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職場で使える言語コミュニケーションとは？｜種類・コツ・5つの実例を解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
「言いたいことが正しく伝わらない」という悩みは、多くの人が抱える問題です。
一方で、職場での伝達ミスや意思疎通のズレは、日々の業務を複雑にし、組織全体の生産性や効率の低下を招く可能性があります。
本記事では、職場で言語コミュニケーションを円滑に進めるための基本的な概要、構成要素、そして具体的な実例を解説します。
言語コミュニケーションとは？職場で必要な理由
言語コミュニケーションとは、言葉を用いて意思や情報を伝える手段を指します。
業務の指示や報告、会議での意見交換など、正確な情報伝達が求められるビジネスにおいて、口頭や文章で言葉を使って相手に意思や意図を伝える言語コミュニケーションはとくに重要です。
また、多様な価値観を持つ人々と協働していくためには、誤解を減らせるよう共通の言語でコミュニケーションを取ることも欠かせません。
言語コミュニケーションと非言語コミュニケーション
コミュニケーションは大きく「言語」と「非言語」に分けられます。それぞれの特徴について詳しく説明します。
言語コミュニケーションでは「言葉」を使う
言語コミュニケーションとは、言葉を通じて他者と気持ちや考えを伝え合う手段であり、言葉を通じて他者との違いを理解し、関係を築いていきます。
一方で、多様性が進む現代では共通認識が成立しにくく、完全な伝達手段とはいえないため、言葉の重要性と同時にその限界も理解する必要があるでしょう。
言語コミュニケーションは文章として使うことで正確性や保存性を高めることも可能です。
たとえば、ビジネスチャットツール「Chatwork」は、社内外のメンバーと文章をベースにコミュニケーションを取り、業務の調整やタスクの管理などに活用されています。
非言語コミュニケーションでは「言葉以外」を使う
非言語コミュニケーションは、表情・視線・ジェスチャー・声のトーン・姿勢など、言葉以外のコミュニケーションを指します。
たとえば、言葉では「大丈夫」と言っていても、視線を逸らし声が小さければ、相手に与える印象が大きく変わるでしょう。
このように、非言語コミュニケーションは言葉だけでは伝えきれないニュアンスを補完する役割があります。
相手の非言語的な反応を読み取ることで、対人関係の微妙な変化や気配りが可能になるため、言語だけでなく非言語の情報にも注意を払うことが大切です。
職場の人間関係が変わる！言語コミュニケーションの4つの要素とコツ
職場における人間関係は、日々の言語コミュニケーションの質に大きく左右されます。
ここからは、言語コミュニケーションでとくに重要な以下の4つの要素とコツについて解説していきます。
- 正確さ
- 分かりやすさ
- ふさわしさ
- 敬意と親しさ
正確さ
正確さは、言語コミュニケーションにおいて最も基本的な要素です。
伝えたい内容が相手に正しく伝わることで、業務のミスや誤解を防止できます。
たとえば、スケジュールを伝える場面で「午後」と表現すると曖昧さが残り誤解を招く可能性がありますが、「本日の14時」であれば正確に情報が伝わるでしょう。
また、正確さを高めるためには、事実と意見を明確に区別して話すことも重要です。
このような積み重ねが、言語コミュニケーションの正確性と信頼性を高めます。
分かりやすさ
言語コミュニケーションでは、分かりやすさも重要です。
専門用語やチーム内でしか使われていない言葉では相手が内容を理解できず、誤解や誤認を招く可能性があります。
同じ話題であっても、相手の属性や知識レベルによって分かりやすい表現が大きく異なるため、相手に合わせた配慮が求められるでしょう。
また、一文が長すぎると話の要点や意味が伝わりにくくなるため、要点を絞って短く話すことも大切です。
ふさわしさ
ふさわしさとは、状況や相手に応じて適切な言葉遣いを選ぶことです。
たとえば、上司・同僚・取引先ではそれぞれ適切な話し方が異なります。
また、対面で話す場合とビジネスメールを送り合う場合でも、言葉遣いや言い回しを使い分ける必要があるでしょう。
このように、言語コミュニケーションではTPO（時・場所・場面）を意識して、その時、その場にふさわしい言葉や表現方法を選択することが重要です。
敬意と親しさ
言語コミュニケーションでは、敬意と親しさのバランスが信頼関係の構築に影響を与えます。
相手に敬意を払って接することは大切ですが、堅苦しい敬語ばかりでは距離感が遠く無機質な印象を与える可能性があります。
逆に、親しさも行き過ぎると失礼にあたってしまい、相手によっては不快感を感じる場合もあるでしょう。
相手と良い関係を築く上では、敬意と親しさのバランスを保つことが重要です。
職場の言語コミュニケーションを円滑に進める5つの実例
職場での言語コミュニケーションを円滑に進めるためのヒントとして、以下の5つの事例をご紹介します。
- 5W1Hの基本を忘れない
- 専門用語や難しい単語は使わない
- 知らない表現や言葉に出会ったら無視しない
- チャットやメールはそのまま送らない
- どんな相手との会話でも言葉を疎かにしない
5W1Hの基本を忘れない
「明日の件、よろしくお願いします。」
この表現では、5W1H（誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように）が抜けているため、相手に要点が伝わりません。
「Aさん、今日中に人数分の会議資料を準備してください。明日14時から第2会議室で営業戦略会議があるので。」というように5W1Hを含めれば、相手に必要な情報を正確に伝えることができます。
専門用語や難しい単語は使わない
「このプロジェクト、アジャイルでイテレーション回していきましょう。」
この文では専門用語が多く、多くの場合で全社員が理解するのは困難でしょう。
一人ひとりの知識や分野に差がある社内では、相手によって言葉を選ぶ配慮が必要です。
「このプロジェクトは短い期間で少しずつ作業や機能を進めながら、定期的に見直して改善を繰り返していきましょう。」というように、専門用語をかみ砕いて説明することで、全員が同じ理解で業務を進められます。
知らない表現や言葉に出会ったら無視しない
「そのタスクはスケジュールがフィックスしてから着手しましょう。」
この場合、「フィックス」という単語を知らなければ、後で業務に支障が出る可能性があります。
「すみません、フィックスとはどういう意味ですか？」と質問し、「確定するという意味ですよ」と教えてもらえれば、会話の意味を正確に理解できるでしょう。
わからない言葉はその場ですぐに確認するか、自分で調べる習慣をつけることが大切です。
チャットやメールはそのまま送らない
チャットやメールをそのまま送ってしまうと、誤字や添付忘れなどのトラブルにつながる場合があります。
会社名や相手の名前を間違えていたり、文中に誤字脱字があったりすると失礼にあたるだけでなく、信頼を失う可能性もあるでしょう。
内容の不備が迷惑やトラブルにつながらないよう、チャットやメールを送る際は必ず内容を見直す習慣をつけましょう。
どんな相手との会話でも言葉を疎かにしない
部下や後輩に対して「あの件、まだ終わってないの？」など、相手の立場によって話し方を変えると、信頼を損ねる可能性があります。
「昨日お願いした書類作成の件、今日中に完了できそうでしょうか？」というように、ビジネスシーンにおける言語コミュニケーションでは、相手がどんな人でも尊重する姿勢、一貫した丁寧な言葉遣いをすることが大切です。
Chatworkを導入して、理想の言語コミュニケーションを実現しよう
言語コミュニケーションは、正確さや分かりやすさ、ふさわしさ、そして敬意を意識することが大切です。
日々の会話やメッセージにおける小さな工夫など、丁寧な対応を意識して積み重ねることで職場の人間関係は大きく変わります。
こうしたコミュニケーションの質を高めるには、オンラインでのコミュニケーションツールも重要です。
この機会にぜひ「Chatwork」の導入をご検討ください。
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