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職場で簡単！1日のタイムスケジュールの作り方｜メリットやコツ3選も解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
「気づけば今日もバタバタして終わった」「何から手をつければいいか、毎日迷ってしまう」そう感じているなら、一度タイムスケジュールを見直してみましょう。
1日の流れをあらかじめ整理しておくと、やるべきことが明確になり、仕事にも余裕が生まれます。
時間の使い方に悩んでいる人ほど、少しの工夫で驚くほど効率が変わるはずです。
この記事では、職場で実践しやすいタイムスケジュールの作り方を5つのステップに分けて解説します。
あわせて、作成をスムーズにするためのコツや便利なツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
職場で簡単！タイムスケジュールの作り方【エクセル・スマホ・手書き】
ここでは、職場で使えるタイムスケジュールの作り方を、5つのステップに分けて紹介します。
- 目的を明確にする
- タスクを見える化する
- タスクを優先度で分類する
- タイムスケジュールを記入する
- フィードバックする
それぞれの内容を順番に見ていきましょう。
ステップ①｜目的を明確にする
タイムスケジュールを作る上で、最初に行うべきは「なぜ時間を管理したいのか」という目的をはっきりさせることです。
たとえば「業務の抜け漏れをなくしたい」「定時で帰れるようにしたい」「集中すべき時間帯を把握したい」など、目的によってスケジュールの組み方も変わります。
目的が曖昧なままでは、タスクの取捨選択ができず、形だけの予定表になりがちです。
反対に、目的が明確であれば「何を優先すべきか」「何を減らすべきか」といった判断がしやすくなります。
まずは、自分がスケジュールを立てる理由を一つに絞ってみましょう。
ステップ②｜タスクを見える化する
目的が定まったら、次は「今日やるべきこと」を全て書き出し、視覚的に整理しましょう。
頭の中だけで把握しようとすると、優先度を見誤ったり、うっかり抜けてしまう作業が出やすくなります。
見える化には、タスク管理アプリやメモツールの活用が効果的です。
たとえばChatworkのタスク機能では、以下のような使い方ができます。
- 「誰が・いつまでに・何をやるか」を明確に設定できる
- タスクの進捗状況を一覧で確認できる
- チーム全体でタスクを共有できるので、漏れや重複を防げる
- 個人利用でも作業をリスト形式で整理できる
こうしたツールを活用すると、「やること」と「やらないこと」の両方が明確になり、タスクの適正な量を見極めることができます。
ステップ③｜タスクを優先度で分類する
タスクを一覧にしたら、次はそれぞれの優先度を見極めて分類します。
やるべきことを全て並べても、順番を間違えると時間の使い方が非効率になりかねません。
分類には「緊急度」と「重要度」の2軸で整理するアイゼンハワーマトリクスが便利です。以下のように4つのタイプに分けると、取り組むべき順番が明確になります。
| 分類 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 緊急かつ重要 | 今すぐ対応すべき |
|
| 重要だが緊急ではない | 計画的に取り組むべき |
|
| 緊急だが重要ではない | 可能であれば他人に任せる |
|
| 緊急でも重要でもない | やらなくても問題ない |
|
優先順位を明確にすると、時間の使い方に迷いがなくなり、集中力を必要な業務に注げるようになります。
ステップ④｜タイムスケジュールを記入する
優先順位を整理したら、タイムスケジュールを具体的に書き込んでいきます。
タスクを時間ごとに配置し、見える予定表にすることがポイントです。
スケジュールを立てる際は、以下の点を意識してみましょう。
- 勤務時間をざっくり区切る（午前・午後など）
- まとまった作業はブロック単位で配置する
- 会議や定例業務はあらかじめ枠を取っておく
- 予期せぬ対応のためにバッファ（余裕時間）を入れる
完璧なスケジュールを作るよりも、調整しやすい柔軟なスケジュールを意識することが大切です。
見た目の分かりやすさや、使いやすさも意識しながら、自分に合ったスタイルに仕上げていきましょう。
ステップ⑤｜フィードバックする
タイムスケジュールは、立てて終わりではなく「振り返って改善する」ことが大切です。
実際にスケジュール通りに進んだかどうかを確認し、次回に活かせるようにしましょう。
振り返りの際は、以下のポイントをチェックしてください。
- 計画通りに進んだタスクと、ズレたタスクはどれか
- 予想より時間がかかった作業の原因は何か
- 集中しやすかった時間帯・環境はどこだったか
- そもそもそのタスクは必要だったか
こうしたフィードバックを繰り返すことで、自分の作業傾向や得意・不得意が見えてきて、結果的に、より現実的で続けやすいスケジュールが作れるようになります。
まずは「できた・できなかった」の記録から始めるだけでも問題ないので、無理なく振り返る習慣をつけていきましょう。
なぜタイムスケジュールが大切なのか？メリットはある？
ここでは、タイムスケジュールを作ることで得られる具体的なメリットを3つ紹介します。
- 一日の予定を整理し、効率よく行動できる
- やるべきことを明確にし、優先順位をつけて取り組める
- 作業内容を見える化し、抜けや漏れを防げる
それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。
一日の予定を整理し、効率よく行動できる
タイムスケジュールを作る最大のメリットは、やるべきことを整理し、ムダのない1日を過ごせるようになることです。
あらかじめ時間の使い方を決めておくと、目の前の作業に集中しやすくなり、業務の効率も向上します。
また、作業にかける時間が可視化されることで「このタスクに思ったより時間がかかっている」といった気づきも得られるでしょう。
結果的に、仕事のリズムが整い、スムーズに1日を進められるようになります。
やるべきことを明確にし、優先順位をつけて取り組める
タイムスケジュールを立てると、「何を優先すべきか」が明確になります。
重要度や緊急度を基準にタスクを整理することで、取り組む順番がはっきりし、迷いなく行動できるようになるのです。
優先順位を決めておけば、急な業務が入っても対応しやすく、慌てることも減るでしょう。
これにより、限られた時間でも本当に必要な作業に集中できるため、仕事の質も安定します。
作業内容を見える化し、抜けや漏れを防げる
タスクを書き出しておくと、「やるはずだったのに忘れていた」というミスを防ぎやすくなります。
頭の中だけで整理しようとすると、つい予定が抜けたり、順番を間違えたりしがちです。
見える形で予定を管理しておけば、今どこまで進んでいるかがひと目で分かり、気持ちにも余裕が生まれます。
チームで動く仕事なら、作業の分担や進捗の共有にもつながり、連携も取りやすくなるでしょう。
タイムスケジュールをスムーズに作る3つのコツ
ここでは、少しの工夫を取り入れるだけで、タイムスケジュール作りをラクに進めるためのコツを3つ紹介します。
- テンプレートを活用する
- アプリやツールを利用する
- イレギュラーを受け入れる
どのようなものか、一つずつ詳しく見ていきましょう。
コツ①｜テンプレートを活用する
毎回ゼロからスケジュールを組むのは手間も時間もかかります。
そんな際は、枠組みが決まっているテンプレートを使うと、作業がスムーズになります。
- 時間軸が入った表形式のテンプレート（例：9:00〜18:00の時間ごとに記入）
- ToDoリスト付きのタイムブロック型（タスクと時間帯を一緒に管理）
- 日・週・月ごとに使えるフォーマット（目的に応じて切り替え可能）
自分の働き方に合った形式を見つけておくと、迷わず記入できるようになります。
コツ②｜アプリやツールを利用する
スケジュール管理を効率よく進めるには、デジタルツールの活用が効果的です。
紙に比べて修正や共有がしやすく、業務の流れを止めずに管理できます。
たとえばChatworkには、タスクの登録や通知をスムーズに行える機能が備わっています。
- 担当者と期限を設定してタスクを追加できる
- 期限が近づくとリマインド通知が届く
- チャットからそのままタスクを登録できるため、やり取りと管理がひとつの流れで完結する
こうしたツールを取り入れると、タスクの見える化と進捗管理がしやすくなり、チーム全体の連携強化にもつながります。
コツ③｜イレギュラーを受け入れる
どれだけ丁寧にスケジュールを組んでも、急な予定変更や割り込み業務は必ず起こります。
タイムスケジュールにイレギュラーはつきものと捉えて、最初から余裕のある計画を立てましょう。
具体的には、1日の中に「30分〜1時間程度の空白時間や調整枠を設けておく」ことで、急な変更にも柔軟に対応できます。
全ての時間をタスクで埋めてしまうと、一つの遅れが全体に影響してしまいます。
スケジュールは守るものであると同時に、整えるものでもあると考え、イレギュラーを前提にしたゆとりのある設計を心がけましょう。
タイムスケジュールを作るのが面倒ならツールやアプリがおすすめ！
ここでは「スケジュールを手で書くのは面倒」「何から始めればいいか分からない」と感じている人に向けて、役立つツールやアプリを紹介します。
- Chatwork
- Google スプレッドシート
- メモ機能（スマホ・PC）
それぞれの特徴を見比べながら、気軽に始められる方法をチェックしてみましょう。
Chatwork
Chatworkは、チャット機能とタスク管理を組み合わせたビジネス向けのコミュニケーションツールです。業務のやり取りの中でそのままタスクを整理できる点が特徴です。
具体的なおすすめポイントは以下の通りです。
- チャットから直接タスクを登録できる
- 担当者・期限を設定してタスク管理ができる
- 期限が近づくとリマインド通知が届く
- チーム内でタスクの進捗を共有できる
「情報共有」と「やるべきことの整理」が同時にできるため、チーム作業にも個人管理にも活用しやすいツールといえます。
Google スプレッドシート
Google スプレッドシートは、柔軟にカスタマイズできる表計算ツールで、タイムスケジュールの管理にも幅広く活用できます。
オンラインで複数人と同時編集できるため、個人利用はもちろん、チームでのスケジュール共有にも便利です。
具体的なおすすめポイントは以下の通りです。
- 時間ごとの予定を表形式で分かりやすく記入できる
- 自由にレイアウトを変えられるため、日・週・月単位での管理も可能
- 他のメンバーとリアルタイムで共有・更新ができる
- Googleカレンダーなど他ツールとの連携もしやすい
テンプレートを使えば作業の手間も減り、毎日のスケジュール管理がスムーズになります。
メモ機能
スマホやPCに標準搭載されているメモ機能だけでも、最低限のタイムスケジュールを組むことは可能です。
ちょっとした予定のメモや、今日やることのリストアップなど、手軽に使える点が大きなメリットといえます。
具体的なおすすめポイントは以下の通りです。
- 思いついた際にすぐ記入できる
- アラームや通知機能を活用すればリマインダー代わりにも使える
- アプリを切り替える手間がなく、スマホ1台で完結する
- フォルダやチェックリストでの整理も可能
習慣さえ身につければ、シンプルなメモアプリでもスケジュール管理に十分活用できるため、まずは無理なく始めたい人にも適しています。
「Chatwork」で一日のタイムスケジュールを作ろう
タイムスケジュールを作ると、やるべきことが整理され、業務の効率が大きく向上します。
目的を明確にし、タスクを見える化して、優先順位をつけた上で時間に反映させることで、行動に迷いがなくなります。
さらに、振り返りや調整を習慣にすることで、スケジュール管理の精度も少しずつ上がっていくでしょう。
エクセルやスマホアプリ、手書きなど、方法に正解はありません。自分に合ったやり方で無理なく続けることが何より大切です。
中でも、チャットとタスク管理を一体化できるChatworkは、個人でもチームでも取り入れやすく、日々のスケジュール管理に役立ちます。
まずは今日の予定を一つ、Chatworkに書き出すことから始めてみてください。
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