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メールでの情報共有はもう古い？メリット・デメリットと効率化のポイント、代替ツールも解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
メールの対応業務だけで毎日1～2時間かかっているというデータもあり、「メールの確認や返信にかかる時間を少しでも短縮したい」と考える人も多いのではないでしょうか。
本記事では、メールで効果的に情報共有するためのポイントを紹介しつつ、メールの代わりにビジネスチャットツールを導入すべき理由などを解説します。
メールで情報共有するメリット・デメリットや、ビジネスチャットツールで解決できることを把握すれば、メールとビジネスチャットツールを使い分けて情報共有を最適化できるため、ぜひ参考にしてください。
今さら聞けない？メールで情報共有するメリットとは
はじめに、メールで情報共有するメリットを紹介します。
広く普及しており誰でも使いやすい
メールは広く普及しており、世代を問わず誰でも使いやすいことがメリットです。
簡単に無料でメールアドレスを取得できるため、多くの企業はメールのソフトウェア（Gmail・Microsoft Outlookなど）を導入しています。
インターネットの接続環境があればいつでも手軽に利用できるため、情報共有のために新しいシステムを探す必要がなく、導入コストがかからないこともメリットです。
やり取りの記録が残り、証拠となる
メールで情報共有すると、本文の内容・送受信の日時が残ることがメリットです。
履歴として保存できるため、具体的なやり取りを証拠として残すことができます。
また、メールは一度送信すると、後から内容を編集・削除することが基本的にできません。
そのため、「記録」「証拠」という意味での信頼性が高く、重要なやり取りや契約の確認といった内容を伝える場合に有効です。
ファイル添付で多様な情報を共有可能
メールを使うと、画像・動画・音声などのファイルを共有できることがメリットです。
文章だけでは表現しにくい情報がある場合、参考画像・解説動画などのファイルを添付すれば視覚的にわかりやすく伝えられます。
また、添付ファイルにパスワードを設定することも可能です。
特定の人物のみファイルを開けるように閲覧制限をかければ情報漏洩を防げるため、機密文書などの安全性を確保することができます。
正式な連絡手段としての信頼性
メールは記録として残るため、正式な連絡手段としての信頼性が高いことがメリットです。
社内の業務連絡だけでなく、取引先への問い合わせや商談のアポ取りなど、さまざまなビジネスシーンで利用されています。
メールは「既読」などの機能がないため、都合の良いタイミングで確認でき、相手の時間を拘束しないという点からフォーマルな場面でのやり取りに適しています。
メールでの情報共有におけるデメリットと課題
メールで情報共有をおこなう場合、以下のようなデメリットがあります。
情報が埋もれやすく検索性が低い
メールには検索機能があるものの、類似した内容が多ければヒットする数も多くなるため、特定のメールを探す際に手間がかかることがデメリットです。
メールは情報共有の手段として広く普及しているため、毎日100通以上のメールを確認・整理している人も少なくありません。
届いたメールすべてに目を通しているわけではないため、そもそも読んでもらえなかったり、誤って削除されてしまうこともありえます。
とくに日本では、メインの宛先に加えて関係のある人物をCc・Bccに含める習慣があるため、送受信するメールの数が増えて情報が埋もれやすくなります。
リアルタイム性に欠け、スピーディーな情報共有が難しい
相手から返信がない場合、自分が送信した内容への反応がわからず、スムーズに情報共有できないことがデメリットです。
相手の返信を確認する前に次のメールが来てしまったり、メールの行き違いで議論が進まなかったりという点で問題が起こりやすい傾向にあります。
迅速な対応が求められる状況では、リアルタイムを前提としていないメールは使いづらく、スピーディーな情報共有が難しいといえます。
多数の関係者への情報共有と議論が非効率
多数の関係者に向けて情報共有したり、複数人で議論をおこなう場合、メールで一斉送信することが可能です。
ただし、一斉送信したメールへの返事は、一人ひとり対応する必要があります。
その後のやり取りには多くの労力がかかり、Cc・Bccなどの関係者全員がメールを確認しているとも限らず、見落としが発生する可能性があります。
また、LINEにおける「既読」のような機能がなく、受信者がメールを読んだかどうかを判断できないため、スムーズに話を進めにくいこともデメリットです。
誤送信による情報漏洩リスク
送信ボタンを押してしまうと、基本的には送信したメールの取り消しはできません。
送った情報を修正したい場合、迅速な対策が取れないことが大きなデメリットです。
メールを受け取った相手から間違いを指摘されないと、誤送信などのミスに気づきにくいという点も課題といえるでしょう。
機密情報が含まれるメールを誤った宛先に送ってしまった場合、個人情報の流出、会社の信用低下、損害賠償請求といったさまざまなリスクが生じます。
メールの作成・確認に時間がかかる
メールは送信先の設定が複雑で、挨拶文を記載する必要もあります。
フォーマルな場面でのやり取りに適していますが、失礼がないように文面を整える作業に時間がかかることがデメリットです。
とくに、初めて連絡する相手や、クライアントからの問い合わせに返信する場合、適切な言葉遣いを吟味するために多くの時間がかかります。
メールの作成・確認には1通あたり約5～10分もかかっているというデータもあり、やり取りするメールが多い場合、他の業務に支障をきたすおそれがあります。
メールで効果的に情報共有するためのポイント
メールで情報共有する場合、以下のようなポイントを意識すると効果的です。
- 件名だけで内容がわかるように具体的に書く
- 結論を先に、本文は簡潔にわかりやすく
- 宛先（To, Cc, Bcc）の適切な使い分け
- ファイル添付時の注意点
- 返信時のマナーと引用ルール
- 送信前の最終確認を徹底する
以下で、それぞれのポイントについて紹介します。
件名だけで内容がわかるように具体的に書く
ビジネスシーンでは日常的にメールが使われており、メールボックスには大量のメールが届きます。
件名だけで内容が判断できなかったり、重要度が低そうだと判断されたりすると、そもそもメールを開いてもらえない可能性があります。
「ご相談」などの短い件名にするとメールの確認が後回しにされてしまうため、「◯月✕日開催の社内稟議についてのご相談」といった具体的な書き方をしましょう。
件名の最初に、【至急】【要返信】などと記載して目立たせる方法も有効です。
結論を先に、本文は簡潔に分かりやすく
メールを作成する場合、まずは結論を記載し、その後に簡潔に理由を説明します。
何についてのメールかを理解してもらい、その後に理由→詳細という順番で説明するとスムーズに伝わりやすくなるためです。
人によっては数十件のメールを同時に処理しているケースもあるため、メールの内容をすぐに理解できるように工夫すれば、返信やフィードバックのスピードが上がります。
宛先（To, Cc, Bcc）の適切な使い分け
メールの宛先にはそれぞれ意味があり、適切な使い分け方があります。
Toはメインの宛先で、返信を求める相手を設定します。
返信が必要ではないものの、情報共有したい関係者がいる場合はCcを使います。
Bccも情報共有したい相手がいる場合に設定しますが、送信者以外には宛先が表示されないため、他の受信者にメールアドレスを公開したくない場合に使います。
ファイル添付時の注意点
メールを送信する際は、相手のパソコン環境で開けるファイル形式を選択します。
互換性のないファイルの場合、レイアウトが崩れる可能性があるためです。
PDF形式で送れば、使用しているデバイスやOSに関わらず、元の書式のまま正しく表示されるため、レイアウト崩れを防ぐことができます。
また、ファイルの容量にも注意が必要です。
一般的に、添付ファイルの容量は2MB程度までとされています。
大容量のファイルは、相手のメールボックスの容量を圧迫したり、送信に時間がかかったりするため、必要に応じてファイルを圧縮（ZIP形式などに変換）してから送信しましょう。
返信時のマナーと引用ルール
メールに返信する場合、件名を変更しないことがマナーです。
返信する際に、「Re:（件名）」と自動で表記されるため、返信相手にそのまま送信します。
件名を変えてしまうと、相手はどのメールに対する返信なのかが把握しづらくなるので注意が必要です。
また、メールの引用ルールを守ることもポイントです。
引用とは、メールの送信者が書いた文章を残し、過去のやり取りがわかるようにすることです。
メールの引用はインラインと呼ばれ、受信したメールの一部、または全文を自分のメールに記載して返信する場合に使います。
たとえば、「以下、インラインにて失礼いたします」「引用にて回答いたします」といった断り書きを入れると、相手に丁寧な印象を与えられます。
送信前の最終確認を徹底する
メールを送信する前に、以下のような項目をチェックします。
- 宛先（To、Cc、Bcc）が適切に設定されているか
- 添付ファイルの形式やサイズが合っているか
- 本文に誤字・脱字がないか
メールは送信すると後から修正できないため、必ず最終確認をおこないましょう。
メールでの情報共有を効率化する工夫とテクニック
メールでの情報共有を効率化したい際は、以下のようなテクニックを活用しましょう。
- テンプレートや定型文を活用する
- メーラーの機能を活用する
- 不要なメールの削減と整理を心がける
以下で、それぞれについて紹介します。
テンプレートや定型文を活用する
メールで多用する文章は、テンプレートや定型文を作成しておくことがポイントです。
たとえば、挨拶文や署名、よく使う文言などをテンプレートとして作成しておけば、メール作成にかかる時間を短縮できます。
テンプレートや定型文を活用することで、作成者によってメールの品質に差が出るといった問題を解決することも可能です。
返信相手や状況に応じて柔軟にカスタマイズできるように、汎用性の高い内容でテンプレートを作成しておきましょう。
メーラーの機能を活用する
メーラーとは、メールの送受信や管理をおこなうためのソフトウェアやサービス（Gmail・Microsoft Outlookなど）のことです。
メーラーには、以下のようにさまざまな機能があります。
- アドレス帳の管理
- メール画面のカスタマイズ
- テンプレート作成
- カレンダーとの連携
- メールの自動振り分け
たとえば、「メール振り分け機能」を使えば、事前に設定した条件に応じて、受信したメールを任意のフォルダに自動的に振り分けることができます。
手動でラベルを設定して整理する手間を省くことができ、重要度・緊急度の高いメールを見逃すリスクを減らせます。
不要なメールの削減と整理を心がける
不要なメールを定期的に削除し、受信ボックスを整理するテクニックも有効です。
古いメール・対応が完了したメールなどがアーカイブフォルダに保存されているケースもあるため、溜まっているメールを整理する習慣をつけるとよいでしょう。
受信ボックスから特定のフォルダへ移動させるだけでも、必要なメールを見つけやすくなり、メール対応にかかる業務効率を高められます。
また、迷惑メールフィルターを設定し、広告・宣伝などのスパムメールを自動的に振り分ければ、メールの整理にかかる手間を減らすことができます。
メールに代わる情報共有ツールという選択肢
情報共有をおこなう方法は、メールだけではありません。
ここでは、メールが抱える課題点を解説しつつ、情報共有ツール（ビジネスチャットツール）を導入することで何が解決できるかを紹介します。
メールが抱える根本的な課題の再確認
メールには、以下のように補うことが難しいデメリット・課題があります。
- 受信者がメールを確認したかどうかを判断する方法がない
- リアルタイムでのやり取りを前提としないため、スピード感に欠ける
- 送信先の設定、挨拶の文面を考える際に手間がかかる
近年では最新の情報をすぐに伝えられること・確認できることが重視されており、メールでの情報共有では非効率になってしまう場合があることが大きな課題です。
フォーマルな場にはメールが適しているため、「社内ではビジネスチャットツールでスピーディーに情報共有をおこない、社外とのやり取りにはメールで対応する」というように使い分けてもいいでしょう。
ビジネスチャットツールが解決できること
ビジネスチャットツールを利用すると、以下のようなメールにおける課題を解決できます。
- 「既読」「閲覧済」の機能により、メッセージを読んだかすぐにわかる
- コメント機能でスピーディーにメッセージを送り合えるため、議論しやすい
- 送信先の設定も簡単で、メッセージの送受信にかかる手間を減らせる
ビジネスチャットツールを導入すれば、情報共有がスムーズになるだけでなく、業務効率化につながります。
とくにChatwork（チャットワーク）は、情報共有のためのコミュニケーションツールとして活用しながら、タスク・スケジュールなどを一元管理することも可能です。
以下のような課題・悩みがある場合、メールでの情報共有だけでなく、Chatworkを活用するとよいでしょう。
- メールの確認時間を短縮したい
- 報告・連絡・相談のスピードを上げたい
- 直接言いにくい依頼や催促をしやすくしたい
- 社員が必要な情報をすぐに見つけられるようにしたい
- チャット上でタスクを管理し、仕事の抜け漏れをなくしたい
メールとツールの使い分けで、最適な情報共有を実現しよう
今回は、メールで情報共有するメリット・デメリットや、ビジネスチャットツールを活用すべき理由などを紹介しました。
ビジネスシーンにおける情報共有は、最新の情報をすぐに伝えられること・確認できることが大切であるため、多くの情報を扱う企業ほどスピード感が重視されます。
メールは広く普及していますが、メールの作成・返信などに時間がかかり、仕事をスムーズに進められない場合も少なくありません。
Chatworkのようなビジネスチャットツールを使えば、リアルタイムで情報を共有でき、連絡・報告・相談にかかる時間を短縮することが可能です。
情報共有がよりスムーズになり、タスク管理・スケジュール管理などの機能によって業務効率化にもつながるため、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。
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