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タスク管理で効率化を実現するアプローチ7選｜仕事で使えるツールも紹介！
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
タスク管理が煩雑化すると、業務の遅延や抜け漏れによるミス・トラブルが起こる可能性があります。
タスク管理を効率化したい場合は、効果的な手法を取り入れ、適したツールを使うことがポイントです。
本記事では、タスク管理の3つのコツと効率化のメリット、具体的なアプローチ方法、効率化につながるツールを解説します。
効率的な「タスク管理」を理解する3つのポイント
タスク管理を効率化するにあたって、まずは3つのポイントを理解しておきましょう。
ポイント1｜タスクを「見える化」すること
タスク管理を効率的におこなうには、まずタスクを「見える化」することが重要です。
タスクを可視化しないと、やるべきことの全体像が見えず、優先順位を決めて効率的に取り組みにくくなります。
タスクの見える化は、やるべきことの把握にもつながるため、スケジュール調整や優先順位付けもしやすくなるでしょう。
ポイント2｜目的に合った「方法」を選ぶこと
タスク管理の効率化には、目的に合った方法の選択が欠かせません。
誤った方法を選んでしまうと、効率化とは反対の方向へ進み、煩雑化や複雑化によるモチベーション低下なども招きかねないため、適切なタスク管理の方法を検討しましょう。
たとえば「チームでプロジェクトを円滑に進行する」目的の場合は、メンバーとコミュニケーションをとれたり、お互いのタスクを把握できたりするチャットツール「Chatwork」の活用などがおすすめです。
ポイント3｜継続できる「仕組み」を作ること
タスク管理を効率化する取り組みをしても、一度きり、もしくは数回きりでは、効果を得にくいまま終わってしまいます。
継続しなければ効率化の方法を忘れてしまい、振り出しに戻ってしまうこともあるでしょう。
タスク管理の効率化には、何よりも継続が大切であるため、常に効率化できる方法を考え、仕組み化しましょう。
仕事のタスク管理を効率化する5つのメリット
続いて、仕事のタスク管理を効率化することによる5つのメリットを紹介します。
メリット1｜やるべき業務の明確化
タスク管理を効率化すると、やるべき業務が明確になります。
多くのタスクがあり、適切な管理ができていない状態では、見落としや遅延が起こりやすく、他のメンバーにフォローをしてもらうなどといった事態を引き起こしかねません。
業務が明確になっていれば取り組む順序や納期も把握しやすくなり、トラブルの発生や信頼低下の防止につながります。
メリット2｜優先順位の見える化
タスク管理の効率化によって、優先順位の見える化が可能になることもメリットです。
優先順位の高いタスクから取り組めば、業務を円滑に進められるだけでなく、ミスやトラブルの防止も期待できます。
時間の使い方やスケジュール調整も適正化しやすくなり、残業時間の削減や余裕ある業務にもつながるでしょう。
メリット3｜無駄な作業の削減
タスクの中には、必要のない作業や形骸化している作業、他の作業とまとめられる作業などが隠れている場合があります。
タスク管理によって全タスクを見える化すると、不要な作業やまとめられる作業が明確になるため、無駄な作業が削減できます。
業務効率化・生産性向上が期待できるほか、従業員の疲労軽減・リソースの最適化などにもつながります。
メリット4｜チーム内の情報共有
タスク管理によって、チーム内の情報共有が促進されることもメリットです。
チームでタスク管理を効率化すると、お互いの状況を把握できるため、状況に応じてフォローをする、ノウハウを共有するなどのポジティブなコミュニケーションが生まれます。
チーム内で情報共有が活発化すると、業務に関する知識や手順の理解も進み、業務の属人化も防げるでしょう。
メリット5｜進捗管理のスムーズ化
タスク管理を効率化した場合、チームメンバーのタスクや進捗状況を容易に確認できるため、スムーズな管理進行が可能となります。
スケジュールを調整するタイミングも判断しやすくなり、無理なスケジュールで進行せざるを得ないという状況を回避できます。
仕事のタスク管理で業務効率化を実現するアプローチ7選
次に、仕事のタスク管理で業務効率化を図れるアプローチ方法を7つ紹介します。
それぞれの方法の特徴を理解し、適切なものを取り入れましょう。
GTD（Getting Things Done）｜頭の中を整理してタスクを明確化
GTDは「Getting Things Done」の頭文字をとった略称で、「物事をやりとげる」という意味があります。
頭の中に情報が多いほど生産性が低下するという考えに基づいており、「頭の中の情報は外部に保存する」というスタイルでタスク管理を実施する手法です。
GTDではタスクを見える化し、優先順位を決めて、カレンダーやリストに書き出してから実行します。
このとき、タスクをまとめるツールを1つに絞ることでタスクの全容を把握しやすくすることがポイントです。
カンバン方式｜進捗を見える化して把握
カンバン方式とは、タスクを可視化し、進捗状況を把握しやすくするタスク管理手法です。
カンバンとは、タスクの内容や期日、担当者などをまとめたカードのことを指し、「未着手」「進行中」「完了」などのステータスを示したエリアにカードを配置・移動させて進捗管理していきます。
たとえば、プレゼン資料を作成中の場合は「進行中」のエリアに「プレゼン資料の作成」のカードを置き、プレゼン資料を作成し終わったら、「完了」のエリアに移動させるという仕組みです。
ポモドーロ・テクニック｜短時間集中で生産性アップ
ポモドーロ・テクニックとは、25分の作業時間と5分の休憩を繰り返すタスク管理術です。
25分の作業時間と5分の休憩をセットで1単位（1ポモドーロ）とし、4ポモドーロを終えたら15～30分の長めの休憩を取ります。
1ポモドーロに取り組むタスクは1つに絞ることが望ましいため、タスクの細分化・明確化にもつながります。
＞ポモドーロテクニックのメリットと実践方法に関する記事はこちら
アイゼンハワー・マトリクス｜緊急度と重要度で優先順位を判断
アイゼンハワー・マトリクスとは、タスクを緊急度と重要度の高低によって4つに分類し、優先順位を判断する手法です。
優先順位が高い順に、「緊急度も重要度も高い」「重要度は高いが緊急度は低い」「緊急度は高いが重要度は低い」「緊急度も重要度も低い」という分類になります。
シンプルな観点からタスクを分類するため、判断に迷うことが少なく、誰が見てもわかりやすい結果になる点がメリットです。
タイムブロッキング｜時間単位で予定に集中
タイムブロッキングとは、1日のスケジュールを細分化し、時間単位でタスクに取り組むタスク管理法です。
あらかじめ決めたスケジュールどおりに進行できるように集中して取り組むことで、効率化を図ることができます。
このとき、作業時間だけでなく、休憩時間も予定に入れて心身の疲労をとることも大切です。
スケジュールはカレンダーアプリなどに書き出しておき、次の予定をすぐに確認できるようにしておくと作業の進行がスムーズになります。
WBS（Work Breakdown Structure）｜業務を細かく分解して管理
WBSとは、「Work Breakdown Structure」の略称で、業務を細分化してまとめた構成図を指します。
たとえば、「顧客への営業電話によって契約を獲得する」という業務のWBSを作成する場合、「顧客の属性を調べる」「営業する内容を考える」「成約の場合の対応方法を考える」「断られた場合の対応方法を考える」などの細かいタスクがあります。
そのうち、「顧客の属性を調べる」タスクについては、「年齢・性別を調べる」「取引の有無を調べる」「家族構成を調べる」など、さらに細分化できます。
ひとつひとつの作業を細かく分解していくと、やるべきことが明確になり、タスク管理もしやすくなるため、抜け漏れなく効率的に進められるでしょう。
＞WBSの作成手順と効果を最大化するコツに関する記事はこちら
RACIチャート｜チームの連携の強化
RACIチャートとは、役割とメンバーの明確な振り分けに活用される表のことで、「レイシーチャート」と読みます。
RACIのそれぞれの頭文字は「Responsible（実行責任者）」「Accountable（説明責任者）」「Consulted（相談先）」「Informed（報告先）」を表しており、責任の範囲や役割を明確化するための要素です。
RACIチャートを活用すると、メンバーが自身の役割を理解して状況ごとにスムーズに対応でき、チームの認識統一による連携強化も期待できます。
タスク管理で業務効率化を実現した人が使っているツール3選
タスク管理を効率化するには、アプローチ方法だけでなく、適したツールを選ぶことも大切です。
ここでは、タスク管理による業務効率化に役立つツールを3つ紹介します。
1. Chatwork
「Chatwork」は、タスク管理機能を備えたオンラインのコミュニケーションツールです。
たとえば、タスクの内容や担当者、完了期限を設けてタスクを追加できる機能があります。
また、自分のタスク、自分が依頼したタスク、メンバーに付されたタスクを確認できる機能もあるため、自分だけでなく、メンバーの進捗管理も可能です。
チームでコミュニケーションをとりながら業務を進められる「Chatwork」は、タスク管理の効率化とともに、コミュニケーションの活発化による信頼関係の構築も図れるでしょう。
2. Excel／スプレッドシート
Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトは、タスクの洗い出しやガントチャート作成による進捗管理に役立てられます。
アプローチ方法として紹介した、アイゼンハワー・マトリクスやタイムブロッキングもまとめやすいでしょう。
また、多彩なテンプレートがあったり、共有機能も備えていたりするため、ニーズに合ったテンプレートの活用やメンバーへの共有によって、タスク管理の効率化を実現できます。
3. ノート／メモ帳
ノートやメモ帳は、記載の自由度が高く、どのようなまとめかたでもタスクを管理できるという特徴があります。
たとえば、図や絵を描いたり、枠を作ったり、マーカーや蛍光ペンなどで目立たせたり、自分のやりやすいスタイルでタスク管理ができるでしょう。
タスク管理の効率化が上手な人は、期限付きの作業を「タスク」、期限はなくてもやるべきことを「ToDo」とわけて箇条書きでまとめるなど、書き方にルールを設けています。
ただし、ノートやメモ帳はオンラインツールと違い、他者と共有しにくい点に注意が必要です。
タスク管理の効率化を実現するなら「Chatwork」
タスク管理を効率化するには、タスクを可視化し、優先順位をつけることが重要です。
タスク管理による業務効率化を実現するには、WBSやポモドーロ・テクニックなどのタスク管理手法、時間管理術などが活用できるため、取り入れやすいものを実践してみるといいでしょう。
ツールとしては、タスク管理を効率化できるほか、社内コミュニケーションの活性化も図れるビジネスチャット「Chatwork」の活用をおすすめします。
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