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情報整理を効果的に行うコツは？メリットや手順、注意点とともに紹介
目次
情報が氾濫する現代において、必要な情報をすばやく整理・活用できるスキルは、ビジネスパーソンにとって欠かせません。
情報整理を怠れば、探し物に時間を取られたり、判断ミスにつながったりすることもあります。
本記事では、情報整理の基本から得られるメリット、具体的な実践手順、整理力を高めるためのコツ、そして注意点などを分かりやすく解説。
さらに、Chatworkを活用した情報整理術も紹介します。
日々の業務改善にぜひ役立ててください。
情報整理とは
情報整理とは、業務上で得たデータや知見、メモなどの情報を「使いやすく整え、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておくこと」を指します。
整理対象は紙の資料やデジタルファイル、メール、チャット、クラウド上の情報まで多岐にわたるため、それぞれに適した整理方法が必要です。
単に「片付ける」だけではなく、情報を見える化し、誰もが理解できる状態にすることが重要です。
たとえば、議事録や報告書を要点ごとに分類したり、社内ナレッジをカテゴリ別に保管したりする整理方法があります。
このような情報整理は、チーム内での認識のずれや業務の属人化を防ぐだけでなく、組織全体の生産性を底上げする効果をもたらすでしょう。
情報整理を行うメリット
情報整理術を身につけることは、単に情報がすっきりするだけでなく、業務効率や意思決定の質が高まるなど、多くのメリットがあります。
ここでは主なメリットを5つに分けて紹介します。
- 情報を視覚化できる
- 情報を論理的に理解できる
- 業務効率が向上する
- 新たな発想を生みやすくなる
- 会社の資産になる
情報を視覚化できる
情報整理を行うことで、内容を視覚的に捉えやすくなります。
構造的に整理された情報は、図表や箇条書き、マインドマップなどに展開しやすいため、複雑な内容でも全体像を直感的に把握できます。
たとえば、プロジェクトの進捗状況を「工程」「担当者」「期限」「達成率」などの項目で表にまとめると、誰が・何を・いつまでに行うのかが一目で分かるでしょう。
プレゼン資料や会議の報告書などでも、文章だけでは伝わりにくい内容を補足し、説得力を高める手段として有効です。
さらに、業務改善の提案や課題整理を行う際も、情報の可視化によって論点や優先順位が明確になり、意思決定のスピード向上につながります。
視覚的な情報整理は、チーム全体の理解を揃えるだけでなく、コミュニケーションロスの削減や手戻り防止にも寄与するでしょう。
情報を論理的に理解できる
情報を整理することは、物事を筋道立てて捉えるための土台になります。
散在している情報を時系列やカテゴリ別に並べ替えることで、因果関係や背景が明確になり、「なぜそうなったのか」「どこに問題があったのか」といった全体像が浮かび上がります。
たとえば、クレーム対応の履歴を整理すると、対応の遅れや連絡ミスといった共通の要因が見え、同じ失敗を防ぐための仕組みづくりに発展させることも可能です。
報告書や社内説明の場面でも、経験や勘に頼らず根拠のある説明ができるようになるため、聞き手の納得感も得やすくなります。
論理的な理解を促すことは、判断の質を高め、チーム全体の意思決定をより確かなものにしていくためにも欠かせません。
業務効率が向上する
情報を整理することで、業務効率を大きく高められます。
必要な情報をすぐに見つけられる状態にしておけば、無駄な検索や確認の時間を省けるからです。
過去の会議資料を「部署別」「テーマ別」にフォルダ分けしておけば、必要な時にすぐにアクセスできます。
逆に情報が乱雑な状態では、誰かに聞いたり探したりする手間が発生し、時間も労力も浪費します。
タスクへの集中力を保ち、生産性を高めるために、情報整理は基本動作と言えるでしょう。
新たな発想を生みやすくなる
情報を整理することで、情報同士の関係性や傾向が見えやすくなり、これまで気づかなかった視点や組み合わせを生むきっかけにもなります。
たとえば、利用者の声を「業種別」「不満点別」に整理すると、これまで見落としていた共通課題やニーズに気づくことがあり、それが新商品や改善策のヒントになるケースも少なくありません。
このように、情報整理はアイデア創出の「土壌」となり、企画力や提案力の強化にも貢献します。
会社の資産になる
個人が持つナレッジやノウハウも、形式化して共有すれば、組織全体で活用できる「知的資産」へと変わり、会社にとって大切な資産となります。
たとえば、営業日報や問い合わせ対応ログをテンプレート化して残すことで、教育資料やマニュアルとして再利用できます。
これにより業務の属人化を防ぎ、誰でも同じ品質で業務に取り組める環境が整うでしょう。
情報の整備は、組織の持続的成長を支える基盤として、長期的な視点からも価値のある取り組みです。
情報整理のやり方
情報整理を効果的に行うためには、いきなり手を動かすのではなく、一定のステップを踏んで進めることが重要です。
ここでは、実務で応用しやすい5つのステップに分けて紹介します。
- 情報整理の目的を決める
- 収集すべき情報の範囲を決める
- 情報整理後のイメージを決める
- 情報を取捨選択する
- 整理ルールを統一する
1. 情報整理の目的を決める
最初に行うべきなのは、「何のために情報を整理するのか」を明確にすることです。
目的があいまいなままでは、どの情報を集めればよいか、どのように分類すべきかが定まりません。
たとえば「問い合わせ対応を効率化したい」「社内のナレッジを共有したい」といった目的があれば、必要な情報の種類や整理の方法も自ずと見えてきます。
情報整理は、目的によって最適なやり方が変わるものです。
まずは「どう使いたいのか」をはっきりさせるところから始めましょう。
2. 収集すべき情報の範囲を決める
目的が明確になったら、次は対象とする情報の範囲を定めます。
業務で扱う情報は膨大なため、すべてを整理しようとすると時間も手間もかかり、かえって整理が進まなくなる可能性があります。
そのため、「よく使う資料」「関係者が求めるデータ」など、優先順位の高い情報から着手するのが効果的です。
必要な情報を見極めて選ぶことで、後の作業も効率化できます。
3. 情報整理後のイメージを決める
情報を整理した結果、どのような形で使える状態にするかを、あらかじめイメージしておくとスムーズです。
たとえば、社内マニュアルとして展開するのであれば、カテゴリごとにページを分けたり、PDFにまとめたりといった形式が適しているかもしれません。
反対に、すぐに検索できることを重視するのであれば、クラウド上のフォルダ設計や命名ルールを工夫する必要があるでしょう。
完成形を先に描いておけば、途中で迷うことも減り、整理の質も安定します。
4. 情報を取捨選択する
収集したデータはすべて一度テーブルに並べるような感覚で洗い出し、そのうえで本当に必要なものだけを残し、不要なものは削除する作業に入ります。
重複データや古いバージョンの資料、役目を終えたメモなどは、思い切って手放すのがポイントです。
たとえば、プロジェクトの途中で使われていたドラフト資料や、すでに正式版が完成しているものは、残しておくと混乱の原因になりかねません。
判断に迷う情報については、「今後使う予定があるか」「誰かと共有する必要があるか」といった視点で検討すると、選別しやすくなります。
この作業を後回しにすると、情報の山に埋もれて重要なデータが見えにくくなってしまいます。
「残すこと」だけでなく「捨てる判断」も、情報整理において欠かせないプロセスです。
5. 整理ルールを統一する
ファイル名やフォルダ構成、分類のルールを明確にして、チーム全体で共有・統一しておくことも大切です。
個人のやり方に任せたままでは、他の人が探しにくくなってしまい、せっかく整理した情報も活用されなくなってしまう可能性があります。
たとえば「YYYYMMDD_案件名_担当者名」といったファイル命名ルールや、「部署別」「年度別」といったフォルダ分類の基準を設けておくとよいでしょう。
統一されたルールがあれば、誰が見ても分かる情報環境を整えることができます。
情報整理を行う際のコツは？
情報整理の基本ステップを押さえたら、実務でさらに精度を高めるための工夫も取り入れていきましょう。
ツールやフレームワークを活用することで、情報の見える化や構造化が進み、整理の再現性も高まります。
ここでは、実務に役立つ3つのテクニックを紹介します。
- ツールを活用する
- 表を活用する
- ロジックツリーを活用する
ツールを活用する
情報整理を手作業だけで完結させようとすると、時間も手間もかかってしまいます。
そこで活用したいのが、情報整理や管理に特化したツールです。
たとえば、NotionやEvernote、Google ドライブ、社内Wikiツールなどは、テキスト・画像・リンクを一元的にまとめられるため便利です。
加えて、SlackやChatworkといったビジネスチャットにも、検索やスレッド管理、タスク化機能が備わっており、日々の情報を自然に蓄積・整理する仕組みとして活用できます。
自社の業務フローに合ったツールを選ぶことで、整理の負担を減らしながら、情報活用の幅を広げられるでしょう。
表を活用する
文章だけで情報をまとめようとすると、内容が複雑になりやすく、後から見返した時に要点が掴みにくくなることがあります。
そこで有効なのが、表形式での整理です。
比較、分類、進捗などを視覚的に整理するのに適しており、誰が見ても一目で概要が把握できます。
たとえば、プロジェクトの進行状況を「担当者」「期限」「ステータス」などの項目で表にまとめておけば、進捗管理やリスクの早期発見にもつながります。
表にすることで情報の抜け漏れにも気づきやすくなり、チーム全体の認識共有もスムーズになるでしょう。
ロジックツリーを活用する
情報を階層的に整理したい時には、ロジックツリーの活用が効果的です。
ロジックツリーとは、あるテーマを起点に情報を枝分かれさせながら構造化していく図式で、課題の洗い出しや企画構成、仮説の整理などに役立ちます。
たとえば「売上が伸び悩んでいる」というテーマに対して、「顧客数の問題」「客単価の問題」「リピート率の問題」などの観点に分けて要因を探っていくことで、論点の抜けや重複を防げます。
複雑な情報を整理する時ほど、構造化と視覚化が重要になります。
ロジックツリーは、そうした整理の助けとなる強力な思考ツールです。
情報整理を行う際の注意点
情報整理には多くのメリットがありますが、やり方を誤ると、かえって混乱を招いてしまうこともあります。
ここでは、実践時に気をつけたい3つのポイントを紹介します。
- 他の人からフィードバックをもらう
- 情報の収集しすぎに注意する
- 分類のしすぎに注意する
他の人からフィードバックをもらう
情報整理は、自分だけが使う前提ではなく、チームや他部署のメンバーも活用することを前提に設計する必要があります。
そのためには、整理した情報を他の人にも実際に使ってもらい、意見を聞いてみることが大切です。
たとえば、「フォルダ構成が分かりにくい」「同じようなファイル名が多くて探しにくい」といった声があれば、それを参考に改善できます。
自分にとって分かりやすい形でも、他の人にはそうとは限りません。
使い手の視点に立つことが、実用性の高い情報整理につながるでしょう。
「分かりやすさ」の基準は、自分ではなく「他の人」が判断するものだと捉えておくとよいでしょう。
情報の収集しすぎに注意する
情報をたくさん集めること自体が目的になってしまうと、本来の「整理して使いやすくする」という目的から外れてしまいます。
「あとで使うかもしれない」「とりあえず保存しておこう」と思いがちな情報も、実際には見返されないまま放置されているケースも多くあります。
特に、インターネット検索やチャットで手軽に情報が得られる時代では、必要以上に情報を溜め込みがちです。
その場で「本当に必要か」「今使う情報か」「誰かと共有するものか」といった観点で判断する習慣をつけると、情報の取捨選択がうまくいくようになります。
整理しやすい環境をつくるためには、情報の収集量を適切にコントロールすることも重要なスキルの一つです。
分類のしすぎに注意する
情報を分かりやすくするために分類を細かくするのはよいことですが、度が過ぎると逆効果になることがあります。
たとえば、あるフォルダの中にサブフォルダが何重にも続いていると、目的のファイルにたどり着くまでに時間がかかってしまうでしょう。
「営業資料」の下に「地域別」「年度別」「顧客別」「書類の種類別」など、あらゆる切り口で細かく分けた結果、どこに何を入れるべきかがあいまいになることもあります。
このような場合は、「検索性が高い」「他の人が迷わない」構造を優先するのがポイントです。
分類は、情報の見通しをよくするための手段です。
整理の本来の目的である「使いやすさ」を意識しながら、深さと広さのバランスを取るようにしましょう。
Chatworkを活用しながら情報整理を効率化しよう
情報整理は、単なる整頓ではなく、業務効率やチームの生産性に直結する重要なスキルです。
目的を明確にし、必要な情報を選び、使いやすい形でまとめることで、日々の仕事が格段にスムーズになります。
そして、この情報整理を日常的に実践するうえで役立つのが、Chatworkのようなビジネスチャットツールです。
Chatworkでは、プロジェクトごとにチャットグループを分けることで、情報の混在を防ぎ、テーマごとのやり取りが可視化されます。
さらに、メッセージからタスクを作成したり、ファイルをスレッドに紐づけて管理したりと、自然に情報整理が行える設計になっているのが特徴です。
検索機能も充実しており、過去のやり取りや共有ファイルもすぐに見つけられます。
これらの機能をうまく使いこなすことで、情報整理の負担が減るだけでなく、共有・再利用・蓄積という観点でも大きな価値が得られるでしょう。
情報を「整える」ことは、仕事を「進める」力そのものです。
ぜひ、Chatworkを活用しながら、効率的で再現性のある情報整理を実践してみてください。
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