調整がしやすくなり、急な変更にも柔軟に対応できます。
効率的にタスクを進められる
to do管理をすることで、複数のタスクを効率的に進められるようになります。
タスクを書き出すことで全体の作業量や優先順位が明確になるためです。
各タスクに重要度や期限を考慮した優先度をつけることで、とくに集中すべき業務に対してリソースを集中できます。
重要なタスクや期日が迫っているタスクを先に片付けられれば、余裕を持ってその後の業務に取り組めるでしょう。
このように、計画的・戦略的にタスクを処理することで、限られた時間を最大限に活用できるのです。
to do管理の手順
to do管理を効果的に行うためには、以下の4つの手順を意識するとよいでしょう。
- やるべきタスクをすべて書き出す
- タスクに優先順位をつける
- 各タスクの期限を明確化する
- 作業時間を見積もりスケジュールを作成する
1. やるべきタスクをすべて書き出す
to do管理の最初のステップは、やるべきタスクをすべて書き出すことです。
この段階ではタスクの大小や優先順位を問わず、頭の中にあるものをできる限り具体的にリスト化します。
具体的には、資料作成・会議準備・メール返信など、後回しにしがちな些細なタスクも含める点がポイントです。
こうすることで、タスクのもれや重複を防ぎ、業務の全体像を正確に把握できます。
すべてを書き出すことで何から手をつけるべきかを客観的に判断しやすくなります。
2. タスクに優先順位をつける
やるべきタスクを書き出したら、それらのタスクにひとつひとつ優先順位をつけていきましょう。
重要度を考慮しないと、重要なタスクや期日が迫っているタスクが後回しになり、かえって効率が悪くなる可能性があるためです。
このような事態に陥らないよう、緊急度や重要度などタスクを振り分ける基準を設け、「今すぐ対応が必要な重要なタスク」や「期日が遠く後回しにしても問題のないタスク」などを明確化することが大切です。
先に優先順位をつけておくことで時間の使い方を最適化できるため、効率よくタスクを消化できるようになります。
3. 各タスクの期限を明確化する
タスクの優先順位をつけたら、次にそれぞれの期限を明確化します。
すべてのタスクに期限を設定しないと、つい後回しにしてしまったり、着手せずに時間が経過してしまうリスクがあるためです。
タスクごとに具体的な期限を設定することで計画性が生まれ、余裕を持って効率よく業務をこなせます。
なお、期限は実際の提出日などよりも少し早く設定しておくことで、急なトラブルや修正に対応する時間を確保できます。
4. 作業時間を見積もりスケジュールを作成する
最後に、各タスクの作業時間を見積もり、スケジュールに落とし込みます。
単に期限を設定するよりも、実際にどれくらいの時間がかかるのかを考慮して逆算した方が、より現実的で確実性の高い計画を立てられます。
たとえば、「資料作成に2時間」「会議準備に30分」と見積もれていれば、その作業を行う予定を組みやすくなるでしょう。
このような4つのステップを踏むことで、必要なタイミングで必要な業務に集中でき、ミスを防止しつつひとつひとつの業務の質が高まります。
to do管理のやり方
to do管理のやり方はいろいろありますが、より効果的に行うには自分に合ったやり方を選ぶことが重要です。
ここではとくに多くの人に活用されている3つのやり方をご紹介します。
- to do管理ツールを活用する
- Excelを活用する
- Googleスプレッドシートを活用する
to do管理ツールを活用する
to do管理ツールとは、タスク管理を効率化するために設計された専用のアプリケーションやクラウドサービスのことです。
to do管理ツールを使うと、タスクの登録、スケジュールの作成、進捗確認、情報共有、通知設定などが簡単に行えます。
とくに、複数人での業務やプロジェクトを進める場合は、関係者が個々の作業の進捗をリアルタイムで把握できるメリットがあります。
以下で、具体的な機能について詳しく説明します。
進捗状況の表示
ほとんどのto do管理ツールには、進捗状況の表示機能が搭載されています。
進捗状況の表示では、プロジェクトやタスクの進行状況を視覚的に管理するための図表であるガントチャート形式が一般的です。
ガントチャートは、横軸に時間、縦軸にタスクを並べ、各タスクの開始日・終了日・進捗状況を横棒で表すのが特徴です。
ガントチャートを見れば、各タスクの担当者や開始日、期限、進捗度などを視覚的に確認できるため、業務全体の進行管理に非常に便利です。
スケジュール作成
スケジュール作成機能では、事前にタスクの開始日、完了日、作業時間などを登録しておくことで、カレンダーやタイムライン形式でスケジュールが表示されます。
スケジュール作成機能を活用することで、どの作業をどのタイミングで進めるべきかが明確になり、無駄な待機時間や作業の重複を防止できます。
また、スケジュールが視覚化されることで、担当者間の連携や調整がしやすくなるため、全体の進行がスムーズになる点もメリットです。
タスクの情報共有
to do管理ツールには、コメント機能やチャット機能のような情報共有手段が備わっているものもあります。
各タスクに関する進捗状況や課題、補足情報などをリアルタイムで共有できるため、ほかのメンバーへの伝言や依頼がスムーズに伝わります。
このように、情報共有の円滑化は作業の効率化や認識のずれ防止につながり、チーム全体の生産性を高めるうえで不可欠な機能といえるでしょう。
通知・アラーム設定
通知・アラーム設定は、タスク管理の抜けもれを防ぐための機能です。
to do管理ツールでは、タスクの開始時刻や締切が近づくと自動的に通知やアラームが届くように設定できるため、忙しい業務の中でもタスクを忘れず、適切なタイミングで対応できます。
また、進捗に遅れが生じている場合にアラートで知らせてくれる機能もあるため、自分の仕事の仕方にあわせて積極的に活用するとよいでしょう。
Excelを活用する
Excelを使ったto do管理も可能です。
Excelは多くの企業で導入されているため、新たなツールを導入する必要がなく、追加コストをかけずにto do管理を始められる点が魅力です。
具体的には、セルにタスク名・担当者・期限・重要度・ステータスなどを入力し、一覧表として使用します。
また、Excelの性質上ガントチャートの作成も容易なため、プロジェクト単位でto do管理をしたい場合にも有効です。
さらに、条件付き書式や関数を使えば自動的に色分けしたり、進捗率を計算したりと、擬似的なto do管理ツールを作ることも可能です。
Googleスプレッドシートを活用する
Googleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用できるクラウド型の表計算アプリケーションです。
Googleスプレッドシートにはto do管理用のテンプレートが用意されているため、表計算の知識がなくても簡単にタスク管理を始められる点が優れています。
また、Excelとほとんど使用感が変わらないことや、インターネットに接続できればどこからでもアクセスできること、複数人による同時編集やリアルタイムの情報共有が行えるといった独自のメリットがあるのも特徴です。
個人利用だけでなく、チーム単位でのタスク管理や進捗確認にも最適なツールといえるでしょう。
Chatworkで効率よくto do管理をしよう
to do管理は、ミスなく効率よく仕事を進めるうえでは欠かせない管理手法です。
to do管理の手順はそこまで難しいものではなく、日常的に使用しているツールを使ってすぐに始められるため、積極的に取り入れることをおすすめします。
個人やチームのto do管理を効率化したい場合は、ビジネスチャットツール「Chatwork」が最適です。
Chatworkは、タスク管理機能や通知、チャットによる情報共有が充実しているため、to do管理の効率化とコミュニケーションの質の向上を両立できるでしょう。
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