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仕事のコミュニケーション能力とは？ 基本から応用、能力向上の秘訣まで徹底解説
目次
職場での人間関係がうまくいかない、指示が正しく伝わらないなど、仕事上のコミュニケーションに関する悩みは、どのような組織にもあるものです。
一方で、仕事におけるコミュニケーションの活発さやスムーズさは、組織全体の生産性や業績に大きな影響を与えます。
この記事では、仕事におけるコミュニケーションの重要性やメリット、仕事で求められる具体的なスキルなどを解説します。
コミュニケーションの種類別の使い分けや高め方、不足することによって起こる問題なども網羅的にまとめているので、ぜひ参考にしてください。
なぜ仕事においてコミュニケーションが重要なのか？5つのメリット
ビジネスの現場では、どれほど優れたスキルや経験をもっていても、周囲とうまくコミュニケーションが取れなければ大きな成果にはつながりません。
以下では、仕事におけるコミュニケーションの5つのメリットをご紹介します。
- 生産性の向上と業務効率化
- 良好な人間関係と信頼関係の構築
- チームワークの強化と成果向上
- 情報共有の円滑化とミスの削減
- 従業員満足度の向上と離職率の低下
生産性の向上と業務効率化
仕事における円滑なコミュニケーションは、生産性の向上や業務の効率化に直結します。
情報の伝達が正確であれば、認識のずれや無駄な手戻りを防ぐことができるため、作業時間の短縮につながります。
業務指示が明確であれば部下は迷わず仕事に取り組めますが、伝達が不十分だと余計な確認や修正が発生し、全体の生産性は低下するでしょう。
このように、コミュニケーションの質は仕事の生産性や効率に大きく影響するのです。
良好な人間関係と信頼関係の構築
仕事におけるコミュニケーションは、良好な人間関係や信頼関係の構築にも欠かせません。
たとえば、困っている同僚に声をかける、感謝を言葉にして伝えるといった些細なコミュニケーションが積み重なることで、安心して働ける職場環境が作られていきます。
人間関係や信頼関係ができていれば、意見交換や協力もしやすくなり、組織全体の雰囲気もよくなり、従業員一人ひとりのパフォーマンス向上にもつながります。
チームワークの強化と成果向上
仕事上のコミュニケーションには、チームワークの強化や成果を向上させる効果もあります。
十分にチームワークが発揮された状態で情報の共有や進捗報告、問題点の相談などがスムーズに行われれば、作業効率や生産性が向上するため、結果的に高い成果が期待できます。
コミュニケーションが密であるほど、チーム全体の結束力や個々のパフォーマンスが高まるのです。
チームワーク向上に効果的なレクリエーションに関する記事はこちら
情報共有の円滑化とミスの削減
職場でのミスやトラブルの多くは、情報の伝達ミスに起因します。
円滑なコミュニケーションを心がけることで、このようなリスクの大部分を未然に防ぐことができます。
たとえば、業務の引き継ぎや報告が必要に応じて正確に行われていれば、見落としや誤解による作業ミスは軽減できるはずです。
これは口頭に限ったことではなく、メールやチャットなどのオンライン上のやり取りにおいても同様です。
従業員満足度の向上と離職率の低下
職場でのコミュニケーションは、従業員の満足度にも大きく影響します。
上司や同僚との対話が活発で気軽に意見を言える環境は、働きやすさや働きがい、仲間同士の連帯感を感じやすくなります。
逆に、意思疎通が乏しいと不満や孤独感が生まれ、モチベーションの低下や離職につながる可能性があります。
仕事で求められる必須コミュニケーションスキル4選
仕事で求められる必須のコミュニケーションスキルを4つご紹介します。
- 言葉で伝える力
- 非言語で伝える力
- 相手の言葉を聴く力
- 相手の非言語を読み取る力
言葉で伝える力
ビジネスにおいて、言葉で明確に伝える力は非常に重要です。
相手に誤解を与えず、意図を正しく伝えるためには、簡潔で論理的に表現できるコミュニケーションスキルが求められます。
また、仕事では立場や理解力の異なるさまざまな人を相手にするため、それぞれに合った話し方ができるスキルも必要です。
非言語で伝える力
表情・態度・視線・声のトーンなど、言葉以外の非言語要素もコミュニケーションに大きな影響を与えます。
たとえば、無表情で相手の話を聞く場合と、笑顔であいづちしながら聞く場合とでは、親しみやすさや相手に与える安心感が大きく異なります。
このように、非言語のコミュニケーションは言葉以上に相手に伝わることもあるため、日頃から意識することが大切です。
相手の言葉を聴く力
一方的に話すだけでは、良好なコミュニケーションは成立しません。相手の言葉に耳を傾け、真意を理解しようとする「聴く力」も、仕事において欠かせないスキルです。
たとえば、会議や面談では、相手の発言内容を途中で遮らず最後までしっかり聞くことで、相手との信頼関係が深まります。
また、要点がずれることなくスムーズなコミュニケーションを実現するためにも、聴く力が求められます。
相手の非言語を読み取る力
相手の非言語を読み取る力も、職場での円滑なコミュニケーションには欠かせません。
具体的には、無言のままうなずいている相手がいた場合、本当に納得しているのか、何か不満を抱えているのかは、表情や目線などから推察する必要があります。
このように、仕事においては相手の非言語のサインを見逃さず、気持ちや考えを汲み取る力も非常に重要です。
仕事でのコミュニケーションの種類と使い分け
仕事では、対話・非言語・文章・視覚などさまざまなコミュニケーションを取る必要があります。
ここからは、仕事で行われるコミュニケーションの種類と使い分けについて解説します。
対話によるコミュニケーション
対話は、最も基本的であり重要なコミュニケーションの手段です。
業務の確認・意見交換・フィードバックなど、対話によるコミュニケーションを取る機会が最も多く、正確な意思疎通が求められるためです。
口頭でのやり取りは、感情やニュアンスも伝えやすく、その場で意図や意味合いを確認し合えるのが特徴です。
とくに正確性やスピードが求められる場面では、対話によるコミュニケーションが適しています。
非言語によるコミュニケーション
非言語コミュニケーションは、言葉以外の手段で意思や感情を伝える方法です。
具体的には、表情・ジェスチャー・声のトーン・視線などが挙げられます。
たとえば、上司が笑顔で話しかけるだけで、部下は安心感を覚えやすくなる一方で、どのような言葉を発していても、無表情や冷たい態度では本心がなかなか伝わりません。
このように、非言語によるコミュニケーションは言葉以上に強い影響力をもつ場合があるため、対話によるコミュニケーションとあわせて重要な要素といえます。
文章によるコミュニケーション
文章によるコミュニケーションは、メール、チャット・議事録など、さまざまなビジネスシーンで使われています。
文章によるコミュニケーションの最大の特徴は、情報を正確に記録して、後から見返せる形で残せる点です。
文章は読み手のペースで読み進められ、情報の正確性も担保できる一方、非言語コミュニケーションがないことで誤解を招きやすい側面もあるため、使用する際は注意が必要です。
視覚によるコミュニケーション
視覚によるコミュニケーションとは、図表・スライド・画像などを使って情報を伝える方法です。
視覚によるコミュニケーションには、口頭や文章では理解しにくい複雑な内容やデータを直感的に分かりやすく伝えられる特徴があります。
そのため、対話や文章によるコミュニケーションの補足的役割として、プレゼンテーションや報告資料などでよく活用されています。
明日から実践！コミュニケーション能力を高める方法
続いて、明日からすぐに実践できるコミュニケーション能力の高め方を5つご紹介します。
- 結論から話す
- 相手の話を最後まで「聴く」姿勢を持つ
- 相手に感謝の気持ちを伝える
- 接しやすい雰囲気を作る
- 話のスピードや抑揚にも意識する
結論から話す
ビジネスの現場では、話の冒頭で結論を述べる「結論ファースト」の話し方が好まれる傾向にあります。
たとえば、「〇〇について提案があります。その理由は〜」といった順序で話すことで、聞き手は話の意図を把握できるため、話の全体像を理解しやすくなります。
上司や取引先との会話では、この技術が信頼獲得や意思決定のスピードにも影響するため、積極的に実践するとよいでしょう。
相手の話を最後まで「聴く」姿勢を持つ
相手の話を最後までしっかりと聴く姿勢は、相手との信頼関係の構築に直結します。
途中で話を遮ったり、自分の意見を急いで述べたりすると、相手は「自分の意見を軽視された」「反論された」と感じかねません。
仮にこちらの主張がどんなに正しかったとしても、相手にネガティブな印象を与えてしまうと話の内容や意図が正しく伝わらないため注意が必要です。
相手に感謝の気持ちを伝える
日常の業務において、相手に感謝の気持ちを言葉にして伝えることも非常に大切です。
「ありがとう」や「助かりました」といった一言が相手のモチベーションを高め、信頼関係を深めることにもつながります。
感謝を伝えるという行為は些細なことのように思われがちですが、積み重ねることで自分の印象や職場全体の雰囲気を前向きに変える力を持っています。
接しやすい雰囲気を作る
円滑なコミュニケーションを実現するには、相手が接しやすいと感じる雰囲気を意識的に作ることが大切です。
自分から話す場合でも相手の話を聞く場合でも、表情や姿勢、声のトーンなどを意識的に柔らかく保つことで、相手に安心感を与え、話しやすい印象を与えます。
普段から非言語コミュニケーションを意識するだけでも、コミュニケーション能力の向上につながります。
話のスピードや抑揚にも意識する
話し方のスピードや声の抑揚も、相手の理解度や印象に大きく影響します。
早口でまくし立てるような話し方は聞き取りにくく、落ち着きのない印象を与えかねません。
一方で、「心地よい」「聞きやすい」と感じるスピードには個人差があるため、相手の理解度や反応を見ながら、適切なテンポと抑揚で話すことが大切です。
コミュニケーション不足が引き起こす問題と対策
職場でのコミュニケーション不足は、さまざまな問題の引き金となります。
ここでは、コミュニケーション不足によって起こりがちな問題とその対策を5つご紹介します。
- 認識の齟齬や情報共有漏れによるミス
- 業務の遅延・停滞
- 人間関係の悪化と孤立
- モチベーションの低下
- 顧客の信頼を失う
認識の齟齬や情報共有漏れによるミス
業務において情報の共有が不十分だと、認識のずれや指示の誤解が起こりやすくなります。
たとえば、依頼内容を誤解したまま進行すると、期待と異なる結果になるのは想像に難くありません。
また、会話や報告が抜けていると、重要な連絡事項が伝わらずミスやトラブルに発展するおそれがあります。
このような問題を防ぐには、日常的にこまめな確認と共有を習慣づけることに加えて、口頭とあわせて文字や図などの記録に残す工夫が必要です。
業務の遅延・停滞
情報伝達が滞ると、意思決定や対応の遅れや停滞が発生しやすくなります。
たとえば、タスクの優先順位が共有されていない場合、それぞれが別の方向に動いてしまった結果、うまく連携が取れずに全体の進行に遅れが生じてしまいます。
このような事態を防ぐには、役割分担やタスク管理を徹底しつつ、定期的に進捗報告を行うことが重要です。
人間関係の悪化と孤立
コミュニケーションが不足していると、誤解や不信感が積み重なり、人間関係の悪化を招きます。
とくに新入社員や異動してきた従業員は、孤立しやすい状況に置かれがちで、話しかけづらい雰囲気や無関心な態度は、相手に疎外感を与えてしまいます。
人間関係の悪化を防ぐには、あいさつや雑談、業務上のフィードバックなど、日頃から意識的に会話をする機会を設けるのが効果的です。
モチベーションの低下
職場でのコミュニケーションが不足すると、働く意欲ややりがいが薄れ、モチベーションが低下しやすくなります。
成果や努力が評価されない環境は孤独感を感じ、自分の役割や仕事に対するやりがいを失いやすく、「頑張っても意味がない」と感じてしまうこともあります。
このような負の連鎖を断ち切るには、日々の声かけや対話の機会を増やし、従業員の存在意義をきちんと伝えることが大切です。
顧客の信頼を失う
社内でのコミュニケーション不足は、顧客対応の質にも影響します。
たとえば、担当者間での引き継ぎが不十分で同じ説明を繰り返させたり、確認作業や対応に時間がかかったりするなど、顧客にストレスを与える要因となります。
このような事態を防ぐには、関係者全員が同じ情報を共有し、連携しながら顧客対応できる体制を整えることが重要です。
コミュニケーションツール活用で仕事をもっと円滑に【Chatwork紹介】
業務上のコミュニケーションを円滑にするには、コミュニケーションツールの見直しや活用が効果的です。
なぜ今、ビジネスチャットが注目されるのか
近年、テレワークやリモートワークの普及にともない、業務連絡を円滑に行う手段としてビジネスチャットが注目されています。
メールよりもスピーディかつ柔軟なやり取りが可能で、リアルタイムの反応や情報共有がしやすい点が大きな利点です。
働き方の多様性が重視されるようになった現代において、時間や場所に縛られず、必要な情報を即座に伝え合えるビジネスチャットは非常にマッチしているツールといえます。
Chatworkがコミュニケーション改善に役立つ理由
Chatworkは、日本のビジネス文化に適した設計で、多くの企業で導入が進む国産のビジネスチャットツールです。
グループチャットによるチームごとの情報管理、タスク機能による進捗確認、ファイル共有や通話などの統合機能が、業務のスピードと正確性を大きく向上させます。
加えて、操作が直感的でITリテラシーが高くない人でもすぐに使える点も評価されています。
コミュニケーションの効率化と可視化により、組織全体の連携を底上げできるのがChatworkの大きな魅力です。
コミュニケーション能力が高い人の共通点
最後に、コミュニケーション能力が高い人の共通点を3つご紹介します。
- 相手への配慮と尊重を忘れない
- 論理的かつ分かりやすい説明ができる
- 状況に応じた適切なコミュニケーション手段を選べる
相手への配慮と尊重を忘れない
コミュニケーション能力が高い人は、常に相手の立場や感情に配慮した発言・行動を心がけています。
たとえば、忙しい相手には要点を簡潔に伝えたり、相手と異なる意見を述べる際は相手の考えを尊重した表現を使ったりする傾向にあります。
論理的かつ分かりやすい説明ができる
コミュニケーション能力の高い人は、論理的でありながら分かりやすい説明ができるのも特徴です。
事実と意見を区別しながら、必要な情報が漏れなく網羅されていることに加えて、伝える相手の理解力や立場に配慮して説明の仕方を調整します。
状況に応じた適切なコミュニケーション手段を選べる
コミュニケーション能力が高い人は、状況に応じて適切なコミュニケーション手段を選べるのも特徴です。
たとえば、急ぎの要件は口頭で直接伝え、記録が必要な事項はメールやチャットで共有するなど、対面での説明が有効な場面と、文章での報告が適切な場面で手段を使い分けます。
継続的な意識と実践でコミュニケーション能力を向上させよう
コミュニケーション能力は、一度身につけて終わりではなく、日々の実践と気づきによって育まれるものです。
相手を尊重する姿勢や状況に応じた伝達手段、明瞭で論理的な表現などを意識することで、信頼関係と業務効率の両立が実現します。
職場全体の活性化にもつながる重要なスキルです。
こうした取り組みを支える手段として、Chatworkを活用するのも一つの方法です。
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この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。
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