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スケジュール管理ができない原因とは？苦手を克服する方法や放置するリスクを解説
目次
スケジュール管理が苦手になると、職場の人間関係や作業全体に影響が出てしまう懸念があります。
仕事の優先順位がつけられなかったり、細かいタスクを放置したりすると、予定が重複して作業の負担が増えるでしょう。
どのような工夫を取り入れると、スケジュール管理が苦手になる原因を克服できるのでしょうか。
スケジュール管理の苦手を克服する対策を解説します。
スケジュール管理が苦手になる原因
スケジュール管理ができない人や苦手な人の原因を5つ紹介します。
- 細かいタスクを放置してしまう
- 仕事にかかる全体の時間を把握していない
- 優先順位をつけていない
- 仕事を引き受けすぎてしまう
- 前倒しで予定を処理できていない
スケジュール管理に苦手意識をもっている方は、自分に当てはまる原因がないか確認してみてください。
細かいタスクを放置してしまう
短い時間で完了できるタスクは、なるべくその場で処理するほうが予定に支障を与えずに済みます。
頭の片隅にタスクが残っていると仕事に集中できなくなり、ほかの仕事が入ってきたときにストレスがかかりやすくなるでしょう。
スケジュール管理が苦手になる原因には、放置した小さなタスクが積み重なってしまい、仕事全体に影響が出る状況があげられます。
仕事にかかる全体の時間を把握していない
作業の処理にかかる全体の時間が把握できていないと、計画が破綻して予定どおりに進まなくなります。
ひとつの仕事にどのくらいの時間がかかるのか検討しながら、仕事が終わらないと感じるときは周りに協力を求める姿勢が必要です。
手持ちの作業に関する全体時間を考えながら仕事を進めないと、スケジュール管理が苦手になる原因につながります。
優先順位をつけていない
緊急度や重要度の高い作業内容から取り組まないと、仕事の処理が追いつかずに対応に追われがちになります。
反対に優先度の低い仕事は、締切までの期間があるものや社内の事務作業など、後回しにできる内容と区別が必要です。
優先順位をつけて作業に取り組まないと、スケジュール管理に苦手意識を感じる原因につながり、仕事が終わらない状況になります。
仕事を引き受けすぎてしまう
職場の人間関係で気配りを意識しすぎると、多くの仕事を引き受けて過労につながります。
ほかの仕事と並行して処理に終われると、予定どおりに作業を終わらせるために残業の機会が増えて心身に負荷がかかりやすくなるでしょう。
担当外の仕事を引き受けすぎると作業量が増えて予定が崩れてしまい、スケジュール管理が難しくなって苦手意識を感じる原因につながります。
前倒しで予定を処理できていない
仕事は予定どおりの内容だけでなく、別の仕事やトラブルが突然発生する可能性もあります。
対応に追われた時間の分、作業の進行が遅れがちになるため、できる限り仕事がギリギリの処理にならない工夫が求められるでしょう。
時間にゆとりがあるときは前倒しで作業に取り組まないと、予定変更の内容に対して柔軟に対応できず、スケジュール管理が苦手になる原因につながります。
スケジュール管理が苦手なまま放置するリスク
スケジュール管理ができない状態を放置してしまうと、さまざまなリスクが生じる恐れがあります。
- 締め切りに間に合わなくなる
- マルチタスクになる
- 作業が非効率になる
- トラブルが発生する恐れがある
具体的にどのようなリスクがあるのかをみていきましょう。
締切に間に合わない
同時並行で進めている仕事の段取りが組めないと、締切までに処理が追いつかず作業が終わらない状況になります。
仕事で関わる従業員や取引先が対応に追われてしまい、プロジェクト全体に影響が出て負担がかかるでしょう。
スケジュール管理が適切にできないまま放置すると、締切に間に合わずに取引先や仕事仲間から信頼を失うリスクを抱えます。
マルチタスクになる
優先順位をつけて仕事に取り組まないと、同時並行で進めなければいけない作業が増えて負荷がかかります。
細かい作業から担当中の仕事まで、仕事の処理をひとつずつ進められない状況は、集中力が切れて注意力が散漫になりがちです。
スケジュール管理が苦手なまま放置すると、職場の業務がマルチタスクになってしまい、本来の能力を発揮できない状況につながるリスクがあげられます。
＞マルチタスクのメリット・デメリットとは？に関する記事はこちら
作業効率化ができない
仕事の計画を立てて取り組む工夫が足りないと、全体の作業を円滑に進められなくなります。
たとえば、仕事の空き時間を使って細かいタスクを終わらせないままだと、時間を有効活用できずにタスクが重なる状況につながるでしょう。
作業が非効率化になるリスクを抱えてしまうため、スケジュール管理が苦手なまま放置しないように対策を取り入れる必要があります。
業務のトラブルが起きる
仕事全体の計画をうまく立てられないと、予定が重複するミスが起きやすくなります。
会議の予定と商談の日時が重なったり、重要度の高い仕事の締切が重なったりするなど、全体の予定調整が必要になる手間がかかるでしょう。
業務でトラブルが起きるリスクを抱えやすくなるため、予定管理ができるツールを使って対応するなど、スケジュール管理が苦手なまま放置しない工夫が求められます。
スケジュール管理の苦手を克服する対策
最後にスケジュール管理ができない・苦手な場合、どのように対策ができるのかの一例を紹介します。
- 優先順位をつけてタスクに取り組む
- 仕事量の調整や協力体制を整える
- カレンダーに予定を書き出す
- メモ帳に作業内容や時間をまとめる
- ビジネスチャットを使う
自分に合った方法で、適切なスケジュール管理を目指しましょう。
優先順位をつけてタスクに取り組む
仕事に取りかかるときは、手持ちの作業を緊急度や重要度の高いものから低いものに区分します。
細かいタスクが多いときは、タスクのなかでも優先順位をつけながら、空き時間を有効活用して処理を進めましょう。
5〜10分以内に終わる作業はすぐに手をつけて放置しないなど、個人でルールを設けて効率よく進めると、スケジュール管理の苦手を克服する対策につながります。
仕事量の調整や協力体制を整える
担当外の仕事を任される量が多いときは、適度に断りを入れて負担がかかりすぎないように調整しましょう。
部署内ではコミュニケーションを取りながら、お互いに仕事で助け合える関係性が理想ですが、伝えづらいときは、管理職や上司に相談して配慮できる声かけをしてもらいます。
スケジュール管理の苦手を克服するには、仕事量の調整や協力体制が整えられる環境づくりの対策を取り入れましょう。
カレンダーに予定を書き出す
締切に間に合わない状況や予定の重複を避けるために、各予定の日時をカレンダーにまとめましょう。
デジタルのカレンダーは全体の予定を確認しやすく、アナログのカレンダーはいつでも確認しやすいメリットがあるでしょう。
ToDoリストやリマインダー機能を活用しながらスケジュール管理に取り組むと、上手に予定が組める工夫になり、苦手意識を克服する対策につながります。
メモ帳に作業内容や時間をまとめる
本日中に取り組む予定を把握するためにも、メモ帳やノートに作業内容と作業にかかる時間を書き出す方法がおすすめです。
全体にかかる時間を把握する工夫につながり、記録を残しておけば今後同じ作業に取り組むときにどのくらい処理に時間がかかるのか参考にできるでしょう。
頭のなかを整理できてスケジュール管理の立て方が上手になるため、苦手を克服する対策に作業内容や時間をまとめる方法を取り入れてみてください。
ビジネスチャットを使う
社員同士で予定や進捗状況を共有するときは、ビジネスチャットでコミュニケーションを取る方法が便利です。
タスク管理の機能を使えば、ほかの社員がどのくらい仕事の進捗が進んでいるのか把握する機会につながるでしょう。
スケジュール管理の苦手を克服するときは、ビジネスチャットを対策に使って予定の管理や社内のコミュニケーション活性化にご活用ください。
スケジュール管理の苦手を克服する対策にChatwork
仕事の優先順位や作業にかかる時間を把握できていないと、スケジュール管理が苦手になる原因につながります。
スケジュール管理の苦手を克服する対策には、カレンダーやメモ帳を使って作業内容や時間をまとめながら予定を立てましょう。
社内の協力体制を整えるときは、ビジネスチャット「Chatwork」を使ってコミュニケーションを図る方法がおすすめです。
タスク管理の機能を使えば、予定を従業員全体で共有できて便利なので、コミュニケーション活性化を図るためにも、スケジュール管理の苦手意識を克服したいときの対策にChatworkをご活用ください。
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