デジタル化のメリット5つを解説！進め方やリスクを解決する対策も紹介

近年、IT技術の発展と社会情勢の変化によってデジタル化の必要性が高まっています。

しかし、重要性は漠然と感じているものの、メリットや進め方が分からない人も多いでしょう。

本記事では、デジタル化の概要とメリットを分かりやすく解説します。

効果的な進め方や、リスク・問題点への対処法も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

デジタル化とは何か

デジタル化（デジタイゼーション）とは、アナログで実施していた業務を、デジタルツールを活用して効率化する施策です。

「紙媒体でのやり取りやデータ管理をデジタル形式に切り替える」「会議をWeb会議に切り替える」などの取り組みが該当します。

デジタル化の主な目的は、業務の円滑化による生産性の向上と、コストの削減です。

また、発展的なデータ活用や、デジタル技術を使った業務の変革の第一歩とされることもあります。

市場競争の激化と労働人口の減少が進む現代のビジネスシーンにおいて、不可欠な取り組みといえます。

なお、国内では複数の業務の流れである業務プロセスをデジタル化する「デジタライゼーション」も、デジタル化の一種とみなされています。

＞デジタライゼーションに関する記事はこちら

IT化との違い

IT化とは、ITツールを用いてデジタル情報を有効活用したり、業務の効率化に役立てたりする施策です。

データと情報に焦点を当てた取り組みであり、業務効率化やコスト削減を目的におこなわれます。

デジタル化との違いは、取り組みの目的にあります。

IT化はデータの有効活用がメインの目的ですが、デジタル化は特定の作業や業務プロセスをデジタル形式に変換することが主な目的です。

共通する部分も多いですが、「業務をアナログからデジタルに転換すること」がデジタル化、「もともと存在する情報やデータをITツールによって活用し、効率化を図ること」がIT化と捉えるとスムーズに区別できるでしょう。

DX（デジタルトランスフォーメーション）との違い

デジタル化、IT化と似た言葉としてDX（デジタルトランスフォーメーション）も挙げられます。

DXとは、デジタル技術を活用し、ビジネスの抜本的な改革や新たな価値の創造を目指す取り組みです。

DXは、企業活動全体を対象とする包括的な施策であり、局所的な取り組みであるデジタル化とIT化を進めた先にあるものとされています。

また、各プロセスやフローを、企業全体にとって最適な状態にする「全体最適」を目指していることも特徴です。

デジタル化やIT化とは視点や内容が異なるため、適切な施策を実施するためにも、ぜひ区別できるようにしましょう。

＞DXに関する記事はこちら

デジタル化の具体的なメリット5つ

デジタル化を適切に実施し、効果を最大化すると、多くのメリットが得られます。

ここでは、デジタル化の具体的なメリットを紹介します。

業務効率化が実現する

デジタル化の最大のメリットともいえるのが、業務効率化を実現できることです。

アナログな手法や手作業でおこなっていた業務を、入力が容易かつ処理も高速なデジタルに置き換えるだけで大幅な効率化が実現します。

また、手作業の総量が減るため、ヒューマンエラーの削減にも貢献します。

情報の管理がよりスムーズになる点もメリットです。

紙の書類よりも検索性が高く、共有も容易であるため、情報管理業務の効率も高められます。

経験や技能に頼った部分や属人化しやすい業務をデジタル化すれば、業務品質の均一化も実現できるでしょう。

働き方改革推進につながる

働き方改革推進につながることも、デジタル化のメリットです。

デジタルツールを導入し業務を効率化すれば、適切なワークライフバランスを実現しやすくなります。

勤怠管理をデジタル化することで、勤務時間の自由度が高いフレックスタイム制も導入しやすくなるでしょう。

また、手軽にやり取りできるビジネスチャットや、データの送受信をスムーズにおこなえるクラウドツールを導入すれば、テレワーク環境の構築にも役立ちます。

コストを抑えられる

デジタル化を推進すれば、業務で発生するコストを抑える効果もあります。

たとえば、対面の会議をWeb会議に切り替えれば、参加メンバーの交通費を削減できます。

紙での情報管理やお知らせなどを廃止し、デジタルで実施すれば、紙代や印刷代、郵送費のカットが可能です。

そして、削減できたコストを設備投資や事業投資に回せば、ビジネスのさらなる成長も期待できます。

また、ペーパーレス化をアピールすれば、SDGsに積極的な企業として世間や顧客に認知され、イメージアップにもつながるでしょう。

人手不足の課題を解決できる

デジタル化は、人手不足の課題解決にも大いに役立ちます。

デジタルツールにより一部の業務を効率化、またはRPA（定型業務を自動化するシステム）で自動化すれば少ない人員でも十分な成果を挙げられます。

また、マニュアルをデジタル化し、スムーズに閲覧できるようにすれば、企業全体の知識レベルや業務品質を高めることができるでしょう。

柔軟な働き方に対応できる環境を構築すれば、家庭の事情や健康上の問題などで出社勤務や長時間労働が難しい人材、遠方に住んでいる人材の雇用にもつながります。

新たな事業展開の可能性が広がる

デジタル化によって収集、蓄積されたデータを有効に活用すれば、業績アップや戦略立案のヒントを得ることができ、新たな事業展開の可能性が広がります。

たとえば、自社のデータに照らして、世間のニーズやトレンド、社会情勢などを丁寧に分析することで、新規参入が可能な分野・業界が見つかるケースもあるでしょう。

ツール・システムの導入によって、異業種の企業とシームレスに連携できる環境を構築し、新たなサービスを生み出せる可能性もあります。

また、アナログなサービスや製品そのものをデジタル化することで、イノベーションを創出することも可能です。

成功事例からわかるデジタル化がもたらすメリット

デジタル化を進める前にぜひ知っておきたいのが、成功事例です。

成功事例と実際の効果を知れば、どのようにデジタル化を実施するか、どんな効果が期待できるかをより具体的にイメージできるでしょう。

以下では、デジタル化の成功事例と、事例から分かる具体的なメリットを紹介します。

チャットツール導入で情報共有の効率化を実現

はじめに紹介するのは、チャットツールの導入で業務の効率化を実現した企業の事例です。

介護業界で事業を展開する企業は、拠点間のコミュニケーションに課題を感じていました。

従来は電話を活用していたものの、人手不足かつスタッフが多忙だったこともあり、つながらないケースも多かったそうです。

チャットツールを導入し連絡をデジタル化したところ、コミュニケーションの課題を解決でき、さらに業務効率の向上も達成しました。

また、スタッフ間の良好な関係の構築、連絡事項のスムーズな共有にも役立っているとのことです。

会議システム導入で会議のペーパーレス化を実現

ある総合経済団体では、会議のたびに大量の資料が必要となることに課題を感じていました。

担当者の負担は大きく、資料の印刷にも半日ほどかかっていたほか、必要な資料を探し出すのも一苦労だったそうです。

そこでこの団体は、ペーパーレスに特化したWeb会議システムを導入しました。

システムにより会議をデジタル化したところ、紙の使用量の大幅な削減だけでなく、資料準備や差し替え作業の業務負荷も軽減できたとのことです。

そして同時に、データの検索性の向上、保管コストの削減も達成しました。

また、場所や時間を選ばない働き方への対応を進められたことも、大きなメリットだといいます。

デジタル化を進める際に注意したいデメリット3つ

メリットの多いデジタル化ですが、進める際に注意したいデメリットもいくつかあります。

デメリットを理解せずに施策を進めたり、ツールを導入したりすると大きなトラブルに発展する可能性もあるので、ぜひ把握しておきましょう。

情報漏洩のリスクが高まる

デジタル化を進める際に必ず注意したいのが、情報漏洩のリスクです。

デジタルツールはインターネットに接続するため、外部との接点が生じます。

そのため、外部から意図しない攻撃を受ける可能性をゼロにはできません。

自社サーバーで運用するオンプレミス型のツールであれば攻撃のリスクは低いですが、それでも人為的なミスや高度なハッキングなどにより漏洩が起こるケースもあります。

ツール導入・運用のコストがかかる

コストが発生することも、デジタル化のデメリットの1つです。

導入段階では、ハードウェアやツールの購入や開発、改修、メンテナンスなどに対するコストが発生します。

運用段階についても、サブスクリプション形態なら一定期間ごとに利用料が発生するほか、保守や通信などのコストも継続的に生じます。

もちろん、投資利益率や費用対効果を考えて適切なツールを導入し、長期的に運用すれば利益を生むことは可能です。

しかし、自社に合わないツールを選んだり、すぐに利用をやめたりすると損をする可能性もあるため注意しましょう。

導入時に現場が混乱する恐れがある

デジタル化の推進には、既存の業務フローや体制の調整が不可欠であり、状況によっては抜本的な組織変更が必要になる場合もあります。

しかし、変化があまりにも大きいと、導入時に現場の混乱を招く恐れがあります。

とくに、完全にアナログな環境からデジタルに移行する場合や、ITに関するスキル・知識が必要なツールを導入する場合には混乱が生じやすいでしょう。

デジタル化を推進する際には、スムーズに導入できるような対策を講じておくことをおすすめします。

デジタル化のデメリットやリスクを解決するための対策

デジタル化によるデメリットやリスクの中には、事前の対策によって解消できるものもあります。

ここからは、デメリット・リスクの解決に役立つ対策方法を解説します。

セキュリティ水準の高いツールを導入する

情報漏洩や不正アクセスのリスクを低減したいのであれば、セキュリティ水準の高いツールの導入がおすすめです。

セキュリティに関する国際規格の認証を取得しているツールは信頼性が高く、一般的なツールよりも安心・安全に利用できます。

ユーザーや顧客からの信用にもつながるため、セキュリティに優れたツールを選びましょう。

選定の際にチェックしたいポイントは以下の5つです。

• 情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格であるISO 27001(ISMS)を取得しているか
• データの保存先の信頼性は高いか（信頼性の高い保存先：Amazon Web Services、Microsoft Azure、Google Cloud Platformなど）
• データや通信の暗号化機能を備えているか
• IPアドレスや端末単位でのアクセス制限が可能か
• 多要素認証に対応しているか

各ポイントを確認し、選定を進めればセキュリティ水準の高いツールを見つけられるでしょう。

ツール選定時は操作性の分かりやすさを重視する

導入時の混乱を最小限に抑えるには、シンプルな操作性のツールを選ぶとよい場合もあります。

使いやすく、操作も直感的なツールは、デジタルに不慣れな人が多い現場にも比較的スムーズに受け入れてもらえます。

また、操作がわかりやすいツールであれば、マニュアルを読んだり教育を実施したりする手間を最小限に抑えられるため、導入時の負担も軽減できます。

なお、使用感に関しては公式サイトの情報や口コミの参照だけでなく、無料トライアルも活用して実際に確かめてみることがおすすめです。

デジタル化でメリットを最大限得るためのポイント

最後に、デジタル化のメリットを最大化するためのポイントを解説します。

トラブルの防止や問題点の解消にもつながるので、ぜひ参考にしてください。

デジタル化の目的を明らかにする

デジタル化推進の第一歩となるのが、目的の明確化です。

「何のために導入するのか」「どの業務を効率化するのか」「どの課題を解決するのか」を明らかにすることで、導入すべきツールが明確になります。

効果測定の指標とする数値や施策の方向性を決定する際にも役立つため、必ず決めておきましょう。

なお、目的を設定する際には、システムを管理する部門や現場へのヒアリングを実施すると現状との乖離を防ぎやすくなります。

無理のないペースとコストで導入計画を立てる

無理のないペースと予算を意識することもポイントです。

デジタル化を推進するとなると一気に進めたくなるものですが、大きな変化は現場の混乱を招きかねません。

トラブルや不具合への対処も大がかりになってしまうため、ツールの導入はスモールスタートを意識し、徐々に広げるイメージで進めることがおすすめです。

また、必要以上に高いツールを導入したり、契約ユーザーの数を不要に多く設定したりすると資金繰りの悪化を招く可能性があります。

そのため、予算も無理なく・無駄なく策定することをおすすめします。

自社に合うデジタルツールを厳選する

デジタル化のメリットを最大限に享受するためには、自社に合ったツールの選定が不可欠です。

自社の状況や規模に合ったツールであれば、業務効率化やコスト削減に大いに貢献してくれます。

選定の際は以下のポイントを意識しましょう。

• デジタル化を検討する業務のフローに対応できるか
• 導入の目的・用途に合っているか
• IT初心者でも簡単に使えるか
• 既存のツールと連携できるか
• 拡張性を備えているか
• サポート体制は充実しているか
• セキュリティ面に不安はないか

あわせて、予算の範囲内で導入できるかをチェックすれば、自社に合ったツールを見つけられるでしょう。

セキュリティ対策を強化する

デジタル化の推進には、セキュリティ対策の強化が欠かせません。

ツールの導入にあわせて適切に対策を実施すれば情報漏洩のリスク低減につながるだけでなく、顧客へ安心を提供できます。

最低限実施すべき対策は「セキュリティ対策ソフトの導入」「従業員へのセキュリティ研修」「機器の取り扱いに関するルールの制定」です。

あわせて、企業や組織としての情報セキュリティポリシー（情報セキュリティ対策の方針や行動指針）を策定すると、より強固なセキュリティ体制を実現できます。

また、さらに高度なセキュリティが必要な場合は、ハードウェアを使った生体認証を導入するのもおすすめです。

仕事の連絡はChatwork活用でデジタル化を図ろう

デジタル化は、人材不足への対処と業務の効率化、コストの削減の必要性が高まる現代のビジネスシーンに欠かせない取り組みです。

適切なツールを選び、ポイントを意識して導入を進めればより快適な業務環境を構築できます。

IT化やDXといった、より発展的な取り組みを実施するきっかけとなるのも魅力の一つです。

アナログ作業から脱却し、市場競争を勝ち抜きたいのであればぜひデジタル化を実施し、課題を解決しましょう。

また、仕事の連絡を円滑化したい場合は、シンプルな使い心地が人気のビジネスチャット「Chatwork」がおすすめです。

メッセージのやり取りはもちろん、全体への情報共有やファイル共有も可能なので、業務の効率化を力強くサポートしてくれます。

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