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タイムスケジュールとは？メリットや作り方、作成のポイントを説明
目次
「仕事を効率よく進めたいのに、何から手を付けたらいいか迷って、結局予定どおりに進まなかった」と悩む人は多いでしょう。
このような悩みを解決するのに役立つのが「タイムスケジュール」の作成です。
この記事では、タイムスケジュールの基本や、立てるメリット、実用的なタイムスケジュールを作成するためのポイントを分かりやすく解説します。
今日から実践できる具体的な方法と、毎日の業務効率を向上させるコツをまとめているので、ぜひ参考にしてください。
タイムスケジュールとは
タイムスケジュールとは、1日の中でどの時間帯に何をするかをあらかじめ決めた予定のことです。
たとえば、午前中は資料作成業務、午後は通常作業と決めておくことで、効率よく作業を進められます。
タイムスケジュールを決めると、無駄な待機時間が減ったり、優先順位に沿って行動できたりするなど、さまざまなメリットが得られます。
タイムスケジュールを立てるメリット
ここからは、タイムスケジュールを立てることで得られる3つのメリットを解説します。
- 業務効率が高まる
- 集中力が高まる
- タスクの先延ばしを防止できる
業務効率が高まる
タイムスケジュールを立てると、業務効率が高まります。
無計画に行動した場合、手持ち無沙汰になる時間が生じたり、次に何をすべきか優先順位を考えることなどに時間を取られたりしがちです。
しかし、何をいつ行うかを事前に決めてタイムスケジュールを立てておくと、このような無駄な時間を大幅に減らせるため、時間効率を最大化できます。
集中力が高まる
タイムスケジュールは、仕事への集中力を高める効果もあります。
あらかじめスケジュールを立てておけば、「次は何をしよう」と考える必要がないため、ほかのことに気を取られず目の前の作業に集中できるでしょう。
集中して業務を行うことで仕事の質や効率も向上するため、ミスや作業時間の減少にもつながります。
タスクの先延ばしを防止できる
タイムスケジュールを作成すると、タスクの先延ばしを防止できます。
タイムスケジュールはタスクリストとは異なり、やるべきことを実際の予定に組み込ためです。
タイムスケジュールは、なかなか期日が決まらず先延ばしになっていたタスクを具体的な行動計画に変える効果もあります。
タイムスケジュールの作り方
タイムスケジュールの作り方は以下のとおりです。
- その日にやるべきタスクをリストアップする
- タスクに優先順位を付ける
- タスクの期限を設定する
- 1日のスケジュールを作成する
1. その日にやるべきタスクをリストアップする
タイムスケジュールを作成する際にまずすべきことは、その日にやるべきタスクをすべてリストアップすることです。
まず全体像を明確にしないと、タスクの抜けもれが発生する可能性があるためです。
たとえば、会議資料の作成、メール返信、ミーティング準備など、大小問わず思いつく限りのタスクを紙やツールに書き出しましょう。
2. タスクに優先順位を付ける
その日のタスクをすべてリストアップしたら、次はそれらのタスクに優先順位を付けます。
優先順位を考慮しないと、緊急度や重要度の高いタスクが後回しになったり、終わらずに残ってしまう可能性があるためです。
優先順位を明確にすると、限られた時間のなかで効率よく立ち回れるようになります。
3. タスクの期限を設定する
タスクの優先順位を決めたら、それぞれのタスクに期限を設定しましょう。
期限がないと心理的な緊張感が薄れ、着手が遅れたり集中力が欠けたりするためです。
たとえば、「午前中にプレゼン資料を完成させる」「14時までにメールの返信を終える」など、具体的な期限を設定することで着手するタイミングが決まるうえ、作業スピードも上がります。
4. 1日のスケジュールを作成する
最後に、ここまでに決めてきた内容をもとに、1日のスケジュールを作成します。
各タスクの期限や、実際の作業にかかる時間を考慮しつつ、業務時間に割り振っていきましょう。
最初のうちはスケジュールどおりに進まない場合もありますが、慣れてくるにつれて精度が上がるはずです。
うまくいかなかった場合はできる限り原因を特定し、次のスケジュールを作成する際に改善策を講じましょう。
タイムスケジュールを作る際のポイント
タイムスケジュールを作成する際は、ただタスクを詰め込むのではなく、以下の2点を意識しましょう。
スケジュールに余裕を持たせる
タイムスケジュールを作成する際は、スケジュールにある程度の余裕を持たせておくことが非常に大切です。
どんなに綿密なスケジュールを作成したとしても、余裕を作っておかなければ想定外のトラブルに対応できなかったり、計画全体が崩れてしまうリスクがあるためです。
業務環境にもよりますが、実際の現場では突発的な電話対応や依頼、機材トラブルなど、予測できないさまざまなトラブルが発生します。
このような予期せぬトラブルに見舞われてもスケジュールが大きく崩れないように、作業時間以外の余裕を作っておきましょう。
移動時間や休憩時間もあらかじめ組み込む
タイムスケジュールを立てる際は、移動時間や休憩時間もあらかじめ計画に組み込んでおきましょう。
このようなちょっとした時間のズレが、その後のスケジュールを圧迫してしまう場合があるためです。
たとえば、「出先から帰社までの移動に20分」「昼休憩に1時間」など、当日の動きをできるだけリアルにイメージして、正確なスケジュールを立てることが大切です。
タイムスケジュールの管理ならChatwork
タイムスケジュールの作成には、業務効率や集中力の向上、タスクの先延ばしを防止する効果などがあります。
この記事で紹介した作成手順やポイントを押さえておけば、実効性の高いスケジュールを作成でき、日々の業務が格段にスムーズに進むようになるでしょう。
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