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仕事を断る方法とは？断らないリスクや適切な断り方をシーン別に紹介
目次
「仕事のお願いを断れず、よく自己嫌悪に陥っている」「仕事を引き受けすぎて、大変な思いをしている」という人も多いのではないでしょうか。
割り込みの仕事はつい引き受けてしまいがちですが、適切に断らないとキャパシティオーバーになりかねません。
場合によっては周囲に迷惑がかかる可能性もあるので、仕事の適切な断り方はぜひ覚えておきましょう。
本記事では、角を立てずに仕事を断る方法と、シーン別の適切な断り方を解説します。
仕事を断らないリスクや断るべき場面など、判断の際に役立つ情報も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
仕事を断らないことで発生するリスク
仕事を断らずに多くのタスクを抱えることには、さまざまなリスクがあります。
問題がないケースも多少はありますが、キャパシティオーバーな状態が長期化したり、大きな失敗をしたりすると、社会的・健康的な不利益を被りかねません。
以下では、仕事を適切に断れない場合に発生するリスクを解説します。
生産性が低下する
自身のキャパシティを超える仕事を引き受けると、生産性が低下します。
なぜなら、過密なスケジュールがパフォーマンス低下の原因となる「労働力と時間の分散」を招くためです。
個人の処理能力を超えた量のタスクを引き受けると、各タスクに割ける労働力と時間が減少します。
重要な業務に割けるリソースも減少するため、業務全体の質が大きく低下します。
さらに、疲労や焦りによって集中力と思考力が低下するため、多くのタスクを抱えた状態では生産性を維持したまま業務を進めることが困難となります。
場合によっては、ほかの人の足を引っ張り、チームや部署の生産性に悪影響を及ぼす可能性もあるでしょう。
このように仕事を断らずに全て引き受けることには、自身のパフォーマンスに悪影響を及ぼし、生産性を低下させるリスクがあります。
精神的ストレスがたまる
精神的ストレスの蓄積も、仕事を引き受けすぎることによるリスクのひとつです。
過剰に仕事を引き受けると、緊張する時間が長くなったり、焦りを感じたりしやすくなり、業務中の心理的負荷が高まります。
さらに、無理な仕事を断れなかった自分に嫌悪感を抱くことがあれば、精神的な負担がより増大します。
適度なストレスや緊張感はパフォーマンス向上の手助けをしてくれることもありますが、精神的なストレスが蓄積すると心身に不調が出るおそれがあるため、早めに対策を講じましょう。
仕事を断る場面
仕事を断るべき、あるいは断ったほうがいい場面を知っておくと、ノーと言いやすくなり、さらにその後の罪悪感も軽減できます。
対等ではない人間関係や、自己犠牲的な決断を減らせることもポイントです。
以下では、仕事を断っても問題ない場面、断るべき場面を3つ紹介します。
自分の業務量が多い場合
自分の業務量が多く、新たに仕事を引き受けるとキャパシティオーバーになるような場合は、断っても問題ありません。
タスクマネジメントを適切に実施するためには、無理な仕事を断る判断も必要です。
生産性や効率の維持にもかかわるため、現在の業務量が多い、決められた時間内に終わらないと感じた場合には、迷わず仕事を断りましょう。
また、プライベートな時間や睡眠時間が大幅に削られる場合、処理能力や集中力の低下をすでに感じている場合なども、仕事を断ったほうがよいケースと考えられます。
自分のメリットがない場合
依頼される仕事の中には、自身のキャリアアップや成長につながらないものも少なくありません。
メリットの少ない仕事に貴重な時間を費やすことは、長期的に見て不利益となるケースが多いため、時間に余裕がない場合は断りましょう。
しかし、「その仕事にはメリットがない」と直接的に伝えることが難しいシチュエーションもあります。
口頭で直接伝えることが難しい場合は、Chatworkのようなビジネスチャットツールを活用するとスムーズに伝えられるでしょう。
また、契約内容との乖離が大きい業務や、モラルや法律に反する業務を言い渡された場合も、断って問題ありません。
法律上でも、契約内容と乖離した業務や、倫理的・法的に問題のある仕事を断る権利が認められています。
仮に引き受けると自身にマイナスの影響が及ぶ可能性があるため、契約や法律に反する依頼は迷わず断るようにしましょう。
他に適任者がいる場合
他に適任な人材がいる場合や、自身のスキルでは対応が難しい場合も、断ることを検討したほうがいい場面の一つです。
一定以上のクオリティを担保できない仕事を無理に引き受けても、いい結果を出せる可能性は低いでしょう。
仕事の種類や内容によっては、チームの生産性や会社の評判にマイナスの影響を与えるおそれもあります。
また、断る際には、自分のスキルでは対応が難しいことを正直に伝えたり、適任者が他にいることを伝えたりするとスムーズです。
仕事を断る方法
依頼主との関係を保ち、自身の評価を下げないためには、「穏便に仕事を断る方法」を知っておくと役立ちます。
ここからは、角を立てずに仕事を断る方法を、ステップ形式で解説します。
1.感謝の意を伝える
依頼への感謝を伝えることが、角を立てずに仕事を断る方法の第1ステップです。
断りの言葉よりも先に感謝の言葉を述べれば、自身の誠実な姿勢を相手にアピールできます。
また、感謝を伝えることは相手の気持ちを尊重する行動でもあるため、依頼を断ったとしても悪い印象を抱かれにくいでしょう。
具体的な方法として、「ご依頼いただきありがとうございます」のようなクッション言葉を使用することがおすすめです。
可能であれば、依頼を断らなければいけないことを残念に思う気持ちや、依頼内容へ興味をもっていたことを伝える言葉を添えると、さらにポジティブな印象につながるでしょう。
2.断る理由と謝罪の意を伝える
感謝の意を伝えたら、次は断る理由と謝罪の意を伝えます。
断る理由に関しては、単に「難しい」「忙しい」ではなく、より具体性のある内容で伝えましょう。
たとえば「優先度の高い仕事に取り組んでいるので難しい」「複数のタスクを抱えているので受けられない」のように具体的に理由を伝えれば、理解を得やすくなります。
また、謝罪の意をきちんと伝えることも重要です。
申し訳ない気持ちを「ご期待に沿えず申し訳ありません」と心をこめて述べるだけでも、相手からの印象はよくなります。
仮に謝罪の言葉がないと不誠実な印象を与えたり、軽んじられていると感じさせてしまったりすることもあるため、忘れずに伝えましょう。
3.代替案を提示する
仕事を断る方法の最終ステップにあたるのが、代替案や譲歩案の提示です。
謝罪の言葉とともに代替となる案を提示すると、協力的な姿勢と誠意を示すことができます。
依頼主が次の手を考えやすくなるほか、リスケジュールをスムーズにおこなえるようになる点もメリットです。
また、代替案や譲歩案の内容によっては事態が解決に向かう可能性もあるため、可能であれば積極的に提示しましょう。
具体的には「代わりの人材を紹介する」「一部なら引き受けることが可能な旨を伝える」「対応可能な日時を伝える」などの方法が効果的です。
仕事の断り方の具体例
次は、断り方の具体例と伝える際のポイントを、依頼相手別に見ていきましょう。
具体例とポイントを意識し、断り方を工夫すればよりスムーズに意思を伝えることができます。
良好な関係性の維持にも役立つため、断りの文言を考える際の参考にしてみてください。
上司に対して
上司からの仕事依頼を断る際は「理由を具体的に伝える」「丁寧な言葉で対応する」の2点を意識しましょう。
直属の上司であっても、部下の仕事量を完全に把握しているとは限りません。
また、上司自身も複数の仕事を抱えているため、状況の確認が曖昧なままタスクを依頼してくる可能性も十分にあります。
そのため、具体的に理由を説明し、依頼された業務への着手が難しい旨を伝えれば角を立てずに仕事を断れるでしょう。
言葉遣いについては、やはり上司であるため敬語の使用が望ましいです。
丁寧な言葉を使って、断る意思を伝えれば悪い印象を抱かれることも少ないでしょう。
断りの具体例は以下のとおりです。
先ほどは〇〇をご依頼いただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、現在複数の業務を抱えているため、ご依頼の件に対応することが難しい状況でございます。
ご期待に沿えず申し訳ありません。
もし、お待ちいただけるのであれば、来週の初めより責任を持って対応させていただきたいと思うのですが、いかがでしょうか？
同僚に対して
職場の同僚からの仕事の依頼を断る場合には、対等な関係を意識しつつも、協力的な姿勢と配慮を明確に示すことがポイントです。
引き受けられない理由や手助けしたい気持ち、謝罪の意などを丁寧に伝えれば、断ったあとも険悪な雰囲気になりにくいでしょう。
断り方の具体例はこちらです。
お疲れ様です。
依頼の件については、申し訳ないのですが、今手一杯で受けられそうにないです。
Aさんならすぐに対応できるかと思いますので、私からAさんに声をかけてみましょうか？
クライアントに対して
クライアントは社外の人物であり、今後の取引にも関わる相手です。
対応の質が自社全体の評価に影響を与えるため、仕事を断る際には会社の代表として最大限の敬意を示す言葉で対応する必要があります。
具体例はこちらです。
いつもお世話になっております。
この度はお仕事をご依頼いただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、現在繁忙期で立て込んでおりまして、貴社にご満足いただける体制を整えるのが難しい状況です。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
またの機会がございましたら、ぜひご協力させてください。
丁寧な言葉遣いを意識しつつ、依頼への感謝と具体的な理由、謝罪の意を的確に伝えましょう。
可能であれば、代替案を示すと良好な関係を維持できる可能性を高められます。
なお、チームで仕事を受けている場合、上司とともに対応しているクライアントである場合などは、独断で仕事を断る前にチームリーダーや上司に必ず相談するようにしましょう。
仕事を断る際に注意すべき点
仕事を断るにあたって、いくつか注意したいポイントがあります。
仕事を断る方法を実践し、適切な表現で意思を伝えても、注意点を押さえられていないと相手にネガティブな印象を与える可能性があります。
自身の評判を落としたり、キャリアに悪影響を与えたりするリスクもあるため、事前に把握しておきましょう。
返事を先延ばしにしない
仕事を断る際の注意点の1つめは、返事を先延ばしにしないことです。
仕事を断るなど、伝えにくいことは曖昧な返事で先延ばしにしたくなるものですが、良好な関係を維持したいのであれば返答の先送りはやめましょう。
返事の先延ばしには相手の計画を狂わせ、多大な迷惑をかけるリスクがあります。
関係性や印象の悪化、信頼の失墜などを招く可能性もあるため、返事はできるだけ早く伝えましょう。
迅速な返事が難しい場合は、すぐに返答できない旨を伝えて待ってもらうことがおすすめです。
待ってもらう時間は30分〜数時間以内を目安にし、遅くとも24時間以内には伝えるようにしましょう。
相手の気持ちに立つ
仕事を断る際に、必ず意識したいのが相手の気持ちです。
自分の都合を優先する決断ではありますが、自己中心的な発言と態度で断るとその後の関係が悪化してしまいます。
さらに、否定的な言葉を口にするなどの礼節を欠いた行為をすると、社内での評判も悪くなり、周囲からの信頼を失うことにもつながってしまうでしょう。
仕事を断る意向は相手の気持ちを考え、失礼のない態度と言葉で伝えることが重要です。
可能であれば、なぜ自分に依頼してきたのか、何を求められていたのかを考え、それに応えられなかったことに対して誠意ある説明を心がけましょう。
感情的にならない
感情的にならないことも、仕事を断る際の注意点です。
多忙な中、無茶な仕事を振られると、怒りや不満を感じてしまうこともありますが、それを態度と言葉に出してしまっては自らの評判を落としかねません。
人間関係のトラブルに発展したり、ハラスメントと受け取られたりする可能性もあるため、感情の出し方には注意を払いましょう。
どうしても気持ちが収まらないときは、一旦返事を保留として、落ち着く時間を設けることがおすすめです。
そして、断る旨を伝える際には、自分と相手双方の気持ちを尊重した丁寧な言い方をするようにしましょう。
仕事を断る方法を理解し、円滑に業務を進めよう
自身の生産性と健康を守り、周囲と良好な関係を築くためには、角を立てずに仕事を断る方法を知ることが重要です。
本記事で紹介した「仕事を断る方法とポイント」を意識し、コミュニケーションに役立てれば、日々の業務をより円滑に進められるでしょう。
しかし、直接ノーと言いにくい場面があるのも事実です。
そんなときは、ビジネスチャットツール「Chatwork」を活用してみてはいかがでしょうか。
Chatworkはテキストでやり取りするため、対面時のような気まずさや緊張もありません。
また、断る意思を迅速に伝えられるので、依頼主もリスケジュールや次の手の考案をスムーズにおこなえます。
電話や対話と違い、相手の時間を長く拘束しないのもメリットです。
職場内のコミュニケーションの円滑化にも貢献してくれる便利なツールなので、ぜひ利用をご検討ください。
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