テレワークを効率化する6つの方法とは？生産性を上げるツールやポイントを解説！

テレワークを導入する企業にとって、業務効率の低下が深刻な課題のひとつです。

テレワークは、従業員がリラックスして業務に取り組める反面、誘惑の多い自宅で作業をおこなうため、業務効率や生産性が低下しやすい傾向にあります。

業務効率や生産性を高めつつテレワークを推進するには、業務フローの見直しやタスク管理の最適化などが不可欠です。

本記事では、テレワークを効率化するための方法や役立つツール、効率化を推進する上で企業が実施すべき取り組みについて解説します。

テレワークにおける効率化の重要性

テレワークでの業務効率化は、多くの企業にとって重要な課題です。

テレワークは「好きな場所で仕事ができる」というメリットがある反面、仕事と私生活の境目が曖昧になりやすく、集中力を保つのが難しいという声も少なくありません。

実際、テレワークを廃止して全日出社する体制に戻す企業や、出社とテレワークを交互に実施するハイブリッドな勤務体制を採用する企業も出てきました。

自社でテレワークを推進する場合、従業員に対する適切なマネジメントとともに、個人レベルでの工夫や環境づくりが求められます。

テレワークにおける効率化が難しい要因

テレワークで業務効率化が難しい主な原因は以下のとおりです。

• コミュニケーションが量・質ともに低下
• 業務・タスクの可視化や管理が難しい
• 業務の可視化がしづらい

テレワークでは、社内コミュニケーションの質と量が低下し、業務やタスクの可視化・管理が難しくなる傾向にあります。

コミュニケーションが量・質ともに低下

テレワークでは、従業員同士で少し会話すれば解決する問題も、相談するタイミングを逃したために業務を停滞させてしまうケースがあります。

オンラインでのやり取りは言葉のニュアンスが伝わりにくく、意思疎通の行き違いによって作業の手戻りが発生することも少なくありません。

テレワークによって後輩の様子が見えづらくなったために、先輩従業員の育成意識が希薄になり、人材育成が停滞してしまうケースもあります。

コミュニケーションの質と量の低下は情報の伝達不足や人材育成の機会損失を招き、結果的に業務効率を下げる要因となります。

業務・タスクの可視化や管理が難しい

テレワーク環境下だと、上司は従業員の働きぶりや業務に対する工夫のプロセスを直接確認できないため、提出される成果物やテキストでのやり取り、限られたオンラインコミュニケーションから判断するしかありません。

部下の勤務態度や業務への姿勢が見えにくいと、評価や指導を実施するタイミングを逃してしまい、改善すべき業務の無駄が発見できないケースもあります。

テレワークでは上司の目が届かない部分が多く、業務の改善提案や効率化の取り組みが難しい側面が大きいといえます。

業務の可視化がしづらい

テレワークでは、上司やほかの従業員の業務内容が見えにくく、業務の可視化が難しくなります。

業務で改善すべき点に気づいても、同僚や上司へ気軽に話しかける機会を得られず共有を後回しにしてしまうケースも少なくありません。

また、業務の手順やポイントを教える・教わることにもオンライン上では限界があり、さまざまな面で業務の可視化がしづらくなっているといえるでしょう。

テレワークで効率化する6つの方法

テレワークで業務を効率化する主な方法は以下のとおりです。

• 業務フローの見直し
• タスク管理の最適化
• テレワークに適した環境の整備
• ツールの活用
• コミュニケーションの活性化
• 時間管理の徹底

テレワークの効率化には、業務フローやタスク管理の最適化に加え、環境整備やツールの導入、コミュニケーションの強化、時間管理の徹底などが重要です。

業務フローの見直し

テレワークで業務を効率化するためには、まず業務フローを見直すことが重要です。

業務フローをチェックしてテレワークにおける業務の無駄を発見し、フローを最適化できれば生産性の向上が期待できます。

とくに、タスク管理の最適化は欠かせません。

タスクを可視化してチームで共有すれば、上司は部下の業務量や進捗を把握しやすくなります。

ただし、従業員を過度に管理しようとすることは控えましょう。

過度な干渉や監視は信頼関係を損ない、チームの雰囲気や作業効率に悪影響を及ぼすことがあるためです。

テレワークを成功させるには、従業員の自主性を尊重し、主体的に働ける職場環境を整えることが鍵となります。

タスク管理の最適化

テレワークでは、「ながら作業」や「マルチタスク」を避けることも重要です。

自宅ではテレビや動画配信サービスなどを利用できるため、見ながら作業をしてしまう人も多いでしょう。

しかし、テレビや動画を見ながらの作業は集中力を分散させるため、控えるべきといえます。

また、オンライン会議中にメール対応や資料作成を行うマルチタスクもおすすめしません。

ながら作業同様、集中力が分散して業務の質を低下させるおそれがあるためです。

テレワークで業務効率化を目指したい場合、ひとつひとつの作業に集中して取り組む姿勢が求められます。

テレワークに適した環境の整備

テレワークを効率的に進めるには、作業環境の整備も欠かせません。

会社での勤務と同様にデスク周りを整理整頓し、可能であればマルチディスプレイを導入して作業効率化をはかりましょう。

長時間の机仕事に適した椅子を用意することも重要です。

普通の椅子でも業務を行えますが、効率化を目指すなら長時間座っても疲れないデスクワーク用に開発された椅子の購入を検討してみましょう。

ツールの活用

テレワークの生産性を高めるためには、業務効率化ツールの活用が必須です。

業務効率化のツールには、以下のようなものがあります。

• Web会議システム
• 議事録作成サービス
• チャットツール
• スケジュール・タスク管理ツール

上記のほかにも用途や目的に応じた多彩なツールが提供されています。

業種や業務内容に特化した専門的なツールも登場しているので、自身の業務に合うものを選ぶことが重要です。

コミュニケーションの活性化

テレワークでは対面でのやり取りが難しいため、コミュニケーションの活性化が業務効率化のポイントといえます。

たとえば、メールやチャットツールを通じて、日常的な進捗報告や情報共有を徹底することが大切です。

朝礼・昼礼・終礼など、従業員が定期的に集まる場を設けて、気軽に相談できる状況を用意することも重要でしょう。

テレワーク環境でも対面と遜色ない連携を目指すことが、生産性向上につながります。

時間管理の徹底

テレワーク環境下でとくに注意したいのが、終業時間の曖昧さです。

始業時間は朝礼や朝会などで管理できても、終業時間は従業員の判断次第になりがちです。

1日の進捗状況やスケジュールの進行状況によっては、「あと少しだけ」と作業を続けてしまい、気づけば深夜になっているというケースもめずらしくありません。

過剰な残業を防ぐためには、週単位や1日単位でスケジュールを決めて業務に取り組むことが大切です。

たとえば、前日のうちに翌日の業務内容と時間配分を明確にしておくと、業務中に何をすべきか迷うことも減り、集中力の維持にもつながります。

テレワークを効率化させるツール紹介

テレワークの効率化に役立つツールの例は以下のとおりです。

• コミュニケーションツール
• タスク管理ツール
• Web会議ツール
• クラウドストレージ
• 時間管理ツール・集中支援アプリ
• セキュリティツール

テレワークで業務を効率化するには、目的や用途に応じて上記のようなツールを使いこなす必要があります。

コミュニケーションツール

テレワークでは、円滑な業務遂行のためにコミュニケーションツールの活用が欠かせません。

コミュニケーションツールは、電話やメールでのやり取りとは違ってリアルタイムで通知が届き、定型の挨拶も不要なので、すぐに本題に入れます。

ビジネスチャットツールではメッセージの既読を伝える絵文字なども使え、履歴を見れば過去のメッセージも確認できるため、テレワークでの業務効率化につながります。

なかでも「Chatwork」は、デジタルツールに慣れていない人にも使いやすい国産のビジネスチャットツールとして人気です。

Chatworkではチャットやビデオ通話・音声通話に加え、ファイル共有も簡単に実施できるため、社内外問わずスムーズにやり取りできる点が強みです。

タスク管理では、相手方にタスクを送って完了したかを確認できるため、テレワーク中の部下や業務委託先の進捗管理にも適しています。

Chatworkを使えば、実用的な機能を活用してテレワークの効率化をはかれます。

タスク管理ツール

テレワークではメンバーの作業状況が見えづらいため、タスク管理ツールを活用して進捗を可視化することが大切です。

タスク管理ツールを使えば、各メンバーが担当している業務の内容や優先順位、期限などを一覧で把握できます。

タスクの状況を一覧で確認できれば、上司や先輩従業員は部下や後輩の業務状況に合わせた適切なフォローが実施しやすくなります。

納期の近いタスクが未完了なら複数人でフォローに入ったり、定期的に業務の偏りを調整したりなど、チーム内の連携向上にも役立つでしょう。

業務の進行状況をひと目で確認できる環境は、テレワークの効率化には欠かせません。

Web会議ツール

テレワークでは、チャットだけでは伝わりにくい内容を伝えたり、即時の確認が求められたりする場面も多くあります。

Web会議ツールを利用すれば、対面でやり取りするようにコミュニケーションを取ることが可能です。

Web会議ツールはリアルタイムでの音声・映像によるやり取りが可能なほか、資料を全員で画面共有しながら説明でき、チャットで会話もできるため認識のズレを防げます。

録画機能を使えば、会議の振り返りや欠席者への共有も容易です。

プレゼンテーションや面談、進捗確認など、多様な用途で活用でき、場所を問わずスムーズなコミュニケーションを実現できます。

テレワーク下でも対面時と同様のやり取りを行える環境整備は、業務効率化において欠かせない要素です。

＞チャットツール「Chatwork」でWeb会議をする方法を紹介した記事はこちら

クラウドストレージ

テレワークの効率化には、クラウドストレージの活用も欠かせません。

社内文書や申請書、プロジェクトに関する資料などを電子化してクラウドストレージで管理すれば、いつでもどこからでもアクセスが可能となり、テレワークでの業務がはかどるでしょう。

ビジネス向けのクラウドストレージは強固なセキュリティ対策が施されており、アクセス権限の細かな設定も可能です。

クラウドストレージを導入すれば、重要な情報をオンラインで安全に管理しつつ、必要な人だけが閲覧・編集できる環境を整えられます。

時間管理ツール・集中支援アプリ

テレワークは出社して業務を行う場合とは違い、勤務時間の管理が曖昧になりがちです。

テレワーク中の従業員の勤務時間を正確に把握するには、労務管理や勤怠管理に対応している時間管理ツールの導入は必須です。

時間管理ツールを利用すれば、ボタンを押すだけで出退勤の記録ができるため、上司の管理にかかる負担も軽減されます。

スマートフォンに対応しているツールなら外出先からでも打刻できるので、打刻漏れの防止にもつながります。

テレワークの効率化には、時間管理ツールの活用が欠かせません。

セキュリティツール

テレワークを安全に効率化していくには、セキュリティツールの導入が不可欠です。

不正アクセスやマルウェア感染からデバイスを守るウイルス対策ソフトや、複雑なパスワードを一元管理できるツールなどを活用して、テレワーク下でのセキュリティを強化しましょう。

重要データが入っている社内PCに安全にアクセスしたいなら、リモートアクセスツールが便利です。

リモートアクセスツールを使えば、出社することなく社内PCに入った機密性の高い重要なデータを利用できるので、テレワークの効率化につながります。

公衆Wi-Fiなどのセキュリティに不安がある環境下では、情報漏洩を防ぐために、インターネットに接続しない判断も必要です。

＞テレワークのセキュリティ対策に関する記事はこちら

企業が取り組むべきテレワーク効率化のポイント

テレワークを効率化する上で企業が取り組むべきことは以下のとおりです。

• テレワーク規程やガイドラインの明確化
• コミュニケーション活性化の仕組みづくり
• 従業員のメンタルヘルスケア

以下で詳しく説明します。

テレワーク規程やガイドラインの明確化

企業がテレワークの効率化をはかる上で、就業規則やガイドラインの整備は不可欠です。

テレワークにおける勤務時間や休憩時間、中抜けなどの取り扱いを明確にし、長時間労働を防ぐルールを設けましょう。

フレックスタイム制を導入する場合は、管理者と従業員の双方が休憩時間や時間外労働、深夜勤務の取り扱いなどについて正しく理解しておく必要があります。

テレワーク下でも労働基準法や労働安全衛生法などの法令の遵守が求められるため、状況に応じて、労働契約や就業規則の見直しも行いましょう。

セキュリティ対策としてガイドラインを策定し、データの取り扱いや使用機器のルールを明文化しておくことも重要です。

ルールを定めるだけでなく、従業員への教育や情報共有の方法まで一貫して整備することが大切です。

コミュニケーション活性化の仕組みづくり

テレワーク下で従業員同士のコミュニケーションを活性化させるためには、オンライン面談を定期的に実施することもポイントです。

オンライン上で社内研修を定期的に開催することも有効でしょう。

Web会議ツールの導入やオンライン上で資料を共有できる環境を整えておけば、面談や社内研修で利用できるだけでなく、従業員同士やチーム間の連携にも役立ちます。

従業員がオフィスに出社可能な距離に住んでいる場合、出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドワークを導入することもおすすめです。

テレワークで従業員のコミュニケーションを活性化させるには、リアルやオンラインを問わず、従業員同士が直接顔を合わせる機会を用意することが重要です。

従業員のメンタルヘルスケア

企業がテレワークを推進する上で、従業員のメンタルヘルスケアも欠かせません。

テレワークは通勤の負担軽減や柔軟な働き方が可能などのメリットがある一方、対人関係の希薄化や業務負担の偏り、自宅の作業環境の不整備などがストレスの要因になります。

従業員のメンタル不調を早期に察知するには、定期的なアンケート調査やメンタルヘルスチェックが効果的です。

従業員がストレスを感じる原因を特定し、状況に応じて適切に業務内容や体制を見直すことで、安心して働ける環境が実現するでしょう。

テレワークを効率化して生産性を最大化しよう

テレワークを効率化するには、業務フローの見直しやタスク管理の最適化、作業環境の整備などを行う必要があります。

テレワークでの生産性を高めるには、「ながら作業」やマルチタスクを避け、一つひとつの業務に集中することが求められます。

Web会議やタスク管理、勤務時間の管理や進捗確認、コミュニケーションの活性化などに役立つツールの導入も必要です。

企業側も、ガイドラインの整備や従業員のメンタルヘルスへの配慮など、制度面の支援を整える必要があります。

コミュニケーションの活性化に役立つツールでおすすめなのが「Chatwork」です。

Chatworkはビジネスチャット以外に、ビデオ通話や音声通話も利用でき、オンライン会議も可能です。

テキストでも映像でも音声でもやり取りができるので、自社のニーズや目的に応じて使い分けることが可能です。

登録すればすぐにでも利用できるので、気になる方はぜひ気軽に試してみてください。

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